時(shí)間自我管理(ppt 37頁).ppt

1、個(gè)人自我管理,時(shí)勤 2009.5月,個(gè) 人 管 理- 時(shí) 間 管 理 ljmx1234 2010年12月,分享快樂!,一個(gè)有能力管好別人的人不一定是一個(gè)好的管理者,而只有那些有能力管好自己的人才能成為好的管理者。,每個(gè)人都是管理者,時(shí)間管理 個(gè)人知識(shí)管理 目標(biāo)管理 自我決策 個(gè)人修煉,什么是時(shí)間,“洗手的時(shí)候，日子從水盆里過去；吃飯的時(shí)候，日子從飯碗里過去；默默時(shí)，便從茫然的雙眼前過去。我覺察他去的匆匆了，伸出手遮掩時(shí)，他又從遮掩著的手邊過去，” 出自朱自清匆匆 “時(shí)間就是效率”、“時(shí)間就是金錢”、“時(shí)間就是生命”、“一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰”，諸如此類的描述我們每個(gè)人都可以脫口而出，但

2、是我們做得究竟怎樣呢？,（1）供給毫無彈性：時(shí)間的供給量是固定不變的，在任何情況下不會(huì)增加、也不會(huì)減少，每天都是24小時(shí)，所以我們無法開源。 （2）無法蓄積：時(shí)間不象人力、財(cái)力、物力和技術(shù)那樣被積蓄儲(chǔ)藏。不論愿不愿意，我們都必須消費(fèi)時(shí)間，所以我們無法節(jié)流。 （3）無法取代：任何一項(xiàng)活動(dòng)都有賴于時(shí)間的堆砌，這就是說，時(shí)間是任何活動(dòng)所不可缺少的基本資源。因此，時(shí)間是無法取代的。 （4）無法失而復(fù)得：時(shí)間無法象失物一樣失而復(fù)得。它一但喪失，則會(huì)永遠(yuǎn)喪失。花費(fèi)了金錢，尚可賺回，但倘若揮霍了時(shí)間，任何人都無力挽回。,什么是時(shí)間,什么是“時(shí)間管理”？,“時(shí)間管理”所探索的是如何減少時(shí)間浪費(fèi)，以便有效地完成

3、既定目標(biāo)。由于時(shí)間所具備的四個(gè)獨(dú)特性，所以時(shí)間管理的對(duì)象不是“時(shí)間”，它是指面對(duì)時(shí)間而進(jìn)行的“自管理者的管理”。,我們短暫的一生,睡覺： 21年 工作： 14年 個(gè)人衛(wèi)生：7年 吃飯： 6年 旅行： 6年 排隊(duì)： 6年 學(xué)習(xí)： 4年 開會(huì)： 3年 打電話： 2年 找東西： 1年 其它： 3-5年 看了上面的這一組數(shù)據(jù)，您有何感受？“時(shí)間管理”一直是個(gè)重要的問題，但從來沒像今天這么重要過，為什么？,時(shí)間管理的誤區(qū),誤區(qū)之一：工作缺乏計(jì)劃 “寫下你明天必須做的最重要的各項(xiàng)工作，先從最重要的那一項(xiàng)工作做起，并持續(xù)地做下去，直到完成該項(xiàng)工作為止。重新檢查你的辦事次序，然后著手進(jìn)行第二項(xiàng)重要的工作。倘若

4、任何一項(xiàng)著手進(jìn)行的工作花掉你整天的時(shí)間，也不用擔(dān)心。只要手中的工作是最重要的，則堅(jiān)持做下去,由于我們的工作缺乏計(jì)劃，將導(dǎo)致如下惡果： 1、目標(biāo)不明確 2、沒有進(jìn)行工作歸類的習(xí)慣 3、缺乏做事輕重緩急的順序 4、沒有時(shí)間分配的原則,誤區(qū)之二：組織工作不當(dāng),1 職責(zé)權(quán)限不清，工作內(nèi)容重復(fù) 2 “事必躬親，親力而為” 3 溝通不良 4 工作時(shí)斷時(shí)續(xù),學(xué)會(huì)利用資源,誤區(qū)三：時(shí)間控制不夠,拖延商數(shù)測(cè)驗(yàn) 請(qǐng)據(jù)實(shí)選擇以下每一個(gè)陳述最切合你的答案： （1）為了避免對(duì)棘手的難題采取行動(dòng)，我于是尋找理由和借口。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （2）為使困難的工作能被執(zhí)行，對(duì)執(zhí)行者下壓力是必要的

5、。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （3）我經(jīng)常采取折衷辦法以避免或延緩不愉快的事是困難的工作。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （4）我遭遇了太多足以妨礙完成重大任務(wù)的干擾與危機(jī)。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （5）當(dāng)被迫從事一項(xiàng)不愉快的決策時(shí)，我避免直截了當(dāng)?shù)拇饛?fù)。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （6）我對(duì)重要的行動(dòng)計(jì)劃的追蹤工作一般不予理會(huì)。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （7）試圖令他人為管理者執(zhí)行不愉快的工作。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （8）我經(jīng)常將重要工作安排

6、在下午處理，或者攜回家里，以便在夜晚或周末處理它。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （9）我在過分疲勞（或過分緊張、或過分泄氣、或太受抑制）時(shí)，以致無法處理所面對(duì)的困難任務(wù)。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （10）在著手處理問題時(shí)我經(jīng)常不知從何下手? A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)： 每一個(gè)“非常同意”評(píng)4分，“略表同意”評(píng)3分，“略表不同意”評(píng)2分，“極不同意”評(píng)1分?？偡中∮?0分，表示你不是拖延者，你也許偶爾有拖延的習(xí)慣?？偡衷?1至30分之間，表示你有拖延的毛病，但不太嚴(yán)重。總分多于30分，表示你或許已患上嚴(yán)重的拖延毛病

7、。,你為什么忙？,工作多； 事情多； 還有,因?yàn)槟恪懊！?因?yàn)槟恪懊ぁ?因?yàn)槟恪懊Α?誤區(qū)四：整理整頓不足,雜亂的辦公桌顯示雜亂的心思,文件處置測(cè)驗(yàn) 請(qǐng)快速地解答以下十二個(gè)問題。如你無法即刻對(duì)某些題目提供確切的答案，則請(qǐng)?jiān)陬}目前打問號(hào)“？”。 1、訂購文具后所取得的帳單。 2、收到一本管理雜志，其中可能具有值得閱讀的文章，但目前你無暇閱讀。 3、來自上司的會(huì)議通知（下周一舉行會(huì)議）。 4、某商場(chǎng)寄來的問卷。 5、部屬交來的（或是你個(gè)人的）一份用于準(zhǔn)備下一個(gè)月業(yè)務(wù)報(bào)告的有關(guān)資料。 6、一封需要盡快回復(fù)的信，但你必須先打數(shù)次電話才能回復(fù)。 7、一位你經(jīng)常接觸的人告知新地址及新電話號(hào)碼的E-mail

8、。 8、組織內(nèi)其它平行部門的來函，要求取得你的部門的市場(chǎng)（或其它）調(diào)查報(bào)告。 9、某管理顧問公司中寄來的出版物宣傳單，你認(rèn)為其中一、兩本書也許值得訂購，但你無法確定是否真正值得訂購。 10、客戶寄來的一封投訴信。 11、人事部門發(fā)出的有關(guān)員工考核程序的函件。 12、提醒自己明年及早準(zhǔn)備財(cái)務(wù)預(yù)算的備忘錄。 假如你在以上十二個(gè)問題的前面寫上了兩個(gè)或兩個(gè)以上的“？”，則表示你仍欠缺一套完整的文件處置系統(tǒng)。你最好盡快設(shè)計(jì)這樣的一套系統(tǒng)（包括你的紙面文件夾和電腦文件夾）！,誤區(qū)五：進(jìn)取意識(shí)不強(qiáng),*個(gè)人的消極態(tài)度 *做事拖拉，找借口不干工作 *唏噓不已，做白日夢(mèng) *工作中閑聊,三延四拖，你就是時(shí)間的小偷,

9、我全力以赴但我想那不夠好，我付出所有，但我猜那不夠多,誤區(qū)六：完美主義：還不夠好,昨天、今天、明天,明日詩 明日復(fù)明日， 明日何其多！ 日日待明日， 萬世成蹉跎。 世人皆被明日累，明日無窮老將至。 晨昏滾滾水流東，今古悠悠日西墜。 百年明日能幾何？請(qǐng)君聽我明日歌。,今日詩 今日復(fù)今日， 今日何其少！ 今日又不為， 此事何時(shí)了。人生百年幾今日， 今日不為真可惜。 若言姑待明朝至， 明朝又有明朝事。 為君聊賦今日詩 努力請(qǐng)從今日始。,昨日詩 昨日會(huì)昨日， 昨日何其好！ 昨日過去了， 今日徒懊惱。 世人但知悔昨日， 不覺今日又過了。 水去日日流， 花落日日少， 成事立業(yè)在今日， 莫待明朝悔今朝。,時(shí)

10、間管理的六項(xiàng)基本原則,原則一 明確目標(biāo),目標(biāo)決定我們的將來 只有目標(biāo)才有結(jié)果，目標(biāo)能夠激發(fā)我們的潛能 放棄大而美麗的目標(biāo)，選擇伸手可及的目標(biāo),如何制定目標(biāo),Text,Text,可衡量,相關(guān),可達(dá)到,具體,基于時(shí)間,原則二：有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作,就是選擇做什么？ 選擇在什么時(shí)間做什么？ 什么時(shí)間適合做什么？,原則之三：分清工作的輕重緩急,持續(xù)而長期的行為； 如果不處理它將變成第一象限的內(nèi)容； 許多現(xiàn)在第一象限的內(nèi)容都是由它演變而來的； 我們都知道重要就是不做。,帕雷托定律,按事情的“重要程度”編排行事優(yōu)先次序的準(zhǔn)則是建立在“重要的少數(shù)與瑣碎的多數(shù)”原理的基礎(chǔ)上。這個(gè)原理是十九世紀(jì)末期與二十世

11、紀(jì)初期的意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家兼社會(huì)學(xué)家維弗烈度帕雷托所提出。它的大意是： 在任何特定群體中，重要的因子通常只占少數(shù)，而不重要的因子則占多數(shù)，因此只要能控制具有重要性的少數(shù)因子即能控制全局。這個(gè)原理經(jīng)過多年的演化，已變成當(dāng)今管理學(xué)界所熟知的80/20原理-即百分之八十的價(jià)值是來自百分之二十的因子，其余的百分之二十的價(jià)值則來自百分之八十的因子。,80%的銷售額是源自20%的顧客； 80%的病假是由20%的員工所占用； 80%的檔案使用量集中于20%的檔案； 80%的菜是重復(fù)20%的菜色； 80%的垃圾是源自20%的地方； 80%的看電視時(shí)間都花在20%的節(jié)目； 80%的閱讀的書籍都是取自書架上20%的書

12、籍； 80%的看報(bào)時(shí)間都花在20%的版面； 80%的電話都是來自20%的發(fā)話人； 80%的教師輔導(dǎo)時(shí)間都被20%的學(xué)生所占用； ,帕雷托定律的運(yùn)用,80/20原理的一個(gè)重要啟示便是：避免將時(shí)間花在瑣碎的多數(shù)問題上，因?yàn)榫退隳慊?0%的時(shí)間，你也只能取得20%的成效：你應(yīng)該將時(shí)間花于重要的少數(shù)問題上，因?yàn)檎莆樟诉@些重要的少數(shù)問題，你只花20%的時(shí)間，即可取得80%的成效。,通過觀察我們發(fā)現(xiàn)： 20的工作占整個(gè)工作的80%的價(jià)值 應(yīng)該集中80的精力投入到20的工作 只投入20的精力做另外80的工作,帕雷托定律的運(yùn)用,一般做法： 列出清單給所有客戶電話； 去拜訪所有客戶； 閱讀所有文件； 要做所有

13、的工作； 討論所有的問題； 什么事都想自己做； 自己些所有的報(bào)告； 結(jié)果：忙碌,帕雷托定律做法： 只給有價(jià)值的客戶電話 只拜訪有價(jià)值的客戶； 只閱讀有必要的文件； 只挑選緊急重要的工作 只討論有意義的問題； 授權(quán)被人或請(qǐng)人人代做 自己些有必要的報(bào)告或提綱； 結(jié)果：充裕,帕雷托定律的運(yùn)用,價(jià)值80的工作 事項(xiàng)一 事項(xiàng)二 事項(xiàng)三,價(jià)值20的工作 事項(xiàng)四 事項(xiàng)五 事項(xiàng)六 事項(xiàng)七 事項(xiàng)八 ,區(qū)分工作價(jià)值，進(jìn)行分類,帕雷托定律的運(yùn)用,價(jià)值80的工作分配 事項(xiàng)一：需2H集中精力 事項(xiàng)二：需1H不受干擾 事項(xiàng)三：需2H高效時(shí)間,價(jià)值20的工作分配 事項(xiàng)四：往后推 事項(xiàng)五：可不做 事項(xiàng)六：可委托下屬 事項(xiàng)七：

14、- 事項(xiàng)八：-,對(duì)時(shí)間和精力的分配,急迫性指數(shù)測(cè)驗(yàn) 選取出你最可能作出的反應(yīng)行為或態(tài)度（A=從不；B=有時(shí)候；C=常常） 1、我在壓力之下表現(xiàn)最好。 （ ） 2、我常歸咎外在環(huán)境太匆忙或緊張，以致無法作深入的自我反省。（ ） 3、我常因周圍的人或事動(dòng)作太慢而不耐煩。我討厭等待或排隊(duì)。 （ ） 4、我休息時(shí)會(huì)覺得不安。 （ ） 5、我似乎永遠(yuǎn)在趕時(shí)間。 （ ） 6、我常為了完成某項(xiàng)事情而拒人于千里之外。 （ ） 7、我只要片刻沒和辦公室聯(lián)系就覺得不安。 （ ） 8、?以謐鲆患率背；嵯氳攪硪患隆? （ ） 9、我處理危機(jī)時(shí)表現(xiàn)最好。 （ ） 10、處理突發(fā)狀況的興奮感，似乎比慢工出細(xì)活更讓我覺得有

15、成就。（ ） 11、我常為了處理突發(fā)狀況，犧牲和親友共處時(shí)間。 （ ） 12、當(dāng)我為了處理突發(fā)狀況，必須取消約會(huì)或中途離開，我認(rèn)為別人應(yīng)該能諒解。 （ ） 13、我覺得處理突發(fā)狀況讓一天的生活更有意義。 （ ） 14、我常邊工作邊吃飯。 （ ） 15、我一直認(rèn)為總有一天能做我真正想做的事情。 （ ） 16、一天下來辦公桌上“已辦”文件如果堆得高高的，我會(huì)很有成就感。（ ） “A”總數(shù)： “B”總數(shù)： “C”總數(shù)： 總得分： （A=0分；B=2分；C=4分） 0到25分屬于低度急迫性心態(tài)，26到45分屬于強(qiáng)烈急迫性心態(tài)，46分以上已經(jīng)到了嚴(yán)重急迫性的程度。 2.4 原則之四：合理地安排時(shí)間,原則

16、四：合理地安排時(shí)間,對(duì)事情要規(guī)劃一個(gè)期限； 明確什么時(shí)間適合做什么；,分清不同工作或任務(wù)所適合的時(shí)間 效率最高的 不受干擾的 無法控制的 零散的,原則五：制定有效時(shí)間表,制定時(shí)間表的意義： 時(shí)間表不僅僅是提醒； 重要的是規(guī)劃時(shí)間； 主動(dòng)管理時(shí)間； 強(qiáng)制行動(dòng)； 高效；,制定的方法： 列出代辦事情的流水帳 運(yùn)用四象限分析排出： 緊急重要； 不緊急重要； 緊急不重要； 不緊急不重要。 用帕雷托定律分配時(shí)間。 合理安排時(shí)間。,制定時(shí)間表應(yīng)注意： 留出機(jī)動(dòng)時(shí)間； 什么時(shí)間適合干什么； 不要超量； 有效分解任務(wù)； 大事情小時(shí)間； 給自己安排出一定的絕對(duì)獨(dú)立的時(shí)間； 有機(jī)結(jié)合，長遠(yuǎn)結(jié)合；,科學(xué)的時(shí)間表不會(huì)讓

17、你變成機(jī)器人，相反，它能使你享受自覺支配時(shí)間的自由感。 有人喜歡列出詳細(xì)的清單，把時(shí)間精確地分為一小塊一小塊，嚴(yán)格按日程表行動(dòng)；有人則相反，喜歡把握整體，形象地思考問題，抗拒“機(jī)械的”日程表，傳統(tǒng)的時(shí)間方法只會(huì)使他感到不舒服。對(duì)于后一種人而言，他們只愿把簡單地排序，然后設(shè)定最后期限，而不愿把它們分割小塊，填入時(shí)間表。無論你屬于哪一種，都要找出適合你自己的方法，只有這樣，才能保證時(shí)間管理是在幫助你組織時(shí)間，而不是加重你的負(fù)擔(dān)。你可能需要結(jié)合兩種風(fēng)格的管理方法，以創(chuàng)造出自己的時(shí)間管理體系。,原則六：檢討,浪費(fèi)時(shí)間 的壞習(xí)慣,調(diào)查自己,不斷檢討修改,拖延 不專一，精神不集中， 執(zhí)行不嚴(yán)格，對(duì)自己寬容 東西擺放無序 缺乏明確的目標(biāo) 缺乏優(yōu)先順序 想做的事情太多 做事有頭無尾 缺乏調(diào)理與整潔 不懂授權(quán) 不會(huì)拒絕被人 行動(dòng)緩慢 懶惰 心態(tài)消極,給自己做一段時(shí)期的記錄,總結(jié)：時(shí)間管理幾個(gè)注意,