大學(xué)采購合同管理制度

大學(xué)采購合同管理制度一、總則（一）目的為加強大學(xué)采購合同管理，規(guī)范采購行為，維護(hù)學(xué)校合法權(quán)益，提高采購效益，根據(jù)國家法律法規(guī)及學(xué)校相關(guān)規(guī)定，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于大學(xué)各部門、各單位在教學(xué)、科研、行政等活動中簽訂的各類采購合同。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：采購合同的簽訂、履行、變更、終止等應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和學(xué)校規(guī)章制度。2.公平公正原則：合同雙方應(yīng)遵循公平、公正的原則，明確各自的權(quán)利和義務(wù)，保障雙方合法權(quán)益。3.誠實守信原則：合同雙方應(yīng)誠實守信，全面履行合同約定的義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。4.效益優(yōu)先原則：采購合同的簽訂和執(zhí)行應(yīng)注重提高資金使用效益，確保采購項目質(zhì)量。二、采購合同管理職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)采購項目的策劃、組織和實施，按照規(guī)定的采購方式和程序進(jìn)行采購活動。2.會同相關(guān)部門制定采購合同文本，明確合同條款和雙方權(quán)利義務(wù)。3.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，起草采購合同，并提交學(xué)校相關(guān)部門審核。4.負(fù)責(zé)采購合同的簽訂、履行、變更、終止等日常管理工作，協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。5.定期對采購合同執(zhí)行情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析，向?qū)W校相關(guān)部門報告采購合同管理工作情況。（二）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核采購合同的資金預(yù)算和支付條款，確保采購資金的合理使用和支付安全。2.按照合同約定和財務(wù)管理制度辦理采購款項的支付手續(xù)。3.對采購合同執(zhí)行情況進(jìn)行財務(wù)監(jiān)督，定期與采購部門核對賬目，確保資金使用合規(guī)。（三）法務(wù)部門1.負(fù)責(zé)對采購合同文本進(jìn)行合法性審查，提出法律意見和建議。2.參與采購合同糾紛的處理，提供法律咨詢和法律援助。3.協(xié)助學(xué)校相關(guān)部門開展合同法律風(fēng)險防范培訓(xùn)和宣傳工作。（四）使用部門1.負(fù)責(zé)提出采購需求，參與采購項目的技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等制定工作。2.負(fù)責(zé)對采購合同標(biāo)的物的驗收工作，確保所購物品或服務(wù)符合合同要求。3.配合采購部門做好采購合同的履行工作，及時反饋合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。（五）審計部門1.負(fù)責(zé)對采購合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查合同執(zhí)行的真實性、合法性和效益性。2.對采購合同執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)問題提出審計意見和建議，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。三、采購合同簽訂管理（一）合同文本起草1.采購部門應(yīng)根據(jù)采購項目的特點和要求，會同相關(guān)部門起草采購合同文本。合同文本應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容：合同雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式；采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；合同價格及付款方式；交貨時間、地點及驗收方式；雙方的權(quán)利和義務(wù)；違約責(zé)任；爭議解決方式等。2.合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，條款應(yīng)明確、具體、完整，避免模糊不清或歧義性表述。（二）合同審核1.采購合同起草完成后，應(yīng)提交學(xué)校相關(guān)部門進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括合同的合法性、合規(guī)性、合理性、完整性等。2.法務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同文本進(jìn)行合法性審查，提出法律意見和建議；財務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同的資金預(yù)算和支付條款進(jìn)行審核；使用部門負(fù)責(zé)對合同標(biāo)的物的技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行審核；審計部門負(fù)責(zé)對合同簽訂、履行等情況進(jìn)行審計監(jiān)督。3.各審核部門應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成審核工作，并出具審核意見。采購部門應(yīng)根據(jù)審核意見對合同文本進(jìn)行修改完善，確保合同符合要求。（三）合同簽訂1.經(jīng)審核通過的采購合同，由學(xué)校法定代表人或其授權(quán)的代理人簽字，并加蓋學(xué)校公章或合同專用章。2.合同簽訂應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，確保合同簽訂過程合法、合規(guī)、公正。合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本分送相關(guān)部門存檔。四、采購合同履行管理（一）合同執(zhí)行跟蹤1.采購部門應(yīng)建立采購合同執(zhí)行跟蹤機(jī)制，及時掌握合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。2.采購部門應(yīng)定期與供應(yīng)商溝通，了解合同履行進(jìn)度，督促供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量履行合同義務(wù)。3.對于合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的重大問題或突發(fā)事件，采購部門應(yīng)及時向?qū)W校相關(guān)部門報告，并采取有效措施進(jìn)行處理。（二）貨物驗收1.使用部門應(yīng)按照合同約定和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對采購貨物進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括貨物的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、性能等。2.驗收合格的，使用部門應(yīng)出具驗收報告；驗收不合格的，使用部門應(yīng)及時通知采購部門，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商解決，如協(xié)商不成，可按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。（三）款項支付1.財務(wù)部門應(yīng)按照合同約定和財務(wù)管理制度辦理采購款項的支付手續(xù)。支付前，財務(wù)部門應(yīng)審核采購合同執(zhí)行情況、驗收報告等相關(guān)資料，確保支付依據(jù)充分、合規(guī)。2.對于不符合合同約定或支付條件的款項，財務(wù)部門有權(quán)拒絕支付，并及時通知采購部門。采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商解決，如協(xié)商不成，可按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。五、采購合同變更與終止管理（一）合同變更1.在采購合同履行過程中，如因特殊原因需要變更合同條款的，合同雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。采購部門應(yīng)及時將合同變更情況通知學(xué)校相關(guān)部門，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）合同終止1.采購合同履行完畢或因不可抗力、政策調(diào)整等原因無法繼續(xù)履行的，合同雙方應(yīng)協(xié)商一致，簽訂書面終止協(xié)議。2.合同終止后，合同雙方應(yīng)按照合同約定和相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，履行各自的義務(wù)，如清理賬目、返還財物、辦理結(jié)算等。采購部門應(yīng)及時將合同終止情況通知學(xué)校相關(guān)部門，并辦理相關(guān)手續(xù)。六、采購合同檔案管理（一）檔案收集1.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時收集合同文本、招投標(biāo)文件、談判記錄、驗收報告、支付憑證等相關(guān)資料，并整理歸檔。2.檔案資料應(yīng)齊全、完整、真實，能夠反映采購合同的簽訂、履行、變更、終止等全過程。（二）檔案整理1.采購部門應(yīng)按照檔案管理的要求，對收集的檔案資料進(jìn)行分類、編號、裝訂等整理工作，確保檔案資料規(guī)范、有序。2.檔案整理應(yīng)遵循便于查閱、保管的原則，建立健全檔案管理制度，明確檔案管理人員的職責(zé)。（三）檔案保管1.采購合同檔案應(yīng)妥善保管，防止檔案資料丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。檔案保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和學(xué)校相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對于超過保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱采購合同檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.檔案查閱人員應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借檔案資料。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理人員。七、采購合同風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.采購部門應(yīng)定期對采購合同進(jìn)行風(fēng)險識別，分析合同執(zhí)行過程中可能存在的風(fēng)險因素，如供應(yīng)商違約、質(zhì)量問題、價格波動、法律糾紛等。2.風(fēng)險識別應(yīng)采用科學(xué)的方法和工具，如問卷調(diào)查、案例分析、專家咨詢等，確保風(fēng)險識別的準(zhǔn)確性和全面性。（二）風(fēng)險評估1.采購部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險識別結(jié)果，對采購合同風(fēng)險進(jìn)行評估，確定風(fēng)險等級和影響程度。2.風(fēng)險評估應(yīng)綜合考慮風(fēng)險發(fā)生的可能性、影響范圍、損失程度等因素，采用定性與定量相結(jié)合的方法進(jìn)行評估。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.針對不同等級的采購合同風(fēng)險，采購部門應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，如加強供應(yīng)商管理、完善合同條款、建立風(fēng)險預(yù)警機(jī)制、購買保險等。2.風(fēng)險應(yīng)對措施應(yīng)具有針對性、可操作性和有效性，能夠降低風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度，保障采購合同的順利履行。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.學(xué)校相關(guān)部門應(yīng)定期對采購合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同簽訂、履行、變更、終止等情況，以及合同檔案管理、風(fēng)險管理等工作。2.監(jiān)督檢查應(yīng)采用定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的方式進(jìn)行，確保監(jiān)督檢查工作的常態(tài)化和有效性。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。（二）考核評價1.學(xué)校應(yīng)建立采購合同管理考核評價機(jī)制，對采購部門及相關(guān)人員的采購合同管理工作進(jìn)行考核評價?？己嗽u價內(nèi)容包括合同管理工作的規(guī)范性、合同執(zhí)行情況、資金使用效益、風(fēng)險防控能力等。2.考核評價結(jié)