辦公軟件操作基礎(chǔ)知識(shí) (正式)

1、辦公軟件操作基礎(chǔ)知識(shí),一、Word 基礎(chǔ)知識(shí) 二、Excel 基礎(chǔ)知識(shí) 三、PPT 基礎(chǔ)知識(shí),一、Word 文字處理軟件,Word窗口的組成,標(biāo)題欄 菜單欄 工具欄 編輯區(qū),標(biāo)尺,1中英文輸入,文本的輸入,輸入法列表,2標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的輸入,特殊符號(hào)可以通過(guò)“插入”菜單中選擇“符號(hào)”命令，從“符號(hào)”對(duì)話(huà)框中選擇。,換輸入法:Ctrl+Shift,3日期和時(shí)間的插入,文本的輸入,“日期和時(shí)間”對(duì)話(huà)框,4數(shù)字的輸入,“數(shù)字”對(duì)話(huà)框,（1）利用鼠標(biāo)。 （2）利用鍵盤(pán)。,文本的修改,1光標(biāo)的定位,2文檔的修改,（1）改寫(xiě)與插入。 （2）刪除。,文檔的編輯,1選擇文本,1選擇文本,文檔的編輯,2文本的刪除,方

2、法一： （1）選定要?jiǎng)h除的文本。 （2）單擊“編輯”菜單。 （3）在下拉菜單中選擇“清除”命令，或按鍵盤(pán)Delete鍵。 方法二： （1）選定要?jiǎng)h除的文本。 （2）右擊被選中文本。 （3）在彈出的快捷菜單中單擊“剪切”命令，也可以在文檔正文中刪除所選文本。,3撤消、恢復(fù)和重復(fù) 4文本的移動(dòng),文檔的編輯,5文本的復(fù)制與粘貼,方法一： （1）選中要復(fù)制的文本。 （2）單擊“編輯”菜單 “復(fù)制”命令。 （3）將光標(biāo)移至要插入文本的位置。 （4）單擊“編輯”菜單“粘貼”命令。 方法二： （1）選中要復(fù)制的文本。 （2）右擊選中文本，從快捷菜單中選擇“復(fù)制”命令。 （3）將光標(biāo)移動(dòng)要插入文本的位置。 （

3、4）在該插入點(diǎn)右擊，從彈出的快捷菜單中選擇“粘貼”命令。,文檔的編輯,6查找文本,7替換文本,文檔的編輯,9文檔統(tǒng)計(jì),8插入文件(演示),文檔的編輯,10給文檔加密碼 (工具欄選項(xiàng)中進(jìn)行設(shè)定),設(shè)置字符格式,1設(shè)置字體,（1）利用“字體”列表框設(shè)置字體,（2）利用菜單命令設(shè)置字體,設(shè)置字符格式,2設(shè)置字號(hào),設(shè)置方式同設(shè)置字體相同，可以在“字號(hào)”列表中設(shè)置，也可以在“字體”對(duì)話(huà)框中設(shè)置。,3設(shè)置字形,（1）加粗格式。,（2）傾斜格式。,（3）下劃線(xiàn)格式。,4設(shè)置字間距,設(shè)置字符格式,5動(dòng)態(tài)文字效果,6添加著重號(hào),設(shè)置字符格式,7合并字符,單擊“其他格式”工具欄中的“合并字符”按鈕,8帶圈字符,選

4、擇“其他格式”工具欄中的“帶圈字符”按鈕,設(shè)置段落格式,小提示:1個(gè)字符等于1個(gè)漢字位置,添加邊框和底紋,1添加邊框 (格式),2添加底紋,創(chuàng)建頁(yè)眉和頁(yè)腳,選擇菜單“視圖”“頁(yè)眉和頁(yè)腳”命令，這時(shí)屏幕出現(xiàn)用虛線(xiàn)標(biāo)明的“頁(yè)眉”區(qū)和“頁(yè)腳”區(qū)，同時(shí)顯示“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄。,在頁(yè)眉和頁(yè)腳間轉(zhuǎn)換,單擊“關(guān)閉”按鈕返回文檔,1利用“插入表格”按鈕,創(chuàng) 建 表 格,2利用“插入表格”命令,創(chuàng) 建 表 格,選擇“表格”菜單中的“插入表格”命令，出現(xiàn)“插入表格”對(duì)話(huà)框。,3創(chuàng)建自由表格,編 輯 表 格,1插入單元格,3插入行或列 4刪除行或列 5合并單元格 6拆分單元格,2刪除單元格,1改變列寬,表格的格式

5、化,2改變行高,3表格自動(dòng)套用格式,4文本垂直對(duì)齊方式,5添加邊框和底紋,表格的格式化,插入圖片,插入畫(huà) 片(圖片剪集或外部文件獲取),在例文中插入圖片,圖片格式設(shè)置,1“圖片”工具欄,2“設(shè)置圖片格式”對(duì)話(huà)框,繪制圖形,1添加自選圖形,2添加直線(xiàn)或曲線(xiàn),3繪制任意多邊形,做一個(gè)畫(huà)報(bào):,二、Excel基本知識(shí),功能表介紹,功能列介紹,格式功能列,一般功能列,建立新頁(yè)面 開(kāi)啟舊檔案,新的頁(yè)面就是我們的作業(yè)區(qū),創(chuàng)建新表格,直接新建即可,更改工作表名稱(chēng),將鼠標(biāo)移到標(biāo)簽處,按右鍵,選擇“重新命名”,就可以更改工作表的名稱(chēng)了,作業(yè)中的幾點(diǎn)問(wèn)題,這些標(biāo)簽是更改后的結(jié)果,提示:1、若現(xiàn)有表格不夠,還可以自行

6、插入,雙擊右鍵,插入即可; 2、為方便管理，可設(shè)置各工作顏色。,調(diào)整欄寬及列高,欄標(biāo)題,將鼠標(biāo)移至欄標(biāo)題中間處便會(huì)出現(xiàn)一個(gè)十字浮標(biāo)，拖動(dòng)它就可以調(diào)整欄的寬窄。,這個(gè)圈示代表的意思是“居中”,合并儲(chǔ)存格,按下居中標(biāo)簽,查找與替換,查找功能窗,替換功能窗,“查找”、“替換”,加框及上色,在“格式”中選定“單元格”即可進(jìn)行設(shè)置,如何保護(hù)自己的文檔,1.另存,2.下拉工具,3.選擇常規(guī)選項(xiàng),4.輸入保護(hù)密碼就可以,插入批注（方便說(shuō)明事項(xiàng)）,排序與篩選,排序是在使用電子表格中經(jīng)常用到的工具之一，用排序可以使你很容易按照一定的規(guī)格進(jìn)行的整理并排列出來(lái)，使工作更加的簡(jiǎn)便快捷。,排序,篩選,篩選是根據(jù)個(gè)人需要

7、對(duì)文檔進(jìn)行的整理，如需選擇某個(gè)部門(mén)的人員，則選擇該項(xiàng)目即可進(jìn)行，該部門(mén)人員即可完全顯示。,插入數(shù)據(jù)分析圖等,如同在工作表上建立圖表一般，您可以在工作表上建立各類(lèi)數(shù)據(jù)的分析圖，用它可以更加直觀的反映出數(shù)據(jù)的大小、多少，更加易懂及明顯，是企業(yè)進(jìn)行數(shù)據(jù)分析常用的工具之一。,頁(yè)首、頁(yè)尾及打印設(shè)置,1、頁(yè)首 是一行文字，它會(huì)顯示在每一頁(yè)欲列印工作表的上方；而 頁(yè)尾 也是一行文字，其內(nèi)容會(huì)顯示在每一頁(yè)欲列印工作表的下方。一般來(lái)說(shuō)，頁(yè)首及頁(yè)尾通常包含頁(yè)數(shù)、工作表標(biāo)題、日期等等。 （頁(yè)面設(shè)置項(xiàng)目來(lái)定）,2、 假如您不想列印所有的工作表內(nèi)容，可以選定工作表來(lái)完成打印，另打印設(shè)置當(dāng)中還有打印份數(shù)、正反面打印等設(shè)置

8、。（CTRL+P打印快捷鍵）,提 醒 養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，精益求精,A、文件在打印前一定要進(jìn)行預(yù)覽； B、感覺(jué)不行一定不能打印，因?yàn)檫@是您的工作最后的階段； C、打印前一定要仔細(xì)核對(duì)，防止出現(xiàn)字體大小不一、框線(xiàn)無(wú)、錯(cuò)字等現(xiàn)象,公式的輸入,公式的基本特性： 公式的輸入是以“ = ”開(kāi)始，公式的計(jì)算結(jié)果顯示在單元格中，公式本身顯示在編輯欄中。 如：=1+2+6 （數(shù)值計(jì)算） =A1+B2 （引用單元格地址）,公式與函數(shù),公式中的運(yùn)算符,算術(shù)運(yùn)算符：+ - * / % 優(yōu)先級(jí)順序：(使用括號(hào)可確定運(yùn)算順序) 如1*(1+1)/1,公式的復(fù)制和移動(dòng),復(fù)制移動(dòng)或公式時(shí)，公式會(huì)作相對(duì)調(diào)整 公式的復(fù)制： 菜

9、單編輯復(fù)制/粘貼,函數(shù)的概念,函數(shù)是Excel附帶的預(yù)定義或內(nèi)置公式 Excel函數(shù)共九大類(lèi)。 1、財(cái)務(wù) 2、日期與時(shí)間 3、數(shù)學(xué)與三角函數(shù) 4、統(tǒng)計(jì) 5、查找與引用 6、數(shù)據(jù)庫(kù) 7、數(shù)據(jù)庫(kù)函 8、邏輯函數(shù) 9、信息函數(shù),函數(shù)輸入,函數(shù)的輸入和編輯方式: 1.使用函數(shù)向?qū)?工具欄中的按鈕fx 插入函數(shù) 2.直接在單元格或編輯欄輸入或編輯,函數(shù)的顯示鍵,一起來(lái)做份報(bào)表：,三、PPT制作,1、新建一份空白演示文稿 方法一：快捷鍵法。按“Ctrl+M”組合鍵，即可快速添加1張空白幻燈片。 方法二：回車(chē)鍵法。在“普通視圖”下，將鼠標(biāo)定在左側(cè)的窗格中，然后按下回車(chē)鍵（“Enter”），同樣可以快速插入一

10、張新的空白幻燈片。 方法三：命令法。執(zhí)行“插入新幻燈片”命令，也可以新增一張空白幻燈片。 2、插入圖片 為了增強(qiáng)文稿的可視性，向演示文稿中添加圖片是一項(xiàng)基本的操作。 1、執(zhí)行“插入圖片來(lái)自文件”命令，打開(kāi)“插入圖片”對(duì)話(huà)框。 2、定位到需要插入圖片所在的文件夾，選中相應(yīng)的圖片文件，然后按下“插入”按鈕，將圖片插入到幻燈片中。 3、用拖拉的方法調(diào)整好圖片的大小，并將其定位在 幻燈片的合適位置上即可。 注意：以定位圖片位置時(shí)，按住Ctrl鍵，再按動(dòng)方向 鍵，可以實(shí)現(xiàn)圖片的微量移動(dòng)，達(dá)到精確定位圖片的目的。,3. 插入聲音 為演示文稿配上聲音，可以大大增強(qiáng)演示文稿的播放效果。 1、執(zhí)行“插入影片和聲

11、音文件中的聲音”命令，打開(kāi)“插入聲音”對(duì)話(huà)框。 2、定位到需要插入聲音文件所在的文件夾，選中相應(yīng)的聲音文件，然后按下“確定”按鈕。 注意：演示文稿支持mp3、wma、wav、mid等格式聲音文件。 3、在隨后彈出的快捷菜單中，根據(jù)需要選擇“是”或“否”選項(xiàng)返回，即可將聲音文件插入到當(dāng)前幻燈片中。 注意：插入的聲音文件后，會(huì)在幻燈片中顯示出一個(gè)小喇叭圖片，在幻燈片放映時(shí)，通常會(huì)顯示在畫(huà)面了，為了不影響播放效果，通常將該圖標(biāo)移到幻燈片邊緣處。,4. 插入藝術(shù)字 Office多個(gè)組件中都有藝術(shù)字功能，在演示文稿中插入藝術(shù)字可以大大提高演示文稿的放映效果。 1、執(zhí)行“插入圖片藝術(shù)字”命令，打開(kāi)“藝術(shù)字

12、庫(kù)”對(duì)話(huà)框。 2、選中一種樣式后，按下“確定”按鈕，打開(kāi)“編輯藝術(shù)字”對(duì)話(huà)框。 3、輸入藝術(shù)字字符后，設(shè)置好字體、字號(hào)等要素，確定返回。 4、調(diào)整好藝術(shù)字大小，并將其定位在合適位置上即可。 注意：選中插入的藝術(shù)字，在其周?chē)鰜?lái)黃色的控制柄，拖動(dòng)控制柄，可以調(diào)整藝術(shù)字的外形。,插入藝術(shù)字,5. 繪制出相應(yīng)的圖形 根據(jù)演示文稿的需要，經(jīng)常要在其中繪制一些圖形，利用其中的“繪圖”工具欄，即可搞定。 1、執(zhí)行“視圖工具欄繪圖”命令，展開(kāi)“繪圖”工具欄。 2、點(diǎn)擊工具欄上的“自選圖形”按鈕，在隨后展開(kāi)的快捷菜單中，選擇相應(yīng)的選項(xiàng)（如“基本形狀、太陽(yáng)形”），然后在幻燈片中拖拉一下，即可繪制出相應(yīng)的圖形。

13、注意：如果選擇“自選圖形、線(xiàn)條”下面的選項(xiàng)，可以繪制出展型圖形來(lái)。如果選中相應(yīng)的選項(xiàng)（如“矩形”），然后在按住“Shift”鍵的同時(shí)，拖拉鼠標(biāo)，即可繪制出正的圖形（如“正方形”）。,6. 插入圖表 利用圖表，可以更加直觀地演示數(shù)據(jù)的變化情況。 1、執(zhí)行“插入圖表”命令，進(jìn)入圖表編輯狀態(tài)。 2、在數(shù)據(jù)表中編輯好相應(yīng)的數(shù)據(jù)內(nèi)容，然后在幻燈片空白處單擊一下鼠標(biāo)，即可退出圖表編輯狀態(tài)。 3、調(diào)整好圖表的大小，并將其定位在合適位置上即可。 注意：如果發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)有誤，直接雙擊圖表，即可再次進(jìn)入圖表編輯狀態(tài)，進(jìn)行修改處理。,7. 插入Excel表格 由于PowerPoint的表格功能不太強(qiáng)，如果需要添加表格時(shí)

14、，我們先在Excel中制作好，然后將其插入到幻燈片中。 1、執(zhí)行“插入對(duì)象”命令，打開(kāi)“插入對(duì)象”對(duì)話(huà)框。 2、選中“由文件創(chuàng)建”選項(xiàng)，然后單擊“瀏覽”按鈕，定位到Excel表格文件所在的文件夾，選中相應(yīng)的文件，單擊“確定”按鈕返回，即可將表格插入到幻燈片中。 3、調(diào)整好表格的大小，并將其定位在合適位置上即可。 注意：為了使插入的表格能夠正常顯示，需要在Excel中調(diào)整好行、列的數(shù)目及寬（高）度。如果在“插入對(duì)象”對(duì)話(huà)框，選中“鏈接”選項(xiàng)，以后在Excel中修改了插入表格的數(shù)據(jù)，打開(kāi)演示文稿時(shí)，相應(yīng)的表格會(huì)自動(dòng)隨之修改。,8. 幻燈片版式與背景 9. 幻燈片動(dòng)畫(huà)設(shè)計(jì) 11. 幻燈片放映方式,常用的快捷鍵,平時(shí)工作中使用可以提高工作效率！,上呈的公文、報(bào)表設(shè)置注意事項(xiàng)：,1、公文標(biāo)題應(yīng)大于公文內(nèi)容字體，一般以2號(hào)、小2號(hào)體為宜； 2、正文內(nèi)容一般采用4號(hào)至3號(hào)字體，不宜過(guò)大，也不宜過(guò)??； 3、文體的段落一般采用單倍行距，不能太緊，也不能太松，否則影響美觀，特殊情況（如節(jié)約約張、多頁(yè)顯示太松等）可以根據(jù)情況設(shè)置成固定值； 4、公文的主題及正文部分忌用行楷等藝術(shù)字體，顯得不規(guī)范,常用字體