6.解決問題的基本方法--7 easy steps to bulletproof problem solving.ppt

1、7 EASY STEPS TO BULLETPROOF PROBLEM SOLVING解 決 問 題 的 基 本 方 法 七 步 成 詩(shī) ,1,一 個(gè) 新 專 案 剛 開 始 的 前 幾 周 可 能 會(huì) 令 人 身 心 疲 憊 特 別 是 有 關(guān) 解 決 問 題 的 研 究,?這 下 好 啦 ！ 接 下 來 怎 么 辦 呢 ？”,2, 甚 至 可 能 會(huì) 有 風(fēng) 險(xiǎn),3,“ 善 于 解 決 問 題 的 能 力 通 常 是 縝 密 而 系 統(tǒng) 化 思 維 的 產(chǎn) 物 ，任 何 一 個(gè) 有 才 之 士 都能 獲 得 這 種 能 力 。 有 序 的 思 維 工 作 方 式 并 不 會(huì) 扼 殺 靈 感

2、 及 創(chuàng) 造 力 ， 反 而 會(huì) 助 長(zhǎng) 靈 感 及 創(chuàng) 造 力 的 產(chǎn) 生 ?！?有 關(guān) 解 決 問 題 常 見 的 迷 思,“ 解 決 問 題 的 高 手 是 天 生 的 ， 而 不 是 培 養(yǎng) 出 來 的 。 有 的 人 生 來 就 有 這 個(gè) 天 賦 ， 而 有 的 人 卻 沒 有 ， 這 是 一 種 天 生 的 創(chuàng) 造 能 力.是 教 不 出 來 的 ?！?Anon,迷 思,事 實(shí),4,解 決 問 題 的 七 個(gè) 步 驟,陳 述 問 題,分 解 問 題 (問 題 樹),去 掉 所 有 非 關(guān) 鍵 問 題(漏 斗 法),制 定 詳 細(xì) 的 工 作計(jì) 劃,進(jìn) 行 關(guān) 鍵 分 析,綜 合

3、調(diào) 查 結(jié) 果 ， 并 建 構(gòu) 論 證,講 述 來 龍 去 脈 ：在 溝 通 文 件 中 將 數(shù) 據(jù) 及 論 證 聯(lián) 系 起 來,一 周 解 答 然 后 再 來,？,步 驟1,步 驟2,步 驟3,步 驟4,步 驟5,步 驟6,步 驟7,5,第 一 步 陳 述 問 題,清 晰 地 陳 述 要 解 決 的 問 題,清 晰 陳 述 問 題 的 特 點(diǎn) 一 個(gè) 主 導(dǎo) 性 的 問 題 或 堅(jiān) 定 的 假 設(shè) 具 體 ， 不 籠 統(tǒng) 有 內(nèi) 容 的(而 非 事 實(shí) 的 羅 列 或 一 種 無 可 爭(zhēng) 議 的 主 張) 可 行 動(dòng) 的 以 決 策 者 下 一 步 所 需 的 行 動(dòng) 為 重 點(diǎn),？,6,首

4、 要 之 務(wù) 是 對(duì) 問 題 的 準(zhǔn) 確 了 解,7,陳 述 問 題 的 實(shí) 例-公 共 圖 書 館,公 共 圖 書 館 面 臨 著 大 家 抱 怨 它 不 能 提 供 信 息 服 務(wù) 的 問 題,評(píng) 價(jià),圖 書 館是 否 應(yīng) 努 力 改 善 對(duì) 會(huì) 員 的 服 務(wù) ？,能 否 采 取 不 同 的 圖 書 館 管 理 方 法 以 改 善 對(duì) 會(huì) 員 的 服 務(wù) ？,圖 書 館 有 哪 些 改 善 會(huì) 員 服 務(wù) 的 可 能 ？ 是 通 過 延 長(zhǎng) 時(shí) 間 ， 更 好 地 選 擇 書 刊 ， 還 是 在 現(xiàn) 有 的 預(yù) 算 內(nèi) 改 善 編 輯 目 錄 使 借 閱 更 加 容 易 ？,事 實(shí) 的

5、陳 述,無 可 爭(zhēng) 議,太 空 泛,具 體 ， 可 行 動(dòng) 的,問 題,8,其 他 方 面 ： 問 題 的 背 景 情 況,1.決 策 者,4.成 功 的 標(biāo) 準(zhǔn),2.影 響 決 策 者 的 主 要 因 素,5.主 要 衡 量 標(biāo) 準(zhǔn),3.解 決 問 題 的 時(shí) 間,6.所 需 的 準(zhǔn) 確 度,哪 些 是 他 們 比 較 關(guān) 心 的 問 題 ？ 你 如 何 解 決 互 相 沖 突 的 問 題 ？,決 策 者 如 何 判 斷 是 否 成 功 地 解 決 了 問 題 ？ 他/她 所 關(guān) 心 的 是 什 么 ？,哪 些 是 你 的 聽 眾 ？,哪 些 是 衡 量 成 功 的 主 要 變 數(shù) ？,多

6、快 需 要 找 出 解 答 ？,需 要 何 種 準(zhǔn) 確 度 ？,9,問 題 背 景 情 況 的 實(shí) 例-公 共 圖 書 館,1.決 策 者,4.成 功 的 標(biāo) 準(zhǔn),2.影 響 決 策 者 的 主 要 因 素,5.主 要 衡 量 標(biāo) 準(zhǔn),3.解 決 問 題 的 時(shí) 間 安 排,6.所 需 的 準(zhǔn) 確 度,圖 書 館 館 長(zhǎng) 12個(gè) 月 后 需 再 由 市 長(zhǎng) 續(xù) 聘 并 由 理 事 會(huì) 批 準(zhǔn) 已 任 職7年 的 市 長(zhǎng) 將 在9個(gè) 月 后 重 新 選 舉 ， 并 面 臨 著 需 增 加 賦 稅 但 沒 有 提 供 足 夠 服 務(wù) 的 壓 力,改 革 必 須 同 圖 書 館 的 使 命 一 致

7、改 革 計(jì) 劃 必 須 可 在6個(gè) 月 內(nèi) 實(shí) 施 改 善 成 果 必 須 在6個(gè) 月 內(nèi) 可 以 衡 量 并 有 所 顯 現(xiàn) 因 為 圖 書 館 的 工 作 人 員 是 主 要 的 改 革 實(shí) 施 者 ， 所 以 他 們 必 須 支 持 改 革,圖 書 館 館 長(zhǎng) 理 事 會(huì) 市 長(zhǎng),不 超 出 預(yù) 算 客 戶 滿 意 度 調(diào) 查 結(jié) 果 有 所 改 善 發(fā) 給 市 長(zhǎng) 、 報(bào) 紙 或 圖 書 館 長(zhǎng) 的 表 揚(yáng) 信,必 須 在6個(gè) 月 內(nèi) 進(jìn) 行 改 善 ， 所 以 必 須 在2月 內(nèi) 解 決 問 題,對(duì) 所 需 變 革 種 類 的 強(qiáng) 有 力 的 指 導(dǎo) 比 細(xì) 節(jié) 的 精 確 度 更

8、為 重 要 但 不 能 超 出 預(yù) 算,10,關(guān) 心 聽 眾 所 急,11,“ 杰 瑞 ， 我 根 據(jù) 一 個(gè) 人 所 穿 的 鞋 來 對(duì) 他 進(jìn) 行 評(píng) 判 ?！?一 定 要 考 慮 到 決 策 者 的 主 要 標(biāo) 準(zhǔn),12,注 意 多 快 需 要 答 案,13,步 驟2 -分 解 問 題,邏 輯 樹,問 題 陳 述,問 題/假 設(shè)1,問 題/假 設(shè)2,問 題/假 設(shè)3,分 支 問 題,分 支 問 題,分 支 問 題,分 支 問 題,分 支 問 題,分 支 問 題,為 什 么 使 用 邏 輯 樹 ？,1.將 問 題 分 成 幾 個(gè) 部 分 使 解 決 問 題 的 工 作 可 以 分 成 智

9、力 上 能 夠 解 決 的 幾 個(gè) 部 分 不 同 部 分 可 按 輕 重 緩 急 區(qū) 分 工 作 責(zé) 任 能 分 派 到 各 人,2.保 證 問 題 獲 得 完 整 地 解 決 將 問 題 的 各 個(gè) 部 分 解 決 好 ， 即 可 解 決 整 個(gè) 問 題 所 分 問 題 的 各 個(gè) 部 分 各 不 相 同 ， 而 且 包 括 了 各 個(gè) 方 面(即 沒 有 重 迭 沒 有 遺 漏),3.使 專 案 小 組 共 同 了 解 解 決 問 題 的 框 架,4.協(xié) 助 重 點(diǎn) 使 用 組 織 框 架 及 理 論,14,邏 輯 樹 的 三 種 類 型,類 型,描 述,推 論 的 成 份,首 先 定

10、義 問 題， 再 將 問 題 分 成 不 同 的 部 分,先 給 出 解 決 問 題 的 假 設(shè) 方 案 ， 然 后 舉 出 所 需 的 充 足 原 因 來 驗(yàn) 證 或 推 翻 這 個(gè) 假 設(shè),列 出 關(guān) 鍵 問 題， 使 之 能 用 是 或 否 來 回 答， 然 后 按 照 需 采 取 之 相 應(yīng) 行 動(dòng) 的 邏 輯 順 序 排 列,推 論,以 假 設(shè) 為 主,問 題 圖,利 用 推 論 及 假 設(shè) 為 主 的 邏 輯 樹 來 找 出 問 題 邏 輯 樹 的 末 梢 以 問 句 形 式 結(jié) 束,利 用 問 題 圖 來 找 出 選 擇 方 案， 通 常 在 專 案 后 段 程 序 使 用,行

11、動(dòng) 、 主 張 、 標(biāo) 準(zhǔn)、 問 題、 話 題,原 因,？,？,什 么/ 如 何,原 因,是,否,15,分 解 問 題 的 許 多 方 法,橫 向 特 點(diǎn),程 序 流 程,縱 向 特 點(diǎn),標(biāo) 準(zhǔn),砌 磚,準(zhǔn) 備 材 料,準(zhǔn) 備 土 地,合 適 的 磚 頭,混 合 好 的 灰 泥,有 技 能 的 勞 力,好 天 氣,16,推 論 式 的 邏 輯 樹 舉 例-公 共 圖 書 館,圖 書 館 如 何 能 在 不 超 出 現(xiàn) 有 預(yù) 算 的 情 況 下 ， 通 過 延 長(zhǎng) 時(shí) 間 ， 選 擇 更 好 書 刊 或 者 改 進(jìn) 借 閱 現(xiàn) 有 材 料 的 方 法 來 改 善 服 務(wù) ？,為 什 么 業(yè) 績(jī)

12、 變 差 ？ 不 采 取 行 動(dòng) 能 否 改 變 ？,延 長(zhǎng) 開 館 時(shí) 間 能 否 有 重 要 的 改 善 機(jī) 會(huì) ？,通 過 更 好 地 選 擇 書 籍/刊 物 能 否 改 善 業(yè) 績(jī) ？,使 借 閱 現(xiàn) 有 材 料 更 方 便 能 否 改 善 業(yè) 績(jī) ？,圖 書 館 書 刊 材 料 的 收 集 工 作 有 改 變 嗎 ？ 圖 書 館 員 工 有 改 變 嗎 ？ 圖 書 館 的 布 置 改 變 了 嗎 ？ 圖 書 館 的 借 閱 程 序 有 改 變 嗎 ？,晚 上 時(shí) 間 延 長(zhǎng) ？ 周 末 時(shí) 間 延 長(zhǎng) ？ 周 末 提 早 開 館 ？,準(zhǔn) 備 更 多 的 當(dāng) 代 小 說 ？ 不 同 的

13、 專 題 ？ 更 多 的 精 裝 而 非 平 裝 書 ？,目 前 圖 書 館 的 布 置 是 否 最 理 想 ？ 讀 者 是 否 非 常 了 解 如 何 借 閱 資 料 ？ 是 否 備 有 回 答 問 題 的 服 務(wù) ？,17,切 勿 低 估 協(xié) 作 與 團(tuán) 隊(duì) 合 作 對(duì) 解 決 問 題 的 價(jià) 值,18,步 驟3淘 汰 非 關(guān) 鍵 的 問 題,淘 汰 的 問 題,問 題 陳 述,問 題1,問 題2,問 題3,經(jīng) 常 反 復(fù) 推 敲 過 程 中 的 第 一 步 假 設(shè)/理 論 及 數(shù) 據(jù) 之 間 的 來 回 穿 梭 使 用80/20的 思 考 方 式 重 點(diǎn) 努 力 解 決 最 重 要 的

14、問 題 不 僅 要 常 問“ 那 又 會(huì) 怎 樣” .而 且 還 要 問 你 忘 了 什 么 進(jìn) 行 一 項(xiàng) 較 困 難 的 研 究 分 析 時(shí) 淘 汰 非 關(guān) 鍵 性 問 題 是 掌 握 合 理 生 活 方 式 的 關(guān) 鍵,問 題4,19,步 驟4制 定 詳 細(xì) 的 工 作 計(jì) 劃,問 題 從 邏 輯 樹 中 最 后 一 點(diǎn)(或 葉 )開 始 重 要 議 題 和 未 解 決 議 題 定 義 不 同 。 要 明 確 界 定 才 能 回 答 是 或 否 ， 而 能 提 出 具 體 行 動(dòng) 確 定 每 個(gè) 議 題 都 盡 量 具 體 明 確 必 要 時(shí) 進(jìn) 一 步 細(xì) 分,假 設(shè) 假 設(shè) 是 對(duì)

15、可 能 用 以 解 決 問 題 的 方 式 之 說 明 ， 包 括 回 答 是 或 否 的 原 因 列 舉 假 設(shè) 可 用 前 線 想 法 自 我 想 法 同 事 間 想 法 小 組 組 員 之 間 討 論 琢 磨 假 設(shè) 重 新 調(diào) 整 分 析 議 題 的 先 后 順 序,分 析 工 作 分 析 是 對(duì) 檢 討 假 設(shè) 或 不 成 立 之 模 式 的 說 明 ， 目 的 是 要 解 決 問 題 決 定 決 策 過 程 決 定 分 析 深 度 簡(jiǎn) 單 案 例 復(fù) 雜 的 說 明,來 源 指 出 分 析 資 料 可 能 出 處 尋 求 可 用 的 既 有 資 料 決 定 用 何 種 分 析 方

16、法,職 責(zé)/時(shí) 間 安 排 說 明 負(fù) 責(zé) 搜 集 資 料 或 分 析 工 作 的 人 決 定 搜 集 資 料 與 做 分 析 的 人 決 定 時(shí) 間 表 、 工 作 段 落,最 終 產(chǎn) 品 說 明 診 斷 后 的 結(jié) 果 畫 草 圖 寫 出 診 斷 的 前 因 后 果,定 義,行 動(dòng),20,詳 細(xì) 的 工 作 計(jì) 劃-公 共 圖 書 館 實(shí) 例,問 題 為 什 么 業(yè) 績(jī) 下 降 ？,假 設(shè) 新 圖 書 館 大 樓 重 新 安 排 了 圖 書 館 藏 書 的 位 置,分 析 工 作 搬 家 前 后 圖 書 館 的 平 面 圖 例 分 析 使 用 情 況 ， 進(jìn) 出 館 的 模 式 ， 走 動(dòng)

17、 的 距 離 ， 所 用 路 途 分 析 顧 客 抱 怨 的 根 本 原 因,來 源 圖 書 館 平 面 圖 、 藍(lán) 圖 發(fā) 行 量 記 錄 進(jìn) 出 館 人 次 抱 怨 圖 書 館 記 錄 圖 書 館 的 步 行 路 程 重 點(diǎn) 客 戶 群,職 責(zé)/時(shí) 間 安 排 張 三 8/31 李 四 9/6 王 二 9/2,21,工 作 計(jì) 劃 的 最 佳 做 法,提 早 經(jīng) 常 具 體 綜 合 里 程 碑,不 要 等 待 數(shù) 據(jù) 、 關(guān) 鍵 數(shù) 量 、或 任 何 其 他 因 素 隨 著 反 復(fù) 仔 細(xì) 分 析 數(shù) 據(jù) 而 修 改 、 補(bǔ) 充 或 改 善 工 作 計(jì) 劃 具 體 分 析 ， 尋 找 具

18、體 來 源 同 專 案 小 組 成 員 一 起 檢 測(cè) ， 嘗 試 其 他 假 設(shè) 有 序 地 工 作?使 用80/20方 法 按 時(shí) 交 付,22,有 條 不 紊 的 及 早 規(guī) 劃 工 作 計(jì) 劃 對(duì) 解 決 問 題 大 有 幫 助,“ 哇 ！ 不 對(duì) ！”,23,步 驟5 -進(jìn) 行 關(guān) 鍵 分 析,原 則 以 假 設(shè) 和 最 終 產(chǎn) 品 為 導(dǎo) 向 經(jīng) 常 反 復(fù) 地 進(jìn) 行 假 設(shè) 和 數(shù) 據(jù) 分 析 盡 可 能 地 簡(jiǎn) 化 分 析 仔 細(xì) 分 析 之 前 估 算 其 重 要 性 使 用80/20及 簡(jiǎn) 便 的 思 維 方 法 從 專 家 那 里 得 到 數(shù) 據(jù) 對(duì) 新 數(shù) 據(jù) 采 取

19、 靈 活 態(tài) 度 同 專 案 小 組 共 享 良 計(jì) 對(duì) 困 難 有 所 準(zhǔn) 備 勇 于 創(chuàng) 新,評(píng) 注 不 要 只 拘 泥 于 數(shù) 字-要 題 問“ 我 要 回 答 什 么 問 題 ？” 不 要 繞 圈 子 不 輕 言 使 用 大 的 線 性 計(jì) 劃 之 類 的 工 具 開 闊 視 野 ， 不 要 見 樹 不 見 林 別 鉆 牛 角 尖 經(jīng) 常 給 出 比“ 圖 書 館 數(shù) 據(jù)” 更 清 晰 的 指 導(dǎo) 方 向 記 住 假 設(shè) 也 是 會(huì) 被 推 翻 檢 驗(yàn) 你 的 觀 點(diǎn) 眼 光 放 遠(yuǎn) ， 探 照 前 路 尋 找 突 破 性 觀 點(diǎn),24,盡 可 能 選 擇 簡(jiǎn) 便 的 問 題 解 決

20、方 式,25, 并 避 免 復(fù) 雜 ， 間 接 或 推 論 的 方 法,26,對(duì) 準(zhǔn) 夠 精 確 的 目 標(biāo) 即 可 ， 不 需 完 美,27,尋 找 明 顯 事 物,28,一 定 要 充 分 利 用 其 他 人 的 經(jīng) 驗(yàn),29, 并 設(shè) 法 找 專 家 來 導(dǎo) 引 你 的 分 析 工 作,30,進(jìn) 行 檢 查 以 保 證 結(jié) 論 同 事 實(shí) 相 符,31, 隨 著 跡 象 的 增 多 ， 準(zhǔn) 備 重 新 修 改 你 的 假 設(shè),32,放 眼 未 來 ， 迎 接 分 析 方 面 將 遇 到 的 困 難,33,同 專 案 小 組 共 享 良 計(jì),34,永 遠(yuǎn) 尋 找 開 創(chuàng) 性 的 方 法,3

21、5,仔 細(xì) 將 你 的 工 作 紀(jì) 錄 成 文 件,36,步 驟6 -綜 合 分 析 調(diào) 查 結(jié) 果 ， 并 建 立 論 證,使 用 情 況 復(fù) 雜性 解 決 方 法 ,情 況,復(fù) 雜 性,解 決 方 法,陳 述 問 題 在 當(dāng) 下 的 情 況,將 困 難 之 處 詳 細(xì) 列 出 以 改 善 情 況,列 出 可 能 的 解 決 途 徑,或 者, 金 字 塔 結(jié) 構(gòu) ,主 要 結(jié) 論,子 論 點(diǎn),子 論 點(diǎn),輔 助 數(shù) 據(jù),輔 助 數(shù) 據(jù),輔 助 數(shù) 據(jù),輔 助 數(shù) 據(jù),問 題,或 選 擇 方 案 樹 形 圖 ,問 題,問 題,行 動(dòng)1,行 動(dòng)2,行 動(dòng)3,行 動(dòng)4,是,否,是,否,37,論 證

22、 實(shí) 例-公 共 圖 書 館,盡 管 圖 書 館 在 社 區(qū) 里 的 地 位 不 錯(cuò) ， 但 是 越 來 越 多 的 人 抱 怨 不 能 從 圖 書 館 得 到 所 需 的 資 料,圖 書 館 的 新 樓 同 舊 樓 截 然 不 同 放 書 的 架 子 是 固 定 的 ， 不 象 舊 樓 的 架 子 那 樣 可 以 移 動(dòng) 而 且 ， 因 為 新 樓 占 用 了 資 金 ， 后 兩 年 沒 有 改 造 資 金,圖 書 館 應(yīng) 當(dāng) 將 常 用 的 圖 書 館 資 料(例 如 旅 游 用 書 ， 神 秘 、 推 理 方 面 的 書 籍)放 在 圖 書 館 的 前 端 開 始 一 項(xiàng) 普 遍 的 宣

23、 導(dǎo) 計(jì) 劃 來 告 訴 使 用 者 新 館 的 平 面 布 置 將 今 后6個(gè) 月 買 新 書 的 資 金 轉(zhuǎn) 用 于 購(gòu) 置 各 處 的 標(biāo) 志 及 使 用 指 南,情 況,復(fù) 雜 性,解 決 方 法,38,供 專 案 小 組 討 論 和 修 改 的 金 字 塔 式 論 證 架 構(gòu)-公 共 圖 書 館 實(shí) 例,盡 管 圖 書 館 在 社 區(qū) 里 的 地 位 不 錯(cuò) ， 但 是 越 來 越 多 的 人 抱 怨 不 能 從 圖 書 館 得 到 所 需 的 資 料,盡 管 圖 書 館 以 往同 社 區(qū) 有 著 良 好 的 關(guān) 系 ， 但 目 前 收 到 很 多 的 抱 怨,圖 書 館 應(yīng) 立 即

24、 采 取 行 動(dòng) ， 但 苦 于 經(jīng) 費(fèi) 的 限 制,主 要 有 三 項(xiàng) 行 動(dòng) 可 以 減 少 抱 怨,同 以 往 相 比 ， 現(xiàn) 在 收 到 的 抱 怨 是 以 前 的 四 倍,投 訴 主 要 是 因 為 很 難 得 到 旅 游 用 書 ，及 有 關(guān) 神 秘 、 推 理 方 面 的 書 籍,越 來 越 多 的 不 滿 已 引 起 媒 體 的 關(guān) 注,抱 怨 大 多 是 因 為 蓋 新 樓 所 帶 來 得 變 化,未 來 兩 年 內(nèi) 設(shè) 有 資 本 支 出 的 預(yù) 算,將 常 用 資 料 搬 到 圖 書 館 的 前 面,開 始 一 項(xiàng) 普 遍 的 宣 導(dǎo) 計(jì) 劃 ， 告 訴 使 用 者 新 設(shè) 施 的 位 置,將 購(gòu) 買 新 書 的 資 金 用 做 前 面 所 提 措 施 所 需 的 資 金,39,選 擇 方 案 樹 形 圖 實(shí) 例-公 共 圖 書 館,未 來 半 年 內(nèi) 圖 書 館 能 否 改 善 讀 者 服 務(wù) ？,能,不 能,沒 有 新 的 經(jīng) 費(fèi) 能 否 改 善 ？,能,不 能,能 否 從 其 他 經(jīng) 營(yíng) 資 金 調(diào) 撥 資 金 ？,能,不 能,涵 義 開 始 改 善 ， 衡 量 改 善 結(jié) 果,調(diào) 撥 資 金 ； 進(jìn) 行 改 善 ； 衡 量 改 善 結(jié) 果,尋 找 富 有 的 人 捐 款 給 圖 書 館 進(jìn) 行 改 善 ， 使 捐 款 人