01-文檔管理培訓(xùn).ppt

1、PLM操作培訓(xùn),文檔庫操作培訓(xùn),金蝶軟件（中國）有限公司,提綱,基本概念 文檔狀態(tài) 文檔生命周期 文檔版本 文檔夾管理規(guī)則 文檔基本操作 查詢,基本概念,【文檔】：各種電子文件和圖檔，通稱文檔，由兩部分組成。 + = 文檔 物理文件 數(shù)據(jù)記錄 存放在電子倉中 存放在數(shù)據(jù)庫中 【電子倉】：用于安全存放物理文件的物理存儲空間。 【業(yè)務(wù)類型】：文檔的業(yè)務(wù)類型是把同一類型的文檔的相關(guān)規(guī)則 進(jìn)行歸類，用來區(qū)別不同類型文檔的管理規(guī)則 【文件夾架構(gòu)】：用來設(shè)置文檔的存放規(guī)則及權(quán)限規(guī)則,數(shù)據(jù)庫,文件,文檔狀態(tài),【文檔狀態(tài)】： 文檔處于文檔生命周期不同時期的描述 不同狀態(tài)的文檔存放不同的文檔區(qū)。 文檔的狀態(tài)有：

2、 提交狀態(tài)-工作區(qū) 歸檔狀態(tài)-歸檔區(qū) 發(fā)布狀態(tài)-發(fā)布區(qū) 報廢狀態(tài)-報廢區(qū) 回收狀態(tài)-回收區(qū),文檔狀態(tài)的圖標(biāo)約定,：表示文檔處于被某個賬號擁有的狀態(tài),文檔生命周期,回收區(qū),回收,文檔版本,【文檔版本】：一份文檔由于修改而出現(xiàn)內(nèi)容不同的版本，保留版本有利 于文檔的可追溯性，幾個因修改而產(chǎn)生的幾個物理文件其 實(shí)質(zhì)是對應(yīng)一個文檔。 文檔的版本分為：工作版本、有效版本、歷史版本。 工作版本：存放在工作區(qū)，有相應(yīng)文檔權(quán)限的工程師可以對文檔進(jìn) 行修改刪除，還沒有經(jīng)過審核生效，不能作為正式文檔使用的版本 有效版本：已經(jīng)過相關(guān)流程審核，獲得批準(zhǔn)正式使用的文檔版本， 工程師對有效版本沒有修改刪除的權(quán)限，如需修改需

3、走文檔變更流程。 歷史版本：曾經(jīng)作為有效版本使用，但該文檔有了新的有效版本后，舊版本作為 歷史資料保存。,文檔操作流程,文檔版次,基本概念 版次：在文檔工作區(qū)記錄文檔版本變更次數(shù)的標(biāo)識 副本：在對電子文檔修改中，對修改文檔的一份復(fù)制，以對原來文本內(nèi)容的備份，實(shí)為電子文檔的復(fù)制品，這些備份都以版次作為區(qū)分存放在文檔工作區(qū)中。 基本功能 版次記錄用來管理文檔版本中的修改次數(shù) 文檔副本是用來管理文檔版本中的修改履歷信息，保證歷史資料履歷的完整性，方便用戶查詢歷史記錄。 文檔版本表示： “大版本+小版本+版次” 為什么要用版次管理 沒有記錄文檔在某版本中版次的變化，文檔形成的過程、歷史記錄不能進(jìn)行有效

4、管理和跟蹤 用戶無法查詢和恢復(fù)文檔舊版次的歷史資料（歸檔的文檔不一定是最后修改的那份）,文檔版本版次變化,A.1,A.2,版本顯示,“文檔庫-工作區(qū)”顯示文檔最新版本的最新版次；A.V2.2 “文檔庫-歸檔區(qū)”顯示文檔最新歸檔版本的最新版次；A.V1.2 “文檔庫-發(fā)布區(qū)”顯示文檔最新發(fā)布版本的最新版次；A.V1.2 “文檔庫-報廢區(qū)”顯示文檔大最報廢版本的最新版次；A.V2 文檔庫-回收區(qū)”顯示文檔最新版本的最新版次；A.V2.2,文檔歸檔后，歸檔的版本將視為“有效版本”； 每個小版本都有一個有效版次，用“*”表示,版次其他規(guī)則,文檔的報廢、恢復(fù)、刪除是對整個文檔所有的版本版次進(jìn)行； 一個非

5、有效版次，那么在新打開的文檔那個屬性頁面的各個選項(xiàng)卡中，只能進(jìn)行打開，瀏覽和屬性三個操作； CAD集成文檔副本的創(chuàng)建： 1：檢出修改創(chuàng)建副本檢入，只創(chuàng)建檢出文檔的版次記錄； 2：當(dāng)子文檔的有效版次或有效版本修改，一起更新父文檔與子文檔之間的關(guān)系，即刪除原來的父子關(guān)系，建立父文檔與現(xiàn)在的有效版本有效版次間的關(guān)系。,文件夾規(guī)則,文檔管理模塊的顯示受角色權(quán)限的控制， 文檔每個區(qū)域的顯示及操作也受角色權(quán)限的控制， 具體文件夾的權(quán)限受文件夾對像權(quán)限的控制。 只有系統(tǒng)管理員有直接在文檔庫根目錄下新建文件夾的權(quán)限。 對文件夾架構(gòu)操作的權(quán)限需以以下兩個權(quán)限為基礎(chǔ)： 1.角色權(quán)限：對文檔庫-工作區(qū)的修改權(quán)限 2

6、.根文件夾權(quán)限：文件夾修改權(quán)限,文件夾相關(guān)權(quán)限,訪問權(quán)限：文件夾的最低權(quán)限是訪問，表示可以看到授權(quán)文件夾及授權(quán)文件夾下 的所有文檔，但是看不到文檔的具體內(nèi)容。 瀏覽權(quán)限：可以瀏覽授權(quán)文件夾下的所有文檔。 批注權(quán)限：可以在流程中對授權(quán)文件夾下的文檔進(jìn)行批注。 讀取權(quán)限：可以調(diào)用相應(yīng)的應(yīng)用程序打開授權(quán)文件夾下的所有文檔。 寫入權(quán)限：可以在授權(quán)文件夾下新建文件夾及在授權(quán)文件夾下導(dǎo)入和新建文檔。 修改權(quán)限：可以修改授權(quán)文件夾屬性信息及修改授權(quán)文件夾下的所有文檔。 刪除權(quán)限：可以刪除授權(quán)文件夾及文件夾下的所有文件夾，還可以刪除授權(quán)文件 夾下的所有文檔。,文件夾相關(guān)權(quán)限,創(chuàng)建新版權(quán)限：可在歸檔區(qū)授權(quán)文件夾

7、下對有修改權(quán)限的文檔創(chuàng)建新版。 刪除版次權(quán)限：可在工作區(qū)授權(quán)文件夾下對相關(guān)文檔的非有效版次進(jìn)行刪除操作 發(fā)布文檔權(quán)限：可在歸檔區(qū)授權(quán)文件夾下對有修改權(quán)限的文檔進(jìn)行發(fā)布。 文檔回收權(quán)限：可以在歸檔區(qū)受權(quán)文件夾下對已經(jīng)發(fā)布的有修改權(quán)限的文檔進(jìn)行 回收。 歸檔權(quán)限：可以對授權(quán)文件夾下有修改權(quán)限的文檔直接歸檔到歸檔區(qū)。 解除歸檔權(quán)限：可以在歸檔區(qū)授權(quán)文件夾下對有修改權(quán)限的文檔直接解除歸檔狀 態(tài)到工作區(qū)。,文檔夾規(guī)則,報廢文檔權(quán)限：可在歸檔區(qū)授權(quán)文件夾下對有修改權(quán)限的文檔進(jìn)行報廢。 歸檔后修改相關(guān)對象權(quán)限：可在歸檔區(qū)授權(quán)文件夾下對有修改權(quán)限的文檔的相關(guān) 對象進(jìn)行添加刪除操作 分配權(quán)限權(quán)限：可以給其它用戶

8、分配對授權(quán)文件夾的各種操作權(quán)限。 設(shè)置有效版本權(quán)限：可在工作區(qū)授權(quán)文件夾下把相關(guān)文檔的非有效版次設(shè)定為有 效版次 完全控制權(quán)限：擁有對授權(quán)文件夾和文件夾下文檔的所有操作權(quán)限。,文檔基本操作概念,工作區(qū)： 【新建】：在PLM系統(tǒng)文檔庫新建一個虛文檔，不存在實(shí)際物理文件，只是數(shù) 據(jù)庫里面的一條文檔記錄。 【導(dǎo)入】：上傳本地電腦文件至服務(wù)器存放。 【導(dǎo)出】：將服務(wù)器上的文檔下載到本地電腦。 【打開】：調(diào)用相應(yīng)程序打開文檔，打開后可以另存為及進(jìn)行打印。 【瀏覽】：通過指定的瀏覽軟件瀏覽文檔，只能看不能另存為。 【注冊】：從本地的某份文件的內(nèi)容替換選擇的文檔內(nèi)容及名稱，但文檔的屬 性不改變。 【檢出】：

9、下載服務(wù)器文件至本地電腦，進(jìn)行修改，系統(tǒng)對文檔進(jìn)行鎖定并提 示該對象為檢出狀態(tài)。 【檢入】：將檢出修改后的文檔重新上傳服務(wù)器，解除文檔鎖定狀態(tài)。 【撤銷檢出】：取消文檔檢出標(biāo)記，不上傳文檔所做的修改至服務(wù)器。 【歸檔】：使文檔從工作狀態(tài)轉(zhuǎn)換為歸檔狀態(tài)，成為受控文檔。 【刪除】：在文檔工作區(qū)，對于提交錯誤或者其他原因需要從工作區(qū)刪 除的文檔，刪除后會保存在回收區(qū)。 【獲取擁有權(quán)】：用于需對三維文檔進(jìn)行修改時，獨(dú)占整套圖紙，防止其它有 修改權(quán)限的用戶也來進(jìn)行修改。 【釋放擁有權(quán)】：將獲取到的獨(dú)占擁有權(quán)進(jìn)行釋放。,文檔基本操作概念,歸檔區(qū)： 【發(fā)布】：對歸檔文檔進(jìn)行發(fā)布，一種對其他系統(tǒng)用戶授權(quán)的過程

10、。 【回收】：對已經(jīng)發(fā)布給其它用戶的文檔，通過回收收回授出的權(quán)限。 【報廢】：對已過時或沒有使用價值的已歸檔文檔進(jìn)行報廢，報廢后的文檔會存 放在報廢區(qū)。 【打開】：調(diào)用相應(yīng)程序打開文檔，打開后可以另存為及進(jìn)行打印。 【瀏覽】：通過指定的瀏覽軟件瀏覽文檔，只能看不能另存為。 【導(dǎo)出】：將服務(wù)器上的文檔下載到本地電腦。 報廢區(qū)： 【恢復(fù)】：對報廢區(qū)的文檔如果想再起用，可以恢復(fù)到歸檔區(qū)報廢前的文件夾。 【刪除】：將文檔徹底從系統(tǒng)里面刪除。 回收區(qū)： 【還原】：將回收區(qū)的文檔還原到工作區(qū)刪除前的文件夾。 【刪除】：將文檔徹底從系統(tǒng)里面刪除。 【清除】：將回收區(qū)全部文檔徹底從系統(tǒng)里面刪除。,文檔屬性,常規(guī)屬性 包含文檔的名稱、編碼、等屬性信息 相關(guān)對象 記錄文檔和其他PLM對象之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系（文檔、表單、物料、產(chǎn)品、工裝） 相關(guān)版本 記錄文檔的歷史版本及版次 相關(guān)過程 記錄文檔的電子審批流程、業(yè)務(wù)流程（變更流程、發(fā)布 、報廢、回收、恢復(fù)） 組成結(jié)構(gòu) 主要是指圖紙文檔的結(jié)構(gòu)信息 用途反查 用于圖紙文檔的零部件圖反查部件、總