財務(wù)公司印章管理制度

財務(wù)公司印章管理制度?一、總則（一）目的為加強財務(wù)公司印章管理，規(guī)范印章使用流程，維護公司合法權(quán)益，防范經(jīng)營風(fēng)險，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于財務(wù)公司總部及各分支機構(gòu)的所有印章，包括但不限于公章、財務(wù)專用章、合同專用章、法定代表人章、發(fā)票專用章等。（三）印章管理原則1.合法性原則：印章的刻制、使用和保管必須符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.安全性原則：確保印章的安全存放和使用，防止印章被盜用、冒用或濫用。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格規(guī)范印章的使用流程，明確審批權(quán)限和責(zé)任，確保印章使用的準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.公司印章的刻制由綜合管理部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，根據(jù)公司需要和相關(guān)規(guī)定，選擇具有資質(zhì)的印章制作單位進行刻制。2.刻制印章時，需填寫《印章刻制申請表》，詳細(xì)注明印章名稱、規(guī)格、用途等信息，并經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表審批后，方可進行刻制。3.新刻制的印章必須與公司在公安機關(guān)備案的印章樣式一致，印章上應(yīng)刻有公司法定名稱、五角星等法定標(biāo)識。（二）印章啟用1.印章刻制完成后，綜合管理部門應(yīng)及時將印章移交至印章保管部門，并填寫《印章交接登記表》。2.印章保管部門在接收印章后，應(yīng)對印章的外觀、規(guī)格等進行檢查，確認(rèn)無誤后，在《印章交接登記表》上簽字確認(rèn)。3.印章啟用前，印章保管部門應(yīng)在印章上加蓋"啟用章"，并注明啟用日期。同時，應(yīng)將印章啟用情況通知公司各部門，確保各部門知曉印章啟用信息。三、印章的保管（一）保管原則1.實行專人專管制度，每枚印章必須指定專人負(fù)責(zé)保管，印章保管人員應(yīng)相對穩(wěn)定。2.印章保管人員應(yīng)具備責(zé)任心強、保密意識高的素質(zhì)，不得將印章隨意交予他人代管。3.印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險柜、鐵皮柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮設(shè)施。（二）保管職責(zé)1.負(fù)責(zé)印章的日常保管，確保印章安全無損。2.嚴(yán)格按照印章使用流程進行用印登記，對每一次用印情況進行詳細(xì)記錄。3.定期檢查印章的使用情況，發(fā)現(xiàn)異常情況及時報告上級領(lǐng)導(dǎo)。4.配合公司審計、檢查等工作，提供相關(guān)印章使用記錄和資料。（三）保管要求1.公章、財務(wù)專用章、合同專用章等重要印章應(yīng)實行雙人保管制度，分別由不同人員負(fù)責(zé)保管保險柜鑰匙和密碼。2.印章保管人員因事請假或離職時，應(yīng)提前辦理印章交接手續(xù)，由綜合管理部門指定專人監(jiān)交，確保印章交接清楚，責(zé)任明確。3.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章存放處的鑰匙和密碼，不得將其泄露給他人。如因特殊情況需要暫時委托他人保管印章時，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理書面委托手續(xù)。四、印章的使用（一）使用范圍1.公章：用于公司對外的正式文件、信函、合同、協(xié)議、證明等的簽署。2.財務(wù)專用章：用于公司財務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等業(yè)務(wù)。3.合同專用章：用于公司對外簽訂的各類合同、協(xié)議等法律文件。4.法定代表人章：用于公司法定代表人授權(quán)的特定業(yè)務(wù)或文件簽署。5.發(fā)票專用章：用于公司開具發(fā)票時使用。（二）使用流程1.申請：用印部門或個人填寫《印章使用申請表》，詳細(xì)注明用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、用印時間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.審批：根據(jù)用印事項的性質(zhì)和金額大小，按照公司規(guī)定的審批權(quán)限進行審批。審批人應(yīng)認(rèn)真審核用印申請，確保用印事項合法合規(guī)、真實有效。3.用?。河≌卤９苋藛T在收到經(jīng)審批的《印章使用申請表》后，應(yīng)仔細(xì)核對申請表內(nèi)容與用印文件是否一致。確認(rèn)無誤后，在用印文件規(guī)定的位置加蓋印章，并在《印章使用登記表》上記錄用印時間、用印事項、用印人等信息。4.登記：用印完畢后，印章保管人員應(yīng)及時將《印章使用申請表》和用印文件進行歸檔保存，以便日后查閱和審計。同時，應(yīng)對《印章使用登記表》進行定期整理和核對，確保用印記錄準(zhǔn)確完整。（三）使用審批權(quán)限1.涉及公司重大決策、重要合同簽訂、對外投資等事項的用印，需經(jīng)公司董事會或股東大會審批。2.一般業(yè)務(wù)文件、信函、證明等的用印，由公司總經(jīng)理或其授權(quán)的副總經(jīng)理審批。3.財務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等業(yè)務(wù)的用印，按照財務(wù)管理制度規(guī)定的審批流程進行審批。4.部門內(nèi)部文件、資料等的用印，由部門負(fù)責(zé)人審批。（四）特殊情況用印1.緊急情況下需要用印的，如因時間緊迫無法履行正常審批程序的，用印部門或個人應(yīng)電話請示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后先行用印，并在事后及時補辦審批手續(xù)。2.異地用印時，應(yīng)通過傳真、郵件等方式將用印申請及相關(guān)文件發(fā)送至公司總部，經(jīng)審批同意后，由印章保管人員將印章郵寄至異地用印地點，并指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督用印過程。五、印章的停用與銷毀（一）停用1.因公司名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因，需要停用印章時，由綜合管理部門填寫《印章停用申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，通知各部門停止使用該印章。2.印章保管人員在收到印章停用通知后，應(yīng)立即將印章封存，并在《印章保管登記表》上注明停用日期。（二）銷毀1.停用的印章應(yīng)及時進行銷毀，防止印章流失或被非法使用。2.印章銷毀前，應(yīng)由綜合管理部門會同財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)人員進行清點核對，確認(rèn)印章數(shù)量、名稱、規(guī)格等信息無誤后，填寫《印章銷毀申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，選擇具有資質(zhì)的銷毀單位進行銷毀。3.印章銷毀過程應(yīng)進行全程錄像，并由監(jiān)銷人員在《印章銷毀登記表》上簽字確認(rèn)。銷毀后的《印章銷毀申請表》、《印章銷毀登記表》及銷毀錄像等資料應(yīng)妥善保存，以備查閱。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對印章管理情況進行審計檢查，重點檢查印章的刻制、保管、使用、停用及銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）日常檢查綜合管理部門應(yīng)不定期對印章保管情況進行檢查，確保印章存放安全、使用規(guī)范。印章保管人員應(yīng)積極配合檢查工作，如實提供相關(guān)資料和信息。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定使用印章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相關(guān)責(zé)任人批評教育、警告、罰款等處罰；情節(jié)嚴(yán)重的，將依法追究其法律責(zé)任。2.因印章保管不善導(dǎo)致印章被盜用、冒用或濫用，給公司造成經(jīng)濟損失或不良影響的，公司將追究印章保管人