第4章(1)office.ppt

1、1-66,1,第4章 Office辦公軟件,本章主要內(nèi)容： 4.1 Office辦公軟件的基本操作 4.2 Word文字處理軟件 4.3 Excel表處理軟件,1-66,2,4.1 Office辦公軟件的基本操作,一、 Office軟件的常用組件 1. 文字處理：Word 2. 表處理：Excel 3. 演示文稿的制作：PowerPoint 4. 數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)：Access 5. 事務(wù)處理：Outlook 6. 網(wǎng)頁制作：FrontPage,1-66,3,二、啟動,方法一： 單擊“開始” “程序” 具體組件 例如:“ Word 2003 ” 方法二： 雙擊桌面上的快捷方式 方法三： 雙擊文檔

2、打開該文檔,1-66,4,三、退出,方法一： 單擊窗口按鈕“X” 方法二： 執(zhí)行“文件”菜單的“退出”命令 方法三： 單擊窗口左上角控制按鈕“關(guān)閉”命令 方法四： 使用快捷鍵ALT+F4,1-66,5,四、文檔文件,1. Word 文檔 文件名.DOC 2. Excel文檔 稱為工作薄，文件名. XLS 3. PowerPoint文檔 稱為演示文稿，文件名. PPT,擴(kuò)展名,1-66,6,五、文檔操作（文件菜單）,1. 新建：建立新的文檔 2. 打開：打開已創(chuàng)建的文檔 3. 關(guān)閉：關(guān)閉文檔窗口 4. 保存：保存正編輯的文檔 5. 另存為：改變位置或名稱后保存,1-66,7,Word 文字處理,

3、Word 文字處理軟件“What you see is what you get”(所見即所得) 。 Word不僅可以進(jìn)行一般意義上的文字處理，也可以進(jìn)行復(fù)雜的書版、報版排版，能把文字、公式、表格、圖形組合在一起形成漂亮的文檔。 Word提供了Web工作方式，可以將HTML作為默認(rèn)的文件格式，創(chuàng)建基于Web的文檔。,1-66,8,管理文檔,編輯文檔,字處理軟件的功能,文檔排版,表格處理,圖文混排,制作Web頁,1-66,9,啟動 Word,直接運(yùn)行Winword.exe文件 雙擊Word快捷圖標(biāo) 使用“開始”菜單 打開Word文檔文件,方 法,1-66,10,關(guān)閉 Word,方法一：執(zhí)行文件|

4、退出 方法二：右上角的關(guān)閉按鈕。 方法三：單擊左上角的控制按鈕，“關(guān)閉”,方 法,1-66,11,標(biāo)題欄,菜單欄,常用工具欄,格式工具欄,插入點(diǎn),Word應(yīng)用程序窗口,標(biāo)尺,文本區(qū),狀態(tài)欄,視圖按鈕,文檔窗口,選定欄,段落標(biāo)記,1-66,12,個性化菜單,擴(kuò)展按鈕,使用最頻繁的命令,1-66,13,工具欄的顯示與隱藏,處于顯示狀態(tài),視圖菜單,1-66,14,插入點(diǎn)和段落標(biāo)記,插入點(diǎn)是一條閃爍的豎線，指示編輯位置。可以通過鼠標(biāo)或光標(biāo)來移動。即點(diǎn)即輸功能：移動鼠標(biāo)后雙擊,作用：結(jié)束和記錄本段落的格式信息。 生成：按下回車鍵生成一個段落標(biāo)記， 顯示/隱藏：視圖|顯示段落標(biāo)記,插入點(diǎn),段落標(biāo)記,1-6

5、6,15,狀態(tài)欄,插入點(diǎn)在第一頁上， 第一節(jié)上。當(dāng)前文檔 共1頁，正在編輯第1 頁。插入點(diǎn)距離頁的 上邊距為2.5厘米。插 入點(diǎn)在第1行第1列。,該圖標(biāo)為虛的，表 示當(dāng)前為插入狀態(tài)， 雙擊將變成實(shí)的，表 示當(dāng)前為改寫狀態(tài)。,用于拼寫和語 法檢查所用的 詞典為英文。 （無拼寫和語法錯誤， 有錯誤時圖標(biāo)上有紅叉）,1-66,16,選定欄和標(biāo)尺,選定欄： 位于文檔窗口的左側(cè)，用來選定文字內(nèi)容的區(qū)域。它沒有明顯的標(biāo)志，利用鼠標(biāo)指針的形狀可以判斷出來。將鼠標(biāo)指針指向該區(qū)域時，指針變成。,標(biāo)尺 種類：水平標(biāo)尺、垂直標(biāo)尺 顯示/隱藏：視圖|標(biāo)尺 說明：垂直標(biāo)尺在“頁面視圖”顯示,1-66,17,懸掛縮進(jìn)：改

6、變段落中除首行外的其他行的縮進(jìn)量。 左 縮 進(jìn)：改變段落中所有行的左側(cè)縮進(jìn)量。 首行縮進(jìn)：改變段落中第一行的左側(cè)縮進(jìn)量。 右 縮 進(jìn)：改變段落中所有行的右側(cè)縮進(jìn)量。 提示：如果不選中段落，則所進(jìn)行的設(shè)置只對光標(biāo)所在的段落起作用。,1-66,18,視圖切換按鈕 視圖是指文檔的顯示方式。,1-66,19,視圖： 用不同的方式查看Word文檔，這種查看方式叫視圖。 類型： 頁面視圖、Web版式視圖、普通視圖、大綱視圖、Web頁預(yù)覽、打印預(yù)覽。,顯示方式,1-66,20,用于編輯頁眉和頁腳、調(diào)整頁邊距、處理分欄和圖形對象。在此視圖中，用戶看到的與實(shí)際打印效果完全相同。 頁與頁之間是按版面分隔開的，并且

7、可以看到頁眉、頁腳、圖、藝術(shù)字的實(shí)際位置。,顯示方式,頁面視圖,Web視圖,此視圖用于創(chuàng)建Web頁，且可以模擬用瀏 覽器的顯示效果。,1-66,21,顯示方式,普通視圖,此視圖可以顯示文本格式，簡化了頁面的布局，可便捷地進(jìn)行鍵入和編輯。不顯示頁邊距、頁眉和頁腳、背景、圖形以及沒有設(shè)置為“嵌于文字所在層”環(huán)繞方式的圖片。 頁間的分隔符是單虛線，節(jié)間的分隔符是雙虛線。單擊選中后，鍵可以對分隔符進(jìn)行刪除操作，且能連續(xù)顯示正文。,1-66,22,顯示方式,大綱視圖,此視圖能查看文檔的結(jié)構(gòu)，還可以通過拖動標(biāo)題來移動、復(fù)制和重新組織文本。還可以通過折疊文檔來查看主要標(biāo)題，或展開文檔以查看所有標(biāo)題，以至正文

8、內(nèi)容。 此試圖中不顯示頁邊距、頁眉、頁腳、圖片和背景。,1-66,23,顯示方式,視圖切換,“文件”菜單:“Web頁預(yù)覽”、 “打印預(yù)覽” “視圖”菜單:“普通視圖” “Web版式視圖” “頁面視圖” “大綱視圖” 視圖按鈕:水平滾動條左側(cè)的四個按鈕。 這四個按鈕與“視圖”菜單中的四個命令依次對應(yīng)。,1-66,24,任務(wù)窗格 任務(wù)窗格會根據(jù)用戶的操作需求自動顯示出來，操作完畢，自動隱藏。也可以選擇【視圖】|【任務(wù)窗格】命令來顯示或隱藏。,圖4.9 任務(wù)窗格,1-66,25,Word命令的執(zhí)行方式,菜單命令方式,菜單包含了使 用Word的全部 命令。使用方 法是在相應(yīng)的 菜單中選擇相 應(yīng)的命令。

9、,工具欄命令方式,工具欄列出了 常用的命令圖 標(biāo)。使用方法 是在工具欄可 見的情況下， 直接單擊命令 按鈕。,快捷菜單命令方式,使用方法是右 擊該對象，在 快捷菜單中選 擇相應(yīng)的命令。,快 捷 鍵 方 式,Word為常用命 令設(shè)置了鍵盤 命令，即快捷 鍵。使用方法 是直接輸入快 捷鍵。,1-66,26,新建空白文檔,創(chuàng)建文檔,可以多次完成,1-66,27,新建空白文檔,啟動Word時打開 菜單：文件|新建 工具欄： 快捷鍵：+,拿出一張白紙,1-66,28,文檔輸入,確定插入點(diǎn) 輸入正文,正文輸入,內(nèi) 存,“插入” 菜單,直接輸入,剪貼板,1-66,29,保存文檔（新建）,菜單：文件|保存 文

10、件|另存為 工具欄： 快捷鍵：+,打開對話框,確定保存位置,輸入文檔名稱,單擊,1-66,30,自動保存文檔 選擇【工具】|【選項(xiàng)】命令，選擇“保存”選項(xiàng)卡。 選中“自動保存時間間隔”復(fù)選框，在“分鐘”數(shù)值框中輸入要保存文件的時間間隔，如輸入“10”。,提示：Word在運(yùn)行過程中死機(jī)或斷電后，重現(xiàn)啟動Word時出現(xiàn)“自動恢復(fù)”文件不能代替正常的文件保存。打開恢復(fù)的文件后，如果選擇了不保存該文件，則恢復(fù)文件會被刪除，未保存的更改即丟失。如果保存恢復(fù)文件，它會取代原文件。,1-66,31,編輯文檔,定位插入點(diǎn),操作之前，首先將插入點(diǎn)定位。 鼠標(biāo)定位：直接單擊目標(biāo)處。 鍵盤定位： 、 Home(行首

11、）、 End（行尾） Ctrl+ Home 、Ctrl+ End Page up、Page down,1-66,32,輸入文本,1. 漢/英輸入切換-ctrl+空格 2. 漢字輸入方法切換 3. 中英文標(biāo)點(diǎn)符號切換 4. 符號: “插入”-符號 5. 特殊字符: “插入”-特殊符號 6.插入日期和時間 7.插入公式,ctrl+shift,ctrl+ .,1-66,33,文本塊：被選擇的文本。 種類： 行塊：指塊的首尾之間以行為單位。 列塊：塊的首尾之間構(gòu)成矩形。 選擇方法：行塊:按左鍵拖動 列塊:ALT+左鍵拖動 鼠標(biāo):雙擊（詞）、三擊（段）、 Ctrl+a(全選） 擊首+shift鍵+擊尾（

12、大片）、擊首+Ctrl(?),編輯文檔,選擇文本塊,1-66,34,編輯文檔,： 刪除插入點(diǎn)左側(cè)的對象或文本塊。 ： 刪除插入點(diǎn)右側(cè)的對象或文本塊。,定位插入點(diǎn),刪除,定位插入點(diǎn)或 選定文本塊,：,1-66,35,移 動 、 復(fù) 制 文 本,先選定要移動的文本。 移動： 拖動文本塊到目的地 復(fù)制： +拖動文本塊 只適于位移不大的移動。,鼠標(biāo)操作,1-66,36, 移動 選定-剪切-粘貼 復(fù)制 選定-復(fù)制-粘貼 刪除 選擇后，按Del鍵,用剪貼板,1-66,37,編輯文檔,撤 消 、 恢 復(fù) 操 作,撤消：取消最后一次操作。 方法：編輯|撤消（+) 單擊： 恢復(fù)：保留剛剛被撤消的操作。 方法：編

13、輯|恢復(fù)(+) 單擊：,1-66,38,編輯文檔,查 找 文 本,查找:在已有的文檔中查找指定的字符串或格式 種類:常規(guī)查找、高級查找,方法: 1）打開對話框圖： 編輯|查找,2）輸入查找內(nèi)容（若查找格式：單擊） 3）單擊“查找下一處”按鈕,查找字符,查找格式,1-66,39,替 換 文 本,替換:新字符串替換文檔中已有的字符串或格式 種類:常規(guī)查找、高級查找,方法: 1）打開對話框圖： 編輯|替換,2）輸入查找內(nèi)容和替換內(nèi)容 （若查找格式：單擊，確定格式） 3）單擊“替換”或“全部替換”或“查找下一處”按鈕,編輯文檔,1-66,40,Word會自動更正用戶的輸入錯誤。這是由于系統(tǒng)中存儲了一個

14、自動更正詞條庫，列出了常用的錯誤和正確對照詞條2000多個。 用戶可以通過“工具”菜單的“自動更正”命令查看預(yù)設(shè)詞條和添加新詞條。,自 動 更 正,編輯文檔,1-66,41,文本格式設(shè)置,設(shè) 置 工 具,“字體”對話框,“格式”工具欄,打開方法： 菜單欄：格式|字體 快捷菜單：右擊，選擇“字體”,1-66,42,文本格式設(shè)置,設(shè) 置 方 式,方法一：先設(shè)置后輸入定位插入點(diǎn)后，進(jìn)行格式設(shè)置，隨后輸入的文字將采用剛剛設(shè)置好的格式。 方法二：先輸入后設(shè)置選定一個塊，進(jìn)行格式設(shè)置，該格式施加于塊中文字。 方法三：復(fù)制某格式利用工具欄上的“格式刷” 按鈕。,1-66,43,段落排版,段落： 指通過回車鍵

15、而形成的文字整體。 段落標(biāo)記： 記錄本段的格式及標(biāo)志段落的結(jié)束。 段落排版： 指設(shè)置段落的對齊方式、縮進(jìn)、行距、段落間距、項(xiàng)目符號和編號、制表位、邊框和底紋、首字下沉等。,1-66,44,段落排版,設(shè) 置 工 具,對話框：,工具欄：,1-66,45,段落排版,段 落 對 話 框,打開方法： A：格式|段落 B：右擊插入點(diǎn) 所在段落，在快捷菜單中選擇“段落”,格式|段落,快捷菜單段落,設(shè)置對齊方式,設(shè)置縮進(jìn),設(shè)置間距,1-66,46,對齊方式： 指文本在頁中水平或垂直的排列方式,段落排版,對 齊 方 式,種類： 左對齊、右對齊、居中對齊、兩端對齊、分散對齊。 設(shè)置方法： 定位插入點(diǎn)； a:打開“

16、段落”，在“縮進(jìn)和間距”中的“對齊方式”下拉列表中設(shè)置。 b:單擊“格式”工具欄的按鈕,1-66,47,段落排版,設(shè) 置 縮 進(jìn),縮進(jìn): 指輸入時，某些文字相對于其它文字錯開幾個格。 四種縮進(jìn)方式： 左縮進(jìn)、右縮進(jìn)、首行縮進(jìn)、懸掛縮進(jìn) 設(shè)置方法： 定位插入點(diǎn) 打開“段落”對話框，在“特殊格式”或“縮進(jìn)”選項(xiàng)設(shè)置； 標(biāo)尺:拖動水平標(biāo)尺上的標(biāo)志。,1-66,48,行距：指行與行間的距離。 六種距離： 單倍行距、1.5倍行距、2倍行距、最小值、固定值、多倍行距。 設(shè)置方法： 定位插入點(diǎn) 打開“段落”對話框，在“行距”列表框中設(shè)置 段落間距：指段與段之間的距離。 種類：段前、段后 設(shè)置方法：在“段落”

17、對話框的“間距”中設(shè)置。,設(shè) 置 間 距,1-66,49,首字下沉：指 段落中第一個字區(qū)別于其它的字。要么它獨(dú)立懸掛在段落的左側(cè)（首字懸掛），要么它獨(dú)占多行多列（首字下沉）。,段落排版,首 字 下 沉,設(shè)置方法：選定首字 格式|首字下沉 選擇位置 設(shè)置選項(xiàng),1-66,50,分欄：是報紙上經(jīng)常采用的格式。目的是為了方便閱讀。沒有設(shè)置過分欄格式的叫通欄。每欄的寬度相等的叫等欄，不相等的叫不等欄。,分 欄,選定段落,格式|分欄,設(shè)置欄數(shù),設(shè)置欄寬,分欄效果只能在 （頁面）“格式”中看到。,1-66,51,頁面格式設(shè)計,插 入 頁 碼,“插入”菜單,“頁碼”,確定 位置,確定對齊方式,修改格式,1-6

18、6,52,文件|頁面設(shè)置,1-66,53,打印預(yù)覽與打印,打 印 預(yù) 覽,文件|打印預(yù)覽,單擊,關(guān)閉打印預(yù)窗口 工具欄: “關(guān)閉”按鈕 快捷鍵：Alt+c,1-66,54,表格的制作與編排,創(chuàng)建表格,建立表格框架,輸入表格數(shù)據(jù),直接輸入 來自磁盤文件 來自粘貼板,常用工具欄： 菜單欄：表格|插入|表格 表格和邊框工具欄：,表格和邊框工具欄,視圖|工具欄表格和邊框,1-66,55,插入/刪除單元格 插入/刪除行或列 合并/拆分單元格 合并/拆分表格 調(diào)整行高、列寬,“表格”菜單中的命令,定位插入點(diǎn) 選定行、列 選定單元格 選定表格,編輯表格,表格的制作與編排,方 法,1-66,56,選中表格 表格|繪制斜線表頭,繪 制 斜 線 表 頭,選擇樣式,輸入標(biāo)題,設(shè)置字號,1-66,57,在Word中，自繪圖形和圖片的編輯方法是不一樣的。 自繪圖形的創(chuàng)建和編輯往往是結(jié)合在一起的 而圖片則是在其它圖形處理軟件中編輯好后通過鏈接、嵌入或粘貼等方法導(dǎo)入Word文檔的。,在Word中圖形的處理方式,圖形處理,1-66,58,圖形來源,插入|圖片,1-66,59,單擊,插入|圖片|剪貼畫,單擊,插 入 剪 輯 庫 中 的 圖,1-66,60,插 入 用 文 件 存 儲 的 圖,插入|圖片|來自文件,確