《跨境電商英語》課件-Introduction of Business letter

IntroductionofBusinessletter商務信函格式分類商務信函寫作原則常用在線交流工具介紹21商務信函格式分類1.1外貿信函組成和書寫格式1.1.1信封的寫法1.1.2外貿信函的組成部分1.1.3主要組成部分1.1.4選擇性組成部分1.1.5外貿信函主要格式1.1.1信封的寫法寄信人的姓名與地址：信封的左上角收信人的姓名與地址：信封的右下角或信封中間若信是由他人轉交的，就要寫轉交人的姓名與地址如：由MikeJohn先生轉交給BobSmith，則在收信人姓名下寫上C/oMikeJohn(C/o=Careof)，即：BobSmithC/oMikeJohn英文的姓名和地址的書寫順序是：姓名，地址地址的書寫順序應是從小到大：公司名稱、門牌、街道、城市、州/省及郵政編碼、國家 Stamp

Sender’snameandaddress

Receiver’snameandaddress

ByAirmail

NanjingFeixiangKnitwearCo.,Ltd.109ZhongshanRoadNanjing,Jiangsu,ChinaT&FImp.&Exp.Co.Ltd.148WestStreet,BarcelonaSpain

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1.1.1信封的寫法寄信人的姓名與地址：信封的左上角收信人的姓名與地址：信封的右下角或信封中間若信是由他人轉交的，就要寫轉交人的姓名與地址如：由MikeJohn先生轉交給BobSmith，則在收信人姓名下寫上C/oMikeJohn(C/o=Careof)，即：BobSmithC/oMikeJohn英文的姓名和地址的書寫順序是：姓名，地址地址的書寫順序應是從小到大：公司名稱、門牌、街道、城市、州/省及郵政編碼、國家1.1.2外貿信函的組成部分(1) letterhead 信頭(2) reference案號(3) date 日期(4) insideaddress信內地址(5) attentionline注意事項(6) salutation 稱呼(7) subjectline事由(8) bodyoftheletter正文(9) complimentaryclose結尾敬語(10) signature 署名(11) enclosure附件(12) carboncopynotation抄送(13) postscript附言

1.1.3主要組成部分（1）信頭Letterhead信頭位于信紙的最上方的中間位置，包含這家公司的必要信息，如公司名稱、公司地址、郵政編碼、公司電話和傳真、公司的E-mail等。例如：JiangsuJinxiuCashmereCo.,Ltd.89QianrongRoadTeluishanDistrictFaxuxi,214000E-mail:jinxiu818@Jiangsu,Chinahttp://www.幾乎所有公司的外貿信函都與現(xiàn)成打印好的信頭。

1.1.3主要組成部分（2）日期Date書寫日期時，要記住以下幾點：A日期的書寫順序一般有兩種方式：美式寫法：先寫月份，然后是日期，最后是年份，如：December12,2012；英式寫法：先寫日期，然后是月份，最后是年份，12December,2017B書寫月份時，建議使用英語全拼。如果要使用縮略式，請記得一定加縮略符。例如：Aug.15,2008C年份前一定要加逗號；D日期既可以使用基數(shù)詞表達，也可以使用序數(shù)詞表達。例如：Aug.15th,2017

1.1.3主要組成部分（3）信內地址Insideaddress信內名稱和地址是指收信人的姓名和地址，通常包括收信人的姓名及其職務、公司名稱、公司的地址等信息。例如：Mr.BobBush,DirectorM&HEngineeringCo.,Ltd.152LevinAvenueToronto,M2B4Z6Canada

1.1.3主要組成部分（4）稱呼Salutation外貿信函中，常見的稱呼是“DearSirorMadam”，如果收信人是公司或部門，則稱呼為“DearSirs”，或者“DearMadams”。如果知道收件人的姓名，則應該按照下面的要求來稱呼收信人。DearMr.Brown用于男士姓氏前DearMrs.Green用于已婚女士姓氏前DearMissSmith用于未婚女士姓氏前DearMs.Black用于婚姻狀況不明的女士姓氏前謹記：稱呼后面一律使用逗號“，”

1.1.3主要組成部分（5）主題欄SubjectLine主題位于稱呼下方，使收信人對函電的主題和內容一目了然，也便于收信人處理業(yè)務。例如：DearSirorMadam,Subject:ChinaImport&ExportCommoditiesFair也可以使用拉丁字母“Re”表示主題，Re的意思為inthematterof。例如：DearSirorMadam,Re:Women’sCashmereSweaters

1.1.3主要組成部分（6）正文Bodyoftheletter正文是外貿信函中最重要的部分，它傳遞了寫信人的觀點、看法、愿望等。所以，寫信人應該認真仔細規(guī)劃正文的篇章結構，使之邏輯清晰，文字通順準確，用語符合規(guī)范。（7）結束語Complimentaryclose結束語通常位于正文下方空一行或兩行處，只有第一個字母大寫，且結束語后面必須使用逗號。例如：“Sincerely”,“Yourssincerely”,“Sincerelyyours”,“Yourstruly”,“Trulyyours”,“Yoursfaithfully”,“faithfullyyours”,“Yourscordially”,“cordiallyyours”,“Bestregards”,etc.

1.1.3主要組成部分（8）簽名Signature簽名位于結束語下面，一般由以下內容組成：公司名稱、寫信人的手寫簽名、寫信人的打印簽名、寫信人的公司職務。例如：(Signature)WangYongSalesManagerChinaNationalMachineryImp.&Exp.Corp.

1.1.4選擇性組成部分（1）發(fā)文編號欄Referenceline發(fā)文編號是為了方便往來書信的存檔和查閱，位于日期的上方或與日期平齊靠左的位置。發(fā)文編號沒有固定的格式，常見的是以寫信人名字的首字母或所在部門代號構成。一般書寫為：YourRef.（你方編號）或OurRef.（我方編號）。如果寫信人是HenryBush，并且是他打印的，收信人是TomSmith，并寫了回信，則發(fā)文編號為：YourRef.:HB/hbOurRef.:TS/ts

1.1.4選擇性組成部分（2）經辦人欄Attentionline如果信內地址沒有提及收信人的姓名，那么我們就可以使用經辦人欄來指出收件人的姓名，所以這部分也經常被視作信內地址的一部分。經辦人欄位于信內地址下方兩行處，稱呼的上方，經常加下劃線以引起收信人注意。通常我們會使用縮略形式“Attn”或“ATTN”，例如：Attn:MissGuo

1.1.4選擇性組成部分（3）附件Enclosure如果信封內除了信函之外還有其他文件，則需要附件說明，其位置一般位于簽名下方空一行處。如果附件只有一份，則書寫為：Encl:Pricelist如果附件不止一份，則要加上編碼，以方便收信人識別。例如：Enclosures:21.Quotation2.B/L

1.1.4選擇性組成部分（4）抄送Carboncopynotation如果寫信人需要同時把這封信交給收信人之外的其他相關人員或單位過目，則可以在附件的下方書寫“C.C.”，即CarbonCopy的縮寫形式，然后打印相關人員或單位的名稱。例如：C.C.:thePeople'sInsuranceCompanyofChinaC.C.:SalesManager

1.1.4選擇性組成部分（5）附言Postscript附言用來表示對這封信的補充內容，通常比較簡短，應該慎用。附言一般位于抄送的下方兩行，經?？s寫為P.S.例如：P.S.Thesampleswillbesenttoyoutomorrow.

1.1.5外貿信函主要格式（1）齊頭式Fullblockform（2）縮進式Indentedform1.2電子郵件組成和書寫格式（1）信頭1.2電子郵件組成和書寫格式（2）正文1.2電子郵件組成和書寫格式（3）簽名Yoursfaithfully,LiShaManagerAssistantJiangsuJinxiuCashmereCo.,Ltd.89QianrongRoadHuishanDistrictWuxi,Jiangsu,214000ChinaTel:+86-510-8327-1000Fax:+86-510-8327-1000http://www.chinacashm1.3傳真組成和書寫格式（1）信頭（2）正文ShenzhenWandaI/ECo.,Ltd.1002ShenchangRoad,518000Shenzhen,ChinaTel:0086-755-25923576Fax:0086-755-25940078FaxNo:001-852-39318755Date:August25,2014To:KowinCo.,Ltd.From:LiMingAttn:JohnSmithPage(s):01OurRef:130YourRef:253Subject:OurOrderDearMr.Smith,EnclosedisourPurchaseOrderNo.WH082514formuttonandbeef.Pleasenotethefollowingpoints:1.thetotalvalueisUS$42,568;2.deliveryshouldbemadebySeptember11,2014.Pleasecontactmeifyouhaveanyquestionsaboutthisorder.Yoursfaithfully,LiMing2商務信函寫作原則（7C原則）courtesy(禮貌)consideration(體貼)completeness(內容完整)clarity(表達清晰)conciseness(內容簡潔)concreteness(具體)correctness(正確,準確)3常用在線交流工具介紹3.1Skype3.2Whatsapp3.3Wechat3.4LinkedInSkype是一款即時通訊軟件，其具備IM所需的功能，比如視頻聊天、多人語音會議、多人聊天、傳送文件、文字聊天等功能。它可以免費高清晰與其他用戶語音對話，也可以撥打國內國際電話，無論固定電話、手機均可直接撥打，并且可以實現(xiàn)呼叫轉移、短信發(fā)送等功能。根據TeleGeography研究數(shù)據顯示，2010年Skype通話時長已占全球國際通話總時長的25%。37%的Skype用戶用其作為商業(yè)用途，超過15%的iPhone和iPodtouch用戶安裝了Skype。2013年3月，微軟就在全球范圍內關閉了即時通訊軟件MSN，Skype取而代之。只需下載Skype，就能使用已有的Messenger用戶名登錄，現(xiàn)有的MSN聯(lián)系人也不會丟失。3.1SkypeWhatsapp(Whatsappmessenger)是一款目前可