高效會議管理技巧(培訓(xùn)).ppt

1、,高效會議管理技巧,主講：,課程目標(biāo),了解會議的目的、種類和體系 了解會議效率不高的原因及對策 掌握有效為會議做準(zhǔn)備的要領(lǐng) 掌握會議中的溝通和反饋技巧 掌握會議主持人的會議管理技巧 學(xué)會提高會議效率和質(zhì)量的技巧,會議需要管理嗎？會議管理還需要技巧嗎？,整個世界在某種程度上說是一個時時處處充滿會議的世界。會議的正面作用是解決問題，反面作用則是帶來難題，因此，會議既需要管理，更不能缺少技巧！,第一講 當(dāng)今會議面面觀,會議的意義 會議的目的 會議的種類 會議的頻繁 會議成本的計算,集思廣益圖,想法,想法,想法,好創(chuàng)意 好點(diǎn)子,甲,乙,丙,會議的意義,會議是一個集思廣益的渠道 會議顯示一個組織或一個部

2、門的存在 會議是一種群體溝通的方式,會議的目的,開展有效的溝通 傳達(dá)資訊 監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾 達(dá)成協(xié)議與解決問題 資源共享 開發(fā)創(chuàng)意 激勵士氣 鞏固主管地位,達(dá)成協(xié)議與解決問題,點(diǎn)明困 難所在,發(fā)現(xiàn)問 題并尋 找解決 方法,衡量問 題的輕 重緩急,想出新 點(diǎn)子,評議新 點(diǎn)子,確定行 動綱領(lǐng),會議的種類,會議的頻率,固定的部門會議：,建議頻率：至少每月一次 注意事項：不能多與每周一次， 否則容易形成 拖沓的不良習(xí)慣； 將會議時間記錄在筆記本上， 以防因一時疏忽造成工作上的被動。,建議頻率：至少每兩月一次 注意事項：利用全體大會通報政策，但不能頻繁，否則回給公司造成沉重的負(fù)擔(dān)。,全體會議,建議頻率

3、：隨時 注意事項：切忌太頻繁，否則會使員工感覺日日有危機(jī)，會讓公司陷入工作無序的可怕境地。,處理突發(fā)事件的會議,建議頻率：按需要 注意事項：可以按需要天天發(fā)生，但是會議長度最好不要超過1小時。,一對一會議,會議成本的計算,會議的時間成本 直接的會議成本 效率損失成本,第二講 會議效率不高的原因及解決方案,會議效率不高的原因及預(yù)防性管理 高效會議的八大特征 會議規(guī)范,高效會議的預(yù)防性管理（二）,5.參會者要有聽的技能 6.要充分作好準(zhǔn)備工作 7.明確開會原因及目的,高效會議的八大特征,只有必要時才召集 好好籌劃過 擬訂和分發(fā)了議程表 遵守時間 一切按部就班 請了最有經(jīng)驗的和有才能的人出席 作出了

4、評論和歸納 記錄所有決定、建議和負(fù)責(zé)人,會議規(guī)范種類,時間安排方面的規(guī)范 固定的會議流程規(guī)范 會議本身要遵守的規(guī)則,固定的會議流程規(guī)范,開始 歡迎 會議目的 議程 具體時間 安排 規(guī)章制度,3,議程1 分享話題和目標(biāo) 交換信息 產(chǎn)生生意/做決定/確認(rèn)行動 總結(jié),2,結(jié)束會議 總結(jié) 安排下次會議,跟蹤 備忘錄 跟蹤計劃,會議本身要遵守的規(guī)則（一）,1.參會者要將工作安排交給會議主席 2.超過1小時的會議要有書面的通知 3.所有參會者都要有準(zhǔn)備發(fā)言的心態(tài) 4.會議要能準(zhǔn)時開始、準(zhǔn)時結(jié)束 5.負(fù)責(zé)人對決議能否達(dá)成負(fù)主要責(zé)任,會議本身要遵守的規(guī)則（二）,6.在會上要維護(hù)別人的尊嚴(yán) 7.要有人提出不同的

5、意見 8.會后要能拿到書面的記錄 9.參會者要履行反饋職責(zé) 10.要請第三方監(jiān)控會議質(zhì)量,第三講 開會前的準(zhǔn)備工作,是否要開會 準(zhǔn)備工作的作用 1H5W 準(zhǔn)備工作核對單 主持人的準(zhǔn)備工作,如果,已經(jīng)按慣例每周聚會,會議成本太大,還有比開會更好的方法,沒什么特別的事情要討論,你是唯一做決策并且知 道該怎么做的人（開會 讓他人參與只能把問題 弄糟）,無需開會的五個如果,如果,必須把信息同 時傳達(dá)給很多人,有些事情需要當(dāng) 眾表揚(yáng)或批評,要讓別人參與決 策以集思廣益,聽取部門匯報工作,給小組委派任務(wù),必須開會的五個如果,準(zhǔn)備工作的作用,選擇最恰當(dāng)?shù)倪x擇方式 使參會者能對討論有清楚的方向可循 清楚的告知

6、參會者應(yīng)有何種行為表現(xiàn) 節(jié)省時間與減少沖突,會議準(zhǔn)備的5W1H法,Why,What,When,Who,Where,How,會議準(zhǔn)備工作核對單 1.了解會議的目的 3.確定會議的形式 5.決定會議的時間 7.決定會議的地點(diǎn) 9.確定出席人數(shù) 11.是否準(zhǔn)備會議名簽 13.是否安排與會者住宿 15.確定視聽教材 17.準(zhǔn)備會場周邊位置圖 19.確定自己人的相關(guān)資料,2.是否一定要開會 4.安排會議的議程 6.確定會議的主持人 8.研究會場如何布置 10.安排出席者座位 12.是否安排交通工具 14.是否發(fā)出了會議通知 16.確定輔助教材 18.是否要求與會者準(zhǔn)備資料 20.是否安排會后娛樂項目并做

7、好事先通知,主持人的4個準(zhǔn)備,設(shè)定溝通目標(biāo) 制訂行動計劃 預(yù)備可能的爭執(zhí) 進(jìn)行SWOT分析,SWOT分析,自身,環(huán)境,第四講 成功會議的五種策略,如何做開場白 如何分配發(fā)言時間 如何掌握議事進(jìn)度 如何達(dá)成決議決策方式 如何圓滿結(jié)束會議,如何做開場白,定義：35分鐘的談話，系統(tǒng)、簡潔及有明確宗旨。 內(nèi)容：開會目的，時間安排，議事方式，紀(jì)律規(guī)則等。 程序： 概觀會議進(jìn)行程序； 提供與會議有關(guān)的資訊； 規(guī)范議程； 指定會議記錄者； 征求對議程設(shè)計的意見。,如何分配發(fā)言時間,主持人的發(fā)言時間應(yīng)掌握在20%要盡量保證每個人發(fā)言機(jī)會均等；盡量開成一種互動的會議氛圍。,主持人發(fā)言最多的原因,對會議的議題特別

8、熟 地位最高而且聲音較大 負(fù)擔(dān)較多的行政責(zé)任,如何掌握議事進(jìn)度,語言方式 非語言方式,如何達(dá)成決議決策方式,彼德德魯克決議法： 用足夠多的時間檢視困難所在，并是參會者達(dá)成共識 列舉或圖示各提案并開始討論 客觀比較各提案的優(yōu)劣，避免意氣之爭 估計各提案之獲益律 估計有無采集更多參考資料的需要 征求反對意見 以中立角度檢視正反意見 尋求與會者對各題案之認(rèn)同 對提案做適當(dāng)?shù)男菡c妥協(xié) 確認(rèn)議事結(jié)果 組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督單位。,4種群體決策,權(quán)威決策,少數(shù)服從多數(shù)決策,共識決策,無異議決策,4種團(tuán)隊決策法,頭腦風(fēng)暴法 德爾菲法 思路轉(zhuǎn)換法 易地思考法 中國最龐大的數(shù)據(jù)庫下載,第五講 會議中的溝通與

9、反饋技巧,會議中的溝通 會議中的反饋技巧,溝通的漏斗,別人行動的 20%,別人聽懂的40%,別人聽到的60%,你嘴上說的 80%,你心理想的 100%,溝通,漏斗,溝通的定義,為了設(shè)定的目標(biāo)把信息、思想、情感在個體或者群體之間傳遞并且達(dá)成協(xié)議的過程,溝通金三角,自己,對方,設(shè)身處地,溝通的冰山模式,環(huán) 境,話題,5%20%工作層面,80%95%關(guān)系層面,有效溝通原則,有明確的溝通目標(biāo) 有明確的時間約束 重視每一個細(xì)節(jié) 積極傾聽 努力達(dá)成目標(biāo),造成溝通困難的因素,缺乏自信，主要因為知識和信息掌握不夠 重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)不足或條理不清 不能積極聆聽，有偏見，先入為主，判斷錯誤 按自己的思路思考，忽略他人的需

10、求 失去耐心，造成爭執(zhí) 準(zhǔn)備不充分，沒有慎重思考就發(fā)表意見 時間不充分 情緒不好 語言不通 大腦過濾 記憶力差,如何建立信任,找共同點(diǎn) 適當(dāng)展示自己的能力和水平 適當(dāng)暴露自己脆弱的地方 不必說出所有的真相,會議中的反饋技巧,反饋的兩種類型,正面指導(dǎo)反饋,建設(shè)性反饋,批評三部曲,1.首先表揚(yáng)特定的成就 2.指出做的不好的地方 3.以肯定和支持結(jié)束,第六講 主持人的會議管理技巧,傾聽的技巧 實際的說話技巧,傾聽 是暫時忘掉自我的思想、期待、成見和愿望。全神貫注的理解談話者的內(nèi)容，與他一起去體驗，感受整個過程。這是一種管理技巧，可以通過學(xué)習(xí)和鍛煉得到提高。,傾聽的禮節(jié),聽聽別人的故事 聽聽別人完整的

11、故事 先聽聽別人完整的故事,傾聽的技巧,點(diǎn)頭且微笑 眼神的接觸 發(fā)出傾聽的聲音 身體向前傾 重復(fù)和總結(jié) 必要時做記錄,傾聽的誤區(qū),別人說話時你在想你自己的事 邊聽邊與自己的不同觀點(diǎn)比較 經(jīng)常打斷別人的談話 為演講者結(jié)束他的演講 忽略過程只要結(jié)果 僅聽自己想聽或愿聽的東西 精力不集中，易被其他東西干擾,表達(dá)感受的兩句話,我也有過相同的經(jīng)歷 如果我是你，我跟你感覺一樣,說話技巧,展示 探詢 評論 建立 測試?yán)斫馇闆r,總結(jié) 排除 引進(jìn) 就程序提出建議,第七講 如何對待會議中的意外情況,與“cicada蟬”相遇 與“shark鯊魚”相遇 與“donkey驢”相遇 遭遇“rabbit tracking兔

12、子般追蹤” 與“crab螃蟹（跑題者）”相遇,與“cicada蟬”相遇,講故事（和討論的主題無關(guān)） 講了很長才進(jìn)入主題 講的太模糊，沒有具體事例 拒絕傾聽別人的主要觀點(diǎn),對于“cicada蟬”的解決,可用話語或非語言的暗示 事先提醒關(guān)于會議的程序和時間限制 用總結(jié)的方式結(jié)束,與“shark鯊魚”相遇,有攻擊別人的傾向 總是給予消極的、否定的意見,對付“shark鯊魚”型發(fā)言者的辦法,非語言性打斷 重申會議規(guī)范 反問法,與“donkey驢”相遇,過于敏感 防衛(wèi)性很強(qiáng)，心中有面墻 不能站在別人的立場看問題,對付“donkey驢”型發(fā)言者的辦法,點(diǎn)名發(fā)言 重復(fù)問題 突出他的貢獻(xiàn),遭遇“rabbit

13、tracking兔子般追蹤”,質(zhì)疑正在使用的程序 總是提議不同的程序或建議 解決的方法： 1.肯定他的貢獻(xiàn) 2.重申可以試用現(xiàn)在的程序,與“crab螃蟹（跑題者）”相遇,開會的同時一并做別的工作 私自進(jìn)入小團(tuán)體討論 時常接電話 瞌睡 其他：以筆敲桌，背對發(fā)言者，故意看別處等,對“crab螃蟹”型發(fā)言者的辦法,強(qiáng)調(diào)時間壓力 重申會議規(guī)范 帶入別人 短暫沉默,第八講 主持人與參會者的守則與責(zé)任,主持人的守則與責(zé)任 參會者的守則與責(zé)任 如何處理會議中的沖突,主持人的守則與責(zé)任,營造和諧氣氛 按照議程進(jìn)行 正確討論總結(jié)內(nèi)容 引導(dǎo)發(fā)言者解釋使人困惑的發(fā)言 幫助參會者理清不假思索的想法 尊重別人，避免會中

14、意見一邊倒的情況 減少與議題無關(guān)的爭辯和討論 保證中立態(tài)度,主持人作為矛盾調(diào)停者的失敗表現(xiàn),聽完陳述后，就沒詞了 向雙方之一表示贊同 阻止對方宣泄，建議雙方冷靜下來后再談 認(rèn)為雙方都有錯誤，指出兩者各自存在的問題 建議舉行一個你可能不是主持人的求借方法會議 引導(dǎo)雙方攻擊你 縮小問題的嚴(yán)重性 換話題 當(dāng)雙方爭執(zhí)時，表達(dá)不愉快的情緒,參會者的守則和責(zé)任,會前充分準(zhǔn)備 會中全情投入，貢獻(xiàn)自己的創(chuàng)意與意見 以解決問題為己任 開放的心態(tài)，摒除部門之見 盡可能多的獲取信息 耐心聆聽，尊重他人的意見 勇于發(fā)言，言之有物 不隱善揚(yáng)惡，不人身攻擊 避免不當(dāng)?shù)闹w語言 會后總結(jié),如何處理會議中的沖突,決斷：滿足自

15、己的要求,回避,遷就（適應(yīng)）,不合作,合作,妥協(xié),競爭（暴力）,協(xié)作,決斷,不決斷,第九講 會議記錄,會議記錄者的功能 誰能勝任會議記錄者 對會議記錄的10大建議,會議記錄者的功能,僅次于主持人 記錄及維持議程所設(shè)計的 順序 協(xié)助主持人總結(jié)與歸納,會議記錄者的才能,反應(yīng)快 寫字快 知識面廣 記憶力特別強(qiáng) 組織能力強(qiáng) 傾聽能力強(qiáng) 總結(jié)能力強(qiáng),會議記錄的10大建議,重要的會議應(yīng)該進(jìn)行錄音 定期召開的會議不用錄音 多數(shù)會議指定記錄者 記錄者的筆記流暢不失真 會議記錄者的責(zé)任更全面,會議記錄內(nèi)容全面而準(zhǔn)確 會議結(jié)束后整理會議內(nèi)容 會議記錄應(yīng)有組織的整理 與主席共同修正錯誤部分 將會議記錄發(fā)送給與會者,

16、團(tuán)隊會議的誤區(qū),社會性懈怠 團(tuán)體思維 團(tuán)體極化,第十講 會后跟進(jìn),作參為者的會后跟進(jìn) 作為主持人的會后跟進(jìn) 自我評定 怎樣提高下次會議的質(zhì)量 關(guān)于習(xí)慣,參會者會后跟進(jìn)的內(nèi)容,拿到會議記錄以后要細(xì)讀 分析不同參會者的眾生相 考慮自己任務(wù)的完成方法 會議是一項新任務(wù)的開始,主持人的會后跟進(jìn),請大家填寫會議評估表 針對意見做出改進(jìn)措施 詢問和聯(lián)絡(luò)缺席的同事 制定跟進(jìn)計劃，負(fù)責(zé)跟進(jìn) 如有需要找高層協(xié)助 如計劃進(jìn)行順利，取消下次會議 會議之后檢討得失,主持人會后自我評定問卷（一）,在開會中有沒有人誤解過我的意思？ 我有沒有在別人談話時跳到其他話題？ 有沒有在會前讓員工了解會議的內(nèi)容？ 面對別人說話的時候是不是很緊張？,處理說話緊張最好的方式是排練,主持人會后自我評定問卷（二）,是否遇到只有主持人說話而沒人參與？ 談話結(jié)束后是否確認(rèn)別人明白了你的意思？ 在分派工作時大家是否都看著我而不提問 總會把事情的前因后果呈現(xiàn)給別人嗎？ 是否提前考慮把復(fù)雜的問題用平易近人的方法表達(dá)