公司檔案管理制度

第第十八頁(yè)公司檔案管理制度第一章目的第一條規(guī)范檔案管理，確保檔案收集、整理、保存、利用、銷毀的全程受控。第二章適用范圍第二條適用于公司各類檔案工作的管理。第三章職責(zé)第三條公司各部門：負(fù)責(zé)本部門需歸檔資料的收集、整理、歸檔和移交等工作。第四條公司檔案管理部門：負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管和利用等工作；負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)各部門檔案管理工作。第四章基本要求第五條公司在經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的檔案從形式上分為文書檔案和聲像實(shí)物檔案，從檔案內(nèi)容上可分為文書檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案等。第六條文書檔案、聲像實(shí)物檔案的管理執(zhí)行《檔案管理辦法》。各專業(yè)檔案如人事檔案、會(huì)計(jì)檔案等的具體管理，執(zhí)行《人事檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》。第七條人員要求（一）公司應(yīng)明確一位主管領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作。（二）公司檔案管理部門應(yīng)明確一位部門總監(jiān)主管檔案工作。（三）公司各部門應(yīng)明確1名總監(jiān)級(jí)（含）以上人員負(fù)責(zé)本部門的檔案工作。（四）公司專職檔案管理員編制2人，各部門（兼）職檔案管理員至少為1人。檔案管理員應(yīng)由熟悉業(yè)務(wù)、責(zé)任心強(qiáng)、出勤率高并且嚴(yán)守秘密的人員擔(dān)任。如出現(xiàn)檔案管理員工作調(diào)動(dòng)情況（包括非臨時(shí)性離崗），在檔案管理員離崗之前，檔案管理部門要對(duì)其負(fù)責(zé)管理的檔案逐檔進(jìn)行檢查和核對(duì)，檢查情況記錄存檔，由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)無(wú)誤，與接崗人員辦理工作交接手續(xù)后才能離崗。檔案管理員臨時(shí)離崗的，檔案管理部門應(yīng)另行指定其他人員頂崗，記錄頂崗時(shí)間和有關(guān)情況。頂崗人員應(yīng)相對(duì)固定。第五章檔案管理原則第八條堅(jiān)持檔案全宗集中統(tǒng)一管理原則，推行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。第九條檔案的整理應(yīng)堅(jiān)持便于保管、利用的原則，簡(jiǎn)化整理程序，強(qiáng)化檢索利用功能。要結(jié)合工作實(shí)踐不斷改進(jìn)和完善整理程序，達(dá)到便于保管、利用的目的。第十條公司在經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中形成的各種工作成果的電子版本，具體經(jīng)辦人員應(yīng)及時(shí)備份。第六章檔案的收集第十一條各部門應(yīng)及時(shí)收集本部門本檔案年度的文件材料。第十二條凡是反映公司各項(xiàng)工作，具有查考利用價(jià)值的文件材料均屬于歸檔范圍，包括：（一）公司的文件材料1）黨委會(huì)、司務(wù)會(huì)、辦公會(huì)等會(huì)議材料，包括會(huì)議記錄、討論材料、會(huì)議紀(jì)要；2）各類重要會(huì)議的文件材料；3）印發(fā)（包括轉(zhuǎn)發(fā)及與其他單位聯(lián)合印發(fā)）的各種正式文件及其簽發(fā)稿、重要修改稿；4）本單位的工作規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、年報(bào)等文件材料；5）與有關(guān)單位（個(gè)人）簽訂的各類合同、協(xié)議；6）領(lǐng)導(dǎo)的重要講話、致辭、新聞發(fā)言稿以及工作中形成的重要信件；7）公司的各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析材料；8）各部門在工作中形成的文件材料；9）各部門在工作中形成的簽報(bào)、報(bào)告等材料；10）大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革、出版刊物樣本等材料；11）工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)資料、可行性研究報(bào)告、竣工驗(yàn)收資料等材料；12）對(duì)員工的任命、獎(jiǎng)懲、處罰、審計(jì)的文件材料；13）對(duì)內(nèi)和對(duì)外發(fā)布的重要信息材料；14）檔案、財(cái)產(chǎn)移交清冊(cè)；15）其他重要的文件材料。（二）非公司的文件材料1）各級(jí)政府部門、企事業(yè)單位與公司的重要往來(lái)函件；2）司法部門對(duì)公司的司法文書材料；3）外部監(jiān)管部門對(duì)公司檢查的結(jié)論性文件材料；4）領(lǐng)導(dǎo)及員工參加外單位會(huì)議帶回需要貫徹落實(shí)的文件材料；5）其他重要的往來(lái)函件。第十三條對(duì)不需歸檔的文件材料，各部門自行保存1-3年后，可報(bào)經(jīng)本部門主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，統(tǒng)一送檔案管理部門集中銷毀。不需歸檔的文件材料包括：1）重份文件；2）內(nèi)部職能部門相互抄送的文件材料；3）無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件；4）未經(jīng)簽發(fā)的文電草稿、一般性文件的歷次修改稿；5）外單位抄送的不需要辦理的文件材料。第七章檔案的整理、立卷和分類第十四條檔案的整理原則（一）以“件”作為整理單位，可以只有1份文件，也可以有數(shù)份文件。(二）確保真實(shí)和完整，其內(nèi)容應(yīng)包括領(lǐng)導(dǎo)簽署意見(jiàn)、主送單位、文件發(fā)文日期、印章以及與該文件有密切聯(lián)系的簽報(bào)（請(qǐng)示）、報(bào)告、相關(guān)背景材料等。第十五條檔案的排序（一）一份文件為一件的：正本（正式文件）在前，定稿（最后確定的原稿）在后。(二）數(shù)份文件為一件的：正本、定稿（主件）在前，其他件（附件）按材料形成時(shí)間的先后順序從后往前依次排列在后（越早形成的材料排列越后）。（三）轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件的：轉(zhuǎn)發(fā)通知在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文件在后。（四）會(huì)議文件：按會(huì)議通知、會(huì)議正式印發(fā)文件、會(huì)議討論文件依次排序。（五）案件類文件：一案一卷或數(shù)卷。結(jié)論性文件在前，其他文件按材料形成時(shí)間的先后順序從后往前依次排列在后。（六）工程項(xiàng)目類文件：一個(gè)項(xiàng)目一卷或數(shù)卷?？⒐を?yàn)收文件在前，其他文件按材料形成時(shí)間的先后順序從后往前依次排列在后。（七）房屋銷售合同類文件：，一條街道一卷或數(shù)卷，按區(qū)域、街道、房號(hào)先后順序從小到大依次排列在后。（八）房屋租賃合同類文件：一條街道一卷或數(shù)卷，按區(qū)域、街道、房號(hào)先后順序從小到大依次排列在后。第十六條檔案的頁(yè)號(hào)編寫卷內(nèi)文件排序后，用鉛筆填寫阿拉伯?dāng)?shù)字在文件右下角按順序編寫頁(yè)號(hào)。雙面印刷的作為兩頁(yè)編寫頁(yè)號(hào)，翻面的頁(yè)號(hào)寫在左下角。第十七條跨年度跨部門檔案的立卷處理（一）請(qǐng)示、批復(fù)放在復(fù)文年立卷，沒(méi)有復(fù)文的放在請(qǐng)示年立卷；請(qǐng)示與批復(fù)相隔時(shí)間較長(zhǎng)的，也可歸入各自形成年度，但要在目錄備注中注明。（二）計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等歸在形成年度立卷。（三）會(huì)議文件歸入會(huì)議開幕的年度立卷。（四）案件類文件于結(jié)案年立卷。（五）跨部門（會(huì)簽）的文件按主辦部門立卷。第十八條檔案的分類和保存期限的確定（一）按照年度——機(jī)構(gòu)——保管期限的方法進(jìn)行分類。各部門應(yīng)參照附件《歸檔文件保存期限表》對(duì)收集的檔案劃定保存期限。（二）凡是記錄公司主要職能的確立或變化、體制改革、主體業(yè)務(wù)的創(chuàng)始或終結(jié)，反映公司整體業(yè)務(wù)發(fā)展和基本歷史面貌，對(duì)公司發(fā)展具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)定為永久檔案。（三）凡是記錄公司主要職能活動(dòng)和主體業(yè)務(wù)的經(jīng)營(yíng)管理和發(fā)展變化，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司經(jīng)營(yíng)管理具有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)定為15年期檔案。（四）凡是記錄常規(guī)性工作的檔案，應(yīng)定為5年期檔案。（五）對(duì)未被列入《歸檔文件保存期限表》的其他檔案和今后開辦新業(yè)務(wù)、開展新工作所產(chǎn)生的檔案，比照《歸檔文件保存期限表》相應(yīng)內(nèi)容劃定其保存期限。第八章檔案檔號(hào)、目錄的編制和裝盒第十九條檔案依類別和時(shí)間順序逐件編制檔號(hào)，即在文件首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章的基本項(xiàng)有：全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)等項(xiàng)，可視需要增加機(jī)構(gòu)、頁(yè)數(shù)、盒號(hào)等項(xiàng)目。（一）全宗號(hào)：以公司全稱代全宗號(hào)。（二）年度：文件形成年度。以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年。（三）機(jī)構(gòu)：各部門名稱（可用規(guī)范化簡(jiǎn)稱或按機(jī)構(gòu)排列代碼表示）。（四）保管期限：歸檔文件保管期限，即永久、15年期、5年期。（五）件號(hào)：文件的排列順序號(hào)。在同一年度、同一保管期限內(nèi)，按文件排列順序從“1”開始標(biāo)注。（六）盒號(hào)：檔案盒的排列順序號(hào)。在同一年度、同一保管期限內(nèi)，按檔案盒排列的順序從“1”開始標(biāo)注。第二十條檔案應(yīng)按盒內(nèi)件號(hào)順序編制《檔案目錄表》?！稒n案目錄表》應(yīng)設(shè)置件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題目、日期、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)。來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。來(lái)文與復(fù)文不在一起的，可在備注中注明與本文件有聯(lián)系的文件的檔號(hào)。與聲像實(shí)物檔案及人事、會(huì)計(jì)專業(yè)性檔案有關(guān)的，應(yīng)在《檔案目錄表》備注中注明與本檔案有聯(lián)系的檔案檔號(hào)。（一）件號(hào)：每份文件的序號(hào)。（二）責(zé)任者：制發(fā)文件的機(jī)構(gòu)或個(gè)人。（三）文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)。（四）題目：文件標(biāo)題。沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加“[]”號(hào)。（五）日期：文件的成文日期，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。（六）頁(yè)數(shù)：文件的頁(yè)數(shù)。（七）備注：注釋文件需要說(shuō)明的情況。第二十一條檔案目錄應(yīng)采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙裝訂成冊(cè)，并編制檔案目錄封面。檔案目錄封面應(yīng)設(shè)置全宗名稱（即立檔單位的名稱）、年度、機(jī)構(gòu)、保管期限等項(xiàng)目。第二十二條裝盒（一）檔案應(yīng)依件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊。檔案盒應(yīng)采用無(wú)酸紙制作，其外形尺寸不小于310mm*220mm，盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm、30mm、40mm等。檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱、檔案類別。盒脊設(shè)全宗號(hào)、機(jī)構(gòu)名稱、期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等項(xiàng)。（二）檔案應(yīng)編制《備考表》置于盒內(nèi)文件之后。《備考表》內(nèi)容包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢查人和日期等項(xiàng)目。1)盒內(nèi)文件情況說(shuō)明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出等情況。2)整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。3)檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件質(zhì)量的人員姓名。4)日期：歸檔文件整理完畢的日期。第九章檔案移交和入庫(kù)第二十三條各部門每年3月底前根據(jù)將整理好的檔案連同檔案目錄表，報(bào)部門負(fù)責(zé)人審核后向檔案管理部門移交。第二十四條移交時(shí)，檔案管理部門檔案管理員要對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)，檢查檔案是否按照各類檔案的管理辦法進(jìn)行整理、立卷，檔案是否完整等。第二十五條檔案管理部門檔案管理負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)移交檔案進(jìn)行復(fù)核。核對(duì)無(wú)誤后由檔案管理員與各部門負(fù)責(zé)移交檔案人員在《檔案移交清單》上簽字，雙方各持一份，一份存檔。第二十六條若發(fā)現(xiàn)有誤，由檔案管理部門檔案管理員退回原部門進(jìn)行重新整理。第二十七條檔案入庫(kù)。檔案管理部門檔案管理員將接收的檔案入庫(kù)保存。第十章編制檢索工具第二十八檔案管理部門檔案管理員對(duì)入庫(kù)的檔案按照各類檔案管理辦法的要求編制目錄索引，注明相應(yīng)出處，作為檔案查找或提供檔案信息檢索工具。第十一章檔案的日常管理第二十九條檔案庫(kù)房管理（一）檔案庫(kù)房室溫應(yīng)控制在攝氏14-24℃，相對(duì)濕度應(yīng)控制在50-60%。庫(kù)房應(yīng)安設(shè)溫濕度記錄儀表，庫(kù)房管理員每天應(yīng)根據(jù)溫濕度變化情況，及時(shí)進(jìn)行溫濕度調(diào)節(jié)。（二）檔案保管、閱覽地點(diǎn)應(yīng)該分開，庫(kù)房面積要滿足需要，有一定余地。（三）檔案庫(kù)房應(yīng)配備足夠數(shù)量的鐵質(zhì)柜、架，各類檔案分區(qū)或分柜保管，有示意圖。檔案柜、架上對(duì)分類保存的檔案應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，以利檢索。（四）檔案庫(kù)房應(yīng)配備復(fù)印機(jī)、計(jì)算機(jī)等設(shè)備。（五）檔案庫(kù)房（區(qū)）應(yīng)安裝防火、防盜檢測(cè)及報(bào)警裝置。必須配備適合檔案庫(kù)房使用的消防器材。（六）檔案庫(kù)房管理員負(fù)責(zé)庫(kù)房的日常清潔衛(wèi)生，并每季度采取1次殺蟲防蟲措施。（七）檔案庫(kù)房的人工照明光源應(yīng)采用白熾燈，如采用熒光燈，應(yīng)對(duì)紫外線進(jìn)行過(guò)濾。檔案庫(kù)房不宜采用自然光源，如有外窗，應(yīng)有窗簾遮陽(yáng)。（八）檔案庫(kù)房管理員每天至少檢查一次庫(kù)房環(huán)境狀況，每季至少檢查2次檔案保管狀況，并做好檢查記錄。發(fā)現(xiàn)蟲霉及檔案質(zhì)變等問(wèn)題要及時(shí)向檔案管理負(fù)責(zé)人匯報(bào)，并采取有效措施及時(shí)解決。第三十條檔案的調(diào)閱（查閱、借閱或提取，下同）和復(fù)制管理（一）調(diào)閱公司檔案資料，由調(diào)閱人填寫《檔案調(diào)閱單》，并經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人簽字同意后方可調(diào)閱。（二）公司保管的檔案屬內(nèi)部檔案，原則上不對(duì)系統(tǒng)以外提供利用。確需提供利用時(shí)，調(diào)閱單位人員須有本單位正式公函或持單位介紹信和本人身份證明，注明調(diào)閱范圍、用途、調(diào)閱人姓名（單位）等，并明確保密義務(wù)及調(diào)閱時(shí)限，由檔案涉及部門的負(fù)責(zé)人簽批后，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人或公司領(lǐng)導(dǎo)簽批同意方可調(diào)閱。（三）進(jìn)行檔案調(diào)閱時(shí)，檔案管理部門檔案管理員應(yīng)按《檔案調(diào)閱單》所列內(nèi)容查找后提供調(diào)閱人使用并在《調(diào)閱檔案登記簿》中進(jìn)行登記。調(diào)閱人不得超范圍查閱。（四）調(diào)閱檔案如需復(fù)制，必須在《檔案調(diào)閱單》上注明，履行前述簽批手續(xù)。絕密檔案資料、密碼電報(bào)及發(fā)文單位規(guī)定不準(zhǔn)復(fù)制的資料，一律不得復(fù)制。其他保密檔案確需復(fù)制時(shí)，須請(qǐng)示原定密單位批準(zhǔn)同意后方可復(fù)制。檔案資料復(fù)制一律由檔案管理人員操作，調(diào)閱人員不得自行復(fù)制。（五）檔案資料借閱期限一般不得超過(guò)3天。如需長(zhǎng)借或延長(zhǎng)借閱時(shí)間應(yīng)在《檔案調(diào)閱單》上注明時(shí)間，并辦理相關(guān)簽批手續(xù)。檔案一般應(yīng)在檔案室內(nèi)閱看。確需外借，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（六）調(diào)閱人必須妥善保管調(diào)閱的檔案資料并保守國(guó)家秘密和公司商業(yè)秘密。不得將檔案遺失、拆散、翻印、勾畫、損壞、涂改、加注、剪貼、抽張、挖頁(yè)。第三十一條檔案的鑒定和銷毀管理（一）檔案的保存期限。檔案的保存期限分為永久、定期兩種。定期分為5年和15年。各類檔案的保存期限須予以明確規(guī)定。（二）檔案鑒定。檔案管理部門要每年對(duì)已超過(guò)保存期限的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作在檔案管理部門負(fù)責(zé)人的主持下，由檔案管理部門和檔案涉及部門組成鑒定小組進(jìn)行。（三）檔案銷毀。鑒定工作結(jié)束后，由鑒定小組提出檔案存、毀書面意見(jiàn)。對(duì)超過(guò)保存期限確無(wú)保存價(jià)值的，登記造冊(cè)報(bào)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)進(jìn)行銷毀。檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指派2人現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)銷，監(jiān)銷人要對(duì)銷毀檔案類別、名稱、數(shù)量、歸檔時(shí)間、保管期限等內(nèi)容做好記錄并簽字，該記錄永久保存。（四）指導(dǎo)、檢查。公司檔案管理部門應(yīng)對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。附件：附件一：《檔案移交清單》附件二：《檔案目錄檢索表》附件三：《檔案目錄表》附件四：《備考表》附件五：《歸檔章示例》附件六：《檔案調(diào)閱單》附件七：《調(diào)閱檔案登記簿》附件一：檔案移交清單移交部門：接收部門：序號(hào)文號(hào)文件題目份數(shù)每份頁(yè)數(shù)共計(jì)頁(yè)數(shù)備注移交人：接收人：監(jiān)交人：時(shí)間：年月日附件二：檔案目錄檢索表年度：盒號(hào)件號(hào)部門責(zé)任人文號(hào)題目日期頁(yè)數(shù)備注附件三：檔案目錄表（橫排或豎排）期限：盒號(hào)：件號(hào)責(zé)任者文號(hào)題目日期頁(yè)數(shù)備注附件四：備考表盒內(nèi)文件說(shuō)明整理人檢查人歸檔整理完畢日期附件五：歸檔章示例