房地產(chǎn)公司 文檔管理辦法 修訂版

1、x置業(yè)有限公司制度文件文件編號jsrqjh-cx-xz-09版本號1.5生效日期xx-04-10文檔管理辦法修改狀態(tài)修訂情況生效日期i1.0-04-01ii1.5xx-04-10iiiiv總經(jīng)理簽發(fā)文檔管理辦法一、目的規(guī)范公司內(nèi)文檔的簽批、流轉和落實。二、適用范圍本辦法適用于除公司紅頭文件以外的請示、報告、會議紀要等其它各種文檔和外來文電的簽批流轉。紅頭文件的產(chǎn)生、簽批、流轉適用于jsrqjh-cx-xz-12 文件發(fā)文處理程序；三、定義3.1公司級文檔分為公司對外交流的非正式公函(包括傳真文件)，主要指告知性公函；公司級會議紀要。3.2 外來文件主要指上級公司、政府部門、設計單位、同業(yè)公司等

2、機構發(fā)至我公司的文件、函件(包括傳真文件、電子郵件)。3.3 公司內(nèi)部往來文檔包括各部門上報公司高層的報告、請示和部門之間往來的函件等。四、職責4.1 行政助理負責各部門上報公司高層文檔的簽收、傳簽，跟蹤督請高層的簽批情況，公布文檔簽批情況，傳送高層已審簽的文檔并歸檔；4.2 各部門負責人負責將本部門上報公司高層的文檔交行政助理統(tǒng)一簽呈；五、管理辦法5.1文檔流水號5.1.1某部門完成的文檔或收到的外來文件如須報送高層審簽、閱簽，則必須以本部門為單元按公司統(tǒng)一規(guī)定編制文檔流水號。5.1.2公司高層收到的外來文件，如該高層認為此份文件須存至檔案室，則應將此份文函交由行政助理編制文檔流水號。公司高

3、層的文檔流水號編制以每一位高層為單元。5.1.3公司高層和各部門的文檔流水號以年度為排序周期，起始號分配及統(tǒng)一命名如下：公司高層：某總(工/助/監(jiān))-001；行政人事部：行政-001；財務管理部：財務-001；項目開發(fā)部：開發(fā)-001；市場營銷部：營銷-001；設計管理部：設計-001；工程管理部：工程-001；成本管理部：成本-001；5.2傳簽單5.2.1各管理程序中沒有明確工作流程或者參考表格的事項而同時需要上報公司高層的文檔、提案等必須附有傳簽單(格式見jsrqjh-bg-xz-01)，文檔流水號印制在傳簽單的右上角。本辦法所適用的所有文檔在上報公司高層時，如不在文檔前附印有流水號的內(nèi)

4、部簽呈，則將不被行政助理接收上傳，如因此導致工作延誤，則責任由該部門負責人承擔；5.3文檔的簽發(fā)5.3.1上報政府部門和集團公司的材料、正式函件(均包括對外發(fā)送傳真)，由總經(jīng)理簽發(fā)；5.3.2一般性工作往來的材料可由部門負責人簽發(fā)(由各部門自行存檔)；5.4文檔簽批時限5.4.1高層簽批文檔時限各部門呈報公司高層的各類文檔(含財務票據(jù))，公司高層通常應在兩個工作日內(nèi)審簽完畢，發(fā)還行政助理。對公司高層已閱知而暫緩處理的文檔(含票據(jù))，行政助理在需要時可同有關經(jīng)辦人員溝通；5.4.2各部門負責人簽批文檔時限除財務管理部外，各部門負責人須在一日內(nèi)審簽完畢；5.4.3在文檔(包括財務票據(jù))傳簽過程中簽

5、署意見的相關責任人，原則上應即時審核并簽署意見。如簽署意見人認為需要研究或需要討論而不能即時簽署的，應即刻確定出可能簽發(fā)的時間，便于報告人(部門)或請示人(部門)安排工作。5.5文檔的反饋5.5.1對公司高層的批示，行政助理要立即傳至文檔經(jīng)辦人(部門)簽收。文檔經(jīng)辦人(部門)又提出意見或建議的，需再次將文檔交行政助理簽收并傳簽。5.5.2對于批示完成的文檔，經(jīng)辦部門應根據(jù)總經(jīng)理在抄送欄中的批示，將文檔整體(包括附件)復制并抄送到各應抄送的部門和個人。5.6 文檔的歸檔上報公司高層的各種文檔，經(jīng)審簽后，原件一律由行政助理立即交檔案室歸檔。5.7部門間文檔的傳送公司內(nèi)各部門之間的往來文檔由經(jīng)辦人直

6、接傳送。如經(jīng)辦人(發(fā)送人)認為文件重要可以通過行政助理傳文，接受人須簽收。5.8 接收傳真的處理方法前臺文員在接到工作傳真后，應首先識別傳真的內(nèi)容。對屬于宣傳品、廣告等無需公司高層處理的傳真件，交至相關部門備用。對屬于公司工作內(nèi)容的傳真件，應即刻填寫接收傳真登記表，將傳真件原件交行政助理，行政助理根據(jù)明示的接收人員、部門或按照內(nèi)容判斷接收人員、部門，將傳真件原件交收件人，并向傳真件上指定的抄送人員發(fā)放復印件。對于應由公司高層接收的傳真，由行政助理填寫內(nèi)部簽呈并編制文檔流水號后交高層批示；各部門接收的傳真，如收件人認為應將此件報高層審閱，則應填寫傳簽單并編制文檔流水號后交行政助理上傳公司高層，是否需要存檔根據(jù)高層批示辦理；5.9其它外來文