公司文檔保管管理制度

公司文檔保管管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文檔的保管與管理，確保文檔的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高公司運(yùn)營效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作過程中形成的各類文檔資料的保管與管理。（三）基本原則1.集中管理原則：公司文檔實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的文檔管理部門負(fù)責(zé)文檔的收集、整理、存儲、檢索和利用等工作。2.分類管理原則：根據(jù)文檔的性質(zhì)、用途、來源等因素進(jìn)行分類，便于管理和查找。3.安全保密原則：確保文檔的安全，防止文檔的丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生，對涉及公司機(jī)密的文檔要嚴(yán)格保密。4.方便利用原則：在保證文檔安全保密的前提下，應(yīng)充分考慮文檔的利用需求，提供便捷的檢索和查閱服務(wù)。二、文檔分類與編號（一）文檔分類1.行政類文檔：包括公司規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、行政公文、證照文件等。2.人事類文檔：員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績效考核文件、薪酬福利資料等。3.財(cái)務(wù)類文檔：財(cái)務(wù)報(bào)表、會計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)類文檔：銷售合同、采購合同、項(xiàng)目文檔、客戶資料、市場調(diào)研報(bào)告等。5.技術(shù)類文檔：研發(fā)資料、技術(shù)方案、產(chǎn)品說明書、技術(shù)圖紙等。6.其他類文檔：不屬于以上分類的其他文檔資料。（二）編號規(guī)則1.文檔編號采用“分類代碼+年份+順序號”的格式。2.分類代碼：根據(jù)文檔分類設(shè)置相應(yīng)的代碼，如行政類文檔代碼為“XZ”，人事類文檔代碼為“RS”等。3.年份：用四位數(shù)字表示文檔形成的年份，如“2023”。4.順序號：按照文檔形成的先后順序依次編號，從“001”開始。5.示例：一份2023年形成的行政類文檔，其編號為“XZ2023001”。三、文檔收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文檔的收集工作，確保文檔的及時、完整收集。2.員工在工作過程中形成的各類文檔，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)提交給本部門的文檔收集負(fù)責(zé)人。3.對于外來文件，如政府部門文件、合作單位文件等，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)簽收，并及時傳遞給文檔管理部門進(jìn)行登記和整理。（二）整理要求1.文檔管理部門收到文檔后，應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)對文檔進(jìn)行整理。2.對每份文檔進(jìn)行編號，并填寫文檔目錄登記表，詳細(xì)記錄文檔的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。3.對文檔進(jìn)行分類裝訂，同一類別的文檔應(yīng)按照一定的順序排列，便于查閱和管理。4.對于電子文檔，應(yīng)按照分類建立文件夾，并按照編號規(guī)則命名文件，確保電子文檔與紙質(zhì)文檔的一致性。四、文檔存儲與保管（一）存儲方式1.紙質(zhì)文檔應(yīng)存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲等功能。2.電子文檔應(yīng)存儲在公司的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.公司文檔的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的文檔包括公司章程、股東會議記錄、年度財(cái)務(wù)報(bào)告等重要文件。3.長期保管的文檔期限一般為10年以上，包括重要的合同協(xié)議、人事檔案等。4.短期保管的文檔期限一般為110年，包括一般性的行政文件、業(yè)務(wù)資料等。5.具體文檔的保管期限參照國家相關(guān)法律法規(guī)和公司實(shí)際情況確定。（三）保管責(zé)任1.文檔管理部門負(fù)責(zé)文檔的日常保管工作，定期對文檔進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保文檔的安全和完整。2.各部門應(yīng)協(xié)助文檔管理部門做好本部門文檔的保管工作，對本部門形成的文檔負(fù)有直接保管責(zé)任。3.對于涉及公司機(jī)密的文檔，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，并采取加密存儲、限制訪問等措施，確保文檔的保密性。五、文檔檢索與查閱（一）檢索方式1.建立文檔檢索系統(tǒng)，員工可以通過文檔編號、名稱、關(guān)鍵詞等方式進(jìn)行檢索。2.文檔管理部門應(yīng)定期更新文檔目錄登記表，確保檢索信息的準(zhǔn)確性和及時性。（二）查閱流程1.內(nèi)部查閱：公司員工因工作需要查閱文檔時，應(yīng)填寫《文檔查閱申請表》，注明查閱文檔的名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到文檔管理部門查閱。2.外部查閱：因合作、審計(jì)、法律事務(wù)等需要向外部單位提供文檔查閱的，應(yīng)填寫《文檔查閱申請表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由文檔管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.機(jī)密文檔查閱：涉及公司機(jī)密的文檔，查閱人應(yīng)簽署保密協(xié)議，并嚴(yán)格按照公司的保密規(guī)定進(jìn)行查閱和使用。（三）借閱管理1.員工因工作需要借閱文檔時，應(yīng)填寫《文檔借閱申請表》，注明借閱文檔的名稱、編號、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到文檔管理部門辦理借閱手續(xù)。2.文檔借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文檔，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在文檔上涂改、污損、抽取、撤換等，如發(fā)現(xiàn)文檔有損壞或丟失情況，應(yīng)及時向文檔管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、文檔銷毀（一）銷毀條件1.文檔保管期限已滿，且無繼續(xù)保存價值的。2.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，需要銷毀的文檔。3.涉及公司機(jī)密的文檔，在保密期限屆滿后，經(jīng)公司批準(zhǔn)可以銷毀的。（二）銷毀流程1.由文檔管理部門提出文檔銷毀申請，填寫《文檔銷毀申請表》，注明銷毀文檔的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由文檔管理部門會同相關(guān)部門組成銷毀小組，對擬銷毀的文檔進(jìn)行清點(diǎn)和核對。3.銷毀小組采用粉碎、焚燒等方式對文檔進(jìn)行銷毀，并填寫《文檔銷毀記錄》，記錄銷毀文檔的名稱、編號、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息。4.《文檔銷毀申請表》和《文檔銷毀記錄》應(yīng)作為檔案保存[X]年。七、文檔安全與保密（一）安全措施1.加強(qiáng)文檔管理部門的安全防范措施，安裝防盜、防火、防潮、防蟲等設(shè)備，確保文檔存儲環(huán)境的安全。2.對文檔管理部門的工作人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高安全意識，防止因人為疏忽導(dǎo)致文檔丟失、損壞等情況發(fā)生。3.定期對文檔存儲設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。（二）保密措施1.對涉及公司機(jī)密的文檔，應(yīng)嚴(yán)格按照公司的保密制度進(jìn)行管理，明確保密責(zé)任人和保密措施。2.對接觸機(jī)密文檔的人員進(jìn)行保密教育和培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，防止機(jī)密信息泄露。3.在文檔的存儲、傳輸、查閱等過程中，應(yīng)采取加密、限制訪問等技術(shù)手段，確保文檔的保密性。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對文檔保管管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.文檔管理部門應(yīng)定期對各部門的文檔保管情況進(jìn)行檢查，對不符合要求的部門提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）考核機(jī)制1.將文檔保管工作納入員工績效考核體系，對在文檔管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人給予表彰和獎勵。2.對違反文檔保管