印刷費(fèi)用成本管理制度

印刷費(fèi)用成本管理制度總則目的為加強(qiáng)公司印刷費(fèi)用的管理與控制，規(guī)范印刷業(yè)務(wù)流程，降低印刷成本，提高資金使用效益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門因工作需要發(fā)生的各類印刷費(fèi)用支出，包括但不限于文件資料印刷、宣傳冊(cè)印刷、辦公用品印刷等?；驹瓌t1.預(yù)算控制原則：印刷費(fèi)用應(yīng)納入年度預(yù)算管理，嚴(yán)格按照預(yù)算額度執(zhí)行，確保費(fèi)用支出的合理性和可控性。2.成本效益原則：在保證印刷質(zhì)量的前提下，充分考慮成本因素，選擇性價(jià)比高的印刷供應(yīng)商和印刷方式，實(shí)現(xiàn)成本效益最大化。3.規(guī)范流程原則：明確印刷業(yè)務(wù)的申請(qǐng)、審批、采購(gòu)、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)的操作流程，確保各項(xiàng)工作有序進(jìn)行。4.監(jiān)督考核原則：加強(qiáng)對(duì)印刷費(fèi)用的監(jiān)督檢查，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理，并將印刷費(fèi)用控制情況納入部門和個(gè)人績(jī)效考核體系。職責(zé)分工需求部門1.負(fù)責(zé)根據(jù)工作需要提出印刷申請(qǐng)，詳細(xì)填寫印刷申請(qǐng)表，注明印刷內(nèi)容、數(shù)量、規(guī)格、用途等信息。2.對(duì)印刷品的質(zhì)量負(fù)責(zé)，在印刷過(guò)程中及時(shí)與供應(yīng)商溝通，確保印刷品符合要求。3.協(xié)助采購(gòu)部門進(jìn)行供應(yīng)商選擇和價(jià)格談判。采購(gòu)部門1.負(fù)責(zé)印刷供應(yīng)商的開發(fā)、篩選、評(píng)估和管理，建立供應(yīng)商檔案。2.根據(jù)需求部門的申請(qǐng)，組織進(jìn)行印刷業(yè)務(wù)的詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)工作，選擇合適的供應(yīng)商，并簽訂印刷合同。3.負(fù)責(zé)跟蹤印刷合同的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決印刷過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核印刷費(fèi)用的預(yù)算、申請(qǐng)、報(bào)銷等單據(jù)，確保費(fèi)用支出的合法性、合規(guī)性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)印刷費(fèi)用進(jìn)行核算和分析，定期提供費(fèi)用報(bào)表，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。3.監(jiān)督印刷費(fèi)用的使用情況，對(duì)超預(yù)算支出進(jìn)行預(yù)警和控制。審批部門1.根據(jù)公司授權(quán)，對(duì)印刷費(fèi)用申請(qǐng)進(jìn)行審批，確保申請(qǐng)事項(xiàng)符合公司規(guī)定和業(yè)務(wù)需求。2.對(duì)重大印刷項(xiàng)目進(jìn)行集體決策，評(píng)估項(xiàng)目的必要性和可行性。印刷申請(qǐng)與審批申請(qǐng)流程1.需求部門填寫印刷申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購(gòu)部門。2.申請(qǐng)表應(yīng)包括以下內(nèi)容：申請(qǐng)部門及申請(qǐng)人；印刷品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等詳細(xì)信息；預(yù)計(jì)印刷費(fèi)用金額；要求完成的時(shí)間節(jié)點(diǎn)。審批流程1.采購(gòu)部門收到印刷申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行初步審核，核實(shí)是否在預(yù)算范圍內(nèi)。2.對(duì)于預(yù)算內(nèi)的申請(qǐng)，采購(gòu)部門提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行費(fèi)用審核。財(cái)務(wù)部門重點(diǎn)審核費(fèi)用的合理性、合規(guī)性以及與預(yù)算的匹配性。3.經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核通過(guò)后，根據(jù)申請(qǐng)金額大小按照以下審批權(quán)限進(jìn)行審批：金額在[X]元以下的，由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審批；金額在[X]元至[X]元之間的，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；金額在[X]元以上的，由總經(jīng)理審批。4.審批通過(guò)后，采購(gòu)部門將印刷申請(qǐng)表返回需求部門，并安排后續(xù)的印刷采購(gòu)工作。印刷供應(yīng)商管理供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門通過(guò)多種渠道收集印刷供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對(duì)收集到的供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，篩選條件包括但不限于：具有合法經(jīng)營(yíng)資質(zhì)，信譽(yù)良好；具備相應(yīng)的印刷設(shè)備和技術(shù)能力，能夠滿足公司印刷需求；價(jià)格合理，服務(wù)質(zhì)量較高；具有良好的售后服務(wù)體系。3.組織對(duì)篩選出的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)規(guī)模、生產(chǎn)流程、質(zhì)量管理等情況，并要求供應(yīng)商提供樣品進(jìn)行質(zhì)量檢測(cè)。4.根據(jù)考察和樣品檢測(cè)結(jié)果，綜合評(píng)估供應(yīng)商的綜合實(shí)力，選擇[X]家左右的供應(yīng)商作為公司的印刷合作單位，并與其簽訂合作協(xié)議。供應(yīng)商評(píng)估與考核1.采購(gòu)部門定期對(duì)印刷供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估與考核，評(píng)估周期為每[季度/半年/年]一次。2.評(píng)估內(nèi)容包括但不限于：印刷質(zhì)量：檢查印刷品的清晰度、色彩準(zhǔn)確性、套印精度等是否符合要求；交貨期：是否按時(shí)交貨，如有延遲交貨情況，延遲天數(shù)及原因；價(jià)格：是否按照合同約定的價(jià)格執(zhí)行，價(jià)格波動(dòng)是否合理；服務(wù)態(tài)度：對(duì)客戶反饋的問(wèn)題是否及時(shí)響應(yīng)和處理；環(huán)保要求：是否符合國(guó)家環(huán)保標(biāo)準(zhǔn)，有無(wú)環(huán)保違規(guī)行為。3.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行打分排名，對(duì)于排名靠后的供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，可考慮終止合作關(guān)系。供應(yīng)商調(diào)整1.如因業(yè)務(wù)發(fā)展需要或供應(yīng)商原因，需調(diào)整印刷供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)按照供應(yīng)商選擇流程重新進(jìn)行篩選和評(píng)估。2.在確定新的供應(yīng)商后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與原供應(yīng)商辦理終止合作手續(xù)，并與新供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議。3.對(duì)于調(diào)整供應(yīng)商可能影響到的印刷業(yè)務(wù)，采購(gòu)部門應(yīng)提前與需求部門溝通協(xié)調(diào)，確保印刷工作的順利進(jìn)行。印刷采購(gòu)與合同管理采購(gòu)流程1.采購(gòu)部門根據(jù)審批通過(guò)的印刷申請(qǐng)表，向選定的供應(yīng)商發(fā)送詢價(jià)單，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。2.收到供應(yīng)商報(bào)價(jià)后，采購(gòu)部門組織進(jìn)行比價(jià)、議價(jià)工作，綜合考慮價(jià)格、質(zhì)量、交貨期等因素，選擇最合適的供應(yīng)商。3.與選定的供應(yīng)商簽訂印刷合同，合同應(yīng)明確以下內(nèi)容：印刷品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求；價(jià)格及付款方式；交貨時(shí)間、地點(diǎn)及運(yùn)輸方式；雙方的權(quán)利和義務(wù)；違約責(zé)任及爭(zhēng)議解決方式等。合同執(zhí)行與跟蹤1.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)跟蹤印刷合同的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量完成印刷任務(wù)。2.如在合同執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題，如質(zhì)量問(wèn)題、交貨延遲等，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并將處理情況及時(shí)反饋給需求部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。3.供應(yīng)商完成印刷任務(wù)后，采購(gòu)部門應(yīng)按照合同約定進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，辦理付款手續(xù)；驗(yàn)收不合格的，應(yīng)要求供應(yīng)商限期整改或重新印刷，直至達(dá)到驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。合同變更與終止1.如因業(yè)務(wù)需求發(fā)生變化或其他原因需要變更印刷合同內(nèi)容，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂合同變更協(xié)議。2.如需終止印刷合同，采購(gòu)部門應(yīng)提前通知供應(yīng)商，并按照合同約定辦理相關(guān)手續(xù)，如結(jié)算款項(xiàng)、清理庫(kù)存等。印刷費(fèi)用報(bào)銷管理報(bào)銷流程1.印刷工作完成后，需求部門應(yīng)及時(shí)整理印刷費(fèi)用相關(guān)資料，包括印刷申請(qǐng)表、印刷合同、發(fā)票、驗(yàn)收單等。2.需求部門將整理好的報(bào)銷資料提交至財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門對(duì)報(bào)銷資料進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括：報(bào)銷單據(jù)是否齊全、真實(shí)、有效；印刷費(fèi)用是否符合預(yù)算和合同約定；發(fā)票開具是否規(guī)范，與印刷業(yè)務(wù)是否相符。3.經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核通過(guò)后，報(bào)銷單據(jù)按照公司費(fèi)用報(bào)銷審批流程進(jìn)行審批。審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門予以報(bào)銷付款。報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)1.印刷費(fèi)用應(yīng)嚴(yán)格按照公司預(yù)算和合同約定執(zhí)行，不得超支。2.對(duì)于不同類型的印刷品，應(yīng)根據(jù)市場(chǎng)行情和公司實(shí)際情況制定合理的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，如文件資料印刷、宣傳冊(cè)印刷等的單價(jià)上限。3.如因特殊原因需要超出報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)的，應(yīng)提前向財(cái)務(wù)部門說(shuō)明情況，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意。報(bào)銷注意事項(xiàng)1.報(bào)銷發(fā)票應(yīng)真實(shí)、合法、有效，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與印刷業(yè)務(wù)相符，不得虛開發(fā)票。2.報(bào)銷單據(jù)應(yīng)填寫完整、清晰，不得涂改。如有涂改，應(yīng)加蓋涂改章或重新開具。3.對(duì)于多次印刷的業(yè)務(wù)，應(yīng)按照實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用進(jìn)行報(bào)銷，不得合并報(bào)銷或重復(fù)報(bào)銷。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)印刷費(fèi)用進(jìn)行審計(jì)，檢查印刷費(fèi)用的支出是否符合本制度規(guī)定，是否存在違規(guī)行為。2.審計(jì)內(nèi)容包括但不限于：印刷申請(qǐng)的真實(shí)性、合理性；供應(yīng)商選擇和采購(gòu)流程的合規(guī)性；印刷合同的簽訂和執(zhí)行情況；印刷費(fèi)用報(bào)銷的準(zhǔn)確性和合法性。3.對(duì)于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。財(cái)務(wù)監(jiān)督1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)印刷費(fèi)用進(jìn)行日常監(jiān)督，定期檢查印刷費(fèi)用的預(yù)算執(zhí)行情況，對(duì)超預(yù)算支出進(jìn)行預(yù)警和控制。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)印刷費(fèi)用報(bào)銷單據(jù)的審核，確保費(fèi)用支出的真實(shí)性、合規(guī)性和準(zhǔn)確性。3.如發(fā)現(xiàn)印刷費(fèi)用存在異常情況，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通核實(shí)，并向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告?？己伺c獎(jiǎng)懲1.將印刷費(fèi)用控制情況納入部門和個(gè)人績(jī)效考核體系，對(duì)印刷費(fèi)用控制較好的部門和個(gè)人給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)超支嚴(yán)重的部門和個(gè)人進(jìn)行懲罰。2.考核指標(biāo)包括印刷費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行率、印刷成本節(jié)約率等。具體考核辦法由人力資源部門另行制定。3.對(duì)于在印刷費(fèi)用管理工