時間管理與個人成就.ppt

1、團險培訓主管時間管理,1,時間管理與個人成效,一、課程導入 二、時間是什么 三、什么是時間管理 四、時間管理的重要性 五、如何做好時間管理 六、個人成效,團險培訓主管時間管理,2,時間是什么,在你的生命中，你怎樣詮釋時間？,團險培訓主管時間管理,3,人生的每一剎那都是唯一的,時間對盼望的人來說“實在太短”； 時間對恐懼的人來說“實在太長”； 時間對痛苦的人來說“實在太慢”； 時間對快樂的人來說“實在太快”； 時間對有愛心的人來說是永恒。 朝菌朝生暮死；寒蟬春生復死； 海龜生存500年；松柏樹、黃楊樹活數(shù)千年,時間是什么,團險培訓主管時間管理,4,天底下每種事物都有其季節(jié)性，而每個時刻也都有其存

2、在的目的，生命誕生的時刻；生命枯萎的時刻；播種的時刻；收成的時刻以及保持緘默的時刻，挺身講話的時刻。,舊約圣經(jīng)之傳道書,我們是每分鐘的主人，否則便是每分鐘的奴隸，我們利用時間，否則時間利用我們。,團險培訓主管時間管理,5,“不能管理時間，便什么都不能管理” （美）杜拉克,“管理”時間是不對的， “時間管理”就是“自我”管理,什么是時間管理,時間管理就是管理時間？,團險培訓主管時間管理,6,下面用最簡單的辦法測試你是否能掌握時間，你只需回答“Yes” Or “ No”. 1 你通常工作很長時間嗎？ 2 你通常把工作帶回家嗎？ 3 你感到很少花時間去做你想做的事嗎？ 4 如果沒有完成你所希望做的工

3、作，你是否有負罪感？ 5 即使沒有出現(xiàn)嚴重問題或危機，你也經(jīng)常感到工作有很多壓力？ 6 你的案頭有許多并不重要但長時間未處理的文件？ 7 你經(jīng)常在做重要工作時被打斷嗎？ 8 你經(jīng)常占用用餐時間工作嗎？ 9 在上個月里，你是否忘記一些重要的約會？ 10 你時常把工作推到最后一分鐘，然后很努力的去做完它們？ 11 你覺得找借口推延你不喜歡做的事容易嗎？ 12 你總是感到需要做一些事情而保持繁忙嗎？ 13 當你長休了一段時間，你是否有負罪感？ 14 你常無暇閱讀與工作有關的書籍？ 15 你是否太忙于一些瑣碎的事而沒有去做與目標一致的大事？ 16 你是否有沉醉于過去的成功或失敗之中而沒有著眼于未來？,

4、測測你的時間安排是否合理,團險培訓主管時間管理,7,總結你的時間掌控,1216 “yes”,救命！你在時間管理上需改進,812 “yes”,48 “yes”,04 “yes”,當心！你需要重新審視你的時間行動指南,可以！方向正確，但需要提高沖勁,恭喜！堅持并保留你的方法,團險培訓主管時間管理,8,案例：老王的故事,延 誤,原 因,1、沒有以第一時間把報告做好,拖延，沒有界定緩急先后,2、打算做報告的當天 下屬生病，代出席會議 上司緊急命令 一些電話, 突發(fā)事件 緊急事件 被打擾,3、下班回家,交通堵塞,4 、看電視,不能自我約束,5、放棄工作,不能自我約束,6、賴床,不能自我約束,7、沒有帶一

5、些文件回家,善忘,8、上班,交通堵塞,團險培訓主管時間管理,9,平均80歲壽命,我們只有3年的時間去創(chuàng)造價值,我們如何管理它？,一寸光陰一寸金,1-20、60-80忽略不計，余40 1年為1寸 項目 每天耗時 40年耗時 結余,睡眠 8小時 13.3年 26.7,一日三餐 2.5小時 4.2年 22.5,交通 1.5小時 2.5年 20,電話 1小時 1.7年 18.3,看電視、上網(wǎng) 3小時 5年 13.3,看報、聊天 3小時 5年 8.3,刷牙、洗臉、洗澡 1小時 1.7年 6.6,3.3,團險培訓主管時間管理,10,大石頭,小沙子,水,杯,子,理,論,團險培訓主管時間管理,11,課 程 目

6、 標 知道什么是重要的 做計劃 實踐,重要、計劃、實踐,團險培訓主管時間管理,12,時間的秩序,時間箭頭將過去和未來區(qū)別開來,使時間有方向 面包的比喻 錯誤：3成時間緬懷過去、3成時間夢想將來、 3成時間應付目前的一切 正確：8成時間應付今天、1成時間借古今用作為參考 1成時間計劃未來,團險培訓主管時間管理,13,時間管理學的演變,記事便條,團險培訓主管時間管理,14,I+重要性,MI,MII,MIII,MIV,U+緊迫性,I+ U+,I+ U,I U+,I U,工具：區(qū)分時間的重要性和緊迫性,重要的事：對個人工作生活會產(chǎn)生重大影響的事情。 緊迫的事：此刻不做就會給我們帶麻煩的事情。 緊迫的事

7、情不一定是重要的事情。,團險培訓主管時間管理,15,緊急,重要,不重要,防患未然 改進產(chǎn)能 建立人際關系 發(fā)掘新機會 規(guī)劃、休閑,繁瑣的工作 某些信件 某些電話 浪費時間之事 有趣的活動,重要與緊要之區(qū)別,從容人,無用人,危機 急迫的問題 有期限壓力的計劃,壓力人,不速之客 某些電話 某些信件與報告 某些會議 必要而不重要的事 受歡迎的活動,無聊人,不緊急,團險培訓主管時間管理,16,緊急,重要,不重要,偏重第一類事務，結果 壓力 精疲力竭 危機處理 忙于收拾殘局,不緊急,團險培訓主管時間管理,17,緊急,重要,不重要,不緊急,偏重第二類事務，結果 有遠見，有理想 平衡 紀律 自制 少有危機,

8、團險培訓主管時間管理,18,偏重第三類事務，結果 短視近利 危機處理 被視為巧言令色 輕視目標與計劃 缺乏自制力，怪罪他人 人際關系浮泛，甚至破裂,緊急,重要,不重要,不緊急,團險培訓主管時間管理,19,緊急,重要,不重要,不緊急,偏重第四類事務，結果 全無責任感 工作不保 依賴他人或社會機構維生,團險培訓主管時間管理,20,Diarize（定出做的時間） 變?yōu)?Do it latter（呆會做）,4D原則,Do it now！ （馬上就做）,Dont do it。 （別去做了）,重 要,緊 迫,Delegate 授權別人去做,團險培訓主管時間管理,21,高,MI,MIII,MII,MIV,大

9、,第一重點,第二重點,第三重點,非重點,客戶規(guī)劃、重點優(yōu)先工具：,低,小,市場吸引力,成功可能性,團險培訓主管時間管理,22,時間自然法則總結,Parkingsons Law 帕金森原則,時間象一根彈筋：設立期限,Paretos Principle 帕雷托原則,80%的結果來源20%的努力,Concentration Enigmas 注意力之謎,注意力需要及時恢復,Internal Energy Levels 內在能量水平,有效地利用你的生物鐘,Efficacy Efficiency 效能與效率,做正確之事，做好它,團險培訓主管時間管理,23,我的生物鐘,不能控制它，就去合理利用它,6:00-

10、8:00,14:00-16:00,8:00-12:00,16:00-20:00,20:00-睡覺,團險培訓主管時間管理,24,訂定每日工作計劃,詳細地計劃今天下午或是明天早上的工作。,工作計劃 - -,為每天的2-3件 事項留出完整的 時間,團險培訓主管時間管理,25,避免分散注意力,你所花費的努力中，通常有百分之二十已決定了最 后的結果。因此，專心在少數(shù)能影響結果的事務上，將 有助于在短時間內達到要的成果。,團險培訓主管時間管理,26,辦事處與總公司的協(xié)作 某辦事處已成立了兩年，現(xiàn)有10位銷售人員，負責銷售工作。該辦事處業(yè)績一般，但面對競爭激烈的市場局面，總公司為了要全面推廣工作站產(chǎn)品，最近

11、派了小李過去以便能打開工作站市場。 小李除了工作站之外，對其它產(chǎn)品如服務器、多媒體電腦等更是熟悉。辦事處經(jīng)理王先生因此經(jīng)常要求小李幫忙兼賣其他產(chǎn)品。半年后小李始終無法打開工作站市場，他訴說王經(jīng)理常常要求他去完成其它產(chǎn)品的銷售任務，所以實在沒法抽出充分的時間去開發(fā)工作站市場。 思考題： 1、假設小李繼續(xù)兼賣其他產(chǎn)品的話，那會造成什么后果？ 2、王經(jīng)理其實應該怎么做？,案例學習,團險培訓主管時間管理,27,銷售和管理的重要不同點 Critical difference between selling and managing,團險培訓主管時間管理,28,時間是串起過去、現(xiàn)在及未來無數(shù)事件的連續(xù)線,

12、時間管理的基本單位是事件,時間管理的關鍵在掌握事件,事件經(jīng)由選擇,選擇以價值為基礎,團險培訓主管時間管理,29,順習慣做事會有越來越多的抱怨,Proactive（制變）,Reactive（應變）,思考一下再去做,知道什么是重要的，并按重要的原則去選擇,二者的區(qū)別就是選擇，有選擇比沒有意識去選擇好,團險培訓主管時間管理,30,確定優(yōu)先順序,基本任務如果不去做，就無法有效發(fā)揮你的 作用的任務。 你應當完成的任務一般指應最先完成的任務。 你喜歡做的任務在事先安排時間時，通常從 不會去做的事。 不甚重要的任務容易而有趣，通常首先會去做。,團險培訓主管時間管理,31,優(yōu)先管理的核心 1、Make a l

13、ist of things to do today 把每天要做的事情列一份清單 2、Set priority and work on the most important 確定優(yōu)先次序，從最重要的開始做 3、Do it every day! 每天這么做！ 每日計劃： Plan the next d b you l the office. 在你 辦公室 前，計劃 天的工作。,團險培訓主管時間管理,32,To-Do List待處理事項,團險培訓主管時間管理,33,Clear the Desk 清理桌面 1、Create 3 files 建三個文件檔案 2、Organize all items ac

14、cording to the 4Ds 根據(jù)4D原則整理好所有東西 3、Work through “Do”pile 把“立即做”檔案里的工作一件件處理完 Time Activate 給活動定下時間 Use Holding Files 使用活頁文件 4、Clear the desk each day. 每日清理桌面,團險培訓主管時間管理,34,A.M. P.M.,6 7 8 9 10 11 12,Daily Expenses 每日支出,1 2 3 4 5 6 7 8 9 10,Appointments日程,團險培訓主管時間管理,35,Monthly Plan 月度計劃 Month Year 年 月

15、,Projects/Goals本月項目/目標,A/B Business 工 作 開始日,Personal 個人生活,團險培訓主管時間管理,36,意識,潛意識,內存,硬盤,團險培訓主管時間管理,37,產(chǎn)品說明書,了解產(chǎn)品,印刷,售后服務,圖片,題綱,初稿,規(guī)格,注意事項,維修點,打印,美工,公司簡介,拍照,大腦圖,團險培訓主管時間管理,38,個人成效,effective,efficient,明確于結果：快、好,高效,脾氣好,工作愉快、有結果,一個有成效的經(jīng)理人,團險培訓主管時間管理,39,Specific 具體的 Measurable 可衡量的 Achievable 可實現(xiàn)的 Relevant

16、與價值相關的 Tractable 可跟進的,SMART,目標,團險培訓主管時間管理,40,What I am here for ? 對我的崗位來說，最重要的職責是什么？,Make a list. 分清主動工作和被動工作內容。,主動性（建設性）工作： 幫助達到目標的工作,被動性工作： 日常瑣碎的事情,團險培訓主管時間管理,41,放棄喜歡做的事 放棄怕失去控制的心理 授權 把任務交給人，培訓他們并通知相關人員 隨時準備提供建議并進行解答,組織下屬,團險培訓主管時間管理,42,Productivity Challenges 對生產(chǎn)率的挑戰(zhàn) 1、Shifting priorities/crisis m

17、anagement 優(yōu)先順序不明確/危機管理 2、Telephone interruptions 電話打擾 3、Lack of Priorities/objectives 缺乏優(yōu)先/目標 4、Attempting too much 貪多嚼不爛 5、Drop-in visitors 不速之客 6、Ineffective delegation 無效授權 7、Cluttered desk/losing things 桌面雜亂無章/找不到東西 8、Lack of self-discipline/procrastination 缺乏自律/拖延 9、Inability to say “No” 不會說“不”

18、 10、Meetings 會議,團險培訓主管時間管理,43,學習分配工作,學習將不同的工作授權給不同的單位執(zhí)行，分工合 作才能在最短時間內以有效的方式達成目標。,團險培訓主管時間管理,44,今日事今日畢,拖延決定或行事緩慢是非常危險的習慣。 應付拖延的招數(shù)： 訂定完成期限 建立回饋制度 安排人監(jiān)督你 趁早解決 把工作劃分為幾個小部分 現(xiàn)在就去做,團險培訓主管時間管理,45,將阻礙減到最低,通常造成時間浪費的環(huán)境因素有： 電話 信件 會議 等候 訪客 緊急事件,團險培訓主管時間管理,46,培養(yǎng)說“不”的能力,如果你從來不懂得拒絕工作，導致工作量超出負荷 時，你的工作品質勢必會大受影響。,NO！,NO！,NO！,團險培訓主管時間管理,47,應付突發(fā)狀況,應付突發(fā)狀況，是時間管理上的一大技巧，當發(fā)現(xiàn)