外貿(mào)產(chǎn)品合同管理辦法

外貿(mào)產(chǎn)品合同管理辦法一、前言在當(dāng)今全球化的經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，外貿(mào)業(yè)務(wù)對于企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要。外貿(mào)產(chǎn)品合同作為企業(yè)與國外客戶之間明確權(quán)利義務(wù)關(guān)系的重要法律文件，其管理的規(guī)范性和有效性直接影響著企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和聲譽(yù)。為了確保公司外貿(mào)業(yè)務(wù)的順利開展，保障公司的合法權(quán)益，結(jié)合二十年外貿(mào)工作經(jīng)驗(yàn)以及相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本《外貿(mào)產(chǎn)品合同管理辦法》。希望大家認(rèn)真學(xué)習(xí)并貫徹執(zhí)行，共同維護(hù)公司外貿(mào)業(yè)務(wù)的穩(wěn)定與發(fā)展。二、適用范圍本辦法適用于公司所有外貿(mào)產(chǎn)品合同的簽訂、履行、變更、轉(zhuǎn)讓、終止以及糾紛處理等相關(guān)管理活動。無論是與長期合作客戶，還是新拓展市場的業(yè)務(wù)往來，只要涉及外貿(mào)產(chǎn)品交易的合同，均需按照本辦法進(jìn)行管理。三、合同管理職責(zé)分工1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)外貿(mào)產(chǎn)品合同的前期洽談、起草工作。在洽談過程中，要充分了解客戶需求和市場情況，準(zhǔn)確把握合同條款的關(guān)鍵要點(diǎn)。起草合同文本時(shí)，需確保內(nèi)容完整、表述清晰，符合雙方協(xié)商一致的結(jié)果。對合同的履行情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)控。及時(shí)掌握貨物的生產(chǎn)進(jìn)度、運(yùn)輸安排以及客戶的反饋信息，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，并采取有效措施解決。負(fù)責(zé)收集、整理與合同相關(guān)的各類資料，包括但不限于客戶資料、往來郵件、訂單確認(rèn)書等，并在合同履行完畢后及時(shí)移交至檔案管理部門。2.法務(wù)部門對業(yè)務(wù)部門起草的合同文本進(jìn)行法律審核。重點(diǎn)審查合同條款是否符合法律法規(guī)的要求，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)，確保合同的合法性和有效性。為合同的簽訂、履行、變更等提供法律咨詢和指導(dǎo)。在業(yè)務(wù)部門遇到法律問題時(shí)，及時(shí)給予專業(yè)的意見和建議，幫助業(yè)務(wù)部門妥善處理。參與重大合同的談判和起草工作，從法律角度為公司爭取最大利益。在談判過程中，充分運(yùn)用法律知識和經(jīng)驗(yàn)，對合同條款進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，防范潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核合同中的財(cái)務(wù)條款，包括付款方式、結(jié)算貨幣、價(jià)格條款等。確保合同中的財(cái)務(wù)條款符合公司的財(cái)務(wù)政策和相關(guān)法律法規(guī)的要求，保障公司的財(cái)務(wù)利益。根據(jù)合同約定，負(fù)責(zé)合同款項(xiàng)的收付和結(jié)算工作。及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通，掌握合同履行進(jìn)度，按照合同約定的時(shí)間和方式辦理款項(xiàng)的收付手續(xù)，確保公司資金的正常流轉(zhuǎn)。對合同執(zhí)行過程中的財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行分析和評估。定期對合同的收款情況、成本支出等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司的決策提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。4.檔案管理部門負(fù)責(zé)外貿(mào)產(chǎn)品合同及相關(guān)資料的歸檔和保管工作。建立專門的合同檔案庫，對合同進(jìn)行分類、編號，確保合同檔案的完整性和有序性。制定合同檔案的借閱制度，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理合同檔案的借閱手續(xù)。確保合同檔案的安全，防止合同信息的泄露。定期對合同檔案進(jìn)行清理和盤點(diǎn)，對過期或無保存價(jià)值的合同檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理。四、合同簽訂管理1.合同主體審查在簽訂合同前，業(yè)務(wù)部門要對合同對方的主體資格進(jìn)行嚴(yán)格審查。包括對方的營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、資信狀況等，確保對方具有合法的經(jīng)營資格和履行合同的能力。對于新客戶，業(yè)務(wù)部門應(yīng)通過多種渠道進(jìn)行調(diào)查了解，如向當(dāng)?shù)毓ど滩块T查詢、向其他合作企業(yè)咨詢等，獲取對方的信用信息和經(jīng)營情況。對于信用狀況不佳或經(jīng)營存在風(fēng)險(xiǎn)的客戶，要謹(jǐn)慎簽訂合同。2.合同條款協(xié)商業(yè)務(wù)部門在與客戶進(jìn)行合同條款協(xié)商時(shí)，要充分考慮公司的利益和風(fēng)險(xiǎn)承受能力。對于涉及貨物質(zhì)量、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、付款方式等重要條款，要與客戶進(jìn)行充分溝通，爭取達(dá)成對公司有利的條款。在協(xié)商過程中，要注意語言表達(dá)的準(zhǔn)確性和嚴(yán)謹(jǐn)性，避免因條款表述不清而引發(fā)糾紛。對于客戶提出的不合理要求，要及時(shí)予以拒絕，并向客戶說明原因。3.合同文本起草業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)雙方協(xié)商一致的結(jié)果，起草合同文本。合同文本應(yīng)采用規(guī)范的格式和語言，內(nèi)容應(yīng)包括合同雙方的基本信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、付款方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等條款。在起草合同文本時(shí)，要參考相關(guān)的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保合同條款的合法性和有效性。對于一些特殊條款或個(gè)性化條款，要在合同中明確約定，避免產(chǎn)生歧義。4.合同審核合同文本起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)首先進(jìn)行內(nèi)部審核，確保合同內(nèi)容符合公司的業(yè)務(wù)要求和利益。審核通過后，將合同文本提交至法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。法務(wù)部門接到合同文本后，應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成審核工作。審核重點(diǎn)包括合同條款的合法性、完整性、準(zhǔn)確性以及是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)等。對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，法務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通，提出修改意見。財(cái)務(wù)部門在接到經(jīng)法務(wù)部門審核通過的合同文本后，應(yīng)重點(diǎn)審核合同中的財(cái)務(wù)條款。審核無誤后，在合同審核表上簽字確認(rèn)。5.合同簽訂經(jīng)過業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門審核通過的合同，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與對方簽訂。簽訂合同前，要再次核對合同文本的內(nèi)容，確保與審核通過的版本一致。合同簽訂應(yīng)采用書面形式，并由雙方當(dāng)事人簽字或蓋章。對于重大合同，建議由雙方法定代表人或授權(quán)代表親自簽字，并加蓋公司公章。簽訂后的合同應(yīng)及時(shí)進(jìn)行編號和歸檔。五、合同履行管理1.合同履行計(jì)劃制定合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定，制定詳細(xì)的合同履行計(jì)劃。明確各階段的工作任務(wù)、責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，確保合同能夠按照計(jì)劃順利履行。合同履行計(jì)劃應(yīng)包括貨物生產(chǎn)計(jì)劃、運(yùn)輸計(jì)劃、報(bào)關(guān)報(bào)檢計(jì)劃、收款計(jì)劃等內(nèi)容。業(yè)務(wù)部門要將合同履行計(jì)劃及時(shí)傳達(dá)給相關(guān)部門，以便各部門做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。2.貨物生產(chǎn)管理業(yè)務(wù)部門要與生產(chǎn)部門密切配合，確保貨物按照合同約定的質(zhì)量、數(shù)量和交貨期生產(chǎn)。生產(chǎn)部門應(yīng)根據(jù)合同履行計(jì)劃，合理安排生產(chǎn)進(jìn)度，嚴(yán)格控制產(chǎn)品質(zhì)量。在貨物生產(chǎn)過程中，業(yè)務(wù)部門要定期對生產(chǎn)進(jìn)度進(jìn)行跟蹤檢查，如發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)進(jìn)度滯后或產(chǎn)品質(zhì)量出現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與生產(chǎn)部門溝通協(xié)調(diào)，采取有效措施解決。3.運(yùn)輸與報(bào)關(guān)報(bào)檢管理業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)按照合同約定安排貨物的運(yùn)輸事宜。選擇合適的運(yùn)輸方式和運(yùn)輸公司，確保貨物能夠安全、及時(shí)地到達(dá)目的地。在安排運(yùn)輸時(shí)，要注意運(yùn)輸條款的約定，如運(yùn)費(fèi)支付方式、保險(xiǎn)責(zé)任等。同時(shí)，業(yè)務(wù)部門要負(fù)責(zé)辦理貨物的報(bào)關(guān)報(bào)檢手續(xù)。按照海關(guān)和檢驗(yàn)檢疫部門的要求，準(zhǔn)備相關(guān)的單證資料，確保貨物能夠順利通關(guān)。在報(bào)關(guān)報(bào)檢過程中，要注意遵守相關(guān)法律法規(guī)，如實(shí)申報(bào)貨物信息。4.貨款收付管理財(cái)務(wù)部門要按照合同約定的付款方式和時(shí)間，及時(shí)辦理貨款的收付手續(xù)。對于預(yù)付款項(xiàng)，要在合同簽訂后及時(shí)督促客戶支付；對于貨到付款或尾款，要在貨物交付后及時(shí)向客戶催收。在貨款收付過程中，要注意核對收款金額和付款信息，確保資金的安全。對于逾期未付的貨款，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通，采取相應(yīng)的催款措施。5.合同履行情況跟蹤與反饋業(yè)務(wù)部門要對合同的履行情況進(jìn)行全程跟蹤，及時(shí)掌握合同履行過程中的各種信息。定期向公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門匯報(bào)合同履行情況，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)提出解決方案。同時(shí)，業(yè)務(wù)部門要加強(qiáng)與客戶的溝通，及時(shí)了解客戶的需求和意見。對于客戶提出的合理要求，要積極協(xié)調(diào)相關(guān)部門予以解決，提高客戶滿意度。六、合同變更與轉(zhuǎn)讓管理1.合同變更在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化，需要對合同條款進(jìn)行變更的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與客戶進(jìn)行溝通協(xié)商。經(jīng)雙方協(xié)商一致后，簽訂書面的合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)包括變更的原因、變更的內(nèi)容、變更后的履行期限等條款。業(yè)務(wù)部門在起草合同變更協(xié)議時(shí)，要按照合同簽訂的審核流程，提交法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。審核通過后，方可與客戶簽訂。合同變更協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門要及時(shí)將變更內(nèi)容傳達(dá)給相關(guān)部門，確保各部門按照變更后的合同履行。2.合同轉(zhuǎn)讓未經(jīng)公司書面同意，業(yè)務(wù)部門不得擅自將合同權(quán)利義務(wù)轉(zhuǎn)讓給第三方。如因業(yè)務(wù)需要確需轉(zhuǎn)讓合同的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)向公司提出書面申請，說明轉(zhuǎn)讓的原因、受讓方的基本情況以及轉(zhuǎn)讓后的風(fēng)險(xiǎn)評估等內(nèi)容。公司在接到業(yè)務(wù)部門的申請后，應(yīng)組織法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門進(jìn)行評估。經(jīng)評估同意后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與受讓方簽訂書面的合同轉(zhuǎn)讓協(xié)議，并按照合同簽訂的審核流程進(jìn)行審核。合同轉(zhuǎn)讓協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門要及時(shí)通知合同對方，并辦理相關(guān)的交接手續(xù)。確保合同的順利轉(zhuǎn)讓和履行。七、合同終止管理1.合同正常終止當(dāng)合同約定的履行期限屆滿，且雙方當(dāng)事人均已按照合同約定履行完畢各自的義務(wù)，合同即正常終止。業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同履行完畢后，及時(shí)對合同履行情況進(jìn)行總結(jié)，并將相關(guān)資料移交至檔案管理部門。2.合同提前終止在合同履行過程中，如因不可抗力、對方違約等原因?qū)е潞贤瑹o法繼續(xù)履行或提前終止的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)，并與客戶進(jìn)行溝通協(xié)商。經(jīng)雙方協(xié)商一致后，簽訂書面的合同終止協(xié)議。合同終止協(xié)議應(yīng)包括終止的原因、終止的時(shí)間、雙方的權(quán)利義務(wù)等條款。業(yè)務(wù)部門在起草合同終止協(xié)議時(shí)，要按照合同簽訂的審核流程，提交法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。審核通過后，方可與客戶簽訂。合同終止后，業(yè)務(wù)部門要及時(shí)清理與合同相關(guān)的各項(xiàng)事宜，如貨物的處理、貨款的結(jié)算等。同時(shí)，將合同終止情況及時(shí)通知相關(guān)部門。八、合同糾紛處理1.糾紛預(yù)防公司各部門應(yīng)加強(qiáng)合同管理，嚴(yán)格按照本辦法的規(guī)定簽訂、履行合同，從源頭上預(yù)防合同糾紛的發(fā)生。業(yè)務(wù)部門在與客戶洽談和簽訂合同過程中，要充分了解客戶的信用狀況和經(jīng)營情況，避免與信用不良的客戶簽訂合同。法務(wù)部門應(yīng)定期對公司員工進(jìn)行法律培訓(xùn)，提高員工的法律意識和風(fēng)險(xiǎn)防范能力。在合同履行過程中，法務(wù)部門要及時(shí)為業(yè)務(wù)部門提供法律咨詢和指導(dǎo)，幫助業(yè)務(wù)部門妥善處理可能出現(xiàn)的法律問題。2.糾紛處理原則當(dāng)合同糾紛發(fā)生時(shí)，公司應(yīng)遵循合法、公平、公正的原則，積極與對方協(xié)商解決。在協(xié)商過程中，要保持冷靜和理智，充分聽取對方的意見和訴求，尋求雙方都能接受的解決方案。如果協(xié)商無法解決糾紛，公司應(yīng)根據(jù)合同約定的爭議解決方式，選擇通過仲裁或訴訟等法律途徑解決。在選擇法律途徑解決糾紛時(shí)，要及時(shí)收集和整理相關(guān)證據(jù)，確保公司在法律程序中處于有利地位。3.糾紛處理流程業(yè)務(wù)部門在發(fā)現(xiàn)合同糾紛后，應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并將糾紛情況告知法務(wù)部門。法務(wù)部門接到通知后，應(yīng)立即對糾紛情況進(jìn)行調(diào)查了解，收集相關(guān)證據(jù)。法務(wù)部門根據(jù)糾紛的具體情況，制定糾紛處理方案。方案應(yīng)包括糾紛的基本情況、處理思路、可能的解決方案以及風(fēng)險(xiǎn)評估等內(nèi)容。處理方案經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由法務(wù)部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施。在糾紛處理過程中，法務(wù)部門要與業(yè)務(wù)部門密切配合，及時(shí)向業(yè)務(wù)部門通報(bào)糾紛處理進(jìn)展情況。業(yè)務(wù)部門要積極協(xié)助法務(wù)部門收集證據(jù)、提供相關(guān)信息，共同做好糾紛處理工作。糾紛處理結(jié)束后，法務(wù)部門要對糾紛處理情況進(jìn)行總結(jié)，分析糾紛產(chǎn)生的原因，提出改進(jìn)措施和建議。同時(shí)，將糾紛處理的相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔。九、合同檔案管理1.檔案收集業(yè)務(wù)部門在合同履行完畢后，應(yīng)及時(shí)將合同及相關(guān)資料移交至檔案管理部門。相關(guān)資料包括但不限于合同文本、合同變更協(xié)議、合同終止協(xié)議、往來郵件、訂單確認(rèn)書、發(fā)貨單、驗(yàn)收單、付款憑證等。檔案管理部門在接收合同及相關(guān)資料時(shí)，要對資料的完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查。如發(fā)現(xiàn)資料不齊全或存在問題，應(yīng)及時(shí)通知業(yè)務(wù)部門補(bǔ)充或更正。2.檔案整理與歸檔檔案管理部門對接收的合同及相關(guān)資料進(jìn)行整理和分類。按照合同的類別、簽訂時(shí)間等進(jìn)行編號，建立合同檔案目錄。將整理好的合同及相關(guān)資料按照編號順序進(jìn)行歸檔，存入專門的合同檔案庫。合同檔案應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式進(jìn)行保存，確保檔案的安全性和可查閱性。3.檔案借閱公司內(nèi)部人員因工作需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)嚴(yán)格按照借閱期限歸還合同檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。如因特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理部門申請。檔案管理部門要對合同檔案的借閱情況進(jìn)行登記，記錄借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。定期對借閱情況進(jìn)行檢查，確保合同檔案