《信息技術(shù)應(yīng)用》課件-項(xiàng)目4 WPS文字的高級(jí)應(yīng)用

任務(wù)4.1制作長(zhǎng)文檔任務(wù)4.2文檔審閱與修訂【項(xiàng)目目標(biāo)】·了解大綱視圖的特點(diǎn)和域的概念?！ふ莆瘴臋n審閱以及修訂的方法?！な炀氄莆照撐牡木幣拧⒖蒲姓撐墓降闹谱鞣椒?、腳注和尾注的添加、樣式的使用、論文目錄的制作等。任務(wù)4.1制?作?長(zhǎng)?文?檔在高級(jí)辦公應(yīng)用中，往往會(huì)遇到論文、著作等長(zhǎng)文檔的編排。長(zhǎng)文檔編排的復(fù)雜之處在于要求的格式比較統(tǒng)一，還可能包含目錄、公式和科研圖表的制作等。制作一篇多頁(yè)的文章，實(shí)例效果如圖4-1所示。素材僅錄入文字、圖片和表格，并進(jìn)行了縮進(jìn)。4.1.1設(shè)置標(biāo)題樣式在編輯復(fù)雜文檔時(shí)，雖然用【格式刷】能提高效率，但【格式刷】中的格式不能保存，文檔關(guān)閉后增加標(biāo)題仍需要重新設(shè)置。WPS文字在菜單欄中的【開(kāi)始】選項(xiàng)卡中提供了樣式功能，設(shè)置一個(gè)樣式可以直接套用，以后還可以永久保存，這樣同一級(jí)別的文本套用一種樣式的文本，修改時(shí)只修改這種樣式就相當(dāng)于修改每一個(gè)文本格式。在本例中，為了配合目錄的制作，需要將標(biāo)題制作成“標(biāo)題1”“標(biāo)題2”“標(biāo)題3”的級(jí)別樣式，并且為了區(qū)別標(biāo)題與正文內(nèi)容的格式，還要統(tǒng)一修改標(biāo)題的文本和段落格式。在【開(kāi)始】選項(xiàng)卡中的【預(yù)設(shè)樣式】工具組中單擊下拉三角，此時(shí)樣式列表中顯示了該文檔使用的所有樣式類型，如圖4-2所示。圖4-2【預(yù)設(shè)樣式】任務(wù)窗格鼠標(biāo)右鍵單擊【標(biāo)題1】，在彈出的快捷菜單中選擇【修改樣式】命令，彈出【修改樣式】對(duì)話框。在該對(duì)話框中對(duì)作為第一級(jí)標(biāo)題的文字字體、字號(hào)、顏色、間距、縮進(jìn)等進(jìn)行設(shè)置。單擊左下角的【格式】按鈕，在彈出的菜單中選擇需要的命令，可進(jìn)行更多的設(shè)置。將【標(biāo)題1】的樣式設(shè)置為“微軟雅黑”“小二”“單倍行距”；【標(biāo)題2】的樣式設(shè)置為“微軟雅黑”“四號(hào)”“單倍行距”；【標(biāo)題3】的樣式設(shè)置為“微軟雅黑”“五號(hào)”“單倍行距”“縮進(jìn)2字符”。4.1.2應(yīng)用標(biāo)題樣式選中第一行標(biāo)題“初識(shí)辦公信息化”，為該標(biāo)題直接套用樣式。為了以后能順利地在目錄中出現(xiàn)，將文章中的三級(jí)標(biāo)題設(shè)置為樣式列表中的“標(biāo)題1”和“標(biāo)題2”“標(biāo)題3”，方法如下：將光標(biāo)定位在需要套用“標(biāo)題1”樣式的段落上，直接單擊【樣式】任務(wù)窗格中的【標(biāo)題1】，套用樣式的“標(biāo)題1”。按照同樣的方式套用“標(biāo)題2”和“標(biāo)題3”的樣式。將文章中所有需要設(shè)置的標(biāo)題設(shè)置為相應(yīng)的樣式。如圖4-4所示，為“初識(shí)辦公信息化”套用【標(biāo)題1】，為“辦公自動(dòng)化概述”套用【標(biāo)題2】，為“辦公自動(dòng)化的概念”套用【標(biāo)題3】。4.1.3為標(biāo)題添加編號(hào)為了更好地區(qū)分標(biāo)題的級(jí)別，要為所有標(biāo)題添加多級(jí)別的編號(hào)，方法如下：用鼠標(biāo)右鍵單擊“標(biāo)題1”樣式，在下拉列表中選擇【修改樣式】，彈出【修改樣式】對(duì)話框，單擊左下角的【格式】按鈕，在下拉菜單中選擇【編號(hào)】命令，彈出【項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)】對(duì)話框，選擇【多級(jí)編號(hào)】選項(xiàng)卡。添加多級(jí)編號(hào)后的文章效果如圖4-6所示。4.1.4插入頁(yè)眉在書(shū)稿中，奇數(shù)頁(yè)和偶數(shù)頁(yè)的頁(yè)眉和頁(yè)腳是不同的。本例中，奇數(shù)頁(yè)頁(yè)眉為書(shū)稿名稱，左對(duì)齊；偶數(shù)頁(yè)頁(yè)眉為文章分類，右對(duì)齊；頁(yè)腳為頁(yè)碼，書(shū)名頁(yè)和目錄頁(yè)面不設(shè)置頁(yè)眉。設(shè)置方法如下：步驟1單擊【章節(jié)】選項(xiàng)卡，勾選【奇偶頁(yè)不同】前面的復(fù)選框，如圖4-7所示。步驟2插入頁(yè)眉。單擊【章節(jié)】選項(xiàng)卡中的【頁(yè)眉頁(yè)腳】圖標(biāo)，將光標(biāo)插入頁(yè)眉區(qū)，此時(shí)頁(yè)眉和頁(yè)腳處都有提示占位符，用于提醒用戶輸入頁(yè)眉和頁(yè)腳。在奇數(shù)頁(yè)的頁(yè)眉處輸入“初識(shí)辦公信息化”，左對(duì)齊，字號(hào)為五號(hào)；在偶數(shù)的頁(yè)眉處輸入“計(jì)算機(jī)”，右對(duì)齊，字號(hào)為五號(hào)。步驟3刪除第1、2頁(yè)的頁(yè)眉。已知之前輸入的頁(yè)眉充滿整個(gè)文檔，若要直接刪除第1、2頁(yè)的頁(yè)眉和頁(yè)腳，則整個(gè)文檔的頁(yè)眉和頁(yè)腳也會(huì)刪除。若只想刪除第1、2頁(yè)的頁(yè)眉和頁(yè)腳，將光標(biāo)定位在第3頁(yè)的頁(yè)眉處，單擊【章節(jié)】選項(xiàng)卡中的【頁(yè)眉頁(yè)腳】工具組，將【同前節(jié)】取消，如圖4-8所示。用同樣的方法將第3頁(yè)的頁(yè)腳和第4頁(yè)的頁(yè)眉和頁(yè)腳的【同前節(jié)】按鈕都取消，然后將第1、2頁(yè)中的頁(yè)眉和頁(yè)腳刪除，這時(shí)后面的頁(yè)眉和頁(yè)腳內(nèi)容仍然保留。4.1.5插入頁(yè)碼單擊【插入】選項(xiàng)卡中的【頁(yè)碼】圖標(biāo)，在下拉列表中選擇如圖4-9所示的樣式，切換到頁(yè)腳區(qū)，插入頁(yè)碼即可。4.1.6制作目錄目錄的生成是建立在標(biāo)題的文本樣式上的，只有標(biāo)題級(jí)別才能夠生成目錄，即只有采用了標(biāo)題1、標(biāo)題2……標(biāo)題9樣式的標(biāo)題，才會(huì)出現(xiàn)在生成的目錄中。步驟1將光標(biāo)定位在文章正文的最前面，單擊【插入】選項(xiàng)卡中的【空白頁(yè)】圖標(biāo)，此時(shí)文章題目和正文之間就多出一頁(yè)空白頁(yè)，如圖4-10所示。步驟2在空白頁(yè)最上面輸入“目錄”兩個(gè)字并另起一行，設(shè)置“目錄”字號(hào)為“四號(hào)字”“居中對(duì)齊”。單擊【引用】選項(xiàng)卡中的【目錄】圖標(biāo)，如圖4-11所示，在下拉列表中選擇【自定義目錄】命令，彈出【目錄】對(duì)話框。步驟3根據(jù)需要可以選擇是否要頁(yè)碼、頁(yè)碼是否右對(duì)齊，并可以設(shè)置制表符前導(dǎo)符號(hào)、目錄格式以及目錄層次等。通常情況下，書(shū)稿要制作三級(jí)目錄，因此沒(méi)有特殊要求時(shí)，以上設(shè)置一般使用默認(rèn)值即可。設(shè)置完畢后單擊【確定】按鈕。此時(shí)，系統(tǒng)將會(huì)自動(dòng)插入目錄的內(nèi)容，如圖4-13所示。其中，灰色的底紋效果表示目錄是以“域”的形式插入的，該底紋在打印預(yù)覽和打印時(shí)不起作用。WPS文字中的域底紋只在選取時(shí)顯示，不選取時(shí)不會(huì)顯示灰色底紋。1.目錄的功能目錄除了是一個(gè)檢索工具外，還具有超級(jí)鏈接功能。當(dāng)使用者按【Ctrl】鍵的同時(shí)將光標(biāo)移動(dòng)到需要查看的標(biāo)題上，單擊鼠標(biāo)左鍵，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)跳轉(zhuǎn)到指定內(nèi)容位置，因此目錄具有導(dǎo)航的作用。2.目錄格式的設(shè)置目錄插入以后，其格式是可以進(jìn)行再次設(shè)置的。選中目錄區(qū)的全部或部分行后，就可以對(duì)其進(jìn)行字體和段落排版，排版方法和普通文本一樣。3.目錄的更新更新目錄的最大好處是：當(dāng)文章增刪或修改內(nèi)容時(shí)，會(huì)造成頁(yè)碼或標(biāo)題發(fā)生變化，此時(shí)不必手動(dòng)重新修改頁(yè)碼，只要在目錄區(qū)單擊鼠標(biāo)右鍵，從彈出的快捷菜單中，選擇【更新目錄】命令，然后在彈出的如圖4-16所示的【更新目錄】對(duì)話框中，根據(jù)需要選擇【只更新頁(yè)碼】或【更新整個(gè)目錄】，最后單擊【確定】按鈕即可。拓展知識(shí)4.目錄的刪除選中目錄區(qū)后，按【Delete】鍵即可將目錄刪除。至此，文章排版的操作就全部完成了，效果如圖4-1所示。4.1.7拓展1.導(dǎo)航窗格的使用導(dǎo)航窗格是WPS文字中的一項(xiàng)功能，它是默認(rèn)顯示在文檔編輯左邊的一個(gè)獨(dú)立的窗格，能夠分級(jí)顯示文檔的標(biāo)題列表并對(duì)整個(gè)文檔快速瀏覽，同時(shí)還能在文檔中進(jìn)行高級(jí)查找。選擇【視圖】選項(xiàng)卡中的【章節(jié)導(dǎo)航】命令，打開(kāi)導(dǎo)航窗格，如圖4-17所示。導(dǎo)航窗格分為四部分：目錄、章節(jié)、書(shū)簽、查找和替換。當(dāng)處于瀏覽文檔標(biāo)題的狀態(tài)時(shí)，可以單擊標(biāo)題左邊的收縮/展開(kāi)下拉箭頭展開(kāi)和折疊標(biāo)題的列表，在文檔標(biāo)題列表中單擊任一標(biāo)題，右邊的編輯區(qū)就會(huì)顯示相應(yīng)的文檔內(nèi)容。若在文檔中查找某一文本對(duì)象，單擊左側(cè)的搜索圖標(biāo)，此時(shí)出現(xiàn)【查找和替換】文本框，在文本框中輸入內(nèi)容，按【回車】鍵，搜索后的內(nèi)容即可在文檔中以彩色底紋顯示，如圖4-18所示。另外還可以在文檔中搜索圖片、公式、腳注/尾注、表格和批注等。2.公式的制作公式常常會(huì)含有一些特殊符號(hào)，如積分符號(hào)、根式符號(hào)等，有些符號(hào)不但鍵盤(pán)上沒(méi)有，在WPS文字的符號(hào)集中也找不到。在WPS文字中，制作公式的方法有兩種：一種是選擇【插入】選項(xiàng)卡的【公式】命令，如圖4-19所示，選擇其中的某個(gè)公式或選擇【插入新公式】命令進(jìn)行制作；另一種是利用WPS文字提供的WPS公式3.0，可實(shí)現(xiàn)論文中各類復(fù)雜公式的編排：圖4-19選擇【公式】命令(1)啟動(dòng)公式編輯器。在WPS文字中，單擊【插入】選項(xiàng)卡中的【對(duì)象】命令，彈出【插入對(duì)象】對(duì)話框，在“對(duì)象類型”列表中選擇“WPS公式3.0”選項(xiàng)，然后單擊【確定】按鈕。屏幕上會(huì)顯示出【公式編輯器】窗口，同時(shí)在窗口中出現(xiàn)一個(gè)輸入框，光標(biāo)在其中閃動(dòng)，此時(shí)窗口處于公式編輯狀態(tài)。公式編輯器啟動(dòng)后，WPS文字窗口中出現(xiàn)公式編輯器窗口。此時(shí)，公式編輯器窗口中除了菜單欄之外，還有【符號(hào)】和【模板】?jī)蓚€(gè)工具欄。①【符號(hào)】工具欄?！痉?hào)】工具欄位于【公式】工具欄的上方，包含10個(gè)功能按鈕，每一個(gè)按鈕都可以提供一組同類型的符號(hào)。各按鈕的名稱如圖4-22所示。②【模板】工具欄。【模板】工具欄是制作數(shù)學(xué)公式的工具欄，提供了百余種基本的數(shù)學(xué)公式模板，如開(kāi)方、求和、積分等，分別保存在九個(gè)模板子集中。單擊某個(gè)子集按鈕，各種模板就會(huì)以微縮圖標(biāo)的形式顯示出來(lái)。各按鈕的名稱如圖4-23所示。由于輸入默認(rèn)的公式符號(hào)尺寸比較小，所以，通常情況下要先對(duì)公式的尺寸進(jìn)行設(shè)置，設(shè)置方法如下：選擇【尺寸】中的【定義】，打開(kāi)【尺寸】對(duì)話框，如圖4-24所示。在這個(gè)對(duì)話框里，可以對(duì)公式的任何一個(gè)類型的符號(hào)進(jìn)行字號(hào)大小的設(shè)置。設(shè)置完畢后，單擊【確定】。圖4-24【尺寸】對(duì)話框3.腳注與尾注通常，在寫(xiě)論文的時(shí)候，經(jīng)常需要在頁(yè)面底端說(shuō)明文中有關(guān)引用資料的來(lái)源(腳注)，最后還要列出論文撰寫(xiě)時(shí)的主要參考文獻(xiàn)(尾注)。步驟1將光標(biāo)定位在需要插入尾注的位置，也就是需要解釋的文字處。步驟2選擇【引用】選項(xiàng)卡中的【插入尾注】命令，光標(biāo)會(huì)直接定位在文檔的結(jié)尾處(如圖4-31所示)，在此輸入相應(yīng)的尾注內(nèi)容即可。如果想更改尾注編號(hào)的格式，可以單擊【引用】選項(xiàng)卡中【腳注和尾注】工具組右下角的按鈕，彈出【腳注和尾注】對(duì)話框，如圖4-32所示，選擇適當(dāng)?shù)母袷?，單擊【?yīng)用】按鈕即可。任務(wù)4.2文檔審閱與修訂對(duì)于一些專業(yè)性較強(qiáng)或非常重要的文檔，在作者編輯完成后，一般還需要經(jīng)審閱者進(jìn)行審閱。在審閱文檔時(shí)，通過(guò)修訂和批注功能，可對(duì)原文檔中需要修改的地方進(jìn)行標(biāo)注和批示。修訂內(nèi)容包括正文、文本框、腳注和尾注以及頁(yè)眉和頁(yè)腳等格式，可以添加新內(nèi)容，也可以刪除原有的內(nèi)容。為了保留文檔的版式，WPS文字在文檔的文本中只顯示一些標(biāo)記元素，而其他元素則顯示在頁(yè)邊距上的批注框中。通過(guò)實(shí)例掌握文檔審閱和修訂的方法，經(jīng)過(guò)審閱和修訂的文檔如圖4-33所示。4.2.1設(shè)置用戶信息一篇文檔可以有多個(gè)審閱者，每個(gè)審閱者都有自己的標(biāo)記，所以，在修訂文檔之前，要對(duì)用戶信息進(jìn)行設(shè)置或修改。設(shè)置方法如下：選擇【文件】選項(xiàng)卡，在下拉列表中選擇【選項(xiàng)】命令，在打開(kāi)的對(duì)話框里選擇【用戶信息】命令，在【姓名】框內(nèi)輸入“修訂者a”，“縮寫(xiě)”為“a”，單擊【確定】按鈕即可。也可以通過(guò)在【審閱】選項(xiàng)卡中單擊【修訂】右側(cè)的下拉箭頭，在下拉列表中選擇【更改用戶名】命令，也可彈出如圖4-34所示的對(duì)話框。在隨后的修訂過(guò)程中，姓名會(huì)顯示在批注框內(nèi)，詳細(xì)信息也會(huì)隨著鼠標(biāo)移動(dòng)到批注框上而顯示出來(lái)。4.2.2審閱與修訂本例中用戶“修訂者a”對(duì)文章按下面的要求進(jìn)行修訂：(1)將正文第一段和第二段中的字母和數(shù)字字體改為“TimesNewRoman”。(2)將第二段中“上世紀(jì)”改為“20世紀(jì)”，并插入批注。步驟1對(duì)文檔進(jìn)行修訂，首先要使文章處于修訂狀態(tài)，否則就是普通修改，沒(méi)有任何標(biāo)記。選擇【審閱】選項(xiàng)卡中的【修訂】命令，使文檔處于修訂狀態(tài)，此時(shí)狀態(tài)欄的【修訂】按鈕處于被按下的狀態(tài)，如圖4-35所示。步驟2對(duì)文章進(jìn)行修訂。選中第一段文本，在字體下拉菜單中選擇【TimesNewRoman】命令。圖4-35激活【修訂】按鈕步驟3插入批注。選中第二段文字中的“上世紀(jì)”，單擊【插入】選項(xiàng)卡，然后單擊【批注】圖標(biāo)，在出現(xiàn)的修訂欄中輸入要批注的內(nèi)容。此時(shí)，修訂結(jié)果如圖4-37所示。步驟4接受/拒絕修訂。修訂完畢后，將光標(biāo)定位在需要接受或拒絕的修訂框。單擊【√】接受修訂，保存修改后的狀態(tài)；單擊【×】拒絕修訂，恢復(fù)到修改前的狀態(tài)。步驟5答復(fù)/解決/刪除批注。將光標(biāo)置于批注框處。作者可以對(duì)修訂者批注中提出的問(wèn)題進(jìn)行答復(fù)，解決其提出的問(wèn)題，或者將批注刪除，此處對(duì)問(wèn)題進(jìn)行了答復(fù)，并選擇解決。選擇【解決】命令后的批注框。批注不必接受，如果不需要只需將其刪除即可。刪除的方法有多種：(1)選擇某一批注，選擇【審閱】選項(xiàng)卡中【刪除】命令右側(cè)的下拉箭頭，在下拉列表中選擇【刪除】即刪除所選的某一條批注，如想刪除所有批注，則選擇【刪除文檔中的所有批注】命令。(2)選擇某一批注，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【刪除批注】命令。(3)打開(kāi)【審閱】窗格，在需要?jiǎng)h除的批注上，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【刪除批注】命令。4.2.3查看修訂內(nèi)容被多人修訂的文章可以按審閱者來(lái)查詢和