辦公室事務(wù)與管理.ppt

1、辦公室事務(wù)與管理,案例展示,王小姐是宏遠(yuǎn)公司秘書。早上上班時(shí)，王小姐提前15分鐘到公司。她首先把上司辦公室的窗簾拉起，窗戶打開，桌面的文件按照柜架上貼的標(biāo)簽分類碼放，把電腦下糾結(jié)的電線梳理清楚，把上司到公司就要審閱的重要文件放在辦公桌中間。然后，王小姐用酒精擦拭自己辦公桌的電話話筒和傳真機(jī)，清潔自己辦公區(qū)域的地面、桌面、柜臺(tái)的衛(wèi)生，整理自己保管各類文件。之后，王小姐又到接待室把書架上供閱覽的資料、宣傳品放回原處，擺放整齊。做完這些，上班的上司和同事也陸續(xù)來到公司，開始一天的工作。,提示,上班開始，要做好工作區(qū)域的辦公環(huán)境維護(hù),案例:秘書的一天,上班后 （一）整理辦公場(chǎng)所 1、上司辦公室的整理

2、文件的整理、資料放回原處、彈去灰塵、調(diào)整時(shí)鐘、調(diào)節(jié)溫度器的溫度、綠色植物的澆水和清理敗葉（要符合上司的工作習(xí)慣） 2、秘書個(gè)人責(zé)任區(qū)和公共區(qū)域的整理 秘書個(gè)人責(zé)任區(qū)：使用的辦公桌、電話、電腦、打印機(jī)、文件柜、抽屜等。 公共區(qū)域：接待區(qū)域和公共區(qū)域的飲水機(jī)、復(fù)印機(jī)、公共文件柜的整理。 要求：整齊干凈、物品擺放有條理，便于去用查找。,第一節(jié) 辦公環(huán)境管理,學(xué)習(xí)目標(biāo) 1、掌握布置辦公室的方法 2、了解辦公環(huán)境中常見的安全隱患 3、能夠采取措施排除常見隱患，創(chuàng)造健康、安全的工作環(huán)境,一、合理布置辦公室,布置辦公室的基本要求,采用一大間辦公室，對(duì)于光線、通風(fēng)、監(jiān)督、溝通，比采用同樣大小的若干辦公室為優(yōu)。

3、 使用同樣大小桌子，可增進(jìn)美觀，并促進(jìn)職員的相互平等感。 是同一區(qū)域的檔案柜與其他柜子的高度一致，以增進(jìn)美觀。 通常有許多外賓來訪的部門置于入口處，若此法不可行時(shí)，亦應(yīng)規(guī)定來客須知，使來客不干擾其他部門。 將自動(dòng)售貨機(jī)、噴水池、公告板置于不致引起職員分散精力及造成擁擠之處。 應(yīng)預(yù)留充分的空間，以備最大的工作負(fù)荷的需要。 主管座位應(yīng)位于員工座位之后方，使主管易于觀察工作地點(diǎn)發(fā)生的事情。 自然光應(yīng)來自桌子的左上方或斜后上方。勿使職員面對(duì)窗戶、太靠近熱源或坐在通風(fēng)線上。 裝設(shè)充足的電源插座，供辦公室設(shè)備之用。 常用的設(shè)備與檔案應(yīng)置于使用者附近，切勿將所有的檔案置于靠墻之處，檔案柜應(yīng)背對(duì)背放置。 此外

4、，如條件允許，應(yīng)在辦公室內(nèi)設(shè)置休息處，并提供便利充分的休息設(shè)備，以作為工余休息、自由交談及用午餐之所需。秘書人員要根據(jù)對(duì)未來變化的預(yù)測(cè)，及時(shí)調(diào)整辦公室布置。,范例：某公司辦公室平面設(shè)計(jì)圖,辦公室布置三大原則,1.有利于溝通 2.便于監(jiān)督 3.協(xié)調(diào)、舒適,辦公室布置程序,對(duì)各部門的業(yè)務(wù)工作與性質(zhì)加以考察與分析，明確各部門及各員工之間的關(guān)系，以此為依據(jù)確定每位員工的工作位置。 列表將各部門的工作人員及工作分別記載下來。按工作人員數(shù)額及其辦公所需要的空間，設(shè)定其空間大小。通常辦公室的大小因各人工作性質(zhì)而異。但一般而言，每人的辦公空間，大者可3-10，普通者1.5-8即可以。 根據(jù)工作需要，選配相應(yīng)的

5、家具、桌椅等，并列表分別詳細(xì)記載。 繪制辦公室座位布置圖，然后依圖布置。 對(duì)設(shè)備的安放提出合理建議。,二、營(yíng)造健康、安全的辦公環(huán)境,安全檢查的內(nèi)容 辦公環(huán)境中常見的有礙健康和安全的隱患 健康、安全辦公環(huán)境的基本要求,案例展示,1.天地公司秘書鐘苗下午發(fā)現(xiàn)接待區(qū)通往門口的通道上堆放了很多銷售部的空紙箱，鐘苗是這樣處理的：立即向行政主管報(bào)告，得到馬上清理的指示；參加清理工作，確保接待區(qū)到門口的過道通暢。在周末的工作會(huì)上，行政經(jīng)理表?yè)P(yáng)了鐘苗，并告誡全體工作人員以此為鑒，做好工作環(huán)境的風(fēng)險(xiǎn)防范。 2.華泰集團(tuán)秘書在董事會(huì)會(huì)后把廢棄的選票用碎紙機(jī)處理，就在她操作的過程中，一不小心戴在胸前的長(zhǎng)絲巾卷入了碎

6、紙機(jī)，雖然她立即關(guān)閉電源，毀掉一條絲巾，但不遵守設(shè)備安全規(guī)程操作的后果是極危險(xiǎn)的。當(dāng)晚下班前，行政經(jīng)理以此事為例向所有員工再次強(qiáng)調(diào)一定要遵守設(shè)備安全操作規(guī)程。他說，如果今天卷進(jìn)去的不是絲巾而是披散的長(zhǎng)發(fā)，那真是讓人后怕呀！,提示,辦公環(huán)境中的安全隱患要及時(shí)處理,進(jìn)行安全檢查，改進(jìn)工作環(huán)境,安全檢查包括辦公環(huán)境和辦公設(shè)備 案例通常企業(yè)辦公室中安全檢查的方法： 1、確定檢查周期，定期檢查 2、發(fā)現(xiàn)隱患，在職權(quán)范圍內(nèi)排除或減少危險(xiǎn) 3、個(gè)人職權(quán)無法排除時(shí)，有責(zé)任和義務(wù)報(bào)告、跟進(jìn)、直到解決 4、將異常情況的發(fā)現(xiàn)、報(bào)告、處理等過程認(rèn)真記錄在本企業(yè)的“隱患記錄及處理表”中,隱患記錄及處理表,范例: 天地公

7、司隱患記錄及處理表,辦公環(huán)境中常見的有礙健康和安全的隱患,（1）地、墻、天花板、門、窗中的隱患，如離開辦公室前不鎖門。 （2）室內(nèi)光線、溫度、通風(fēng)、噪音、通道方面的隱患，如光線不足或光線耀眼。 （3）辦公家具方面的隱患，如電腦鍵盤桌面過高，難以用正確的姿態(tài)操作。 （4）辦公設(shè)備及操作中的隱患，如設(shè)備電器插頭打火或電線磨損裸露。 （5）工作中疏忽大意造成傷害的隱患，如站在帶輪的椅子上舉放物品。 （6）工作中疏忽大意造成失密的隱患，如復(fù)印時(shí)將保密的原文件忘在復(fù)印機(jī)玻璃板上。 （7）火災(zāi)或消防中的隱患，如亂扔煙頭，在滅火器前堆放物品。 國(guó)家為改善企業(yè)的勞動(dòng)條件，保護(hù)員工的安全和健康，保證勞動(dòng)生產(chǎn)率的

8、提高，從1956年起就制定了工廠安全衛(wèi)生規(guī)程，對(duì)工作場(chǎng)所的條件提出了具體的規(guī)定。例如：第9條“工作場(chǎng)所應(yīng)該保持整齊清潔”；第17條“工作場(chǎng)所的光線應(yīng)該充足”；第21條“去暖和降溫措施”；第31條“工作場(chǎng)所應(yīng)該備有急救箱”等，都說明國(guó)家一直非常重視員工的安全和健康。,健康、安全辦公環(huán)境的基本要求 （1）辦公區(qū)建筑必須堅(jiān)固安全，地面、墻面、天花板完好整潔，門窗開啟靈活能鎖，室內(nèi)有基本裝修。 （2）光線應(yīng)充足，局部照明要達(dá)到要求，且燈光不閃爍，直射的窗戶應(yīng)安裝擋板或窗簾，注意光線不應(yīng)引起計(jì)算機(jī)屏幕的反射。 （3）溫度要適宜，根據(jù)天氣設(shè)置供暖供冷設(shè)備，最好室溫不低于16。 （4）布局應(yīng)注意通風(fēng)，保持工

9、作場(chǎng)所空氣流通和空氣的質(zhì)量，禁止在辦公室吸煙，需要時(shí)可在工作區(qū)外設(shè)立吸煙區(qū)。 （5）辦公室空間及作為空間要適當(dāng)，座位間要有通道，力求員工工作舒適。 （6）辦公室噪音要低，可利用屏障、地毯、設(shè)備隔音罩減少噪音。 （7）辦公家具要滿足工作所需并符合健康、安全要求，包括工作臺(tái)面、座椅、各種存儲(chǔ)設(shè)備及必要的鎖等。 （8）辦公設(shè)備、辦公用品和易耗品要滿足工作所需并符合健康、安全要求，包括工作臺(tái)面上的電話、計(jì)算機(jī)、文具及公用設(shè)備和物品。 （9）辦公設(shè)備的安裝、操作要符合要求，操作指南和注意事項(xiàng)要明晰展示。 （10）辦公區(qū)及辦公室要設(shè)置相應(yīng)的消防設(shè)施、設(shè)備及必要的報(bào)警裝置。 （11）辦公室提供飲水并符合健康

10、、安全要求。 （12）辦公區(qū)或辦公室設(shè)置急救包，并定期更換。 （13）建立相應(yīng)的規(guī)章和制度，包括人員進(jìn)出制度、保密規(guī)定等。 （14）室內(nèi)有符合組織目標(biāo)的裝飾、標(biāo)識(shí)和適當(dāng)?shù)木G色植物。 秘書在對(duì)辦公環(huán)境和辦公設(shè)備進(jìn)行安全方面的檢查時(shí)，可以對(duì)照上述各項(xiàng)。,第二節(jié) 辦公日常事務(wù)管理,學(xué)習(xí)目標(biāo) 1、掌握值班工作 2、掌握領(lǐng)用現(xiàn)金管理及辦理報(bào)銷手續(xù) 3、了解印章和介紹信管理 4、收發(fā)文處理 5、時(shí)間管理 6、電話工作,一、安排值班工作,值班的任務(wù)和作用 對(duì)值班室與值班人員的要求 值班日志與交接班,值班的任務(wù)和作用 ：,值班大致設(shè)立值班室,值班室有兼職值班室與專職值班室兩種類型。值班室的任務(wù)主要有以下幾個(gè)方

11、面: 1、辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的有關(guān)事項(xiàng) 2、下班后和放假期間的文件和事務(wù)處理 3、來訪接待工作 4、溝通上下級(jí)通訊聯(lián)系 5、記好當(dāng)天大事記(三項(xiàng)記錄:電話記錄、接待記錄、值班日記),對(duì)值班室與值班人員的要求,值班室要制定嚴(yán)格的崗位責(zé)任制,做到職責(zé)分明,獎(jiǎng)罰分明。值班人員必須做到以下幾點(diǎn): 1、服務(wù)的精神和高度責(zé)任心 2、要提高警惕,遵守值班紀(jì)律 3、認(rèn)真做好保密工作 4、接待來訪來電要熱情 5、要認(rèn)真學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí),提高業(yè)務(wù)水平 6、填寫值班日志,做好交接工作,值班日志與交接班,填寫值班日記應(yīng)注意以下事項(xiàng): 1、填寫值班者的姓名和值班時(shí)間 2、填寫值班記錄做到內(nèi)容簡(jiǎn)明扼要,語(yǔ)言規(guī)范,字跡清楚,不加評(píng)論

12、,不帶個(gè)人感情,實(shí)事求是。 3、注意做好交接班工作,情景題：,秘書鐘苗深夜正在值班，突然接到保衛(wèi)的電話，說一自稱廠長(zhǎng)親戚的陌生人要進(jìn)入辦公禁區(qū)，有緊急事情需要辦理，秘書鐘苗應(yīng)如何處理？,二、有關(guān)現(xiàn)金和報(bào)銷的知識(shí)和規(guī)定,零用現(xiàn)金的管理 商用費(fèi)用的報(bào)銷,零用現(xiàn)金的管理,1、建立零用現(xiàn)金帳簿 2、領(lǐng)取人填寫“零用現(xiàn)金憑單” 3、核對(duì)憑單，有授權(quán)人簽字方可 4、核對(duì)領(lǐng)取人提交的發(fā)票與憑單是否一致 5、支出須在帳簿上記錄 6、支出達(dá)到一定數(shù)額或月末，到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷并將現(xiàn)金返回零用現(xiàn)金箱周轉(zhuǎn),商務(wù)費(fèi)用報(bào)銷,1、提交費(fèi)用申請(qǐng)報(bào)告或費(fèi)用申請(qǐng)表 2、授權(quán)人審核同意，并簽名批準(zhǔn) 3、報(bào)告或申請(qǐng)表提交財(cái)務(wù)部門，領(lǐng)取

13、現(xiàn)金或支票；先由申請(qǐng)人墊付，完成商務(wù)活動(dòng) 4、使用時(shí)要向?qū)Ψ将@取相應(yīng)的發(fā)票 5、商務(wù)活動(dòng)結(jié)束后，將發(fā)票附在“出差報(bào)銷單”后，簽名，報(bào)銷 6、如活動(dòng)中，計(jì)劃費(fèi)用不夠，應(yīng)提前向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，取得許可后，超出部分方可報(bào)銷。,注意：,秘書人員不應(yīng)自己或協(xié)助他人建立辦公室“小金庫(kù)”，應(yīng)嚴(yán)格遵守辦公秩序和財(cái)務(wù)制度 秘書保管備用金，應(yīng)把辦公室的開支記錄下來，以便了解辦公開支的情況，也可作資料查詢,三、文書形成、處理程序,收文（簽收拆封登記擬辦發(fā)辦傳閱承辦催辦辦復(fù)） 發(fā)文（交擬議擬撰擬審核簽發(fā)印制用印登記發(fā)文） 立卷、歸檔 銷毀,立卷的范圍 凡是在工作活動(dòng)中形成和使用，已經(jīng)辦理完畢，具有考察價(jià)值的文件材料 文

14、件案卷歸檔 歸檔是指文書部門將立好的案卷定期向檔案部門移交，以便集中保管,立卷的工作程序,檢查和整理歸卷文件 鑒定區(qū)分保管期限具體組卷 拆除裝訂修補(bǔ)不合規(guī)格文件 編寫頁(yè)碼 登記卷內(nèi)目錄和備考表 擬定案卷標(biāo)題裝訂成卷 填寫案卷封面案卷排列與編號(hào) 編制案卷目錄編寫歸卷號(hào),公文銷毀,特殊場(chǎng)合不立即銷毀有可能造成嚴(yán)重失密的公文 程序：鑒定逐件核定造冊(cè)將目錄送領(lǐng)導(dǎo)簽批在有關(guān)人員監(jiān)督下銷毀 方式： 焚燒、粉碎、重新制成紙漿,四、印章和介紹信的管理,印章和介紹信是各級(jí)各類組織對(duì)外聯(lián)系的標(biāo)志和行使職權(quán)的憑證 使用印章、介紹信，一般應(yīng)經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，辦理簽批手續(xù)，秘書人員不得擅自作主,印章的管理,分類： 單

15、位印章（含鋼?。?單位領(lǐng)導(dǎo)人“公用”的私章 秘書部門的公章,作用： 標(biāo)志作用 權(quán)威作用 法律作用 憑證作用,印章的刻制和使用,印章的刻制須上級(jí)單位批準(zhǔn)的正式公文，到公安部門登記，有指定單位刻制 印章在啟用前，應(yīng)備文通知有關(guān)單位 保管者不得委托他人代蓋，不得隨意帶出辦公室，不得交他人拿走使用 保管通常由秘書承擔(dān)，保管者是使用者 蓋章要上不壓正文，下要騎年蓋月 蓋章要領(lǐng)：握法標(biāo)準(zhǔn)、印泥適度、用力均勻、落印平穩(wěn),介紹信及其管理,介紹信是用來介紹被派遣人員的姓名、年齡、身份、洽談事項(xiàng)等情況的一種專用書信，具有介紹和證明的雙重作用 出具介紹信，要通過單位內(nèi)部的審批手續(xù)，填寫清楚，與存根一致，加蓋騎縫章，

16、并有存根備查 介紹信有時(shí)限要求,五、 辦公效率和時(shí)間管理,【案例】,對(duì)時(shí)間的管理 自我時(shí)間的管理 對(duì)領(lǐng)導(dǎo)時(shí)間的管理,時(shí)間管理落后的原因,1、領(lǐng)導(dǎo)者自身陳舊的時(shí)間觀念 2、客觀原因，如組織環(huán)境因素 3、秘書部門自身原因,時(shí)間管理原則,時(shí)間有序性 最大限度的為領(lǐng)導(dǎo)謀求可控時(shí)間 重急輕緩的原則 切忌安排領(lǐng)導(dǎo)事必躬親的原則,領(lǐng)導(dǎo)人時(shí)間管理,具體時(shí)間表【習(xí)題】 工作計(jì)劃表,時(shí)間表的類別,年度時(shí)間表（將一年中企業(yè)的例行會(huì)議、重要的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、確定的商務(wù)出訪等安排妥善，可參照上一年的時(shí)間表和新一年的工作部署） 季度時(shí)間表 月時(shí)間表（由主管領(lǐng)導(dǎo)召開會(huì)議擬定或請(qǐng)其他領(lǐng)導(dǎo)提出下月計(jì)劃，再結(jié)合集體議定事項(xiàng)，由秘書制表

17、，經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)審定下發(fā)實(shí)施） 周時(shí)間表（常在周五下班前或周一上午由主要領(lǐng)導(dǎo)碰頭協(xié)商活動(dòng)安排，在月時(shí)間表的基礎(chǔ)上，加上平時(shí)收集信息，由秘書人員按周一至周五分上下午排表，經(jīng)被授權(quán)人過目印發(fā)給相關(guān)人員 ）,一、時(shí)間表的編制,根據(jù)信息制定一份時(shí)間表 天地公司銷售部經(jīng)理第三季度會(huì)議較多，七月的前兩周要到上海開會(huì)；八月的第二周要去香港參加5天會(huì)議；每月的最后一個(gè)星期五上午是銷售部固定的部門會(huì)議；八月最后一個(gè)星期三要參加公司的辦公會(huì)議；七月的第三周星期二要在公司開銷售會(huì)議，傳達(dá)上海會(huì)議精神；八月第一周的星期一還要面試3位營(yíng)銷員；九月的前兩周希望安排休假。,第三季度會(huì)議時(shí)間表 （2002.7-9）,時(shí)間表的編制

18、方法,根據(jù)需求確定編制時(shí)間的周期 收集并列出該階段所有工作、活動(dòng)、任務(wù) 發(fā)現(xiàn)活動(dòng)有矛盾，主動(dòng)與負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào) 按照時(shí)間順序?qū)⑷蝿?wù)排列清晰 繪制表格，標(biāo)明時(shí)期、時(shí)間、項(xiàng)目 用簡(jiǎn)明的文字將信息填入表格,二、管理自己和上司的工作日志,【案例】 秘書的職責(zé)是把多而雜的問題和事情安排好。 詳細(xì)的、清楚的工作日志、工作計(jì)劃和詳細(xì)的時(shí)間安排 每天、月、季度、年都應(yīng)該有計(jì)劃安排表 還應(yīng)該有日志、臺(tái)歷、備忘錄、計(jì)算機(jī)化臺(tái)式日志等辦公輔助手段,工作日志,工作日志通常兩本：上司使用；自己使用,使用工作方法： 1、提前了解，當(dāng)日一早再次確定補(bǔ)充 2、在自己日志上標(biāo)明當(dāng)日應(yīng)完成的任務(wù) 3、輸入信息，先用鉛筆，確認(rèn)后用水筆正

19、式標(biāo)明，還可使用不同色彩 4、信息完整（時(shí)間、地點(diǎn)、姓名、聯(lián)絡(luò)） 5、當(dāng)日出現(xiàn)情況變化，立即更新日志，并告知上司出現(xiàn)的變化 6、上司日志變化的同時(shí)，更改自己的日志，做好更變的善后工作 7、自己的日志要標(biāo)明上司活動(dòng)的準(zhǔn)備工作，逐項(xiàng)落實(shí) 8、協(xié)助和提醒上司執(zhí)行日志計(jì)劃,注意事項(xiàng),秘書日志比上司日志更為細(xì)、詳、準(zhǔn)、繁 若有突發(fā)事件，立即更改，不得緩誤，并上傳下達(dá) 預(yù)有足夠的時(shí)間來安排會(huì)議,上司工作日志的內(nèi)容,1、上司在單位內(nèi)部參加的會(huì)議、活動(dòng)（要記錄清楚時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容） 2、內(nèi)部接待的來訪者（要記錄清楚姓名、單位詳情、約會(huì)時(shí)間） 3、單位外部參加會(huì)議、活動(dòng)、約會(huì)（要記錄清楚時(shí)間、地點(diǎn)、細(xì)節(jié)、聯(lián)絡(luò)方

20、式） 4、個(gè)人的安排（看?。?5、私人的信息（親屬生日）,秘書日志內(nèi)容,包含上司日志內(nèi)容 上司各項(xiàng)工作活動(dòng)的準(zhǔn)備事宜 上司交辦的工作 自己職責(zé)中應(yīng)作的工作（撰寫總結(jié)、值班）,日志的變更,原定結(jié)束時(shí)間延長(zhǎng)超時(shí) 追加緊急的或新添的項(xiàng)目 項(xiàng)目的時(shí)間調(diào)整、變更 項(xiàng)目的終止或取消 注：應(yīng)盡量想辦法將日程安排的變更限制在最小的范圍,針對(duì)變更，秘書應(yīng)注意,1、安排活動(dòng)之間要留10分鐘左右的時(shí)間間隙 2、項(xiàng)目調(diào)整，應(yīng)遵循先急重后輕緩的原則 3、變更后，做好通知、說明原由，防止誤解 4、檢查變更后的日志，不要漏記和不作修改,注意事項(xiàng),1、確保上司日志信息的保密，只給上司授權(quán)的人查閱 2、保持兩本工作日志的一致和

21、準(zhǔn)確 3、應(yīng)熟悉上司工作習(xí)慣和約會(huì)時(shí)間的長(zhǎng)短，每天最早和最晚可安排約會(huì)的時(shí)間，以便安排的約會(huì)符合要求 4、熟悉上司用餐和休息的時(shí)間，以便避開上司的休息,ABCD排序法,一秘書周一要完成的工作如下，請(qǐng)你幫她安排下時(shí)間： 1、給某客戶打電話，與對(duì)方聯(lián)系上司下周四與他約會(huì)的事宜 2、復(fù)印下午部門經(jīng)理會(huì)議的資料 3、向人力資源部門寫報(bào)告，申請(qǐng)今年的休假日 4、復(fù)印一份給客戶的復(fù)信以備存，原件郵寄對(duì)方 5、拆封、分類和分發(fā)郵件 6、布置下午使用的會(huì)議室，準(zhǔn)備茶水和咖啡 7、將財(cái)務(wù)部新發(fā)的辦公經(jīng)費(fèi)報(bào)銷規(guī)定復(fù)印備份，原件放置在傳閱夾給部門同事傳閱 8、為上司預(yù)定周末去天津的火車票（北京出發(fā)） 9、接待3位訪

22、客，2個(gè)電話,ABCD法則 A類：重要且緊急，必須立即去做、優(yōu)先做 B類：重要而不緊急 C類：緊急但不重要 D類：有時(shí)間才做，既不重要也不緊急，可以不作,有效利用時(shí)間，事半功倍 區(qū)分常規(guī)工作和非常規(guī)工作 明確自己的工作任務(wù)和職責(zé) 分清輕重緩急 合理分配精力，利用時(shí)間 使用辦公輔助手段組織工作,六、電話工作,通話工作的內(nèi)容 通話工作的要求,通話工作的內(nèi)容,包括:打電話、接電話和作電話記錄。 1、接打電話:熟悉接打電話的禮儀和接打電話的要領(lǐng)。 2、電話記錄 它包括五個(gè)部分:即來話時(shí)間(年月日時(shí)分)、來話單位姓名、對(duì)方電話號(hào)碼、來話內(nèi)容、處理意見和記錄人署名(復(fù)述、核對(duì))。 3、傳話:問清收話人姓名

23、、職務(wù)、電話號(hào)碼。,通話工作的要求,1、禮貌熱情 2、作好記錄 3、收話后,必須馬上解決問題 4、不屬于職權(quán)范圍內(nèi)的事,不隨便應(yīng)允或反駁,七、做好信息保密工作,信息保密工作的類別 信息保密工作的措施,按載體分包括：,口頭信息的安全及保密工作 紙面信息的安全及保密工作 電子信息的安全及保密工作,做好口頭信息的安全,1、不要在組織內(nèi)部或外部談?wù)撚嘘P(guān)單位的保密信息。 2、沒有確認(rèn)電話、對(duì)方身份和是否被授權(quán)獲得信息之前，不要通過電話、手機(jī)、答錄機(jī)給出保密信息。 3、向來訪者提供組織允許提供的信息，若超出范圍，應(yīng)向上司匯報(bào)。 4、遵照會(huì)議要求傳達(dá)會(huì)議信息。,做好紙面信息的安全,1、接受任何保密文件、資料

24、等都要簽收并登記 2、文件或其他紙質(zhì)信息只發(fā)給或傳閱到被授權(quán)的人員，并要簽收 3、在傳遞保密文件或資料時(shí)，要放在文件夾中攜帶，以防失密或丟失 4、機(jī)密文件須保存在帶鎖的、防火的柜子里 5、離開辦公室時(shí)不要把信息或機(jī)密文件留在辦公桌上，應(yīng)鎖入抽屜，并鎖好門窗 6、用郵件發(fā)送保密信息，信封要貼封口，并標(biāo)記“秘密”或“保密” 7、為了確保安全，高密級(jí)信息可以由工作人員親自送交收件人 8、復(fù)印完成后，應(yīng)將保密原件取走，不要留在玻璃板上 9、當(dāng)傳真保密信息時(shí)，須使用具有保密功能的接收設(shè)備或要求接收人等在傳真機(jī)旁即時(shí)收取 10、極為重要且不常使用的紙面信息可以制成縮微膠片，保存到銀行保險(xiǎn)柜里 11、不再需要的保密的文檔要粉碎,做好電子信息安全,1、計(jì)算機(jī)顯示器應(yīng)放置在他人看不到屏幕的地方，如果來訪者走近，應(yīng)迅速滾動(dòng)頁(yè)面或關(guān)小亮度，或保存你的信息關(guān)閉顯示器 2、計(jì)算機(jī)打印保密材料要人不離機(jī) 3、在提交電子信息給他人之前，應(yīng)向上級(jí)核對(duì)，不能給未被授權(quán)的人 4、每個(gè)使用者應(yīng)有自己的識(shí)別碼，密碼必須保密，經(jīng)常更換 5、應(yīng)該使用密碼來保護(hù)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)，并定期更換 6、計(jì)算機(jī)必須經(jīng)常進(jìn)行查毒殺毒，為了安全，不要安裝借來的程序 7、重要的文件要備份，并存儲(chǔ)在安全加鎖的地方，磁盤不能保存在過熱或過冷的地方 8、有保密信息的軟盤不應(yīng)帶出單位 9、有可能計(jì)算機(jī)警報(bào)系統(tǒng)，防止信