第4章+Excel+2003電子表格.ppt

1、第4章 Excel 2003電子表格軟件,4.1 Excel 2003概述 4.2 Excel 2003的基本操作 4.3 數(shù)據(jù)錄入 4.4 工作表的編輯和格式化 4.5 圖表操作 4.6 數(shù)據(jù)的管理和分析 4.7 打印工作表,4.1 Excel 2003概述,4.1.1 Excel 2003的啟動和退出 1. 啟動 常用的啟動方法如下： (1)單擊“開始”“程序”“Microsoft Office Excel 2003”選項，即可啟動。 (2)雙擊桌面上的Microsoft Office Excel 2003 快捷圖標。 (3)在“資源管理器”或“我的電腦”中，雙擊已存在的電子表格文件（擴展

2、名為xls的文件），即可啟動Excel 2003，并同時打開該電子表格文件。,2. 退出 退出Excel 2003有以下四種方法： 方法1：單擊Excel標題欄右端的“關閉”按鈕。 方法2：在“文件”下拉菜單中選擇“退出”命令。 方法3：雙擊標題欄左上角的“控制菜單”按鈕。 方法4：按Alt+F4鍵。,4.1.2 Excel 2003的窗口組成啟動Excel 2003后，即可打開如圖4.1所示的窗口,4.1 中文Excel 2003的窗口組成,1. 應用程序窗口 應用程序窗口包括：標題欄、菜單欄、工具欄、編輯欄和狀態(tài)欄。 （1）標題欄 （2）菜單欄: Excel 2003的菜單欄共有9組菜單，

3、分別是“文件”、“編輯”、“視圖”、“插入”、“格式”、“工具”、“數(shù)據(jù)”、“窗口”和“幫助”菜單。單擊菜單中的命令可以執(zhí)行相關的操作，完成不同的任務。 （3）工具欄 （4）編輯欄 （5）狀態(tài)欄,2.工作簿窗口 工作簿窗口包括了工作表區(qū)、單元格、工作表標簽等元素。 3. 任務窗格 任務窗格位于工作表區(qū)右側(cè)，提供了應用程序的一些常用命令，它的位置適宜，尺寸又小，可以一邊使用這些命令，同時繼續(xù)處理文件。,4.2 Excel 2003的基本操作,4.2.1 基本概念 1. 工作簿 一個Excel文件就是一個工作簿，其擴展名為xls，由一個或多個（最多為255個）工作表組成。啟動Excel后會自動生成

4、名為Book1的空白工作簿，在保存時可重新命名。當打開某一工作簿時，它包含的所有工作表也同時被打開。默認情況下，一個新工作簿中只包含3個工作表，名為Sheet1、Sheet2和Sheet3，分別顯示在工作表標簽中。右鍵單擊工作表名，即可對該表進行編輯。,2.工作表 工作表也稱為電子表格，是Excel用來存儲和處理數(shù)據(jù)的地方。每個工作表都是由行和列組成的一個二維表格，列標題用字母A，B，Z，AA，AB，IA，IB，IV表示，共256列；行標題用數(shù)字1，2，65536表示，共65536行，這樣,一個工作表就有25665536個單元格組成。,3.單元格 工作表中行與列交叉處的矩形框稱為單元格，是Ex

5、cel工作的基本單位。每個單元格都有唯一的地址，按所在的行列的位置來命名，即：列標+行號。例如，單元格C3就是位于第C列和第3行交叉處的單元格。單擊單元格可使其成為活動單元格，其四周有一個黑方框，其行號和列標處在突出顯示狀態(tài)，右下角有一黑色填充柄。活動單元格地址顯示在名稱框中，只有在活動單元格中才能輸入數(shù)據(jù)。,4.單元格區(qū)域 由多個連續(xù)的單元格構成單元格區(qū)域。單元格區(qū)域地址是由其任意對角線上的兩個單元格地址表示，中間用“：”分隔，例如，“B3：D8”表示從單元格B3到D8的矩形區(qū)域。從選定的某個單元格開始拖動鼠標可選定一個單元格區(qū)域，它被黑方框包圍并反像顯示，有且僅有一個反白的單元格是活動單元

6、格。 從上面的敘述中可知，工作簿由工作表組成，而工作表則由單元格組成。,4.2.2 管理工作簿 1. 創(chuàng)建新工作簿 啟動Excel 2003時，系統(tǒng)會自動創(chuàng)建一個新的名為“Book1”的空白工作簿，Excel按常用工作簿創(chuàng)建的先后順序定義默認名為“Book i”，i為順序號，可在保存時對其重新命名。還可以通過下面兩種方法創(chuàng)建新的工作簿文件： 方法1：單擊常用工具欄上的“新建”按鈕，可直接創(chuàng)建一個新的空白工作簿。 方法2：使用菜單命令創(chuàng)建，具體操作如下：, 執(zhí)行“文件”“新建”命令或單擊位于任務窗格右上方的下拉按鈕，選擇“新建工作簿”，打開如圖4.2所示的“新建工作簿”任務窗格。 如果要創(chuàng)建一個

7、空白工作簿，單擊任務窗格中的“空白工作簿”選項。 如果要建立基于模板的工作簿，單擊窗格中的“本機上的模板”選項，打開“模板”對話框。如圖4.3所示。 在“電子方案表格”標簽中，雙擊創(chuàng)建工作簿所需的模板即可。,圖4.2“新建工作簿”任務窗格,圖4.3 “模板”對話框,2.打開工作簿 要對已有的工作簿進行操作，必須先打開工作簿。按下述操作可以打開工作簿： 執(zhí)行“文件”“打開”命令（或單擊常用工具欄上的“打開”按鈕），彈出“打開”對話框。 同時選定要打開的一個或多個工作簿文件，然后單擊“打開”按鈕即可。另外，在“打開”按鈕右側(cè)有一個小箭頭，單擊它會出現(xiàn)一個菜單，其中提供了多種打開工作簿的方式。,3.

8、保存工作簿 要保存工作簿，只需單擊常用工具欄上的“保存”按鈕或執(zhí)行“文件”菜單“保存”命令即可。若此工作簿是第一次保存，則會出現(xiàn)“另存為”對話框，如圖4.5所示，需要在對話框中為該工作簿輸入文件名，然后單擊“保存”按鈕。如果要對已保存過的工作簿以新路徑，新文件名保存，可執(zhí)行“文件”“另存為”命令，同樣出現(xiàn)“另存為”對話框，在此對話框中選擇新路徑，輸入新文件名，再單擊“保存”按鈕。,圖4.5 “另存為”對話框,4.關閉工作簿 在完成操作后，單擊“文件”菜單中的“關閉”命令可以關閉當前工作簿。若此工作簿還未對其內(nèi)容進行保存，則會出現(xiàn)一個對話框，確認是否保存。 5.保護工作簿 按下述操作可以保護工作

9、簿及撤消工作簿的保護狀態(tài)： 執(zhí)行“工具”“保護”“保護工作簿”命令。 在出現(xiàn)如圖4.6所示的對話框中選擇保護工作簿方式并輸入密碼。此對話框中有三個選項：,結(jié)構：若選定此項，則不能對工作簿中的工作表進行刪除、移動、隱藏、復制、重命名等操作，也不能插入新的工作表。 窗口：若選定此項，則重新打開此工作簿時，窗口將縮小，而且不能移動和縮放工作簿窗口。 密碼：設置密碼后，只有輸入正確的密碼才能撤消工作簿的保護狀態(tài)。若忘記了該密碼，則永遠不能撤消該工作簿的保護狀態(tài)。,圖4.6 “保護工作簿”對話框, 若要撤消工作簿的保護狀態(tài)，則單擊“工具”“保護”“撤消工作簿保護”命令，然后在出現(xiàn)的對話框中輸入密碼并單擊

10、“確定”按鈕。,4.2.3 工作表的管理 1. 選定工作表 （1）選定一個工作表 直接單擊該工作表標簽即可，此時該工作表標簽反白顯示，表示已經(jīng)選定且成為當前活動工作表。 （2）同時選定多個工作表 按住Ctrl鍵的同時單擊這些工作表標簽。 （3）選定全部工作表 右鍵單擊任一個工作表標簽，然后在彈出的快捷菜單中選擇“選定全部工作表”命令。,2. 插入工作表 （1）插入空白工作表 選定某個工作表，執(zhí)行“插入”“工作表”命令，即可在該工作表前面插入一個新的空白工作表。 （2）插入基于模板的新工作表 用鼠標右鍵單擊工作表標簽，在彈出的快捷菜單中選擇“插入”命令，打開“插入”對話框，然后雙擊包含所需類型的

11、工作表模板。 3. 刪除工作表 選定要刪除的工作表，執(zhí)行“編輯”“刪除工作表”命令，在出現(xiàn)的提示框中單擊“確定”按鈕即可刪除工作表。,4. 重命名工作表 插入工作表時，系統(tǒng)會按插入的順序自動地給工作表命名為“Sheet I ”，根據(jù)需要可以對這些工作表重新命名。 提示：右鍵單擊工作表標簽會彈出一個快捷菜單，使用菜單中的命令可以快速插入、刪除、移動、復制和重命名工作表及全部選定工作表等，如圖4.7所示。,圖4.7 工作表標簽快捷菜單,5. 移動和復制工作表 在Excel 2003中，既可以在同一工作簿中移動和復制工作表，也可以在不同的工作簿之間移動和復制工作表。 （1）在同一工作簿中移動和復制工

12、作表 選定工作表后，用鼠標拖動至目標位置即可移動該工作表。若要復制工作表，則需在拖動時按住Ctrl鍵。 （2）在不同的工作簿之間移動和復制工作表，具體操作如下：,首先打開要移動或復制的工作表。 執(zhí)行“編輯”“移動或復制工作表”命令，打開如圖4.8所示的對話框。 在對話框的“將選定工作表移至工作簿”下拉列表中選定要移動或復制到的目標工作簿，若選定“新工作簿”項，則是創(chuàng)建一個新工作簿并把選定的工作表移動或復制到該工作簿中。 在對話框的“下列選定工作表之前”列表框中選定某個工作表，則要移動或復制的工作表將出現(xiàn)在該工作表之前。 若要復制工作表，則需選定“建立副本”項。 設置完畢后單擊“確定”按鈕。,圖

13、4.8 “移動和復制工作表”對話框,6. 隱藏和取消隱藏工作表 （1）隱藏工作表 選定要隱藏的工作表，執(zhí)行“格式”“工作表”“隱藏”命令，即可將工作表隱藏。 （2）取消隱藏 執(zhí)行“格式”“工作表”“取消隱藏”命令，打開“取消隱藏”對話框，然后在“取消隱藏工作表”列表框中，雙擊需要取消隱藏的工作表名稱。,7. 拆分工作表窗口 當工作表中有大量數(shù)據(jù)時，查看起來很不方便，Excel 2003提供拆分窗口的功能，可以將工作表窗口拆分成若干個相互獨立的窗口，并且每個窗口都有滾動條。 （1）水平拆分成兩個窗口 選定某一行，執(zhí)行“窗口”“拆分”命令。 （2）垂直拆分成兩個窗口 選定某一列，執(zhí)行“窗口”“拆分

14、”命令。 （3）拆分成四個窗口 選定某個單元格，執(zhí)行“窗口”“拆分”命令。,8. 保護工作表 按下述操作可以保護工作表及撤消工作表的保護狀態(tài)： 選定要保護的工作表。 執(zhí)行“工具”“保護”“保護工作表”命令，打開如圖4.9所示的對話框。 在“取消工作表保護時使用的密碼”文本框中輸入密碼。 在“允許此工作表的所有用戶進行”復選框中選取允許用戶進行的操作，然后單擊“確定”按鈕。 若要取消工作表的保護狀態(tài)，執(zhí)行“工具”“保護”“撤消保護工作表”命令，在彈出的“撤消工作表保護”對話框中輸入密碼。,圖4.9 “保護工作表”對話框圖,4.3.1 基本數(shù)據(jù)的輸入1. 輸入數(shù)字 在單元格中輸入數(shù)字后，系統(tǒng)會自動

15、地將它們在單元格中右對齊。正數(shù)輸入時可省略“+”號；負數(shù)輸入時，或者數(shù)字前加負號或者將數(shù)字置于圓括號中；分數(shù)輸入時，應先輸入0和一個空格，然后再輸入分數(shù)。當輸入的數(shù)值位數(shù)太多時，系統(tǒng)會自動表示成科學計數(shù)法（如3.14E+09）。提示：在輸入和處理數(shù)據(jù)之后，若單元格中出現(xiàn)“#”標記，則說明該單元格所在列的列寬太小，不夠顯示整個數(shù)值，只需增大列寬即可顯示全部數(shù)值。,4.3 數(shù)據(jù)錄入,2. 輸入文本 文本數(shù)據(jù)包括字母、漢字、數(shù)字、空格以及其他可從鍵盤輸入的符號。默認情況下，文本數(shù)據(jù)在單元格中是左對齊。若要將輸入的數(shù)字視為文本，則需在輸入的數(shù)字前加一個單引號“”。例如，輸入郵政編碼“730070”時，

16、應該鍵入：730070。 3. 輸入日期和時間 Excel將日期和時間均按數(shù)字處理。默認情況下，在單元格中右對齊。輸入日期時用“/”分隔年、月、日。例如， 04/30/03；輸入時間時用“：”分隔時、分、秒。例如，10：30：48PM，其中PM代表下午，AM代表上午。若要輸入當前日期可用Ctrl+；組合鍵，輸入當前時間可用Ctrl+Shift+；組合鍵。,4.3.2 自動填充數(shù)據(jù) （1）填充相同的數(shù)據(jù) 在同一行或同一列中填充相同的數(shù)據(jù) 選中要填充數(shù)據(jù)的行或列的第一個單元格，輸入數(shù)據(jù)，然后拖動填充柄至要填充的最后一個單元格，松開鼠標左鍵。 在不連續(xù)的單元格區(qū)域中填充相同的數(shù)據(jù) 先選定要填充數(shù)據(jù)的

17、不連續(xù)單元格區(qū)域，然后在活動單元格中輸入數(shù)據(jù)，再按下Ctrl+Enter鍵即可。,（2）填充序列 Excel能識別的序列類型有：等差序列、等比序列、日期序列和自動填充序列。 等差序列：每個數(shù)值由前一個數(shù)值加上一個固定值得到，這個固定值稱為步長。例如：初始值為2，步長為2，得到等差序列為2，4，6，。 等比序列：每個數(shù)值由前一個數(shù)值乘以一個固定步長得到。例如：初始值為1，步長為2，得到等比序列為1，2，4，8 日期序列：每個日期數(shù)據(jù)由前一個日期加上一個日期單位得到，日期單位包括日、月、年等。例如：初始值為10/23/00，日期單位為年，則得到日期序列為10/23/01，10/23/02，10/2

18、3/03，10/23/04，。 自動填充序列：根據(jù)給定的初始值自動遞增形成，特點是文本內(nèi)容不變，數(shù)字遞增。,例如：第1章，第2章，第3章，第4章，。 方法1：使用“序列”對話框填充序列 具體操作如下： 在第一個單元格中輸入初始值。 選定包含初始值單元格在內(nèi)的要填充序列的單元格區(qū)域。 執(zhí)行“編輯”“填充”“序列”命令，打開如圖4.10所示的對話框。 在對話框中的“序列產(chǎn)生在”欄中選擇一種序列填充方向，在“類型”欄中選擇一種序列類型，并在“步長值”框中輸入步長。 單擊“確定”按鈕。選定的單元格區(qū)域自動按要求填充數(shù)據(jù)。,圖4.10 “序列”對話框,提示：如果不先選定填充數(shù)據(jù)的單元格區(qū)域，則需要在對話

19、框中的“終止值”輸入框中輸入終止值。,方法2：使用填充柄填充序列 對于建立等差序列數(shù)據(jù)最簡單的方法是先在單元格區(qū)域的第一、第二個單元格中分別輸入初始值和第二個值，然后選定這兩個單元格并拖動填充柄到整個單元格區(qū)域，Excel將自動填充以第二個值與第一個值之差作為步長值的等差序列。 對于自動填充序列，可以直接在起始單元格中輸入初始值，再拖動填充柄到整個單元格區(qū)域即可。 提示：當使用填充柄填充數(shù)據(jù)時，拖動填充柄至最后一個單元格后松開鼠標，會在最后一個單元格右下角出現(xiàn)一個智能按鈕，單擊此按鈕會出現(xiàn)一個選項列表，有若干個選項可供填充數(shù)據(jù)時使用。,（3）自定義序列 用戶可以將經(jīng)常使用且具有一定順序或某種規(guī)

20、律的文本設定為自定義序列。自定義的序列可用上述拖動填充柄的方法進行填充。操作方法如下所述： 執(zhí)行“工具”“選項”命令，打開“選項”對話框，單擊“自定義序列”選項卡，如圖4.11所示。 選定“自定義序列”列表框中的“新序列”，然后在“輸入序列”列表框中輸入自定義的序列，在每輸入一項之后按Enter鍵。 在輸入完畢后 單擊“添加”按鈕。,也可以把工作表中已輸入的文本定義為新序列，此時需先單擊圖4.11中“導入”按鈕左側(cè)的有紅箭頭的折疊按鈕，然后在工作表中選定文本，再單擊打開按鈕，最后單擊“導入”按鈕即可。 若要刪除自定義序列，則在“自定義序列”列表框中選中它， 單擊“刪除”按鈕。,圖4.11 “選

21、項”對話框的“自定義序列”選項卡,5. 預置小數(shù)位數(shù)輸入數(shù)字 如果輸入的數(shù)字都具有相同的小數(shù)位數(shù)，或者都具有相同個數(shù)的尾數(shù)0時，則可以執(zhí)行“工具”“選項”命令，在彈出的“選項”對話框中選擇“編輯”選項卡，如圖4.12所示。在其中選擇“自動設置小數(shù)點”項，在“位數(shù)”框中輸入正數(shù)表示小數(shù)位數(shù)，輸入負數(shù)表示尾數(shù)為0的個數(shù)。,圖4.12 設置預置小數(shù)位數(shù),1. 使用公式進行數(shù)據(jù)計算 公式是用于對單元格數(shù)據(jù)進行加、減、乘、除等運算的表達式。公式必須以等號（=）開始，后面是參與運算的運算對象和表示運算類型的運算符。運算對象可以是數(shù)值、單元格或單元格區(qū)域的引用、標志、單元格或區(qū)域名稱和函數(shù)等。,4.3.3

22、公式與函數(shù)的使用,輸入公式 輸入公式有兩種方法：第一種是直接在編輯欄中輸入，先輸入等號，再輸入公式內(nèi)容，然后單擊編輯欄的“輸入”按鈕即可得到運算結(jié)果；第二種是在單元格中輸入，雙擊要輸入公式的單元格，然后輸入等號和公式內(nèi)容，最后單擊Enter鍵即可。 運算符 公式中使用的運算符有四種：算術運算符、比較運算符、文本運算符和引用運算符。,算術運算符 +（加）、-（減）、*（乘）、/（除）、（乘方）、%（百分比）。 比較運算符 =（等于）、（大于）、=（大于等于）、（不等于）。 文本運算符 &（連接） 文本連接符（&）用于將兩個文本連接成一個文本。,引用運算符 :冒號、空格、逗號。 冒號用于定義一個單

23、元格區(qū)域；空格是一種交叉運算符，它表示只計算各單元格區(qū)域之間互相重疊的部分；逗號是一種并集運算符，它用于連接兩個或多個不重疊單元格區(qū)域。,3. 單元格引用 Excel 2003提供三種不同類型的單元格引用方式：相對引用、絕對引用和混合引用。 （1）相對引用 使用相對引用，系統(tǒng)將記住公式所在單元格和被引用單元格的相對位置，當公式所在單元格地址改變時，公式中被引用單元格地址也將以這種相對位置關系發(fā)生相應變化。 （2）絕對引用 使用絕對引用，被引用的單元格與公式所在單元格之間的位置關系是絕對的。公式中引用的單元格地址不隨公式所在單元格的位置變化而變化。絕對引用的單元格地址須在列標和行號前面增加一個“

24、$”符號。,（3）混合引用 混合引用是指在公式中可以同時包含相對引用和絕對引用。例如C$5中行地址不變列地址可以變化，而在$C5中列地址不變，而行地址可以變化。 4. 公式的填充 在處理數(shù)據(jù)時，經(jīng)常會遇到在同一行或同一列使用相同的公式的情況。利用公式填充功能可以快速實現(xiàn)公式的填充。方法是：在第一個單元格中輸入公式，然后拖動該單元格的填充柄到需要填充的單元格區(qū)域即可。,2 使用函數(shù)進行數(shù)據(jù)計算 Excel 2003提供了大量的函數(shù)，比如常用函數(shù)、統(tǒng)計函數(shù)、三角函數(shù)以及時間函數(shù)等，這些函數(shù)實際上都是Excel預定義的公式。函數(shù)由等號“=”、函數(shù)名和參數(shù)組成。函數(shù)名用以描述函數(shù)的功能；參數(shù)可以是數(shù)值

25、，單元格引用或計算所需的其它信息，參數(shù)一定要用圓括號“（）”括起來。例如“=SUM(A1:A5)”是求單元格A1A5內(nèi)數(shù)據(jù)之和。,函數(shù)的輸入與使用 輸入函數(shù)有兩種方法：一種是像輸入公式那樣輸入函數(shù)，但要注意正確輸入函數(shù)名和參數(shù)；另一種是使用粘貼函數(shù)對話框輸入函數(shù)，后者的具體操作如下： 選定要輸入函數(shù)的單元格。 單擊“插入” “函數(shù)”命令，打開如圖4.13所示的對話框。,圖4.13 “插入函數(shù)”對話框, 在“或選擇類別”列表框中選定要用的函數(shù)類型。例如要進行求平均值運算，可選定“常用函數(shù)”。 在“選擇函數(shù)”列表框中選定要使用的函數(shù)。例如求平均值，則選定“AVERAGE”。 在選定函數(shù)之后，單擊“

26、確定”按鈕，彈出如圖4.14所示的對話框，在該對話框中輸入?yún)?shù)。例如，若求單元格G3G11中數(shù)據(jù)的平均值，則在該對話框的“Number1”文本框中輸入“G3:G11”，該對話框中會顯示計算結(jié)果。,圖4.14 “函數(shù)參數(shù)”對話框,也可以在單擊“Number1”文本框右側(cè)的折疊按鈕 后,直接用鼠標選定要計算的單元格區(qū)域，然后單擊“確定”按鈕。這樣，計算結(jié)果就會出現(xiàn)在最初所選定的單元格中。 另外，還可以使用常用工具欄中的“自動求和”按鈕進行數(shù)據(jù)計算。在Excel 2003中，“自動求和”按鈕右側(cè)新增了一個選項列表按鈕（下三角），單擊之后會出現(xiàn)常用的函數(shù)，可以直接選用其上的函數(shù)進行計算。,4.4 工作

27、表的編輯和格式化,4.4.1 工作表的編輯 1.清除單元格內(nèi)的數(shù)據(jù) 若僅刪除單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)，最簡單的方法是選定要刪除內(nèi)容的單元格之后，直接按Delete鍵。另外還可以使用菜單命令來清除單元格數(shù)據(jù)，具體操作如下： 選定要清除數(shù)據(jù)的單元格。 執(zhí)行“編輯”“清除”命令，彈出子菜單。 該子菜單中有4個選項，若選定“全部”，則清除單元格中的格式、內(nèi)容和批注，也可以單獨選擇清除格式、內(nèi)容或批注。,2.修改單元格內(nèi)的數(shù)據(jù) 修改時可以在選定的單元格中直接進行，也可以在編輯欄中進行。 雙擊單元格進入編輯狀態(tài)，用戶可以用Backspace鍵刪除光標前的字符，用Delete鍵刪除光標后面的字符，然后輸入新的內(nèi)容完成

28、修改。如果要替換單元格中的全部內(nèi)容，只需選定該單元格并重新輸入內(nèi)容即可。,3.移動和復制單元格數(shù)據(jù) （1）鼠標拖動的方法移動或復制 選定要移動或復制的單元格區(qū)域。 把鼠標指針指向選定單元格區(qū)域的邊框上。 當指針變成指向左上方的空心箭頭和雙向十字箭頭時，拖動已選定的單元格。 到達目標位置時松開鼠標左鍵，即可完成數(shù)據(jù)的移動。若要復制數(shù)據(jù)，則在拖動鼠標時按住Ctrl鍵。,（2）使用剪貼板移動或復制 打開“剪貼板”任務窗格。 選定要移動或復制的單元格區(qū)域。 單擊常用工具欄上的“剪切”或“復制”按鈕，此時會在“剪貼板”任務窗格中出現(xiàn)相應圖標，如圖4.15所示。 選定目標位置，再單擊“剪貼板”任務窗格中需

29、要粘貼的圖標，在彈出的快捷菜單中選擇“粘貼”命令即可。,圖4.15 使用“剪貼板”任務窗格進行數(shù)據(jù)的移動和復制,（3）使用“選擇性粘貼”對話框移動或復制 使用“選擇性粘貼”命令可以實現(xiàn)單元格數(shù)據(jù)的特殊移動或復制，也可以把復制或移動的數(shù)據(jù)與原有數(shù)據(jù)進行算術運算。具體操作如下： 選定要移動或復制的單元格區(qū)域。 執(zhí)行“編輯”“剪切”或“復制”命令。 選定目標位置，執(zhí)行“編輯”“選擇性粘貼”命令，出現(xiàn)如圖4.16所示的對話框，在此對話框中選擇一種粘貼方式和運算，再單擊“確定”按鈕即可。,圖4.16 “選擇性粘貼”對話框,4.查找與替換 執(zhí)行“編輯”“查找”命令或“替換”命令，打開“查找和替換”對話框，

30、如圖4.17所示，在此對話框中輸入要查找或替換的內(nèi)容，即可快速查找或替換數(shù)據(jù)。 圖4.17 “查找和替換”對話框中的“查找”選項卡 提示：在“查找內(nèi)容”文本框中輸入要查找的數(shù)據(jù)時，可使用通配符“*”和“？”，其中“*”可代替任意多個字符，而“？”只能代替一個任意字符。,5.單元格、行和列的插入 （1）單元格的插入 單擊插入位置的單元格，執(zhí)行“插入”“單元格”命令或右鍵單擊單元格，在彈出的快捷菜單中選擇“插入”命令，打開如圖4.18所示的對話框，在對話框中選擇一種插入方式后按“確定”按鈕即可。,圖4.18 “插入”對話框,（2）行或列的插入 在插入新行或列的位置處選定一整行或列，或者選定該行或列

31、中的一個單元格，執(zhí)行“插入”“行”或“列”命令，新的空行或列自動插入到原行或列的上面或左側(cè)。如果插入前選定的是多行或多列，將插入與所選數(shù)目相同的空行或空列。,6.單元格、行和列的刪除 選定要刪除的單元格/行/列，執(zhí)行“編輯”“刪除”命令，打開“刪除”對話框，選取一種刪除方式，再單擊“確定”按鈕。 7.隱藏和取消隱藏行或列 （1）隱藏行或列 選定要隱藏的行/列，執(zhí)行“格式”“行/列”命令“隱藏”命令，則所選定的行或列被隱藏起來。 （2）取消隱藏行或列 選定被隱藏的行/列兩側(cè)的行/列，執(zhí)行“格式”“行/列”“取消隱藏”命令，即可顯示被隱藏的行/列。,4.4.2 數(shù)據(jù)的格式化 1. 數(shù)字的格式化 （

32、1）使用格式工具欄中的按鈕設置數(shù)字格式 先選定單元格區(qū)域，再單擊格式工具欄中相應的按鈕，則選定區(qū)域中的數(shù)字將按指定格式表示。以下是格式工具欄中的五個數(shù)字格式按鈕： 貨幣樣式按鈕：在數(shù)字前加貨幣“￥”符號，且保留兩位小數(shù)。 百分比樣式按鈕：將數(shù)據(jù)以百分數(shù)形式顯示。 千位分隔樣式按鈕：數(shù)字從小數(shù)點開始向左每三位數(shù)之間用千分號分隔，且保留兩位小數(shù)。 增加小數(shù)位數(shù)按鈕：數(shù)據(jù)的小數(shù)位數(shù)加1。 減少小數(shù)位數(shù)按鈕：數(shù)據(jù)的小數(shù)位數(shù)減1。,（2）使用“單元格格式”對話框設置數(shù)字格式 執(zhí)行“格式”“單元格”命令，在打開的“單元格格式”對話框中選擇“數(shù)字”選項卡，如圖4.19所示，同樣可以設置數(shù)字格式。,圖4.19

33、 “單元格格式”對話框的“數(shù)字”選項卡,2. 字體設置 （1）使用格式工具欄中的按鈕設置字體 格式工具欄中列出了字體、字號、字形、字體顏色四種工具按鈕。 （2）使用“單元格格式”對話框設置字體 在“單元格格式”對話框的“字體”選項卡中進行設置，如圖4.20所示。,圖4.20 “單元格格式”對話框的“字體”選項卡,3. 對齊方式的設置 （1）使用格式工具欄中的按鈕 格式工具欄中有四個對齊設置按鈕：左對齊、居中、右對齊、合并及居中。 （2）使用“單元格格式”對話框 在“單元格格式”對話框的“對齊”選項卡中，可以對單元格進行水平和垂直方向上的對齊設置、單元格的合并和文字方向及角度設置，如圖4.21所

34、示。,圖4.21“單元格格式”對話框的“對齊”選項卡,4.4.3 表格的格式化 1.調(diào)整行高和列寬 （1）用鼠標拖動的方法粗略調(diào)整行高和列寬 調(diào)整的方法是： 將鼠標指針移到需要調(diào)整行高 （列寬）的行號框 (列標框)的下邊線（右邊線），這時，鼠標指針變成一個垂直（水平）的雙向箭頭。 沿鼠標指針箭頭方向拖動鼠標。 當達到合適的高度或?qū)挾葧r，松開鼠標即可。 （2）用菜單命令精確調(diào)整行高和列寬 選定需要調(diào)整行高（列寬）的行（列），執(zhí)行“格式”“行”（“列”）“行高”（“列寬”）命令，彈出相應的對話框，輸入精確的高度（寬度）值。,2. 設置邊框 （1）使用格式工具欄中的按鈕設置邊框 單擊格式工具欄上的“

35、邊框”按鈕右邊的下拉箭頭，在彈出的下拉列表框中單擊選擇一種邊框形式，則所選定的單元格區(qū)域就可添加這種邊框。 （2）使用“單元格格式”對話框設置邊框 執(zhí)行“格式”“單元格”命令，彈出“單元格格式”對話框，選擇“邊框”選項卡，如圖4.22所示?？梢詾檫x定區(qū)域的單元格添加不同顏色、線形和類型的邊框。,圖4.22 “單元格格式”對話框的“邊框”選項卡,（3）使用“邊框”工具欄繪制邊框 具體操作如下： 執(zhí)行“視圖”“工具欄”“邊框”命令，打開“邊框”工具欄。 單擊“邊框”工具欄上“繪圖邊框”按鈕右側(cè)的下拉箭頭。 單擊“繪圖邊框”命令或“繪圖邊框網(wǎng)格”命令。 在單元格區(qū)域上拖動鼠標即可繪制邊框線。,3.

36、設置底紋 執(zhí)行“格式”“單元格”命令，彈出“單元格格式”對話框，選擇“圖案”選項卡，如圖4.23所示?？梢詾檫x定的單元格區(qū)域添加不同顏色和圖案的底紋。,圖4.23 “單元格格式”對話框的“圖案”選項卡,4. 設置工作表背景 選定要添加背景的工作表，執(zhí)行“格式”“工作表”“背景”命令，打開“工作表背景”對話框，如圖4.24所示，在此對話框中選擇背景圖案要使用的圖形文件即可。如果要刪除背景圖案，執(zhí)行“格式”“工作表”“刪除背景”命令。,圖4.24 “工作表背景”對話框,5. 復制格式 使用常用工具欄中的“格式刷”按鈕可以進行格式復制。 6. 條件格式 有時為了突出顯示表格中符合一定條件的數(shù)據(jù)，往往

37、需要對它們單獨進行條件格式化。具體操作如下： 選定要處理的單元格區(qū)域。 執(zhí)行“格式”“條件格式”命令，彈出如圖4.25所示的對話框。,圖4.25 選定單元格區(qū)域及“條件格式”對話框, 首先對條件1進行設置：在左側(cè)第一個下拉列表中選擇是對“單元格數(shù)值”還是對“公式”進行格式化；在第二個下拉列表框中選擇邏輯判斷符（有“介于”、“大于”、“小于”等），本例中選擇“介于”；在右側(cè)的兩個文本框中輸入具體的數(shù)值，本例輸入的是90和100。 單擊“格式”按鈕，彈出“單元格格式”對話框，然后在此對話框中設置字形、字體、字體顏色、底紋和邊框等。 設置好條件1之后，可通過單擊“添加”按鈕來設置條件2和條件3，最多

38、只能設置三個條件。本例中設置兩個條件時的“條件格式”對話框如圖4.26所示。,圖4.26“條件格式”對話框（兩個條件）,若要刪除已設置好的條件，則單擊“條件格式”對話框中的“刪除”按鈕，然后選擇要刪除的條件即可。 使用“編輯”菜單的“清除”子菜單中的“格式”命令可以刪除選定單元格格式。,7. 自動套用格式 Excel 2003提供了各種表格自動套用格式，這些格式中已對文本格式、數(shù)字格式、對齊方式、列寬、行高、邊框和底紋等進行了設置，可以根據(jù)需要套用這些格式。具體操作如下： 選定要使用自動套用格式的單元格區(qū)域，若未進行選定操作，則是對當前工作表中的所有數(shù)據(jù)區(qū)進行格式化。 執(zhí)行“格式”“自動套用格

39、式”命令，彈出如圖4.27所示的對話框。,圖4.27 “自動套用格式”對話框, 在該對話框的17種格式中單擊選定一種。 若只需要使用自動套用格式中的部分格式選項，則單擊“選項”按鈕，在打開的格式選項復選框中根據(jù)實際需要選用。 選擇好格式后單擊“確定”按鈕，則該格式就套用到選定的單元格區(qū)域上。 若要刪除自動套用格式，則要打開“自動套用格式”對話框，然后在“格式”列表框底部選定“無”格式即可。,將表格中的數(shù)據(jù)用圖表的方式展示，可以使數(shù)據(jù)更清楚，更利于理解，并且可以從圖表上直接了解到數(shù)據(jù)之間的關系和數(shù)據(jù)變化的趨勢效果。 4.5.1 創(chuàng)建圖表 Excel 2003提供兩種方式建立圖表：一是創(chuàng)建嵌入式圖

40、表，即把建立的圖表作為源數(shù)據(jù)所在工作表的對象插入到該工作表中，可以同時顯示圖表及其源數(shù)據(jù)；另一種是把建立的圖表繪制成一個獨立的圖表工作表。圖表與其源數(shù)據(jù)相互關聯(lián)，當改變工作表中的數(shù)據(jù)時，圖表會自動更新。,4.5 圖表操作,1. 創(chuàng)建默認形式的圖表工作表 在工作表中選定要創(chuàng)建圖表的數(shù)據(jù)，然后按下F11鍵，就可以在一個新工作表中建立一個系統(tǒng)默認的圖表。 2. 使用圖表工具欄中的按鈕創(chuàng)建圖表 首先需要在窗口中顯示圖表工具欄，然后選定用于創(chuàng)建圖表的數(shù)據(jù)區(qū)域，單擊圖表工具欄中的“圖表類型”按鈕右側(cè)的下三角按鈕，在彈出的“圖表類型”下拉列表中選擇一種圖表類型，如圖4.28所示，即可快速地在當前工作表中插入

41、一個圖表。,圖4.28圖表工具欄,3. 使用圖表向?qū)?chuàng)建圖表 使用圖表向?qū)?chuàng)建圖表，具體操作步驟如下： 選定要創(chuàng)建圖表的數(shù)據(jù)區(qū)域。 單擊常用工具欄中的“圖表向?qū)А卑粹o或單擊“插入”“圖表”命令，出現(xiàn)如圖4.29所示的“圖表向?qū)А睂υ捒?。該對話框中有兩個選項卡：“標準類型”和“自定義類型”，可以從中選擇圖表類型和子類型。,圖4.29 “圖表向?qū)?4步驟之1-圖表類型”對話框, 單擊“下一步”按鈕，出現(xiàn)如圖4.50所示的對話框。在“數(shù)據(jù)區(qū)域”文本框內(nèi)指定創(chuàng)建圖表的數(shù)據(jù)區(qū)域，然后選擇系列產(chǎn)生在“行”或“列”選項。,圖4.50 “圖表向?qū)?4步驟之2-圖表源數(shù)據(jù)”對話框, 單擊“下一步”選項，出現(xiàn)如圖

42、4.51所示的第三個對話框。該對話框中有6個選項卡，分別用于設置標題、坐標軸、網(wǎng)格線、圖例、數(shù)據(jù)標志和數(shù)據(jù)表。 單擊“下一步”按鈕，出現(xiàn)圖表向?qū)У淖詈笠粋€對話框，見圖4.52。在該對話框中選擇建立圖表的位置，是嵌入工作表還是圖表工作表。 單擊“完成”按鈕，即可創(chuàng)建圖表。,圖4.51 “圖表向?qū)?4步驟之3-圖表選項”對話框 圖4.52 “圖表向?qū)?4步驟之4-圖表位置”對話框,4.5.2 編輯圖表 在圖表創(chuàng)建好之后，一般要根據(jù)實際需要對其進行編輯或修改。 1. 圖表區(qū)域的選定 在編輯過程中，有時需要對整個圖表進行操作，而有時需要對其中的某一個元素進行操作，這樣就要分別選取不同的圖表區(qū)域。 （1

43、）選定整個圖表區(qū)域 單擊圖表中的空白區(qū)域，在邊框內(nèi)出現(xiàn)8個控制柄，表明已經(jīng)選定圖表區(qū)域。 （2）選定繪圖區(qū) 繪圖區(qū)是放置圖表主體的背景區(qū)域，即以兩條坐標軸為界的矩形區(qū)域。單擊圖表中坐標軸之內(nèi)的空白區(qū)域，即可選定繪圖區(qū)。,（3）選定數(shù)據(jù)系列 數(shù)據(jù)系列是指在圖表中的一組相關數(shù)據(jù)點，來源于工作表中的一行或一列。圖表中的每一數(shù)據(jù)系列都具有特定的顏色或圖案，單擊圖表中某個數(shù)據(jù)系列中的一個圖項，該系列中的每個圖項中間出現(xiàn)一個控制柄。 （4）選定數(shù)據(jù)點 數(shù)據(jù)點對應的是工作表的一個單元格中的數(shù)據(jù)。在選定數(shù)據(jù)系列的情況下，單擊系列中的某個數(shù)據(jù)點，即可選定該數(shù)據(jù)點。 另外，也可以單擊圖表工具欄中“圖表對象”列表框

44、右側(cè)的下三角按鈕，從下拉列表中選擇要選定的圖表元素。,2. 移動圖表 用戶可以在工作簿窗口中任意移動嵌入式圖表，具體方法是： 在圖表上單擊以選定該圖表，這時圖表的周圍出現(xiàn)一個邊框，同時出現(xiàn)8個控制柄。 在圖表上按住鼠標左鍵拖動，鼠標指針變成十字箭頭形狀，并且會出現(xiàn)一個虛框顯示當前的位置。 拖動到所需的位置后，松開鼠標即可。 3. 調(diào)整圖表大小 在圖表被選定的情況下，將鼠標指針指向8個控制柄之一，鼠標指針變成雙向箭頭，按住鼠標左鍵拖動，即可調(diào)整圖表的大小。 4. 更改圖表類型 單擊需要修改的圖表，執(zhí)行“圖表”“圖表類型”命令，然后在彈出的對話框中選擇其它的圖表類型即可。,5. 添加或刪除圖表數(shù)據(jù)

45、 在Excel 2003中，如果改變與圖表有關的單元格數(shù)據(jù)時，系統(tǒng)會自動更新圖表。用戶還可以用以下的方法添加數(shù)據(jù)： 如果要在嵌入式圖表中添加數(shù)據(jù)，可以在工作表中選定要添加的數(shù)據(jù)，然后將選定的數(shù)據(jù)拖放到圖表中即可。 用戶可以在工作表中選定要添加的數(shù)據(jù)區(qū)域，單擊常用工具欄中的“復制”按鈕，然后單擊圖表，再單擊常用工具欄中的“粘貼”按鈕。 如果要給圖表工作表添加數(shù)據(jù)系列，可以切換到圖表工作表中，選擇“圖表”菜單中的“數(shù)據(jù)源”命令，在出現(xiàn)的“源數(shù)據(jù)”對話框中可以重新選定圖表的數(shù)據(jù)區(qū)域。 要刪除圖表的數(shù)據(jù)系列，可以在圖表中選定該數(shù)據(jù)系列，然后按Delete鍵。,4.5.3 格式化圖表 1. 設置圖表區(qū)的

46、填充圖案 如果要改變圖表區(qū)的填充圖案，可以按照下述步驟進行： 單擊選定圖表，執(zhí)行“格式”“圖表區(qū)域”命令或在圖表區(qū)上雙擊鼠標，打開格式設置對話框，單擊“圖案”選項卡，如圖4.53所示。,圖4.53“圖表區(qū)格式”對話框的“圖案”選項卡,在“邊框”選項框中可以選擇是否設置圖表邊框。若要設置邊框，還可以選擇邊框線的樣式、顏色和粗細等。 在“區(qū)域”選項框中可以單擊某種顏色，設置圖表區(qū)的顏色。還可以單擊“填充效果”按鈕，在彈出的“填充效果”對話框中選擇一種過渡效果、紋理、圖案或圖片作為圖表區(qū)的背景圖案。 單擊“確定”按鈕，即可設置圖表區(qū)的填充圖案。 2. 設置圖表文本的字體和顏色 要改變圖表文本的字體和

47、顏色，具體操作方法如下： 在圖表區(qū)上雙擊鼠標，打開“圖表區(qū)格式”對話框，選擇“字體”選項卡。 在該對話框中，選擇文字的字體、字號、字形和顏色等。 單擊“確定”按鈕即可。,4.6.1 使用數(shù)據(jù)清單 1. 數(shù)據(jù)清單 Excel 2003把工作表中的數(shù)據(jù)當作一個類似于數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)清單來處理。數(shù)據(jù)清單中的列標就相當于數(shù)據(jù)庫中的字段，而數(shù)據(jù)清單中的行就相當于數(shù)據(jù)庫中的記錄。 2. 數(shù)據(jù)清單的特點 每張工作表中最好只有一個數(shù)據(jù)清單，若同一張工作表中還有其它數(shù)據(jù)，則至少要有一個空行或空列使它們與數(shù)據(jù)清單分隔開。 數(shù)據(jù)清單的第一行是列標題，而且其字體格式與其它數(shù)據(jù)不同。 數(shù)據(jù)清單中沒有空行或空列。 同一列中所

48、有單元格的格式相同。 單元格內(nèi)數(shù)據(jù)的開頭和結(jié)尾不能有空格。,4.6 數(shù)據(jù)的管理和分析,3. 建立數(shù)據(jù)清單 數(shù)據(jù)清單的建立有兩種方法：一種是直接在工作表上輸入數(shù)據(jù)記錄作為數(shù)據(jù)清單；另一種是使用記錄單來創(chuàng)建數(shù)據(jù)清單。 4. 使用記錄單管理數(shù)據(jù)清單 （1）添加記錄 單擊數(shù)據(jù)清單中任意一個單元格。 執(zhí)行“數(shù)據(jù)” “記錄單”命令，打開如圖4.54所示的對話框， 其中列出的是第一條記錄。 單擊“新建”按鈕，各字段內(nèi)容均為空白。 輸入新增記錄各字段的內(nèi)容，每輸入完一個字段可按Tab鍵跳到下一個字段文本框中。一條記錄輸完之后，單擊“新建”按鈕輸入下一條記錄或者單擊“關閉”按鈕結(jié)束操作。,圖4.54記錄單對話框

49、,（2）查詢記錄 使用記錄單對話框可以查詢記錄，具體操作如下： 單擊圖4.54中的“條件”按鈕，對話框中各字段的內(nèi)容變成空白，然后輸入查找條件。例如，要查找總成績在90分以上的記錄，則在“總成績”文本框中輸入：=90，如圖4.55所示。 單擊“下一條”按鈕，向下查找匹配的記錄，或單擊“上一條”按鈕，向上查找匹配的記錄，如圖4.56所示查找到一條滿足條件的記錄。 查找完畢，單擊“關閉”按鈕。 （3）刪除記錄 先找到要刪除的記錄，再單擊記錄單對話框中的“刪除”按鈕，在彈出的提示框中單擊“確定”按鈕即可刪除選定的記錄。,圖4.55 在記錄單中輸入查找條件,圖4.56 使用記錄單查找到滿足條件的記錄,

50、4.6.2 數(shù)據(jù)排序 1. 使用工具欄按鈕進行簡單排序 如果要對一列數(shù)據(jù)進行排序，可以使用排序工具按鈕來對數(shù)據(jù)進行排序。在常用工具欄中提供了“升序”按鈕和“降序”按鈕。操作時只需單擊數(shù)據(jù)清單中要排序的字段的字段名所在的單元格，然后單擊“升序”或“降序”按鈕，則此列數(shù)據(jù)就會重新排列。 2. 使用菜單命令進行復雜排序 使用常用工具欄中的排序按鈕，只能對一個字段進行排序，如果需要同時對多個字段進行排序，或要對數(shù)據(jù)清單的部分數(shù)據(jù)區(qū)域進行排序，就只能使用菜單命令，即“數(shù)據(jù)”菜單中的“排序”命令來完成。 “排序”對話框如圖4.57所示。,圖4.57 “排序”對話框,4.6.3 數(shù)據(jù)篩選 篩選是指從大量的數(shù)

51、據(jù)中篩選出符合某種條件的數(shù)據(jù)。在Excel中，可以使用“自動篩選”或“高級篩選”將符合條件的記錄顯示在工作表中，而將其他不滿足條件的記錄隱藏起來。 1. 自動篩選 單擊數(shù)據(jù)清單中的任意一個單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)”“篩選”“自動篩選”命令，這時，數(shù)據(jù)清單中每個字段名的右側(cè)會出現(xiàn)一個下三角按鈕，單擊這個三角按鈕，打開下拉列表框，從中選擇用于設置篩選條件的選項，如圖4.58所示。,圖4.58 自動篩選實例,（1）自定義自動篩選 用戶可以使用下拉列表框中的“自定義”選項對數(shù)據(jù)清單進行更加復雜的篩選。例如，要查找總成績在7590分之間的記錄，可以按圖4.59所示定義各項。 （2）關閉自動篩選 如果要取消數(shù)據(jù)

52、清單中某一字段的篩選，單擊該字段名右側(cè)的下三角按鈕，再選擇“全部”選項即可。 如果要取消數(shù)據(jù)清單中所有字段的篩選，執(zhí)行“數(shù)據(jù)”“篩選”“全部顯示”命令。 如果要退出自動篩選狀態(tài)，執(zhí)行“數(shù)據(jù)”“篩選”“自動篩選”命令。此時，字段名右側(cè)的下三角按鈕也一起消失。,圖4.59 “自定義自動篩選方式”對話框,2. 高級篩選 在實際工作中，往往涉及到更為復雜的篩選條件，利用自動篩選無法完成，這時就要利用高級篩選。高級篩選可以設定比較復雜的篩選條件，并且能夠?qū)M足條件的記錄復制到另一個工作表或當前工作表的空白區(qū)域。 在使用高級篩選之前，必須先設定一個條件區(qū)域，該區(qū)域應在工作表中與數(shù)據(jù)清單相分隔的空白單元格區(qū)域上。條件區(qū)域至少為兩行，第一行為字段命令行，以下各行為相應的條件值。 選定數(shù)據(jù)清單，執(zhí)行“數(shù)據(jù)”“篩選”“高級篩選”命令，打開如圖4.60所示的“高級篩選”對話框。,使用高級篩選，用戶可以定義一個條件，也可以定義多個條件。當定義復合條件時，在條件區(qū)域的同一行輸入條件，系統(tǒng)將