機(jī)關(guān)文電工作管理制度

機(jī)關(guān)文電工作管理制度總則目的為了加強(qiáng)公司機(jī)關(guān)文電工作的規(guī)范化、制度化建設(shè)，提高文電處理效率和質(zhì)量，確保公司各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司機(jī)關(guān)各部門及所屬各單位的文電處理工作?；驹瓌t1.準(zhǔn)確及時原則：文電處理要準(zhǔn)確無誤，確保傳達(dá)信息的真實(shí)性和完整性，同時要嚴(yán)格按照規(guī)定的時限要求進(jìn)行辦理，不得拖延積壓。2.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，加強(qiáng)文電的保密管理，防止文電內(nèi)容泄露。3.精簡高效原則：簡化文電處理程序，減少不必要的環(huán)節(jié)，提高工作效率，降低行政成本。4.分級負(fù)責(zé)原則：明確各部門在文電處理中的職責(zé)，實(shí)行分級負(fù)責(zé)、歸口管理。文電的分類與編號文電分類1.上級來文：包括黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人的指示、上級機(jī)關(guān)的文件、會議精神等。2.公司發(fā)文：公司制發(fā)的各類文件，如決定、通知、通報(bào)、報(bào)告等。3.內(nèi)部文件：公司機(jī)關(guān)各部門之間及與所屬單位之間交流的文件，如工作簡報(bào)、情況通報(bào)等。4.外來函件：其他單位或個人發(fā)來的信函、傳真等。文電編號1.上級來文編號：由上級機(jī)關(guān)統(tǒng)一編號，公司在收文時予以登記。2.公司發(fā)文編號：采用“公司簡稱+年份+序號”的方式進(jìn)行編號。例如：[公司簡稱]〔20XX〕XX號。3.內(nèi)部文件編號：由各部門自行編號，并報(bào)公司辦公室備案。編號格式為“部門簡稱+年份+序號”。例如：[部門簡稱]〔20XX〕XX號。4.外來函件編號：由公司辦公室統(tǒng)一編號，編號格式為“函+年份+序號”。例如：函〔20XX〕XX號。文電的收發(fā)與傳遞收文1.收文登記：公司辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一接收各類文電，并進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括文電編號、來文單位、來文日期、標(biāo)題、密級、份數(shù)等。2.文件分發(fā)：辦公室根據(jù)文電內(nèi)容和部門職責(zé)，及時將文電分發(fā)給相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)。對于緊急文件，要優(yōu)先處理，確保在規(guī)定時間內(nèi)送達(dá)。3.文件傳閱：需要傳閱的文件，由辦公室按照規(guī)定的傳閱范圍和順序進(jìn)行傳閱。傳閱過程中，要做好登記，確保文件不丟失、不延誤。傳閱完畢后，文件應(yīng)及時退回辦公室。發(fā)文1.擬稿：各部門根據(jù)工作需要起草文件，擬稿人應(yīng)認(rèn)真填寫文件審批表，注明文件標(biāo)題、主送單位、抄送單位、密級、擬稿人等信息。2.審核：文件擬稿完成后，由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容是否符合政策法規(guī)、是否準(zhǔn)確表達(dá)意圖、格式是否規(guī)范等。審核通過后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.簽發(fā)：公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)審核意見對文件進(jìn)行簽發(fā)。重要文件需經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；一般性文件可由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。4.編號與印制：文件簽發(fā)后，由辦公室進(jìn)行編號，并按照規(guī)定的格式和排版要求進(jìn)行印制。印制過程中要確保文件質(zhì)量，避免出現(xiàn)差錯。5.發(fā)文登記與分發(fā)：辦公室對印制好的文件進(jìn)行發(fā)文登記，注明文件編號、發(fā)文日期、主送單位、抄送單位、份數(shù)等信息。然后按照發(fā)文范圍將文件分發(fā)給相關(guān)部門或單位。文電傳遞1.紙質(zhì)文電傳遞：通過專人送達(dá)、機(jī)要交通、郵政快遞等方式進(jìn)行傳遞，確保文電安全、及時送達(dá)。2.電子文電傳遞：利用公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件等方式進(jìn)行傳遞。傳遞電子文電時，要確保文件格式正確、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行發(fā)送和接收。文電的辦理與歸檔文電辦理1.承辦部門：收到文電后，承辦部門應(yīng)按照文件要求和領(lǐng)導(dǎo)批示，及時辦理相關(guān)事項(xiàng)。辦理過程中要明確責(zé)任人員，確保辦理工作按時完成。2.辦理期限：一般文電應(yīng)在收到之日起[X]個工作日內(nèi)辦理完畢；緊急文電要按照規(guī)定的時限要求立即辦理。對于需要協(xié)調(diào)多個部門的文電，主辦部門要主動牽頭，相關(guān)部門要積極配合，共同推進(jìn)辦理工作。3.辦理結(jié)果反饋：承辦部門辦理完畢后，應(yīng)及時將辦理結(jié)果反饋給辦公室或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。反饋方式可以是書面報(bào)告、口頭匯報(bào)等。對于需要回復(fù)的文電，要按照規(guī)定的格式和時限進(jìn)行回復(fù)。文電歸檔1.歸檔范圍：凡屬公司工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表等，均應(yīng)歸檔。包括上級來文、公司發(fā)文、內(nèi)部文件、會議文件、重要活動文件等。2.歸檔要求：歸檔文件應(yīng)齊全完整、分類準(zhǔn)確、編目規(guī)范。文件材料應(yīng)按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類整理，并編制歸檔目錄。歸檔文件應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料進(jìn)行書寫或打印，確保字跡清晰、不易褪色。3.歸檔時間：各部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的文件材料整理歸檔完畢，并移交公司檔案室。檔案室應(yīng)及時對歸檔文件進(jìn)行檢查、驗(yàn)收，不符合要求的應(yīng)退回原部門重新整理。文電的保密與保管保密1.保密制度：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)和公司保密制度，加強(qiáng)文電的保密管理。對涉及公司商業(yè)秘密、重要信息等的文電，要嚴(yán)格控制知悉范圍，采取必要的保密措施。2.密級確定：根據(jù)文電內(nèi)容，按照國家保密規(guī)定確定密級。密級分為絕密、機(jī)密、秘密三級。絕密級文件要專人專管，嚴(yán)格控制傳閱范圍；機(jī)密級文件要嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和范圍進(jìn)行傳閱和保管；秘密級文件要妥善保管，防止泄露。3.保密措施：對紙質(zhì)文電要存放在保密柜中，專人負(fù)責(zé)保管；對電子文電要設(shè)置訪問權(quán)限，加密存儲，防止數(shù)據(jù)泄露。在文電的傳遞、使用、銷毀等過程中，要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保文電安全。保管1.保管責(zé)任：公司辦公室負(fù)責(zé)文電的統(tǒng)一保管工作。檔案室應(yīng)建立健全文電保管制度，明確保管人員職責(zé)，確保文電存放有序、查找方便。2.保管期限：文電的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的文電主要是涉及公司重大決策、重要?dú)v史資料等；長期保管的文電一般是在較長時間內(nèi)仍有查考價(jià)值的文件；短期保管的文電是在一定時間后可銷毀的文件。保管期限的確定按照國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況執(zhí)行。3.保管環(huán)境：檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保文電的安全保管。文電的查閱與借閱查閱1.查閱范圍：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱文電的，可在檔案室或辦公室查閱。查閱時應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱日期、查閱人、查閱文件名稱及文號等信息。2.查閱手續(xù)：查閱人應(yīng)出示有效證件，經(jīng)檔案室或辦公室負(fù)責(zé)人同意后，方可查閱。查閱過程中要愛護(hù)文電，不得在文電上涂改、圈劃、批注等。如需復(fù)印文電，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。3.查閱限制：涉及公司機(jī)密的文電，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得查閱。查閱重要文電時，應(yīng)有專人在場監(jiān)督。借閱1.借閱范圍：因工作需要確需借閱文電的，可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱手續(xù)：借閱人應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱日期、借閱人、借閱文件名稱及文號、預(yù)計(jì)歸還日期等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案室或辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱人應(yīng)妥善保管所借文電，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄文電內(nèi)容。3.歸還要求：借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借文電。歸還時，檔案室或辦公室要對文電進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失等情況，要及時查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。文電的清退與銷毀清退1.清退范圍：根據(jù)上級要求或公司工作需要，對已閱辦完畢的文電進(jìn)行清退。清退的文電包括上級機(jī)關(guān)要求清退的文件、公司制發(fā)的文件中明確要求清退的部分等。2.清退時間：清退工作應(yīng)按照規(guī)定的時間要求進(jìn)行，一般在接到清退通知后的[X]個工作日內(nèi)完成。3.清退手續(xù)：各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文電的清退工作，將需要清退的文電整理好后，交公司辦公室統(tǒng)一清退。辦公室應(yīng)與上級機(jī)關(guān)或相關(guān)部門做好交接手續(xù)，并做好清退記錄。銷毀1.銷毀范圍：對已超過保管期限、無保存價(jià)值的文電，以及因工作需要不再使用且已辦理清退手續(xù)的文電，應(yīng)進(jìn)行銷毀。2.銷毀程序：銷毀文電應(yīng)填寫銷毀申請表，注明銷毀文件名稱、文號、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。銷毀工作應(yīng)由兩人以上負(fù)責(zé)