聯(lián)誼會檔案管理制度VIP

聯(lián)誼會檔案管理制度總則目的為加強(qiáng)聯(lián)誼會檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在聯(lián)誼會各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于聯(lián)誼會及其下屬各部門在各項(xiàng)活動中形成的具有保存價(jià)值的各類檔案。基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：聯(lián)誼會檔案由專門的檔案管理部門或人員集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映聯(lián)誼會的各項(xiàng)活動和工作實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集、整理和保存與聯(lián)誼會相關(guān)的各類檔案，保證檔案的齊全。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。檔案管理職責(zé)檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善聯(lián)誼會檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、保管和統(tǒng)計(jì)等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定，及時(shí)銷毀過期或無保存價(jià)值的檔案。5.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，確保檔案的安全與完整。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體人員的檔案意識。各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查詢和利用工作。3.對本部門人員進(jìn)行檔案管理知識的宣傳和教育，提高檔案意識。檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在各項(xiàng)活動中形成檔案的及時(shí)整理和歸檔，并確保檔案的真實(shí)、完整。2.按照檔案管理部門的要求，規(guī)范檔案的形成和整理工作。3.在檔案形成過程中，做好檔案的積累和保管工作，防止檔案丟失或損壞。檔案的收集與整理收集范圍1.聯(lián)誼會組織的各類會議、活動檔案，包括會議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。2.聯(lián)誼會與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作意向書等文件。3.聯(lián)誼會的工作計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)材料等。4.聯(lián)誼會的會員信息檔案，包括會員登記表、會員活動記錄等。5.聯(lián)誼會的財(cái)務(wù)檔案，包括預(yù)算、決算、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。6.聯(lián)誼會的人事檔案，包括員工入職、離職、考核、晉升等相關(guān)材料。7.聯(lián)誼會獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案。8.其他具有保存價(jià)值的文件、資料和實(shí)物。收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集上來。2.檔案形成部門應(yīng)在活動結(jié)束或文件辦理完畢后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將檔案移交至檔案管理部門。3.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，如有破損或褪色應(yīng)及時(shí)修復(fù)或復(fù)制。整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)活動類、財(cái)務(wù)類、人事類等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，以便于管理和查詢。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，確保目錄清晰、準(zhǔn)確。4.裝訂：對紙張規(guī)格不一致或破損的檔案進(jìn)行整理和裝訂，使其整齊、牢固。檔案的保管保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：反映聯(lián)誼會主要職能活動和歷史面貌的，對聯(lián)誼會有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。2.長期保管的檔案：保存期限為[X]年至[X]年的檔案，主要是聯(lián)誼會在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案。3.短期保管的檔案：保存期限為[X]年以下的檔案，主要是聯(lián)誼會在較短時(shí)間內(nèi)需要查考利用的檔案。保管方式1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案應(yīng)按照類別和保管期限分別存放，排列整齊，便于查找。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃至[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%至[X]%之間。2.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，確因工作需要進(jìn)入的，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。3.定期對檔案庫房進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全。檔案的利用利用原則1.遵循保密原則，嚴(yán)格控制檔案的查閱范圍，確保檔案信息不泄露。2.按照規(guī)定的程序和手續(xù)辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案的安全與完整。3.優(yōu)先滿足聯(lián)誼會內(nèi)部工作需要，同時(shí)根據(jù)有關(guān)規(guī)定，為外部單位或個(gè)人提供必要的檔案利用服務(wù)。利用方式1.查閱：因工作需要查閱檔案的，須填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)審批意見，提供相應(yīng)的檔案供查閱，并做好查閱記錄。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，須填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，須辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損或丟失檔案，歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，如有問題及時(shí)處理。利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）內(nèi)容、審批意見、歸還日期等信息，以便于跟蹤和管理。檔案的鑒定與銷毀鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，一般每[X]年進(jìn)行一次全面鑒定。2.價(jià)值鑒定原則：根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定。鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專業(yè)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進(jìn)行審查，分析其內(nèi)容和價(jià)值，確定保管期限。2.綜合分析法：結(jié)合檔案的形成背景、歷史作用、現(xiàn)實(shí)需求等因素，綜合判斷檔案的價(jià)值。銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案鑒定小組審核、聯(lián)誼會領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全和徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告檔案管理部門。4.檔案銷毀后，應(yīng)將《檔案銷毀清冊》永久保存。檔案信息化管理信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立聯(lián)誼會檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索、查詢和利用，為聯(lián)誼會各項(xiàng)工作提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案支持。3.加強(qiáng)檔案信息的安全管理，確保檔案信息不泄露、不丟失。信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、錄入，形成電子檔案，并建立相應(yīng)的索引目錄。2.系統(tǒng)功能開發(fā)：開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能。3.安全保障體系建設(shè)：建立檔案信息安全保障體系，包括數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制、防火墻等措施，確保檔案信息的安全。信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案信息化管理工作，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的安全。2.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，及時(shí)準(zhǔn)確地錄入和更新檔案信息。3.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保