宣傳打印管理辦法通知

宣傳打印管理辦法通知總則目的為加強(qiáng)公司/組織宣傳打印工作的規(guī)范化管理，合理控制宣傳打印成本，提高工作效率，確保宣傳資料的質(zhì)量和安全性，結(jié)合公司/組織實(shí)際情況，特制定本管理辦法。適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)及全體員工的宣傳打印活動(dòng)。定義本辦法所指的宣傳打印，是指為了公司/組織的業(yè)務(wù)推廣、形象宣傳、活動(dòng)策劃等目的而進(jìn)行的各類紙質(zhì)宣傳資料的打印，包括但不限于海報(bào)、宣傳單頁、宣傳手冊(cè)、名片等。職責(zé)分工管理部門行政部門作為宣傳打印的管理部門，負(fù)責(zé)制定和完善宣傳打印管理辦法，監(jiān)督和檢查各部門的宣傳打印工作，協(xié)調(diào)解決宣傳打印過程中出現(xiàn)的問題。使用部門各使用部門負(fù)責(zé)本部門宣傳打印需求的提出、審核和使用管理，確保宣傳打印內(nèi)容符合公司/組織的相關(guān)規(guī)定和要求。打印人員打印人員負(fù)責(zé)宣傳打印設(shè)備的操作和維護(hù)，確保打印質(zhì)量和效率，嚴(yán)格按照使用部門的要求進(jìn)行打印，并做好打印記錄。宣傳打印申請(qǐng)流程需求提出各部門根據(jù)工作需要，填寫《宣傳打印申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明打印內(nèi)容、數(shù)量、規(guī)格、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。審核批準(zhǔn)《宣傳打印申請(qǐng)表》提交至行政部門，行政部門對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，主要審核打印內(nèi)容的合規(guī)性、必要性和成本預(yù)算等。對(duì)于符合要求的申請(qǐng)，行政部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)；對(duì)于不符合要求的申請(qǐng)，及時(shí)反饋給申請(qǐng)部門并說明原因。打印安排經(jīng)批準(zhǔn)的《宣傳打印申請(qǐng)表》交至打印人員，打印人員根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容安排打印工作。打印人員應(yīng)優(yōu)先處理緊急、重要的宣傳打印任務(wù)，并合理安排打印時(shí)間，確保按時(shí)完成打印任務(wù)。領(lǐng)取使用打印完成后，申請(qǐng)部門憑《宣傳打印申請(qǐng)表》到指定地點(diǎn)領(lǐng)取宣傳資料，并做好領(lǐng)取登記。領(lǐng)取人員應(yīng)仔細(xì)檢查宣傳資料的數(shù)量、質(zhì)量等是否符合要求，如有問題及時(shí)與打印人員溝通解決。宣傳打印內(nèi)容管理合規(guī)性要求宣傳打印內(nèi)容必須符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定，不得包含虛假、誤導(dǎo)性信息，不得侵犯他人的知識(shí)產(chǎn)權(quán)和合法權(quán)益。審核機(jī)制各部門在提交宣傳打印申請(qǐng)前，應(yīng)自行對(duì)打印內(nèi)容進(jìn)行審核，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范。行政部門在審核申請(qǐng)時(shí)，也應(yīng)對(duì)打印內(nèi)容進(jìn)行再次審核，對(duì)于涉及公司/組織重大形象、重要業(yè)務(wù)的宣傳打印內(nèi)容，還應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合審核。保密規(guī)定對(duì)于涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息的宣傳打印內(nèi)容，申請(qǐng)部門應(yīng)采取必要的保密措施，如在《宣傳打印申請(qǐng)表》中注明保密等級(jí)，要求打印人員嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露相關(guān)信息。宣傳打印設(shè)備管理設(shè)備配備行政部門根據(jù)公司/組織的實(shí)際需求，合理配備宣傳打印設(shè)備，包括打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等，并確保設(shè)備的性能和質(zhì)量符合要求。設(shè)備維護(hù)打印人員負(fù)責(zé)宣傳打印設(shè)備的日常維護(hù)和保養(yǎng)，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行清潔、檢查和調(diào)試，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決設(shè)備故障。對(duì)于需要專業(yè)維修的設(shè)備故障，打印人員應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門，由行政部門聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修。設(shè)備使用規(guī)范打印人員應(yīng)嚴(yán)格按照設(shè)備的操作規(guī)程使用宣傳打印設(shè)備，不得擅自更改設(shè)備的設(shè)置和參數(shù)。非打印人員未經(jīng)許可不得操作宣傳打印設(shè)備，如有特殊情況需要操作，應(yīng)在打印人員的指導(dǎo)下進(jìn)行。宣傳打印成本管理預(yù)算編制行政部門每年年初根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)發(fā)展計(jì)劃和宣傳需求，編制宣傳打印年度預(yù)算，并報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。各部門應(yīng)根據(jù)本部門的工作實(shí)際，合理安排宣傳打印費(fèi)用，不得超出預(yù)算。成本控制在宣傳打印過程中，應(yīng)采取有效措施控制成本，如合理選擇打印紙張、油墨等耗材，優(yōu)化打印排版，提高紙張利用率等。對(duì)于可以通過電子文檔形式進(jìn)行宣傳的內(nèi)容，應(yīng)盡量減少紙質(zhì)打印。費(fèi)用結(jié)算宣傳打印費(fèi)用由行政部門統(tǒng)一結(jié)算，打印人員應(yīng)定期統(tǒng)計(jì)各部門的宣傳打印費(fèi)用，并制作費(fèi)用報(bào)表。行政部門根據(jù)費(fèi)用報(bào)表，與財(cái)務(wù)部門進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算，并將費(fèi)用分?jǐn)偟礁魇褂貌块T。監(jiān)督與檢查定期檢查行政部門定期對(duì)各部門的宣傳打印工作進(jìn)行檢查，主要檢查宣傳打印申請(qǐng)流程的執(zhí)行情況、宣傳打印內(nèi)容的合規(guī)性、宣傳打印設(shè)備的使用和維護(hù)情況等。檢查結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給各部門，并要求存在問題的部門限期整改。不定期抽查行政部門還應(yīng)不定期對(duì)宣傳打印工作進(jìn)行抽查，以確保各項(xiàng)規(guī)定和要求得到有效落實(shí)。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。違規(guī)處理警告對(duì)于首次違反本管理辦法的部門或個(gè)人，行政部門將給予警告處分，并要求其立即整改。罰款對(duì)于多次違反本管理辦法或情節(jié)嚴(yán)重的部門或個(gè)人，行政部門將根據(jù)違規(guī)情況給予一定金額的罰款，并在公司/組織內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。其他處理對(duì)于因違規(guī)行為給公司/組織造成重大損失或不良影響的部門或個(gè)人，公司/組