建筑公司公章管理制度VIP

建筑公司公章管理制度總則一、目的為規(guī)范建筑公司公章的使用與管理，確保公章的安全、合法、有效使用，維護(hù)公司的正常運營和合法權(quán)益，特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于建筑公司及其所屬各項目部、分公司、部門等所有使用公章的單位和個人。三、管理原則1.嚴(yán)格審批原則：公章的使用必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，確保使用的合理性和必要性。2.專人負(fù)責(zé)原則：設(shè)立專人負(fù)責(zé)公章的保管、使用和登記等工作，明確責(zé)任，確保公章的安全。3.登記備案原則：對公章的使用情況進(jìn)行詳細(xì)的登記備案，便于追溯和管理。4.安全保密原則：加強(qiáng)對公章的安全保管，防止公章被盜用、冒用或濫用，同時嚴(yán)格保守公章使用的相關(guān)信息。四、公章的種類及用途1.公司公章：用于公司對外正式文件、合同、證明等重要文書的簽署，具有最高的法律效力。2.合同專用章：專門用于公司簽訂各類合同，與合同相關(guān)的事宜均使用合同專用章。3.財務(wù)專用章：主要用于公司財務(wù)相關(guān)的文件、票據(jù)、報表等的簽署，如支票、匯票、財務(wù)報表等。4.法定代表人簽名章：用于法定代表人在特定文件或文書上的簽名，以代表公司的意志。五、公章的刻制、頒發(fā)與變更1.公章的刻制公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章由公司行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)刻制，法定代表人簽名章由法定代表人自行指定刻制單位?？讨乒滦杼顚憽豆驴讨粕暾埍怼?，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由行政部辦理相關(guān)手續(xù)?？讨乒碌膯挝粦?yīng)具備合法的資質(zhì)和信譽，確保公章的質(zhì)量和安全性。2.公章的頒發(fā)公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章頒發(fā)給公司行政部專人保管，法定代表人簽名章頒發(fā)給法定代表人本人或其指定人員保管。頒發(fā)公章時，應(yīng)填寫《公章頒發(fā)登記表》，明確保管人員的姓名、聯(lián)系方式等信息。3.公章的變更如公司名稱、法定代表人等發(fā)生變更，應(yīng)及時辦理公章的變更手續(xù)。辦理公章變更需填寫《公章變更申請表》，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由行政部辦理相關(guān)手續(xù)，包括刻制新公章、注銷舊公章等。公章的保管一、保管人員的職責(zé)1.妥善保管公章，確保公章的安全、完整，防止公章被盜用、冒用或濫用。2.嚴(yán)格按照本制度的規(guī)定使用公章，不得擅自使用公章或允許他人使用公章。3.對公章的使用情況進(jìn)行詳細(xì)的登記，包括使用時間、使用部門、使用事由、使用人等信息。4.定期對公章進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)公章有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時報告公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施。5.未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得將公章帶出公司或借給他人使用。二、保管地點及要求1.公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章應(yīng)存放在公司行政部的保險柜中，保險柜應(yīng)設(shè)置密碼，并定期更換密碼。2.法定代表人簽名章可由法定代表人本人或其指定人員保管，保管地點應(yīng)安全、保密。3.保管公章的地點應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，加強(qiáng)對公章的安全監(jiān)控。三、公章的交接1.公章保管人員因工作調(diào)動、離職等原因需要交接公章時，應(yīng)填寫《公章交接登記表》，明確交接時間、交接人員、交接內(nèi)容等信息。2.交接公章時，應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)或其指定人員在場監(jiān)交，確保公章的安全交接。3.公章交接完畢后，交接雙方應(yīng)在《公章交接登記表》上簽字確認(rèn)。公章的使用一、使用范圍1.公司公章用于公司對外正式文件、合同、證明等重要文書的簽署，如公司營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、工程竣工驗收報告等。2.合同專用章用于公司簽訂各類合同，包括工程承包合同、材料采購合同、勞務(wù)合同等。3.財務(wù)專用章用于公司財務(wù)相關(guān)的文件、票據(jù)、報表等的簽署，如支票、匯票、財務(wù)報表、稅務(wù)報表等。4.法定代表人簽名章用于法定代表人在特定文件或文書上的簽名，以代表公司的意志，如公司章程、股東會決議、董事會決議等。二、使用程序1.申請使用公章的單位或個人應(yīng)填寫《公章使用申請表》，詳細(xì)說明使用公章的事由、使用時間、使用部門、使用人等信息，并附上相關(guān)的文件或資料。2.《公章使用申請表》需經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)、公司總經(jīng)理等相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后，方可提交給公章保管人員。3.公章保管人員收到《公章使用申請表》后，應(yīng)核對申請表中的信息是否完整、準(zhǔn)確，如有疑問應(yīng)及時與申請使用公章的單位或個人溝通確認(rèn)。4.經(jīng)核對無誤后，公章保管人員應(yīng)在《公章使用登記表》中登記使用公章的時間、使用部門、使用事由、使用人等信息，并將公章加蓋在相關(guān)的文件或資料上。5.公章使用完畢后，公章保管人員應(yīng)將《公章使用申請表》和《公章使用登記表》一并歸檔保存，以備查閱。三、特殊情況的處理1.如遇緊急情況需要使用公章，使用單位或個人應(yīng)先電話請示公司領(lǐng)導(dǎo)，并在事后及時補(bǔ)辦《公章使用申請表》和《公章使用登記表》。2.如公章保管人員不在公司，無法及時辦理公章使用手續(xù)，可由公司領(lǐng)導(dǎo)指定專人代為辦理，但事后應(yīng)及時補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。3.如公章使用申請表中涉及的事項需要多個部門共同簽署，應(yīng)先由各部門負(fù)責(zé)人簽署意見，再提交給公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公章的監(jiān)督與檢查一、監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立公章監(jiān)督小組，由公司行政部、財務(wù)部、法務(wù)部等相關(guān)部門組成，負(fù)責(zé)對公章的使用與管理進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.公章監(jiān)督小組定期對公章的保管、使用情況進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時提出整改意見，并督促相關(guān)部門或人員進(jìn)行整改。3.公司員工有權(quán)對公章的使用與管理進(jìn)行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)或公章監(jiān)督小組舉報。二、檢查內(nèi)容1.公章的保管是否符合規(guī)定，是否存放在安全的地方，是否有專人負(fù)責(zé)保管等。2.公章的使用是否符合規(guī)定，是否經(jīng)過審批程序，是否有登記備案等。3.公章的使用是否規(guī)范，是否加蓋在正確的位置，是否與申請使用的事由相符等。4.公章的保管人員是否履行了職責(zé)，是否對公章的使用情況進(jìn)行了詳細(xì)的登記等。三、檢查結(jié)果的處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，公章監(jiān)督小組應(yīng)及時提出整改意見，并督促相關(guān)部門或人員進(jìn)行整改。2.對于違反本制度規(guī)定使用公章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括批評教育、罰款、行政處分等。3.對于因公章使用不當(dāng)給公司造成損失的，公司將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。附則一