打印室設備管理制度

打印室設備管理制度一、總則1.目的為了加強公司打印室設備的管理，確保設備的正常運行，提高設備的使用效率，延長設備的使用壽命，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內所有打印室設備的管理，包括但不限于打印機、復印機、傳真機、掃描儀等。3.管理職責行政部門負責打印室設備的統(tǒng)一采購、調配、維護和報廢處理。各部門負責本部門打印室設備的日常使用和保管。打印室設備管理人員負責設備的具體操作、日常維護和故障報修。二、設備采購與配置1.需求申請各部門根據工作需要，填寫《打印室設備需求申請表》，詳細說明設備的名稱、型號、數量、用途等，經部門負責人簽字后提交行政部門。2.采購審批行政部門收到《打印室設備需求申請表》后，進行審核。對于符合公司規(guī)定和實際工作需要的申請，報公司領導審批。審批通過后，由行政部門負責采購。3.設備配置行政部門根據采購審批結果，選擇合適的供應商進行采購。采購過程中，要嚴格按照公司的采購流程進行，確保采購設備的質量和性能符合要求。設備到貨后，行政部門組織相關人員進行驗收。驗收內容包括設備的數量、型號、外觀、配件等是否與采購合同一致，設備的性能是否正常等。驗收合格后，辦理入庫手續(xù)，并將設備分配到各部門打印室。三、設備使用與操作1.使用培訓新設備安裝調試完畢后，行政部門組織設備管理人員和使用人員進行培訓。培訓內容包括設備的基本原理、操作方法、日常維護知識等。使用人員必須參加培訓，并在培訓合格后才能使用設備。培訓合格后，由行政部門發(fā)放《打印室設備使用手冊》，使用人員要認真閱讀并按照手冊要求操作設備。2.操作規(guī)范使用人員在操作設備前，應檢查設備是否正常，如發(fā)現設備有故障或異常情況，應及時報告設備管理人員。嚴格按照設備的操作規(guī)程進行操作，不得擅自更改設備的設置和參數。在使用打印機時，要注意紙張的規(guī)格和質量，避免卡紙等故障。同時，要定期清理打印機的硒鼓和墨盒，以保證打印質量。使用復印機時，要注意原稿的放置方式和清晰度，避免出現復印模糊等問題。同時，要定期清理復印機的硒鼓、刮板和定影器等部件，以保證復印效果。使用傳真機時，要注意傳真號碼的準確性，避免發(fā)錯傳真。同時，要定期清理傳真機的熱敏頭和進紙通道，以保證傳真質量。使用掃描儀時，要注意掃描文件的清晰度和分辨率，避免出現掃描模糊等問題。同時，要定期清理掃描儀的玻璃和燈管，以保證掃描效果。3.使用記錄使用人員要認真填寫《打印室設備使用記錄》，記錄設備的使用時間、使用內容、使用數量等信息。《打印室設備使用記錄》要妥善保管，以備查閱。四、設備維護與保養(yǎng)1.日常維護設備管理人員每天對打印室設備進行日常檢查，包括設備的外觀、運行狀態(tài)、清潔情況等。如發(fā)現問題，及時進行處理。使用人員在使用設備過程中，要注意設備的清潔和保養(yǎng)。如發(fā)現設備有灰塵或污漬，應及時清理。同時，要定期對設備進行保養(yǎng)，如給打印機的齒輪加油、給復印機的硒鼓充電等。2.定期維護行政部門根據設備的使用情況和廠家的建議，制定設備的定期維護計劃。定期維護計劃包括維護時間、維護內容、維護人員等。設備管理人員按照定期維護計劃，對設備進行定期維護。定期維護內容包括設備的內部清潔、部件更換、性能檢測等。定期維護后，要填寫《打印室設備維護記錄》，記錄維護時間、維護內容、維護人員等信息。3.故障維修設備出現故障時，使用人員應及時報告設備管理人員。設備管理人員接到報告后，要對故障進行初步判斷，并采取相應的措施進行處理。對于簡單的故障，設備管理人員可以自行維修。對于復雜的故障，設備管理人員應及時聯系廠家或專業(yè)維修人員進行維修。設備維修后，要填寫《打印室設備維修記錄》，記錄故障現象、維修時間、維修內容、維修人員等信息。五、設備安全與保密1.安全管理打印室設備要放置在安全、通風、干燥的地方，避免設備受到陽光直射、潮濕、灰塵等影響。設備管理人員要定期檢查設備的電源線、信號線等是否完好，避免出現漏電、短路等安全事故。使用人員在使用設備過程中，要注意安全。如發(fā)現設備有異常情況，應立即停止使用，并報告設備管理人員。2.保密管理打印室設備涉及公司的機密文件和信息，使用人員要嚴格遵守公司的保密制度，不得泄露公司的機密信息。對于機密文件的打印、復印、掃描等操作，要嚴格按照公司的審批流程進行，未經批準不得擅自操作。設備管理人員要定期清理設備的存儲介質，如硬盤、U盤等，避免機密信息泄露。六、設備報廢與處理1.報廢鑒定設備出現下列情況之一的，可以申請報廢：已超過規(guī)定使用年限，且設備性能嚴重下降，無法正常使用的。因技術進步或其他原因，設備已被淘汰，無法繼續(xù)使用的。設備因損壞嚴重，無法修復或修復成本過高的。設備報廢由使用部門填寫《打印室設備報廢申請表》，詳細說明設備的名稱、型號、購置時間、報廢原因等，經部門負責人簽字后提交行政部門。行政部門收到《打印室設備報廢申請表》后，組織相關人員進行鑒定。鑒定內容包括設備的實際狀況、使用年限、維修記錄等。鑒定合格后，報公司領導審批。2.報廢處理經公司領導審批同意報廢的設備，由行政部門負責處理。處理方式包括出售、捐贈、報廢拆解等。對于出售或捐贈的設備，要按照公司的相關規(guī)定進行評估和處理。處理過程中，要