業(yè)務(wù)流程圖畫法實戰(zhàn)與基礎(chǔ).ppt

1、組織業(yè)務(wù)流程的設(shè)置和優(yōu)化Miaoyi整理，業(yè)務(wù)流程圖法的實戰(zhàn)和基礎(chǔ)，十九世紀到二十世紀：企業(yè)內(nèi)需要分階段監(jiān)督，形成金字塔狀的集權(quán)控制模式，管理越來越巨大的企業(yè)組織進入八十年代后：原封不動地應(yīng)用傳統(tǒng)的管理模式，給企業(yè)帶來各種各樣的競爭和變化使企業(yè)進入了新的領(lǐng)域。 過去20年：目標管理、分散投資、z理論、“卓越”、1分鐘的經(jīng)理、移動管理、價值鏈分析、從質(zhì)量環(huán)到矩陣管理，各類學(xué)說百家爭鳴眾多企業(yè)應(yīng)用了信息技術(shù)(IT )，但作為提高工作效率和自動化程度的手段，對工作過程進行了商務(wù)產(chǎn)生了，流程重組的發(fā)生背景，商業(yè)流程重組的基本定義，1990年，萩名管理學(xué)家美國麻省理工大學(xué)(MIT )邁克爾哈默(Mich

2、ael Hammer )教授在reengineeerinng的1993年， Michael Hammer和James Champy在Reengineering The Corporation這本書中正式定義了BPR的目的，在成本、質(zhì)量、服務(wù)和速度等方面取得了顯著的改善企業(yè)對業(yè)務(wù)流程重組的需求，使全球化市場中的客戶、變革、競爭等因素，使組織面臨的形勢非常嚴峻。 顧客(Customer )的多樣性：市場的主導(dǎo)權(quán)已經(jīng)轉(zhuǎn)移到顧客的手中，市場從賣方市場變成買方市場，顧客選擇商品的侗地大幅擴展。 因此，如何使顧客滿意，企業(yè)的奮斗目標和所有工作的歸宿競爭(Competition ) :多方面的競爭從實踐、質(zhì)

3、量和成本三個方面進行比較，誰能提供獨占的產(chǎn)品和一流的服務(wù)，誰能贏得競爭。 市場占有率成為評價企業(yè)是否具有競爭力的最集中的表現(xiàn)。 變革(Change )市場需求在變化：科技進步日新月異，產(chǎn)品生命周期不斷縮短，這些變化已成為不可阻擋的潮流，使企業(yè)加快變革的步伐。 方法：流程主要以“客戶”為主，有效利用信息、技術(shù)和人才，在成本、質(zhì)量、服務(wù)、速度等方面改善組織績效，基本目標：合理有序地安排業(yè)務(wù)流程，創(chuàng)造更好的服務(wù)客戶和增值服務(wù)，產(chǎn)生效益：適度流程設(shè)置修訂和優(yōu)化的基本原則、業(yè)務(wù)流程是指組織內(nèi)“流”的一系列相關(guān)活動流程是“工作流”，是業(yè)務(wù)與業(yè)務(wù)之間的轉(zhuǎn)移或遷移的動態(tài)流程。 業(yè)務(wù)流程不僅可以反映單一的功能或

4、單一的部門業(yè)務(wù)流程，還可以一貫地反映經(jīng)營狀況、業(yè)務(wù)流程相關(guān)概念、傳統(tǒng)的組織方式、以流程為中心的組織方式，原始流程：福特公司的美國總部有500多名財務(wù)人員，其文件交流非常復(fù)雜通常的程序是采購部和供應(yīng)商制定采購合同，同時向會訂部門發(fā)送復(fù)印件。供應(yīng)商交貨時發(fā)出發(fā)票的倉庫管理者在檢驗貨物后發(fā)出檢驗票，會訂部門核對合同、發(fā)票、檢驗票，兩者一致支付。 否則，必須派人去調(diào)查原因。 如圖1所示。 流程重組的成功案例福特公司的票據(jù)交易管理存在問題：福特公司建立了計算機系統(tǒng)，采購、倉庫、會訂部門都使用計算機處理各自的業(yè)務(wù)，裁員20人，覺得很好。但是他們知道日本的馬自達公司發(fā)揮同樣功能的只有5個人，他們感到震驚。

5、考慮到福特公司的規(guī)模比馬還大，因為他們最多只有100名左右的會訂負責人。 問題在哪里？這需要從根本上重建工作流程和整個內(nèi)容。 據(jù)調(diào)查，不需要很多傳統(tǒng)習(xí)慣。 例如，會訂部門和采購部門以及供應(yīng)商之間有很多冗長的文件交換，文件的核對需要很多人手。 據(jù)統(tǒng)訂，雖然不一致的情況只有少數(shù)，但會訂部門的80人處理這種少數(shù)事件花費了很多時間。 另外，由于經(jīng)營者很多，失誤的機會也很多，文件之間有不一致的話，就要更加人工追蹤，最后會訂部門會用多次核對的發(fā)票支付。 流程重組成功例-福特公司的票據(jù)交易管理(續(xù))，重組流程：福特公司重建此流程，引進公共數(shù)據(jù)庫，將采購訂單放入數(shù)據(jù)庫發(fā)送給供應(yīng)商，倉庫管理員收到貨物時。 從數(shù)

6、據(jù)庫中調(diào)用相應(yīng)的訂單合同，如果兩者一致則檢查入庫，更新生產(chǎn)修訂計劃，自動開支票，反之拒絕接收。 這樣就不再需要發(fā)票和其他交易文件了。 會訂部門減少了75人，同時工藝速度、成本、質(zhì)量也大幅度改善。 如圖2所示。 流程重組的成功案例福特公司的票據(jù)交易管理(續(xù))，流程重組帶來很多好處。 其中分析類型最有價值。 理解工作流程：流程圖是因為在組織內(nèi)運行的流程和各員工工作的具體內(nèi)容誰都能理解。 通過充分理解特定活動和這些活動與其他活動的關(guān)系，經(jīng)理可以做出有效的決策，形成部門間良好的工作關(guān)系。 資源利用：流程圖幫助經(jīng)理有效利用人才和物資。 流程圖決定了許多參與過程的人如何有效利用資源。 例如，流程圖中包含的

7、信息表示將員工的才能用于檢驗是無用的，應(yīng)該積極用于生產(chǎn)。 對分配的任務(wù)進行轉(zhuǎn)換可以更加有效地利用他們的才能。 培訓(xùn)流程：創(chuàng)建流程圖的文檔描述了每項任務(wù)包含的任務(wù)以及每項任務(wù)的執(zhí)行順序，為管理層和員工培訓(xùn)計劃提供了基礎(chǔ)。 流程圖中的文檔描述了組織的功能，并說明了如何實現(xiàn)這些功能，因此對新經(jīng)理更有用。 工作流：您可以通過分析流程圖中的文檔來確定如何改進工作流。 在某些情況下，您可能會發(fā)現(xiàn)某些任務(wù)無緣無故地重復(fù)執(zhí)行。 您可以通過減少不必要的重復(fù)任務(wù)來改進工作流。 在某些情況下，使用自動化設(shè)備可以有效地完成某些任務(wù)，從而降低成本。 本次流程設(shè)置修訂的基本目的是明確各部門的基本功能，明確各崗位的主要工作

8、責任、內(nèi)容、標準、任職資格及工作流程。 規(guī)范現(xiàn)任職工的業(yè)務(wù)行為，以職工工作為依據(jù)，盡快讓新職工入職，盡量減少管理的隨機性。與制度建設(shè)相結(jié)合，滿足AACSB的要求，流程圖基本要素有流程圖步驟流程圖的具體例子，流程設(shè)定修訂的方法和工具，是、動作，選擇動作，單一文件/二，崗位工作職責三，崗位工作內(nèi)容四，崗位工作標準五， 職場任職資格六、職場工作流程第一步：準備填寫流程說明所需信息第二步：確定相關(guān)部門和職場結(jié)構(gòu)圖第三步：描述這些部門和職場之間的信息流動和物質(zhì)流動，以及發(fā)生的順序?；顒?、流程圖中包含的主要責任、流程圖中包含的主要活動、各活動的主要輸入、各活動的主要輸出、各活動的輸出的接收者(內(nèi)外)、流程

9、圖描繪應(yīng)知道的信息、責任、輸入、輸出、輸出輸入、輸出、流程圖創(chuàng)建(續(xù))、流程圖終點是各任務(wù)框架的負責人和部門應(yīng)盡量量化各任務(wù)框架的負責人的職務(wù)/責任范圍，說明不習(xí)慣流程的人流程圖的具體示例，2種流程圖描述法1部門或部門單位的流程圖2活動單位的流程圖、部門或部門單位的流程圖，該流程圖表示部門或部門單位、單位間的鏈接表示動作或它們之間的關(guān)聯(lián)，用鏈接上的編號表示活動的優(yōu)先順序，這些要素構(gòu)成流程。 此描繪方法的優(yōu)點在于可更清楚地表示每個單元的輸出和輸入以及它們之間的其他連接。 如下圖所示，某工廠的設(shè)備投標和采購部門的“設(shè)備投標、采購”工作流程圖是活動單位的流程圖，該流程圖與上圖不同，以活動單位，用箭頭連接，表示執(zhí)行活動的部門，在ISO9000系列中規(guī)定。 其優(yōu)點是強調(diào)價值活動的邏輯關(guān)系，能很好地表現(xiàn)各部門的責任。 如下圖所示，某公司投資發(fā)展部的“投資決策”流程，各部門/下級公司、投資發(fā)展部、外部專家委員會、1、外部投資項目、投資機會研究、初步方案、部門/下級公司合作、5、審評5、審批4、項目可行性論、項目建議書是否邀請外部專家委員會，5、審批(是否投資)，7、是否形成投資決議，1、根據(jù)公司的投資戰(zhàn)略