文件控制程序

文件控制程序1.0目的通過對(duì)質(zhì)量管理體系文件（包括外來文件，如國家、行業(yè)、地方標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)和客戶提供的文件等）的控制管理，確保其有嚴(yán)格地分類編號(hào)、編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放管理、有效性控制、保管和更新的規(guī)定，使公司的各項(xiàng)工作依據(jù)正確的指示進(jìn)行。2.0適用范圍適用于公司所有質(zhì)量管理體系文件的管理與控制。3.0術(shù)語和定義3.1受控文件：指授權(quán)、更改及發(fā)放都受控制的文件，包括以下幾大類：a.體系文件：包括各管理手冊(cè)、程序文件、工作指引、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、工作記錄等。b.外來標(biāo)準(zhǔn)類文件：包括國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、法律、法規(guī)等標(biāo)準(zhǔn)類資料。c.外來技術(shù)文件：包括客戶技術(shù)文件、客戶樣板、供方規(guī)格書類資料。3.2受控文件：文件分發(fā)后有任何修訂或文件取消，文控中心將跟進(jìn)該文件。受控文件蓋有紅色“受控文件”章的印章。3.3非受控（參考）文件：作為參考目的而使用的文件；文件經(jīng)分發(fā)后，有任何修訂版本或文件取消，文控中心將不跟進(jìn)該文件，非受控文件蓋一般不做標(biāo)識(shí)。3.4技術(shù)文件：是指與工程技術(shù)有關(guān)的技術(shù)性的文件，如作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格書、工藝流程圖、生產(chǎn)流程圖、圖紙、軟件、產(chǎn)品說明書等。4.0職責(zé)與權(quán)限4.1各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門質(zhì)量管理體系文件的管理。4.2文控中心負(fù)責(zé)公司管理體系文件的編號(hào)、存檔、保管、發(fā)放的管理和控制。5.0程序內(nèi)容5.1管理體系文件的編制、審核和批準(zhǔn)5.1.1公司管理體系文件的編制、審核、批準(zhǔn)按下述規(guī)定執(zhí)行：文件類別編制審核批準(zhǔn)質(zhì)量手冊(cè)文控中心管理者代表總經(jīng)理程序文件主要責(zé)任部門主要責(zé)任部門負(fù)責(zé)人管理者代表作業(yè)指導(dǎo)書主要責(zé)任部門主要責(zé)任部門負(fù)責(zé)人主要責(zé)任部門負(fù)責(zé)人記錄表格主要責(zé)任部門主要責(zé)任部門負(fù)責(zé)人主要責(zé)任部門負(fù)責(zé)人外來文件發(fā)文單位接收文件部門管理者代表5.1.2作業(yè)指導(dǎo)書和記錄表格的審核、批準(zhǔn)規(guī)定：當(dāng)責(zé)任部門所編制的文件涉及到其他相關(guān)部門時(shí)，相關(guān)部門應(yīng)參與該文件的審核，批準(zhǔn)由編制人所在部門主管進(jìn)行，必要時(shí)可由管理者代表批準(zhǔn)。5.1.3工作文件的的格式見附錄。5.1.4所有文件的編制人、審核人、批準(zhǔn)人簽名是均應(yīng)注明簽署日期。5.2質(zhì)量管理體系文件的歸檔、分類、編號(hào)5.2.1公司編制的質(zhì)量管理體系文件公司所有的已審批質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書或作業(yè)指導(dǎo)書表格格式、記錄表格格式應(yīng)交與文控文件管理員歸檔、分類、統(tǒng)一編號(hào)。5.2.2.編號(hào)方法：a.文件代碼文件代碼質(zhì)量手冊(cè)QM程序文件QP作業(yè)/指導(dǎo)書QW或QA記錄表格QR或QB或QC（外來文件QSb.方法：程序文件編號(hào)方法：文件代碼-文件順序號(hào)作業(yè)/指導(dǎo)書：QW-順序號(hào)如：作業(yè)指導(dǎo)書編號(hào)方法：QW-□□□序號(hào)（01~9999）作業(yè)指導(dǎo)書公司代號(hào)（當(dāng)同一文件有多種表現(xiàn)方式時(shí)，在順序號(hào)后加A、B、C……以示區(qū)分）表格編號(hào)：QR-順序號(hào)5.2.3.版本號(hào)：A/0表示A版本0次修改.頁碼:1/3表示頁數(shù)/總頁數(shù)5.2.4各部門文件管理負(fù)責(zé)人、部門代碼及文件受控號(hào)5.2.5.外來文件公司所有已審批的外來文件根據(jù)需要交與文控中心歸檔、分類、發(fā)放。外來文件的編號(hào)原則上采用發(fā)文單位的原編號(hào)，內(nèi)部為了管理需要可采用統(tǒng)一格式順序編號(hào)，建立《外來文件登記表》。5.2.6技術(shù)文件圖紙的編號(hào)按《圖紙管理辦法》文件執(zhí)行，其它控制與作業(yè)指導(dǎo)書相同。其他技術(shù)文件與管理體系文件相同。5.3文件的有效性控制5.3.1文件受控分類文件分為受控原版、受控副本、非受控副本。1）受控原版是在背面加蓋藍(lán)色“正本”印章的簽字原件，僅作為復(fù)制用途。2）受控副本為受控原版的復(fù)印件，其上加蓋紅色“受控文件”印章，作為公司內(nèi)使用的合法文件。公司內(nèi)不允許使用“受控文件”印章變黑的非法復(fù)印文件，以確保文件更新時(shí)能夠從發(fā)放或使用場(chǎng)所撤出失效或作廢的文件。3）非受控副本為受控原版的復(fù)印件，作為提供給客戶或公司以外的人員使用的合法文件。5.3.2文件版本/版次規(guī)定為確保公司文件的有效性能夠得到控制，對(duì)其采用份控制和頁控制相結(jié)合的辦法，一份文件用版本、頁采用版次。對(duì)其控制最新有效版本，版本用英文字母A、B、C、…表示第一版、第二版、第三版…，在所采用的標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生更改或修改較多時(shí)，經(jīng)授權(quán)人認(rèn)為有必要時(shí)改版；版次采用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字如0，1，2，3…表示未經(jīng)修改、第一次修改、第二次修改…，版次達(dá)到4次修改時(shí)原則上自動(dòng)改為下一版本。5.3.3質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書（不包括計(jì)劃、合同、清單、臨時(shí)通知類作業(yè)指導(dǎo)書）、作業(yè)指導(dǎo)書表格格式、質(zhì)量記錄表格格式的有效性控制。文控中心負(fù)責(zé)管理質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書（不包括計(jì)劃、合同、清單類作業(yè)指導(dǎo)書）、作業(yè)指導(dǎo)書表格格式、質(zhì)量記錄表格格式的有效性控制。5.3.4計(jì)劃、合同、清單、臨時(shí)通知類作業(yè)指導(dǎo)書的有效性控制計(jì)劃、合同、清單、臨時(shí)通知類作業(yè)指導(dǎo)書經(jīng)授權(quán)人審批后生效。5.3.5外來文件的有效性控制1）外來文件包括國際、國家、部級(jí)、行業(yè)、地方的標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)和客戶提供的文件等，由文控中心文件管理員填寫《外來文件登記表》。對(duì)國際、國家、部級(jí)、行業(yè)、地方的標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)等外來文件，由文件管理員加在背面上蓋藍(lán)色“正本”印章，由管理者代表批準(zhǔn)采用。2）文件控制中心文件管理員對(duì)有更新要求的外來文件應(yīng)及時(shí)跟蹤并獲取、更新和發(fā)放最新版本外來文件，確保公司使用的外來文件為最新有效版本。3）客戶首次提供的文件，如產(chǎn)品規(guī)格書、產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等，業(yè)務(wù)員應(yīng)提交研發(fā)部，研發(fā)部對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)，確?？蛻粢蟮玫匠浞肿R(shí)別，并轉(zhuǎn)換文件。當(dāng)客戶文件變更時(shí)，業(yè)務(wù)員需將變更后的最新文件提交研發(fā)部，并指出變更的內(nèi)容。研發(fā)部對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)，確?？蛻粢蟮玫匠浞肿R(shí)別，同時(shí)修訂相應(yīng)的文件。研發(fā)部確認(rèn)之后的客戶文件和轉(zhuǎn)換成的文件以及修改后的文件，提交文控中心，受控后生效。5.4文件的發(fā)放5.4.1質(zhì)量手冊(cè)、程序文件和工作文件和記錄表格的發(fā)放1）紙檔的發(fā)放：質(zhì)量手冊(cè)、程序文件和工作文件的發(fā)放由文件管理員根據(jù)公司的具體情況制定《文件控制分發(fā)記錄表》，在文件正面加蓋紅色“受控文件”印章并給出分發(fā)號(hào)發(fā)放，同時(shí)，讓接收人在《文件控制分發(fā)記錄表》上簽字。2）電子檔文件的發(fā)放：質(zhì)量手冊(cè)、程序文件和工作文件和記錄表格在發(fā)放紙檔文件的同時(shí)發(fā)放電子檔，除記錄表格以外的文件需要以PDF檔發(fā)出，PDF檔中應(yīng)有受控文件的標(biāo)識(shí)，加密并有管理者代表的電子簽名。文件管理員以郵件形式發(fā)出，郵件的內(nèi)容應(yīng)注明變更的內(nèi)容，如是首次發(fā)行則注明“首次發(fā)行”，文件接受人發(fā)出回執(zhí)單，以確認(rèn)接收人已接收到文件。5.4.2計(jì)劃、合同、清單、臨時(shí)通知類作業(yè)指導(dǎo)書的發(fā)放計(jì)劃、合同、清單、臨時(shí)通知類作業(yè)指導(dǎo)書由編制部門對(duì)原件進(jìn)行復(fù)印，發(fā)放到相關(guān)部門，由收件部門在原件上簽字。5.4.3外來文件的發(fā)放外來文件由文件管理員加蓋紅色“正本”印章，根據(jù)實(shí)際需要發(fā)放。5.4.4文件的回收文件管理員在分發(fā)新文件的同時(shí)，應(yīng)確保所有舊檔文件都被及時(shí)收回，同時(shí)，讓回收人在《文件控制分發(fā)記錄表》，文件管理員對(duì)舊檔加蓋“作廢”章。文件的使用部門的舊檔電子檔文件應(yīng)做好標(biāo)識(shí)，必要時(shí)刪除。需用于現(xiàn)場(chǎng)的文件，使用部門應(yīng)確保文件的有效性，無效舊版的文件應(yīng)及時(shí)上交文控中心，同時(shí)申請(qǐng)有效最新版的文件，文件管理員實(shí)時(shí)檢查監(jiān)督。5.5文件的保管和借閱5.5.1文件正本由公司文件管理員負(fù)責(zé)統(tǒng)一歸檔保管。各部門體系文件副本的由各部門主管或持有人負(fù)責(zé)保管。5.5.2計(jì)劃、合同、清單、臨時(shí)通知類作業(yè)指導(dǎo)書原件由編制部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一歸檔保管，副本由各部門主管或持有人負(fù)責(zé)保管。5.5.3外來文件原件由文件管理員負(fù)責(zé)統(tǒng)一歸檔保管，受控副本由持有人保管。5.5.4如公司內(nèi)部員工需要暫時(shí)借閱某種質(zhì)量管理體系文件，應(yīng)到文件管理員處或相關(guān)部門辦理借閱和歸還手續(xù)。5.6文件的更新5.6.1在公司管理體系運(yùn)作過程中，各種因素均導(dǎo)致管理體系文件的更新，其更新的原因、內(nèi)容由申請(qǐng)更新相關(guān)部門在文件修改登記表上寫明，經(jīng)原審批部門批準(zhǔn)后，由文件管理員進(jìn)行更新。5.6.2文件的更改一般應(yīng)更改版次號(hào)。如果只是進(jìn)行個(gè)別字句的更改，則不用更改版次號(hào)，記錄于文件修訂記錄頁上。5.6.3《質(zhì)量管理手冊(cè)》的更改一般只更改版次號(hào)，不更改手冊(cè)版本，當(dāng)版次更改4次后，應(yīng)變更版本號(hào)，當(dāng)《質(zhì)量管理手冊(cè)》的內(nèi)容有重大變化時(shí)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)版本更新重發(fā)，應(yīng)更改版本/版次號(hào)。5.6.4文件管理員接到經(jīng)批準(zhǔn)的《文件申請(qǐng)單》后，應(yīng)更新受控原版并按規(guī)定升版，復(fù)印更新的文件并加蓋紅色“受控文件”印章后，發(fā)放同時(shí)收回作廢文件。作廢文件在紙檔正面加蓋紅色作廢章。5.6.5文件的非受控副本不受文件更新的控制5.6.6對(duì)質(zhì)量管理體系進(jìn)行的任何變更，應(yīng)通知原認(rèn)可該質(zhì)量體系的認(rèn)證機(jī)構(gòu)。5.7.電子文件管理5.7.1網(wǎng)絡(luò)工程師為各部門設(shè)置對(duì)各文件夾的讀寫權(quán)限。部門職員對(duì)各文件夾權(quán)限進(jìn)行限制，原則上各部門職員不具有對(duì)其它部門文件夾的訪問權(quán)限。非本部門職員確需對(duì)其它部門電子文檔具有讀或者修改權(quán)限，需填寫申請(qǐng)表，由部門經(jīng)理批準(zhǔn)，如需修改則按文件申請(qǐng)流程，受控分發(fā)執(zhí)行。可以對(duì)內(nèi)公開的各類文件，由文控文件管理員將文件電子版副本放在指定文件夾，對(duì)內(nèi)公開。5.7.2文控文件管理員每月對(duì)受控文件電子版進(jìn)行備份，對(duì)于在服務(wù)器上各部門文件夾中所有電子文檔進(jìn)行由網(wǎng)絡(luò)工程師根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行備份，并對(duì)備份數(shù)據(jù)標(biāo)注日期并存檔。5.7.3當(dāng)服務(wù)器出現(xiàn)故障，或數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)故障，或電子文檔損壞，可及時(shí)對(duì)存檔的電子數(shù)據(jù)根據(jù)最近日期進(jìn)行恢復(fù)的操作。5.7.4對(duì)整個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中殺毒軟件及時(shí)升級(jí)，升級(jí)后及時(shí)對(duì)整個(gè)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行殺毒處理。5.7.5文件管理員在制作PDF檔文件時(shí)應(yīng)加上受控文件的標(biāo)識(shí)并對(duì)文件進(jìn)行加密，同時(shí)加上管理者代表的電子簽名。當(dāng)電子檔文件與紙檔文件不相符時(shí)，以手寫簽名并加蓋“正本”章的紙檔文件為準(zhǔn)。當(dāng)文件修改受控時(shí)，電子檔文件也必須同時(shí)修改。5.8文件廢棄有必要（法律效用或積累知識(shí)）保留的已作廢文件原版，由文件管理員統(tǒng)一保管，其上應(yīng)加蓋“作廢”印章，并在《文件、記錄銷毀一覽表》上登記，保存期限應(yīng)不少于5年。5.9記錄的歸檔保管所有關(guān)于記錄由相關(guān)部門的統(tǒng)計(jì)員按照《記錄控制程序》歸檔保管。5.10文件有效性的識(shí)別1）文控中心保