世一總臺(tái)接待管理標(biāo)準(zhǔn)08.ppt

1、WF-ADMI-HR-003(01A),惠 州 世 一 軟 式 線 路 板 廠,SEIL FLEX HUIZHOU FACTORY,文件分發(fā)狀況：,文件簽署：,WF-QEP-002-(03B),1、目的 規(guī)范接待流程，提高公司整體形象 2、適用范圍 總臺(tái)接待人員及各部門(mén)受訪人員 3、定義 無(wú) 4、接待標(biāo)準(zhǔn) 4.1 一般來(lái)訪客人接待 4.1.1 一般來(lái)訪客人（面試人員、供應(yīng)商）到保安先行登記，由保安電話通知受訪部門(mén)并進(jìn)行確認(rèn)，OK之后 保安對(duì)客人身份進(jìn)行登記，發(fā)放來(lái)訪工作證，指引客人到達(dá)一樓接待室，保安須跟總臺(tái)電話說(shuō)明； 4.1.2 當(dāng)客人到達(dá)總臺(tái)時(shí),工作人員應(yīng)對(duì)其來(lái)訪目的進(jìn)行確認(rèn),并指引客人到

2、接待室就座,給客人倒完茶水之后 電話通知受訪部門(mén)及相關(guān)人員; 4.1.3 如接待部門(mén)在5分鐘后未到達(dá)接待,應(yīng)電話再次確認(rèn),確認(rèn)后及時(shí)跟來(lái)訪客人解釋說(shuō)明,以免誤會(huì); 4.2 重要(VIP)客戶(hù)來(lái)訪接待 4.2.1 重要客戶(hù)來(lái)訪接待部門(mén)必須提前一天通知管理TEAM，由管理TEAM準(zhǔn)備好歡迎牌，同時(shí)將VIP會(huì)議室 空調(diào)打開(kāi),人事PART長(zhǎng)進(jìn)行確認(rèn)； 4.2.2 客戶(hù)來(lái)訪前2H,管理TEAM應(yīng)電話通知保安部門(mén)站崗執(zhí)勤,客戶(hù)車(chē)輛進(jìn)廠時(shí)要敬禮,并及時(shí)通知總臺(tái)準(zhǔn)備 接待, 4.2.3 當(dāng)客戶(hù)到達(dá)總臺(tái)大廳時(shí),總臺(tái)人員立即起身,鞠躬問(wèn)好,并引導(dǎo)客戶(hù)換鞋,直接將客戶(hù)帶入VIP,通知其相關(guān) 人員端送茶水; 4.2.

3、4 負(fù)責(zé)接待部門(mén)人員應(yīng)提前聯(lián)絡(luò)總務(wù)部門(mén)是否需要在公司進(jìn)餐或用車(chē)事宜,總務(wù)部門(mén)做好相應(yīng)的準(zhǔn)備, 會(huì)議結(jié)束后,由接待部門(mén)將客戶(hù)送至總臺(tái)大門(mén)口,接送車(chē)輛應(yīng)提前到達(dá)門(mén)口.待客戶(hù)出門(mén)時(shí),應(yīng)打開(kāi)車(chē)門(mén), 示意上車(chē),接待部門(mén)應(yīng)目送客戶(hù)車(chē)輛出廠門(mén),到達(dá)廠門(mén)時(shí),保安敬禮,目送車(chē)輛;,WF-ADMI-HR-003(03C),4.3 總臺(tái)鞋柜管理 4.3.1 公司所有管理人員辦公鞋柜均由總臺(tái)負(fù)責(zé)分配及管理，按照一人一個(gè)鞋柜的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編號(hào).公司鞋柜應(yīng)分 為管理人員、一般來(lái)訪客人、重要客戶(hù)等專(zhuān)用;總務(wù)PART負(fù)責(zé)5S維護(hù),總臺(tái)工作人員負(fù)責(zé)監(jiān)督; 4.3.3 如新進(jìn)管理人員上班之前,人事PART應(yīng)知會(huì)總臺(tái)按標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放鞋柜,并

4、貼上姓名,待新員工報(bào)到時(shí),告之其上 樓應(yīng)換鞋等事宜; 4.3.4 如管理人員離職手續(xù)辦理完畢,人事PART應(yīng)知會(huì)其總臺(tái)取消鞋柜,并對(duì)鞋柜進(jìn)行確認(rèn),告之環(huán)衛(wèi)擔(dān)當(dāng)做好 衛(wèi)生,貼上封條,注明管理人員專(zhuān)用; 4.3.5 公司管理人員在使用鞋柜后應(yīng)自覺(jué)將鞋柜門(mén)關(guān)好,對(duì)于未將鞋柜門(mén)關(guān)好的管理人員一次警告,兩次將以郵 件形式通報(bào); 4.3.6 管理人員不得私自調(diào)換鞋柜,如鞋柜破損,應(yīng)告之總臺(tái)申請(qǐng)調(diào)換,總臺(tái)應(yīng)在第二天書(shū)面聯(lián)絡(luò)工務(wù)申請(qǐng)維修或 重新購(gòu)買(mǎi); 4.3.7 一般客人來(lái)訪時(shí),如不需要上樓,直接在接待室進(jìn)行洽談業(yè)務(wù)者,總臺(tái)應(yīng)示意更換拖鞋或戴鞋套;待客人臨走 前,應(yīng)示意將拖鞋放回原位,鞋套仍到指定垃圾簍內(nèi);

5、4.3.8 重要客戶(hù)來(lái)訪時(shí),總臺(tái)應(yīng)示意客戶(hù)更換VIP專(zhuān)用拖鞋后上樓,在客戶(hù)來(lái)訪人員較多情況下,工作人員應(yīng)直接到 鞋柜旁引導(dǎo)換鞋; 4.3.9 如一般來(lái)訪客人或重要客戶(hù)未能將鞋柜門(mén)關(guān)好,總臺(tái)應(yīng)第一時(shí)間將門(mén)關(guān)好; 4.4 接待室空調(diào)管理 4.4.1 接待室空調(diào)由總臺(tái)直接進(jìn)行管理,空調(diào)開(kāi)放時(shí)間為早上8:30-12:00 13:30-17:00 4.4.2 接待室空調(diào)在開(kāi)放之前應(yīng)確認(rèn)是否有必要開(kāi)放,當(dāng)室溫達(dá)到27度以上方可打開(kāi)空調(diào),設(shè)定溫度應(yīng)在27度以 上,根據(jù)來(lái)訪客人的規(guī)律,一般情況周六無(wú)須開(kāi)空調(diào); 4.4.3 如接待室無(wú)客人,總臺(tái)應(yīng)將空調(diào)及時(shí)關(guān)掉,待客人來(lái)訪時(shí)再根據(jù)室溫選擇是否開(kāi)放空調(diào),受訪人員不

6、得直接 要求總臺(tái)打開(kāi)空調(diào); 4.4.4 總臺(tái)工作人員應(yīng)在每天中午、下午下班之前3分鐘內(nèi)確認(rèn)空調(diào)是否關(guān)閉,進(jìn)行詳細(xì)確認(rèn); 4.4.4 總臺(tái)空調(diào)每月進(jìn)行一次點(diǎn)檢維護(hù),對(duì)空調(diào)在運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題總臺(tái)人員應(yīng)及時(shí)報(bào)告;,WF-ADMI-HR-003(03C),4.5 總臺(tái)雨傘管理 4.5.1 如天氣下雨,又面臨即將下班,總臺(tái)工作人員應(yīng)對(duì)雨傘進(jìn)行清點(diǎn),如雨傘不夠,應(yīng)知會(huì)保安人員將食堂、保安 室、員工下班打卡處備用雨傘集中送到總臺(tái); 4.5.2 管理人員下班后,如未帶雨傘者,按2人/組,由總臺(tái)在門(mén)口進(jìn)行發(fā)放雨傘; 4.5.3 當(dāng)管理人員就餐完畢后,應(yīng)自覺(jué)將雨傘放到總臺(tái)茶水間里; 4.5.4 總臺(tái)在每天下班之前應(yīng)對(duì)茶水間雨傘進(jìn)行點(diǎn)檢,確認(rèn)數(shù)量; 4.5.5 當(dāng)天氣晴好時(shí),由環(huán)衛(wèi)擔(dān)當(dāng)將雨傘全部放在通風(fēng)口處吹干,待吹干后應(yīng)收起放好,總臺(tái)須對(duì)雨傘數(shù)量再次確 認(rèn); 4.6 總臺(tái)衛(wèi)生管理 4.6.1 每天早上上班之前總臺(tái)衛(wèi)生應(yīng)由環(huán)衛(wèi)擔(dān)當(dāng)完成,主要為大廳衛(wèi)生,如門(mén)窗、玻璃、花盆、鞋柜、垃圾簍、 地毯等;接待室如地面、桌椅、茶水間如純凈水、茶葉、地面等衛(wèi)生的確認(rèn); 4.6.2 環(huán)衛(wèi)擔(dān)當(dāng)每天應(yīng)不定時(shí)對(duì)總臺(tái)區(qū)域的衛(wèi)生進(jìn)行清掃,接待室客人走后總臺(tái)人員應(yīng)及時(shí)將水杯進(jìn)行清理; 4.6.3 重要客戶(hù)來(lái)