徐匯區(qū)購買書架管理制度VIP

徐匯區(qū)購買書架管理制度一、總則1.目的為規(guī)范徐匯區(qū)公司書架的購買流程，確保書架的采購能夠滿足公司實(shí)際需求，提高資產(chǎn)使用效率，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于徐匯區(qū)公司內(nèi)各部門因工作需要購買書架的相關(guān)事宜。3.基本原則按需購買原則：各部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需求，合理提出書架購買申請，避免盲目采購。預(yù)算控制原則：購買書架的費(fèi)用應(yīng)嚴(yán)格控制在公司預(yù)算范圍內(nèi)，確保成本合理。質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、款式合適、符合環(huán)保要求的書架產(chǎn)品。二、購買申請1.申請部門職責(zé)各部門根據(jù)本部門實(shí)際工作需要，如辦公區(qū)域書籍存放、資料整理等，確定是否需要購買書架。如需購買，由部門負(fù)責(zé)人填寫《書架購買申請表》。2.申請表內(nèi)容部門名稱：明確提出申請的部門。申請日期：填寫申請表的具體日期。書架用途：詳細(xì)說明購買書架用于存放何種書籍、資料等。書架規(guī)格及數(shù)量：根據(jù)實(shí)際需求填寫所需書架的尺寸、層數(shù)、數(shù)量等具體規(guī)格。預(yù)算金額：預(yù)估購買書架所需的費(fèi)用。申請理由：闡述購買書架的必要性和緊迫性。3.審批流程部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，將《書架購買申請表》提交至行政部門。行政部門對申請內(nèi)容進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)審核申請理由是否充分、預(yù)算是否合理、規(guī)格數(shù)量是否準(zhǔn)確等。審核通過后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司實(shí)際情況和預(yù)算安排進(jìn)行審批。如申請獲批，交至采購部門進(jìn)行采購；如申請未獲批，由行政部門及時反饋給申請部門并說明原因。三、采購流程1.采購部門職責(zé)采購部門接到經(jīng)審批的《書架購買申請表》后，負(fù)責(zé)具體的采購工作。2.供應(yīng)商選擇采購人員應(yīng)通過多種渠道收集書架供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對收集到的供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等。選擇至少三家符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行詢價，要求供應(yīng)商提供詳細(xì)的產(chǎn)品報價單，包括書架的規(guī)格、材質(zhì)、價格、交貨期等信息。根據(jù)詢價結(jié)果，綜合考慮產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務(wù)等因素，選擇最合適的供應(yīng)商簽訂采購合同。3.采購合同簽訂采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括書架的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。合同簽訂前，采購人員應(yīng)將合同草本提交至法務(wù)部門進(jìn)行審核，確保合同條款合法合規(guī)。經(jīng)法務(wù)部門審核通過后，由公司授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂正式采購合同。4.采購進(jìn)度跟蹤采購人員應(yīng)定期跟蹤采購進(jìn)度，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保書架按時、按質(zhì)、按量交付。如遇特殊情況導(dǎo)致交貨延遲，應(yīng)及時向行政部門和申請部門反饋，并協(xié)商解決方案。四、驗(yàn)收流程1.驗(yàn)收準(zhǔn)備書架到貨前，行政部門應(yīng)通知申請部門安排專人負(fù)責(zé)驗(yàn)收工作。驗(yàn)收人員應(yīng)熟悉書架的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求，準(zhǔn)備好驗(yàn)收所需的工具和文件，如驗(yàn)收清單、采購合同等。2.外觀檢查書架到貨后，驗(yàn)收人員首先對書架的外觀進(jìn)行檢查，包括書架的顏色、材質(zhì)、表面處理、有無劃痕、變形等情況。如發(fā)現(xiàn)外觀存在問題，應(yīng)及時記錄并拍照留存，與供應(yīng)商協(xié)商解決。3.規(guī)格數(shù)量核對按照采購合同和《書架購買申請表》的要求，對書架的規(guī)格、層數(shù)、數(shù)量等進(jìn)行逐一核對，確保與合同約定一致。如發(fā)現(xiàn)規(guī)格數(shù)量不符，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其限期整改或補(bǔ)貨。4.質(zhì)量驗(yàn)收對書架的質(zhì)量進(jìn)行全面檢查，包括書架的結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性、連接部件的牢固程度、層板的承重能力等。可通過搖晃、推拉、放置重物等方式進(jìn)行測試，確保書架質(zhì)量符合要求。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)要求供應(yīng)商負(fù)責(zé)退換貨或維修處理。5.驗(yàn)收報告驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫《書架驗(yàn)收報告》，詳細(xì)記錄書架的驗(yàn)收情況，包括外觀檢查、規(guī)格數(shù)量核對、質(zhì)量驗(yàn)收等結(jié)果。驗(yàn)收人員和申請部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，將驗(yàn)收報告提交至行政部門存檔。如驗(yàn)收不合格，應(yīng)在驗(yàn)收報告中注明問題所在，并要求供應(yīng)商限期整改，整改完成后重新進(jìn)行驗(yàn)收。五、安裝與使用1.安裝安排行政部門根據(jù)各部門的實(shí)際辦公場地情況，合理安排書架的安裝位置。如需專業(yè)安裝人員進(jìn)行安裝，應(yīng)提前與供應(yīng)商協(xié)商確定安裝時間和費(fèi)用，并確保安裝過程符合安全規(guī)范。2.使用培訓(xùn)書架安裝完成后，行政部門可根據(jù)需要組織相關(guān)部門人員進(jìn)行書架使用培訓(xùn)，介紹書架的結(jié)構(gòu)特點(diǎn)、使用方法、注意事項等，確保員工能夠正確使用書架，延長書架使用壽命。3.日常管理各部門負(fù)責(zé)本部門所使用書架的日常管理，保持書架的整潔衛(wèi)生，定期清理書架上的書籍和資料，確保存放有序。員工應(yīng)愛護(hù)書架，不得隨意拆卸、損壞書架，如發(fā)現(xiàn)書架存在損壞情況，應(yīng)及時向部門負(fù)責(zé)人報告，由部門負(fù)責(zé)人通知行政部門進(jìn)行維修或更換。行政部門應(yīng)定期對公司內(nèi)的書架進(jìn)行檢查，了解書架的使用狀況和維護(hù)情況，發(fā)現(xiàn)問題及時督促相關(guān)部門進(jìn)行處理。六、維護(hù)與維修1.維護(hù)責(zé)任書架的維護(hù)責(zé)任由使用部門負(fù)責(zé)。使用部門應(yīng)定期對書架進(jìn)行清潔、保養(yǎng)，檢查書架的連接部件是否松動、層板是否變形等，及時發(fā)現(xiàn)并解決潛在問題。2.維修流程當(dāng)書架出現(xiàn)損壞需要維修時，使用部門應(yīng)填寫《書架維修申請表》，詳細(xì)說明書架的損壞情況和維修要求。行政部門接到維修申請后，對維修情況進(jìn)行核實(shí)，并安排維修人員進(jìn)行維修。如遇復(fù)雜問題或需要更換零部件，維修人員應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保維修工作順利進(jìn)行。維修完成后，維修人員應(yīng)填寫《書架維修記錄》，記錄維修情況，包括維修時間、維修內(nèi)容、更換零部件等信息。使用部門對維修結(jié)果進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后在維修記錄上簽字確認(rèn)。3.維修費(fèi)用書架的維修費(fèi)用在公司預(yù)算范圍內(nèi)的，由公司承擔(dān)；如因使用不當(dāng)或人為損壞導(dǎo)致書架需要維修的，維修費(fèi)用由責(zé)任人承擔(dān)。行政部門應(yīng)定期統(tǒng)計書架維修費(fèi)用，分析原因，采取相應(yīng)措施減少不必要的維修支出。七、報廢與處置1.報廢條件書架因使用年限過長、嚴(yán)重?fù)p壞無法修復(fù)、款式過時等原因，已無法滿足公司實(shí)際使用需求的，可申請報廢。2.報廢申請使用部門填寫《書架報廢申請表》，詳細(xì)說明書架的報廢原因、購置時間、使用情況等，并附上相關(guān)照片或證明材料。3.審批流程部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，將《書架報廢申請表》提交至行政部門。行政部門對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，核實(shí)書架是否符合報廢條件，并評估其剩余價值。審核通過后，報財務(wù)部門進(jìn)行資產(chǎn)核銷。財務(wù)部門根據(jù)行政部門的審核意見，對書架進(jìn)行資產(chǎn)核銷處理，并記錄相關(guān)財務(wù)信息。4.處置方式經(jīng)審批同意報廢的書架，由行政部門統(tǒng)一安排處置。處置方式可包括變賣、捐贈、報廢拆解等，具體處置方式應(yīng)根據(jù)書架的實(shí)際情況和公司相關(guān)規(guī)定確定。在處置過程中，應(yīng)確保資產(chǎn)的安全和完整，防止國有資產(chǎn)流失。處置完成后，行政部門應(yīng)將處置情況記錄備案。八、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對書架的購買、驗(yàn)收、使用、維護(hù)、報廢等環(huán)節(jié)進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查各項制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.行政部門檢查行政部門負(fù)責(zé)對書架的日常管理情況進(jìn)行檢查，包括書架的使用狀況、維護(hù)情況、清潔衛(wèi)生等。對發(fā)現(xiàn)的問題及時督促相關(guān)部門進(jìn)行整改，確保書架的正常使用和管理規(guī)范。3.違規(guī)處理對于違反本制度規(guī)定的行為，如未經(jīng)審批擅自購買書架、虛報預(yù)算、浪費(fèi)資產(chǎn)、人為損壞書架等，公司將視