酒店物資管理制度模板

酒店物資管理制度模板?一、總則（一）目的為加強(qiáng)酒店物資管理，規(guī)范物資采購、驗(yàn)收、儲存、發(fā)放、使用及盤點(diǎn)等環(huán)節(jié)的工作流程，確保酒店物資的合理配置與有效利用，降低成本，提高經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于酒店內(nèi)所有部門涉及的各類物資管理，包括但不限于食品、飲料、客房用品、辦公用品、工程物資等。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：酒店物資實(shí)行統(tǒng)一管理，由專門的物資管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)物資的采購、調(diào)配等工作，確保物資管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.預(yù)算控制原則：物資采購應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行，避免超支現(xiàn)象發(fā)生。各部門需提前制定物資需求計劃，并報相關(guān)部門審核，納入酒店整體預(yù)算。3.質(zhì)量第一原則：所采購物資必須符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和酒店實(shí)際使用要求，確保質(zhì)量可靠，滿足客人及酒店運(yùn)營的需要。4.成本效益原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，充分考慮成本因素，通過合理采購、庫存管理等措施，降低物資采購和使用成本，提高酒店經(jīng)濟(jì)效益。二、物資采購管理（一）采購計劃制定1.各部門需求提報每月末，各部門根據(jù)本部門下月度的經(jīng)營計劃、業(yè)務(wù)發(fā)展需求及庫存狀況，填寫《物資需求計劃表》，詳細(xì)列出所需物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計使用時間等信息，并提交給物資管理部門。對于臨時性或緊急性物資需求，部門應(yīng)及時填寫《緊急物資需求申請表》，說明需求原因及預(yù)計到貨時間，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后交物資管理部門。2.物資管理部門匯總審核物資管理部門收到各部門提交的需求計劃后，進(jìn)行匯總整理，并結(jié)合酒店庫存實(shí)際情況進(jìn)行審核。對于重復(fù)或不合理的需求，物資管理部門與相關(guān)部門溝通協(xié)商，進(jìn)行調(diào)整或刪減。根據(jù)審核后的需求計劃，編制月度采購計劃，明確采購物資的種類、數(shù)量、采購時間等，并報酒店管理層審批。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選物資管理部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，包括供應(yīng)商的名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面的內(nèi)容。根據(jù)酒店物資采購需求及供應(yīng)商評估標(biāo)準(zhǔn)，對潛在供應(yīng)商進(jìn)行篩選，選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理、供應(yīng)能力強(qiáng)的供應(yīng)商作為合作對象。2.供應(yīng)商評估定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。物資管理部門可通過實(shí)地考察、樣品檢驗(yàn)、客戶反饋等方式獲取評估信息。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予優(yōu)先合作機(jī)會，對于不符合要求的供應(yīng)商及時進(jìn)行淘汰或整改。3.供應(yīng)商合作協(xié)議簽訂與選定的供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資規(guī)格、價格、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等條款。合作協(xié)議應(yīng)根據(jù)酒店實(shí)際情況和市場變化進(jìn)行適時修訂，確保雙方利益得到有效保障。（三）采購實(shí)施1.采購訂單下達(dá)根據(jù)審批后的采購計劃，物資管理部門向選定的供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、交貨地點(diǎn)等詳細(xì)信息。在下達(dá)采購訂單前，物資管理部門應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行溝通確認(rèn)，確保訂單信息準(zhǔn)確無誤。2.采購過程跟蹤物資管理部門負(fù)責(zé)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，了解物資生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等信息。對于出現(xiàn)的交貨延遲、質(zhì)量問題等異常情況，物資管理部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，確保酒店物資供應(yīng)不受影響。3.采購驗(yàn)收物資到貨前，物資管理部門應(yīng)通知相關(guān)使用部門及質(zhì)量檢驗(yàn)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。物資到貨時，由物資管理部門、使用部門及質(zhì)量檢驗(yàn)人員共同按照采購訂單及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量、外觀等方面。對于驗(yàn)收合格的物資，填寫《物資驗(yàn)收單》，辦理入庫手續(xù)；對于驗(yàn)收不合格的物資，及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其退換貨或采取其他補(bǔ)救措施。三、物資驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收人員職責(zé)1.物資管理部門人員負(fù)責(zé)組織物資驗(yàn)收工作，協(xié)調(diào)相關(guān)部門人員參與驗(yàn)收。對物資的數(shù)量、規(guī)格、型號等進(jìn)行核對，確保與采購訂單一致。2.使用部門人員根據(jù)本部門實(shí)際使用需求，對物資的質(zhì)量、適用性等進(jìn)行檢驗(yàn)。提供物資驗(yàn)收的技術(shù)支持和使用意見。3.質(zhì)量檢驗(yàn)人員按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和酒店質(zhì)量要求，對物資的質(zhì)量進(jìn)行專業(yè)檢驗(yàn)。出具質(zhì)量檢驗(yàn)報告，對驗(yàn)收物資的質(zhì)量負(fù)責(zé)。（二）驗(yàn)收流程1.資料核對物資到貨后，驗(yàn)收人員首先核對送貨單、發(fā)票、采購訂單等相關(guān)資料，確保物資信息準(zhǔn)確無誤。2.數(shù)量驗(yàn)收根據(jù)送貨單和采購訂單，對物資的數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn)。如發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通核實(shí)。3.規(guī)格型號驗(yàn)收按照采購訂單要求，對物資的規(guī)格、型號進(jìn)行逐一核對，確保物資符合酒店使用要求。4.質(zhì)量驗(yàn)收質(zhì)量檢驗(yàn)人員采用適當(dāng)?shù)臋z驗(yàn)方法對物資質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)，如抽檢、全檢等。對于重要物資或質(zhì)量要求較高的物資，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的質(zhì)量檢驗(yàn)。質(zhì)量驗(yàn)收合格后，質(zhì)量檢驗(yàn)人員在《物資驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)。（三）驗(yàn)收結(jié)果處理1.驗(yàn)收合格經(jīng)驗(yàn)收全部合格的物資，物資管理部門辦理入庫手續(xù)，并將物資及時轉(zhuǎn)運(yùn)至倉庫儲存。2.驗(yàn)收不合格對于驗(yàn)收不合格的物資，物資管理部門填寫《物資驗(yàn)收不合格報告》，詳細(xì)說明不合格原因及處理建議。及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其在規(guī)定時間內(nèi)采取退換貨、補(bǔ)貨、降價等措施解決問題。對不合格物資進(jìn)行隔離存放，防止其流入酒店使用環(huán)節(jié)，避免造成質(zhì)量事故。四、物資儲存管理（一）倉庫規(guī)劃與布局1.倉庫分區(qū)根據(jù)物資的類別、用途、特性等因素，對倉庫進(jìn)行合理分區(qū)，如食品倉庫、飲料倉庫、客房用品倉庫、辦公用品倉庫、工程物資倉庫等。每個倉庫分區(qū)設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，便于物資分類存放和查找。2.貨位規(guī)劃在每個倉庫分區(qū)內(nèi)，根據(jù)物資的出入庫頻率、存儲條件等因素，規(guī)劃貨位。將常用物資存放在靠近倉庫出入口的位置，便于收發(fā)作業(yè)。按照物資的規(guī)格、型號、批次等進(jìn)行有序擺放，確保物資存放整齊、有序，便于盤點(diǎn)和管理。（二）物資入庫1.入庫手續(xù)辦理物資驗(yàn)收合格后，倉庫管理人員根據(jù)《物資驗(yàn)收單》辦理入庫手續(xù)，填寫《物資入庫單》，詳細(xì)記錄物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、入庫日期、供應(yīng)商等信息。將《物資入庫單》的相關(guān)聯(lián)次分別傳遞給物資管理部門、財務(wù)部門等，作為物資入賬和核算的依據(jù)。2.物資擺放倉庫管理人員按照預(yù)先規(guī)劃的貨位，將入庫物資及時、準(zhǔn)確地擺放到位。在物資擺放過程中，要注意輕拿輕放，避免物資損壞。同時，要確保物資標(biāo)識清晰，便于識別和管理。（三）物資儲存保管1.日常巡查倉庫管理人員每天對倉庫物資進(jìn)行巡查，檢查物資的存儲狀態(tài)、數(shù)量、質(zhì)量等情況。如發(fā)現(xiàn)物資有損壞、變質(zhì)、丟失等異常情況，應(yīng)及時記錄并報告物資管理部門，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。2.存儲條件控制根據(jù)物資的特性，提供適宜的存儲條件，如溫度、濕度、通風(fēng)、防潮、防蟲、防火等。對于有特殊存儲要求的物資，如食品、藥品等，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行儲存管理，確保物資質(zhì)量安全。3.庫存盤點(diǎn)定期對倉庫物資進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期可根據(jù)酒店實(shí)際情況確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。盤點(diǎn)前，倉庫管理人員應(yīng)做好物資整理、核對賬目等準(zhǔn)備工作。盤點(diǎn)過程中，要認(rèn)真清點(diǎn)物資數(shù)量，檢查物資質(zhì)量狀況。盤點(diǎn)結(jié)束后，編制《庫存盤點(diǎn)表》，對盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行分析總結(jié)。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時查明原因，調(diào)整賬目，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。（四）物資出庫1.出庫申請與審批各部門因工作需要領(lǐng)用物資時，填寫《物資領(lǐng)用申請表》，注明物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、領(lǐng)用用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審批。對于貴重物資、限量物資或有特殊規(guī)定的物資領(lǐng)用，還需報酒店相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.出庫手續(xù)辦理倉庫管理人員收到經(jīng)審批的《物資領(lǐng)用申請表》后，核對物資庫存情況，如庫存充足，按照申請表要求發(fā)放物資。填寫《物資出庫單》，詳細(xì)記錄物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、出庫日期、領(lǐng)用部門等信息，并由領(lǐng)用人員簽字確認(rèn)。將《物資出庫單》的相關(guān)聯(lián)次分別傳遞給物資管理部門、財務(wù)部門等，作為物資出庫和核算的依據(jù)。3.物資發(fā)放倉庫管理人員按照《物資出庫單》的要求，準(zhǔn)確發(fā)放物資，并做好發(fā)放記錄。在發(fā)放物資過程中，要認(rèn)真核對物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，確保發(fā)放的物資與申請一致。同時，要注意物資的質(zhì)量狀況，避免發(fā)放不合格物資。五、物資使用管理（一）使用部門職責(zé)1.合理使用物資各部門應(yīng)根據(jù)本部門實(shí)際工作需要，合理安排物資使用，提高物資利用率，避免浪費(fèi)現(xiàn)象發(fā)生。加強(qiáng)對部門員工的培訓(xùn)教育，使其熟悉物資的使用方法、注意事項(xiàng)等，確保正確使用物資。2.物資領(lǐng)用與保管按照酒店物資領(lǐng)用規(guī)定，及時辦理物資領(lǐng)用手續(xù)，并妥善保管領(lǐng)用的物資。建立本部門物資領(lǐng)用臺賬，記錄物資的領(lǐng)用、使用、庫存等情況，定期進(jìn)行盤點(diǎn)核對，確保賬實(shí)相符。3.物資使用監(jiān)督部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對本部門物資使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正處理。鼓勵員工對物資浪費(fèi)等不良行為進(jìn)行舉報，對舉報屬實(shí)的給予相應(yīng)獎勵。（二）物資節(jié)約與控制1.制定節(jié)約措施酒店各部門應(yīng)結(jié)合自身工作實(shí)際，制定物資節(jié)約措施，如合理控制物資用量、延長物資使用壽命、加強(qiáng)物資回收利用等。物資管理部門定期對各部門物資節(jié)約措施的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查評估，并將評估結(jié)果納入部門績效考核體系。2.成本控制意識培養(yǎng)通過開展培訓(xùn)、宣傳等活動，提高全體員工的成本控制意識，使其認(rèn)識到物資管理對酒店經(jīng)濟(jì)效益的重要性。在酒店內(nèi)部營造節(jié)約資源、降低成本的良好氛圍，形成全員參與物資管理的工作局面。六、物資盤點(diǎn)管理（一）盤點(diǎn)計劃制定1.盤點(diǎn)周期確定根據(jù)酒店物資管理實(shí)際情況，確定物資盤點(diǎn)周期，一般分為月度小盤點(diǎn)和季度大盤點(diǎn)。月度小盤點(diǎn)可針對部分重要物資或易損耗物資進(jìn)行重點(diǎn)盤點(diǎn)；季度大盤點(diǎn)則對酒店所有物資進(jìn)行全面盤點(diǎn)。2.盤點(diǎn)人員安排成立物資盤點(diǎn)小組，成員包括物資管理部門人員、倉庫管理人員、各使用部門相關(guān)人員等。明確盤點(diǎn)小組各成員的職責(zé)分工，確保盤點(diǎn)工作順利進(jìn)行。（二）盤點(diǎn)實(shí)施1.準(zhǔn)備工作盤點(diǎn)前，物資管理部門和倉庫管理人員對物資進(jìn)行整理、分類、標(biāo)識，確保物資擺放整齊、標(biāo)識清晰。核對賬目，確保賬賬相符。同時，準(zhǔn)備好盤點(diǎn)所需的工具和表格，如盤點(diǎn)表、計算器等。2.實(shí)地盤點(diǎn)盤點(diǎn)小組按照預(yù)先確定的盤點(diǎn)范圍和方法，對物資進(jìn)行實(shí)地清點(diǎn)。在盤點(diǎn)過程中，要認(rèn)真記錄物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等信息。對于存放在不同地點(diǎn)的物資，要進(jìn)行全面清查，確保無遺漏。同時，要注意盤點(diǎn)物資的實(shí)際狀況，如是否有損壞、變質(zhì)等情況。（三）盤點(diǎn)結(jié)果處理1.差異分析盤點(diǎn)結(jié)束后，對盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行匯總分析，編制《庫存盤點(diǎn)差異表》，找出賬實(shí)不符的原因。賬實(shí)不符的原因可能包括物資收發(fā)錯誤、庫存記錄錯誤、物資損壞丟失、未及時辦理出入庫手續(xù)等。2.調(diào)整賬目根據(jù)盤點(diǎn)差異分析結(jié)果，及時調(diào)整庫存賬目，確保賬實(shí)相符。對于因收發(fā)錯誤等原因?qū)е碌牟町?，要查明?zé)任，進(jìn)行相應(yīng)的處理。對于因物資損壞丟失等原因造成的損失，要按照酒店相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賠償處理。同時，要采取措施加強(qiáng)管理，防止類似問題再次發(fā)生。七、物資報廢管理（一）報廢申請與審批1.報廢原因界定物資出現(xiàn)下列情況之一的，可申請報廢：已超過使用年限且無法正常使用；因損壞、變質(zhì)等原因無法修復(fù)；技術(shù)淘汰或因業(yè)務(wù)調(diào)整不再使用等。2.報廢申請?zhí)釄笫褂貌块T發(fā)現(xiàn)物資符合報廢條件時，填寫《物資報廢申請表》，詳細(xì)說明物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、購置日期、報廢原因等信息，并提交給物資管理部門。3.報廢審批流程物資管理部門收到報廢申請后，組織相關(guān)人員進(jìn)行審核鑒定，確認(rèn)物資確實(shí)無法繼續(xù)使用且符合報廢條件。對于價值較高的物資報廢申請，需報酒店管理層審批；對于一般物資報廢申請，由物資管理部門負(fù)責(zé)人審批。（二）報廢物資處理1.報廢物資回收經(jīng)審批同意報廢的物資，由物資管理部門負(fù)責(zé)組織回收。回收的報廢物資應(yīng)妥善存放，避免與正常物資混淆。2.報廢物資處置對于可回收利用的報廢物資，物資管理部門聯(lián)系專業(yè)回收公司進(jìn)行回收處理，將回收款項(xiàng)上繳酒店財務(wù)部門。對于不可回收利用的報廢物資，如危險廢棄物等，按照國家相關(guān)規(guī)定進(jìn)行妥善處置，確保不對環(huán)境造成污染。八、物資檔案管理（一）檔案內(nèi)容1.采購檔案包括采購計劃、采購訂單、供應(yīng)商資料、采購合同、發(fā)票等與采購相關(guān)的文件資料。2.驗(yàn)收檔案物資驗(yàn)收單、質(zhì)量檢驗(yàn)報告、驗(yàn)收不合格報告等驗(yàn)收過程中產(chǎn)生的文件資料。3.庫存檔案物資入庫單、出庫單、庫存盤點(diǎn)表、庫存明細(xì)賬等庫存管理相關(guān)的文件資料。4.使用檔案物資領(lǐng)用申請表、部門物資領(lǐng)用臺賬等物資使用過程中的文件資料。5.報廢檔案物資報廢申請表、報廢審批文件、報廢物資處理記錄等與物資報廢相關(guān)的文件資料。（二）檔案保管與查閱1.檔案保管物資管理部門指定專人負(fù)責(zé)物資檔案的保管工作，確保檔案資料的完整性和安全性。檔