如何管理和有效利用時(shí)間.ppt

1、時(shí)間管理教材 講師:肖映平課長(zhǎng),時(shí)間管理,富蘭克林說過“不浪費(fèi)時(shí)間,每時(shí)每刻做些有用的事,戒掉一切不必要的行動(dòng)習(xí)慣. 一.時(shí)間管理概述: 1.時(shí)間管理的目的: 三效: 效果:確定的期待結(jié)果 效率:以最小的代價(jià)或浪費(fèi)獲得結(jié)果 效能:以最小的代價(jià)和浪費(fèi)獲得最佳的期待 結(jié)果,時(shí)間管理,2.時(shí)間管理的狀況不佳的表現(xiàn) 時(shí)間管理欠佳的表現(xiàn):大小事情同樣地處理 和對(duì)待,大小事情同樣的效率低下. 3.時(shí)間管理的重要性 “時(shí)間就是金錢” 時(shí)間浪費(fèi)的現(xiàn)象分為顯性與隱性兩種 顯性如:電話,朋友來訪,聊天. 隱性如:做不該自已做的事.做不合本職位 的工作.,時(shí)間管理,二.時(shí)間管理的基本技巧 1.時(shí)間管理的內(nèi)容 時(shí)間管

2、理也象所有的管理一樣,是有一個(gè) 計(jì)劃,監(jiān)督,經(jīng)常評(píng)估的過程 2.13種時(shí)間管理的方法 a.有計(jì)劃的使用時(shí)間 b.目標(biāo)明確 c.將要做的事根據(jù)優(yōu)先程度區(qū)分先後順序,時(shí)間管理,d.將一天從早到晚要做的事情進(jìn)行羅列 e.要具有靈活性 f.遵循你的生物鐘 g.做好的事情比把事情做好更重要 h.區(qū)分緊急事務(wù)與重要事務(wù),時(shí)間管理,i.對(duì)所有沒有意義的事情采用有意忽略的 技巧 j.不要想成為完美主義者 k.巧妙的拖延 l.學(xué)會(huì)說“不” M.獎(jiǎng)賞自已,時(shí)間管理,中途插入-測(cè)試題答案 0-5分 你的個(gè)人效率是80% 只要稍微調(diào)整一下就可以了 6-15分 你的個(gè)人效率是65% 某些方面需要進(jìn)行大的調(diào)整 16-20

3、分 你的個(gè)人效率是50% 你的潛力有一半沒有發(fā)揮出來 21分(含)以上,你的個(gè)人效率是20% 你準(zhǔn)備怎麼辦呢?,時(shí)間管理,如果你的得分在12分以上時(shí), 就應(yīng)該好好反省一下,自已的 時(shí)間安排有什麼問題,應(yīng)該好 好調(diào)整一下啦!,時(shí)間管理,三.時(shí)間管理的一些基本規(guī)律 時(shí)間規(guī)律主要涉及個(gè)人如何合理使用自已 的時(shí)間,提高自已的工作效率.而每個(gè)人在 做事情的時(shí)侯,所花的時(shí)間差異就特別大. 希望從以下內(nèi)容中,可以讓大家得一些啟示,時(shí)間管理,思維管理推斷: 三個(gè)傳教士和三個(gè)野人同在河左岸,都要到河岸; 河里只有一條船,此船每次最多能載兩人,且六人 都會(huì)劃船,關(guān)健是,某河岸只要野人數(shù)多過傳教士, 野人就會(huì)把傳教

4、士吃掉,問:怎樣設(shè)計(jì),才能使六 人相安無事地渡過河? 用最少之步驟,最少之時(shí)間達(dá)成.,時(shí)間管理,答案: 解決這道題的方式可以分為如下幾步: 1.兩個(gè)野人先劃船過河. 2.一個(gè)野人劃船返回左岸 3.再有兩個(gè)野人劃船到右岸 4.一個(gè)野人又劃船返回左岸 5.兩個(gè)傳教士劃船返回右岸 6.一個(gè)傳教士和一個(gè)野人劃返回左岸 7.二個(gè)傳教士劃船至右岸 8.一個(gè)野人返回左岸 9.兩個(gè)野人劃船至右岸,時(shí)間管理,如何時(shí)間管理增加銷售業(yè)績(jī) 管理前之時(shí)間分配為: 服務(wù)10% 等待15% 面對(duì)客戶商談33% 午餐22% 交通20%,檢查調(diào)整後: 服務(wù)10% 等待10% 面對(duì)客戶商談33% 午餐22% 交通10% 營(yíng)銷業(yè)務(wù)

5、: 1.在拜訪顧客時(shí),可安排同一路線,同一時(shí)段去拜訪,不要東跑一下,西繞一下,也不要在毫無準(zhǔn)備,無預(yù)期或忙碌的情況下拜訪顧客 2.業(yè)務(wù)人員以外勤為主,不要占太多的時(shí)間在行政作業(yè)中,在公司開會(huì),聊天寫報(bào)表的時(shí)間盡可能縮短,另外在外勤時(shí)間與內(nèi)勤時(shí)間的所占比例上也應(yīng)加以檢查改善.,在外勤時(shí)間耗用上,路線是否集中,是否必須親往,是否先確認(rèn)時(shí)間,是否順路拜訪 在內(nèi)勤時(shí)間上,是否簡(jiǎn)化表格填寫,會(huì)議是否有效,是否浪費(fèi)時(shí)間,能否使用傳真,e-mail代替外出拜訪. 經(jīng)過檢查評(píng)估後,實(shí)際面對(duì)客戶商談的時(shí)間就會(huì)增加,一般無謂的時(shí)間就會(huì)減少,則時(shí)間管理的效益便可使業(yè)務(wù)績(jī)效更杰出.,文員日程表: 1.提前到達(dá)上班地點(diǎn) 2.負(fù)責(zé)本人及領(lǐng)導(dǎo)辦公場(chǎng)所衛(wèi)生清潔 3.領(lǐng)導(dǎo)文具,茶水準(zhǔn)備,物品有序擺放 4.分拆信件,分送報(bào)紙 5.領(lǐng)導(dǎo)到達(dá)時(shí) 6.提示領(lǐng)導(dǎo)本日日程,匯報(bào)有關(guān)事項(xiàng),詢問領(lǐng)導(dǎo)本日日程,時(shí)間管理,7.督導(dǎo)重要事項(xiàng),急事急辦 8.進(jìn)行正常的事務(wù)工作 9.接聽電話,接待來賓,資料整理,撰寫文稿,打印 復(fù)印,來往文件,領(lǐng)導(dǎo)隨從並記錄,校