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文檔簡介

建筑公司公章管理制度總則一、目的為規(guī)范建筑公司公章的使用與管理,確保公章的安全、合法、有效使用,維護(hù)公司的正常運營和合法權(quán)益,特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于建筑公司及其所屬各項目部、分公司、部門等所有使用公章的單位和個人。三、管理原則1.嚴(yán)格審批原則:公章的使用必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序,確保使用的合理性和必要性。2.專人負(fù)責(zé)原則:設(shè)立專人負(fù)責(zé)公章的保管、使用和登記等工作,明確責(zé)任,確保公章的安全。3.登記備案原則:對公章的使用情況進(jìn)行詳細(xì)的登記備案,便于追溯和管理。4.安全保密原則:加強(qiáng)對公章的安全保管,防止公章被盜用、冒用或濫用,同時嚴(yán)格保守公章使用的相關(guān)信息。四、公章的種類及用途1.公司公章:用于公司對外正式文件、合同、證明等重要文書的簽署,具有最高的法律效力。2.合同專用章:專門用于公司簽訂各類合同,與合同相關(guān)的事宜均使用合同專用章。3.財務(wù)專用章:主要用于公司財務(wù)相關(guān)的文件、票據(jù)、報表等的簽署,如支票、匯票、財務(wù)報表等。4.法定代表人簽名章:用于法定代表人在特定文件或文書上的簽名,以代表公司的意志。五、公章的刻制、頒發(fā)與變更1.公章的刻制公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章由公司行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)刻制,法定代表人簽名章由法定代表人自行指定刻制單位??讨乒滦杼顚憽豆驴讨粕暾埍怼?,經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后,由行政部辦理相關(guān)手續(xù)??讨乒碌膯挝粦?yīng)具備合法的資質(zhì)和信譽,確保公章的質(zhì)量和安全性。2.公章的頒發(fā)公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章頒發(fā)給公司行政部專人保管,法定代表人簽名章頒發(fā)給法定代表人本人或其指定人員保管。頒發(fā)公章時,應(yīng)填寫《公章頒發(fā)登記表》,明確保管人員的姓名、聯(lián)系方式等信息。3.公章的變更如公司名稱、法定代表人等發(fā)生變更,應(yīng)及時辦理公章的變更手續(xù)。辦理公章變更需填寫《公章變更申請表》,經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后,由行政部辦理相關(guān)手續(xù),包括刻制新公章、注銷舊公章等。公章的保管一、保管人員的職責(zé)1.妥善保管公章,確保公章的安全、完整,防止公章被盜用、冒用或濫用。2.嚴(yán)格按照本制度的規(guī)定使用公章,不得擅自使用公章或允許他人使用公章。3.對公章的使用情況進(jìn)行詳細(xì)的登記,包括使用時間、使用部門、使用事由、使用人等信息。4.定期對公章進(jìn)行檢查,如發(fā)現(xiàn)公章有損壞、遺失等情況,應(yīng)及時報告公司領(lǐng)導(dǎo),并采取相應(yīng)的措施。5.未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得將公章帶出公司或借給他人使用。二、保管地點及要求1.公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章應(yīng)存放在公司行政部的保險柜中,保險柜應(yīng)設(shè)置密碼,并定期更換密碼。2.法定代表人簽名章可由法定代表人本人或其指定人員保管,保管地點應(yīng)安全、保密。3.保管公章的地點應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備,加強(qiáng)對公章的安全監(jiān)控。三、公章的交接1.公章保管人員因工作調(diào)動、離職等原因需要交接公章時,應(yīng)填寫《公章交接登記表》,明確交接時間、交接人員、交接內(nèi)容等信息。2.交接公章時,應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)或其指定人員在場監(jiān)交,確保公章的安全交接。3.公章交接完畢后,交接雙方應(yīng)在《公章交接登記表》上簽字確認(rèn)。公章的使用一、使用范圍1.公司公章用于公司對外正式文件、合同、證明等重要文書的簽署,如公司營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、工程竣工驗收報告等。2.合同專用章用于公司簽訂各類合同,包括工程承包合同、材料采購合同、勞務(wù)合同等。3.財務(wù)專用章用于公司財務(wù)相關(guān)的文件、票據(jù)、報表等的簽署,如支票、匯票、財務(wù)報表、稅務(wù)報表等。4.法定代表人簽名章用于法定代表人在特定文件或文書上的簽名,以代表公司的意志,如公司章程、股東會決議、董事會決議等。二、使用程序1.申請使用公章的單位或個人應(yīng)填寫《公章使用申請表》,詳細(xì)說明使用公章的事由、使用時間、使用部門、使用人等信息,并附上相關(guān)的文件或資料。2.《公章使用申請表》需經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)、公司總經(jīng)理等相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后,方可提交給公章保管人員。3.公章保管人員收到《公章使用申請表》后,應(yīng)核對申請表中的信息是否完整、準(zhǔn)確,如有疑問應(yīng)及時與申請使用公章的單位或個人溝通確認(rèn)。4.經(jīng)核對無誤后,公章保管人員應(yīng)在《公章使用登記表》中登記使用公章的時間、使用部門、使用事由、使用人等信息,并將公章加蓋在相關(guān)的文件或資料上。5.公章使用完畢后,公章保管人員應(yīng)將《公章使用申請表》和《公章使用登記表》一并歸檔保存,以備查閱。三、特殊情況的處理1.如遇緊急情況需要使用公章,使用單位或個人應(yīng)先電話請示公司領(lǐng)導(dǎo),并在事后及時補(bǔ)辦《公章使用申請表》和《公章使用登記表》。2.如公章保管人員不在公司,無法及時辦理公章使用手續(xù),可由公司領(lǐng)導(dǎo)指定專人代為辦理,但事后應(yīng)及時補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。3.如公章使用申請表中涉及的事項需要多個部門共同簽署,應(yīng)先由各部門負(fù)責(zé)人簽署意見,再提交給公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公章的監(jiān)督與檢查一、監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立公章監(jiān)督小組,由公司行政部、財務(wù)部、法務(wù)部等相關(guān)部門組成,負(fù)責(zé)對公章的使用與管理進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.公章監(jiān)督小組定期對公章的保管、使用情況進(jìn)行檢查,如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時提出整改意見,并督促相關(guān)部門或人員進(jìn)行整改。3.公司員工有權(quán)對公章的使用與管理進(jìn)行監(jiān)督,如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)或公章監(jiān)督小組舉報。二、檢查內(nèi)容1.公章的保管是否符合規(guī)定,是否存放在安全的地方,是否有專人負(fù)責(zé)保管等。2.公章的使用是否符合規(guī)定,是否經(jīng)過審批程序,是否有登記備案等。3.公章的使用是否規(guī)范,是否加蓋在正確的位置,是否與申請使用的事由相符等。4.公章的保管人員是否履行了職責(zé),是否對公章的使用情況進(jìn)行了詳細(xì)的登記等。三、檢查結(jié)果的處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題,公章監(jiān)督小組應(yīng)及時提出整改意見,并督促相關(guān)部門或人員進(jìn)行整改。2.對于違反本制度規(guī)定使用公章的行為,公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰,包括批評教育、罰款、行政處分等。3.對于因公章使用不當(dāng)給公司造成損失的,公司將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。附則一

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