建筑公民發(fā)票管理制度

建筑公民發(fā)票管理制度一、總則（一）目的為加強公司發(fā)票管理，規(guī)范發(fā)票開具、取得、使用、保管等行為，保障公司合法權益，根據(jù)《中華人民共和國發(fā)票管理辦法》及其實施細則等相關法律法規(guī)，結合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在與公司經(jīng)營活動相關的發(fā)票管理工作。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴格遵守國家發(fā)票管理法律法規(guī)，確保發(fā)票管理工作合法、合規(guī)。2.真實性原則：發(fā)票開具、取得的內(nèi)容必須真實，與實際經(jīng)營業(yè)務相符。3.準確性原則：發(fā)票信息填寫準確無誤，包括發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、項目名稱、金額、稅率、稅額等。4.及時性原則：及時開具發(fā)票、取得發(fā)票，并按規(guī)定進行處理和保管。二、發(fā)票的開具（一）開具要求1.公司銷售商品、提供服務以及從事其他經(jīng)營活動對外發(fā)生經(jīng)營業(yè)務收取款項，應向付款方開具發(fā)票。2.發(fā)票開具應按照規(guī)定的時限、順序、欄目，全部聯(lián)次一次性如實開具，并加蓋發(fā)票專用章。3.開具發(fā)票時，應根據(jù)實際銷售情況如實開具發(fā)票內(nèi)容，不得虛開發(fā)票，不得開具與實際經(jīng)營業(yè)務不符的發(fā)票。4.對于增值稅專用發(fā)票，應嚴格按照增值稅專用發(fā)票開具規(guī)定進行開具，確保發(fā)票信息準確無誤。（二）開具流程1.業(yè)務部門在與客戶簽訂合同或協(xié)議時，應明確發(fā)票開具的相關要求，包括發(fā)票類型、開票信息、開票時間等。2.業(yè)務部門完成業(yè)務后，應及時將開票信息傳遞給財務部門。開票信息應包括客戶名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號、項目名稱、金額、稅率等。3.財務部門收到業(yè)務部門傳遞的開票信息后，應進行審核，確保開票信息準確無誤。審核無誤后，按照規(guī)定開具發(fā)票。4.發(fā)票開具后，財務部門應及時將發(fā)票交給業(yè)務部門，由業(yè)務部門負責將發(fā)票送達客戶。（三）特殊情況處理1.因客戶信息變更等原因需要重新開具發(fā)票的，業(yè)務部門應及時通知財務部門，并提供相關證明材料。財務部門審核無誤后，按照規(guī)定開具紅字發(fā)票，并重新開具正確的發(fā)票。2.因發(fā)票開具錯誤等原因需要作廢發(fā)票的，應在發(fā)票全部聯(lián)次上注明“作廢”字樣，并妥善保管。同時，應按照規(guī)定重新開具發(fā)票。三、發(fā)票的取得（一）取得要求1.公司在購買商品、接受服務以及從事其他經(jīng)營活動支付款項，應當向收款方取得發(fā)票。2.取得發(fā)票時，應確保發(fā)票內(nèi)容真實、完整，發(fā)票聯(lián)次齊全，發(fā)票專用章加蓋清晰。3.不得取得不符合規(guī)定的發(fā)票，包括發(fā)票內(nèi)容虛假、發(fā)票聯(lián)次不全、未加蓋發(fā)票專用章等。（二）取得流程1.業(yè)務部門在采購商品、接受服務等業(yè)務活動中，應向供應商索取發(fā)票。索取發(fā)票時，應明確告知供應商發(fā)票開具的相關要求。2.業(yè)務部門取得發(fā)票后，應及時對發(fā)票進行審核，確保發(fā)票符合規(guī)定。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實性、完整性、準確性等。3.業(yè)務部門審核無誤后，應將發(fā)票及時傳遞給財務部門。財務部門收到發(fā)票后，應再次進行審核，審核無誤后進行賬務處理。（三）特殊情況處理1.因供應商原因無法取得發(fā)票的，業(yè)務部門應及時與供應商溝通，要求供應商提供其他合法有效的憑證，如購貨清單、收據(jù)等。同時，業(yè)務部門應將相關情況告知財務部門，財務部門應根據(jù)實際情況進行賬務處理。2.取得的發(fā)票存在問題需要更換發(fā)票的，業(yè)務部門應及時與供應商聯(lián)系，要求供應商重新開具發(fā)票。同時，業(yè)務部門應將相關情況告知財務部門，財務部門應根據(jù)實際情況進行賬務處理。四、發(fā)票的使用（一）使用范圍公司取得的發(fā)票僅限于在公司經(jīng)營活動中使用，不得轉借、轉讓、代開發(fā)票，不得自行擴大發(fā)票使用范圍。（二）使用要求1.發(fā)票應按照規(guī)定的用途使用，不得用于與公司經(jīng)營活動無關的事項。2.發(fā)票使用過程中，應妥善保管發(fā)票，不得丟失、損毀發(fā)票。如發(fā)生發(fā)票丟失、損毀等情況，應及時按照規(guī)定向稅務機關報告，并采取相應的補救措施。3.不得擅自拆本使用發(fā)票，不得擴大發(fā)票的使用范圍。（三）發(fā)票的報銷1.員工報銷費用時，應提供真實、合法、有效的發(fā)票。發(fā)票內(nèi)容應與報銷事項相符，發(fā)票開具日期應在報銷期間內(nèi)。2.員工應按照公司規(guī)定的報銷流程填寫報銷單，并將發(fā)票粘貼在報銷單后面。報銷單上應注明發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、項目名稱、金額、稅率、稅額等。3.財務部門收到員工的報銷單后，應按照規(guī)定進行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實性、合法性、完整性、準確性等。審核無誤后，按照公司規(guī)定的審批流程進行審批，審批通過后予以報銷。五、發(fā)票的保管（一）保管要求1.公司應設立專門的發(fā)票保管崗位，負責發(fā)票的保管工作。發(fā)票保管人員應具備相應的專業(yè)知識和技能，熟悉發(fā)票管理規(guī)定。2.發(fā)票應存放在安全、干燥、通風的地方，避免發(fā)票受潮、發(fā)霉、變質等。3.發(fā)票應按照發(fā)票種類、號碼順序進行存放，便于查找和核對。4.發(fā)票保管人員應定期對發(fā)票進行盤點，確保發(fā)票數(shù)量與實際相符。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票短缺、丟失等情況，應及時查明原因，并按照規(guī)定進行處理。（二）保管期限發(fā)票的保管期限按照國家有關規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，發(fā)票的保管期限為5年。保管期滿后，應按照規(guī)定進行銷毀。（三）發(fā)票的銷毀1.發(fā)票保管期滿后，發(fā)票保管人員應填寫發(fā)票銷毀申請表，報財務部門負責人審核。2.財務部門負責人審核通過后，報公司主管領導審批。3.公司主管領導審批通過后，由發(fā)票保管人員會同財務部門、審計部門等相關人員共同對發(fā)票進行銷毀。銷毀過程應進行記錄，并由參與銷毀的人員簽字確認。六、發(fā)票的檢查與監(jiān)督（一）內(nèi)部檢查1.財務部門應定期對公司發(fā)票管理情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括發(fā)票的開具、取得、使用、保管等情況。2.檢查過程中，如發(fā)現(xiàn)問題應及時提出整改意見，并督促相關部門和人員進行整改。3.財務部門應建立發(fā)票管理檢查臺賬，記錄檢查時間、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題及整改情況等。（二）外部監(jiān)督1.公司應積極配合稅務機關等相關部門的發(fā)票檢查工作，如實提供發(fā)票開具、取得、使用、保管等情況。2.如因發(fā)票管理問題受到稅務機關等相關部門的處罰，公司應及時查明原因，采取相應的整改措施，并對相關責任人進行責任追究。七、責任追究（一）責任界定1.因員工個人原因導致發(fā)票開具、取得、使用、保管等環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，給公司造成損失的，由員工個人承擔相應的責任。2.因業(yè)務部門原因導致發(fā)票管理出現(xiàn)問題，給公司造成損失的，由業(yè)務部門負責人承擔主要責任，相關業(yè)務人員承擔次要責任。3.因財務部門原因導致發(fā)票管理出現(xiàn)問題，給公司造成損失的，由財務部門負責人承擔主要責任，相關財務人員承擔次要責任。（二）責任追究方式1.對于因發(fā)票管理問題給公司造成損失的，公司將視情節(jié)輕重，對相關責任人給予批評教育、警告、罰款、降職、撤職等處罰。2.對于因發(fā)票管理