行政前臺規(guī)章管理制度

行政前臺規(guī)章管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范行政前臺工作流程，提高工作效率，確保公司日常行政事務(wù)的順利開展，提升公司形象，特制定本規(guī)章管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司行政前臺崗位工作人員。（三）基本原則1.遵守國家法律法規(guī)及公司各項規(guī)章制度。2.以服務(wù)為宗旨，熱情、周到、高效地為公司內(nèi)部員工及來訪客人提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。3.嚴(yán)格遵守工作流程，確保各項工作準(zhǔn)確、及時完成。4.保守公司機密，維護公司利益。二、崗位職責(zé)（一）接待工作1.負責(zé)公司前臺的日常接待工作，包括接聽電話、接待來訪客人，做到禮貌、熱情、周到。2.及時轉(zhuǎn)接電話，記錄重要信息，并根據(jù)情況進行相應(yīng)處理。對于無法立即轉(zhuǎn)接的電話，應(yīng)告知來電者稍候，并及時尋找相關(guān)人員接聽。3.對來訪客人進行登記，詢問來訪事由，及時通知被訪人員，并引導(dǎo)客人前往相應(yīng)地點。對于預(yù)約來訪客人，應(yīng)提前確認信息，做好接待準(zhǔn)備。4.維護前臺區(qū)域的整潔和秩序，確保接待環(huán)境良好。（二）辦公用品管理1.負責(zé)辦公用品的采購申請、庫存管理和發(fā)放工作。根據(jù)各部門的需求，定期統(tǒng)計辦公用品的使用情況，及時提出采購建議，確保辦公用品的充足供應(yīng)。2.建立辦公用品庫存臺賬，詳細記錄辦公用品的出入庫情況，做到賬物相符。定期對庫存進行盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時上報并處理。3.制定辦公用品的領(lǐng)用制度，嚴(yán)格按照規(guī)定發(fā)放辦公用品，要求領(lǐng)用人簽字確認。對于貴重辦公用品，應(yīng)進行專項登記和管理。（三）文件收發(fā)與傳遞1.負責(zé)公司文件、信件、包裹等的收發(fā)工作，及時準(zhǔn)確地將各類文件傳遞給相關(guān)部門或人員。2.對收到的文件進行分類、登記，按照文件的緊急程度和重要性進行處理。對于重要文件，應(yīng)及時呈交領(lǐng)導(dǎo)批閱，并跟蹤處理結(jié)果。3.做好文件的歸檔工作，將各類文件整理成冊，按照檔案管理規(guī)定進行存放，便于查詢和使用。（四）會議室管理1.負責(zé)會議室的日常管理和安排，包括會議室的預(yù)訂、設(shè)備調(diào)試、衛(wèi)生清潔等工作。根據(jù)會議需求，合理安排會議室的使用時間，避免沖突。2.在會議前，檢查會議室的設(shè)備是否正常運行，如投影儀、音響、燈光等。準(zhǔn)備好會議所需的文具、飲用水等物品。3.會議結(jié)束后，及時清理會議室，檢查設(shè)備是否關(guān)閉，物品是否齊全。對會議期間產(chǎn)生的垃圾進行清理，保持會議室整潔。（五）考勤管理1.協(xié)助人力資源部門進行員工考勤管理，負責(zé)員工考勤機的日常維護和數(shù)據(jù)采集工作。2.定期對考勤數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計和分析，及時發(fā)現(xiàn)考勤異常情況，并向人力資源部門反饋。對于遲到、早退、曠工等情況，按照公司規(guī)定進行記錄和處理。（六）其他行政事務(wù)1.協(xié)助行政部門完成其他日常行政事務(wù)，如公司活動的組織、辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生檢查等。2.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時性工作任務(wù)，積極配合公司各部門的工作，提供必要的支持和協(xié)助。三、工作流程（一）接待流程1.電話接待鈴響三聲內(nèi)接聽電話，禮貌問候："您好，[公司名稱]"。自報姓名："我是行政前臺[姓名]"。詢問來電事項，認真傾聽并記錄重要信息。根據(jù)情況進行轉(zhuǎn)接或處理：若為內(nèi)部電話，確認對方部門及姓名后，及時轉(zhuǎn)接。若為外部電話，詢問對方來電事由，根據(jù)情況進行轉(zhuǎn)接、記錄留言或直接回復(fù)。若遇到無法解決的問題，告知來電者稍等，迅速聯(lián)系相關(guān)負責(zé)人，并及時反饋處理結(jié)果。通話結(jié)束，禮貌道別："感謝您的來電，再見！"2.來訪接待微笑迎接來訪客人，禮貌問候："您好，請問您找哪位？"請客人稍坐，并主動倒水。詢問來訪事由，進行登記，包括客人姓名、單位、來訪時間、來訪事由等信息。及時通知被訪人員，確認后引導(dǎo)客人前往相應(yīng)地點。在客人等待過程中，保持前臺區(qū)域安靜，避免打擾客人?？腿穗x開時，起身相送，禮貌道別："感謝您的來訪，祝您愉快！"（二）辦公用品管理流程1.采購申請各部門根據(jù)辦公用品的使用情況，填寫《辦公用品采購申請表》，注明所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。將申請表提交至行政前臺。2.審核與采購行政前臺對采購申請表進行審核，檢查填寫是否完整、合理。根據(jù)庫存情況和實際需求，確定是否需要采購。對于確實需要采購的辦公用品，填寫《辦公用品采購清單》。選擇合適的供應(yīng)商進行采購，確保所采購的辦公用品質(zhì)量可靠、價格合理。3.入庫管理辦公用品到貨后，行政前臺與供應(yīng)商進行核對，檢查數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否與采購清單一致。核對無誤后，辦理入庫手續(xù)，將辦公用品存入倉庫，并更新庫存臺賬。4.發(fā)放管理各部門領(lǐng)用人填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》，注明領(lǐng)用辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人姓名等信息。行政前臺根據(jù)領(lǐng)用登記表，發(fā)放辦公用品，并要求領(lǐng)用人簽字確認。定期對辦公用品的發(fā)放情況進行統(tǒng)計和分析，及時掌握辦公用品的使用動態(tài)。（三）文件收發(fā)與傳遞流程1.收文接收外來文件、信件、包裹等，核對數(shù)量和收件人信息。在《文件收發(fā)登記表》上進行登記，記錄文件的名稱、來源、日期、份數(shù)等信息。根據(jù)文件的性質(zhì)和緊急程度進行分類處理：重要文件或緊急文件，及時呈交領(lǐng)導(dǎo)批閱，并跟蹤處理結(jié)果。一般性文件，按照部門分類后，分發(fā)至相關(guān)部門。將文件整理歸檔，按照檔案管理規(guī)定存放，便于查詢和使用。2.發(fā)文各部門起草文件后，提交至行政前臺進行審核。行政前臺對文件的格式、內(nèi)容、語法等進行審核，確保文件質(zhì)量。審核通過后，進行編號、打印，并加蓋公司印章。將文件分發(fā)給相關(guān)部門或人員，并在《文件收發(fā)登記表》上進行記錄。對發(fā)文的執(zhí)行情況進行跟蹤，確保文件得到有效落實。（四）會議室管理流程1.預(yù)訂各部門如需使用會議室，提前填寫《會議室預(yù)訂申請表》，注明會議時間、會議主題、參會人數(shù)、使用設(shè)備等信息。將申請表提交至行政前臺。行政前臺根據(jù)會議室的使用情況進行安排，確認預(yù)訂信息后，在公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)或公告欄上發(fā)布會議室預(yù)訂通知。2.準(zhǔn)備在會議前，行政前臺提前檢查會議室的設(shè)備是否正常運行，如投影儀、音響、燈光等。如有問題，及時聯(lián)系相關(guān)技術(shù)人員進行維修。根據(jù)會議需求，準(zhǔn)備好會議所需的文具、飲用水等物品，并擺放整齊。調(diào)整會議室的桌椅布局，確保參會人員有舒適的會議環(huán)境。3.會議服務(wù)在會議期間，行政前臺提供必要的服務(wù)，如添加飲用水、協(xié)助會議設(shè)備操作等。保持會議室的安靜和整潔，避免外界干擾。4.會議結(jié)束會議結(jié)束后，行政前臺及時清理會議室，檢查設(shè)備是否關(guān)閉，物品是否齊全。對會議期間產(chǎn)生的垃圾進行清理，保持會議室整潔。將會議室的使用情況進行記錄和統(tǒng)計，以便后續(xù)查詢和分析。（五）考勤管理流程1.數(shù)據(jù)采集每天定時收集員工考勤機的數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。對考勤數(shù)據(jù)進行初步整理，檢查是否存在異常情況，如重復(fù)打卡、未打卡等。2.統(tǒng)計與分析將采集到的考勤數(shù)據(jù)錄入公司考勤管理系統(tǒng)，生成考勤報表。定期對考勤報表進行統(tǒng)計和分析，如統(tǒng)計遲到、早退、曠工的人數(shù)和次數(shù)，分析考勤數(shù)據(jù)的變化趨勢等。及時發(fā)現(xiàn)考勤異常情況，并向人力資源部門反饋。3.處理與反饋人力資源部門根據(jù)考勤管理制度，對考勤異常情況進行處理，如對遲到、早退、曠工的員工進行相應(yīng)的處罰。將考勤處理結(jié)果反饋給行政前臺，行政前臺負責(zé)在公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)或公告欄上發(fā)布考勤通報。四、服務(wù)規(guī)范（一）語言規(guī)范1.接聽電話和接待來訪客人時，使用禮貌用語，如"您好"、"請"、"謝謝"、"對不起"、"再見"等。2.語言表達清晰、簡潔、準(zhǔn)確，語速適中，避免使用模糊或歧義的語言。3.對待客人要熱情、親切，語氣平和，不得使用生硬、冷漠或不耐煩的語言。（二）行為規(guī)范1.保持良好的個人形象，著裝整潔、得體，發(fā)型整齊，不得佩戴過于夸張的首飾。2.坐立姿勢端正，不得趴在前臺或蹺二郎腿。3.微笑服務(wù)，眼神專注，與客人交流時保持目光接觸。4.不得在前臺區(qū)域吃東西、玩手機或做其他與工作無關(guān)的事情。（三）服務(wù)態(tài)度1.以熱情、周到、耐心的態(tài)度為公司內(nèi)部員工及來訪客人提供服務(wù)，主動詢問客人需求，盡力滿足客人的合理要求。2.對客人的咨詢要認真解答，不清楚的問題及時向相關(guān)人員請教，不得推諉或敷衍客人。3.遇到客人投訴或不滿時，要耐心傾聽，誠懇道歉，并及時協(xié)調(diào)相關(guān)部門解決問題，確?？腿藵M意。五、培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)1.新員工入職時，行政前臺崗位負責(zé)人應(yīng)進行入職培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括公司基本情況、行政前臺崗位職責(zé)、工作流程、服務(wù)規(guī)范等。2.定期組織行政前臺崗位人員參加公司內(nèi)部培訓(xùn)或外部培訓(xùn)課程，不斷提升業(yè)務(wù)能力和服務(wù)水平。培訓(xùn)內(nèi)容可包括溝通技巧、辦公軟件操作、行政管理知識等。3.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和工作需要，適時開展專項培訓(xùn)，如會議組織與管理、辦公用品管理等，確保行政前臺人員能夠熟練掌握相關(guān)技能。（二）考核1.建立行政前臺崗位考核制度，定期對行政前臺人員的工作表現(xiàn)進行考核?？己藘?nèi)容包括工作任務(wù)完成情況、服務(wù)質(zhì)量、工作態(tài)度、團隊協(xié)作等方面。2.考核方式采用自評、上級