辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案

1、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案一. 創(chuàng)業(yè)園及各部門工作內(nèi)容簡(jiǎn)介留學(xué)生創(chuàng)業(yè)園是廣州市政府于1999年成立的，創(chuàng)業(yè)因?yàn)榱魧W(xué)人員回國(guó)創(chuàng)業(yè)的高科技產(chǎn)業(yè)的孵化器，為留學(xué)人員提供研發(fā)用地、稅收返還等優(yōu)惠政策，以及創(chuàng)業(yè)咨詢、投資、融資、市場(chǎng)開發(fā)、人才、信息、咨詢、后勤等各方面的扶持服務(wù)。共同辦公的部門有：招商部、拓展部、物業(yè)部、財(cái)務(wù)部和辦公室五個(gè)部門。招商部作為創(chuàng)業(yè)園的主要業(yè)務(wù)部門肩負(fù)著雙重的責(zé)任：經(jīng)常需要向公司領(lǐng)導(dǎo)部門提供各種不同的報(bào)表、以及項(xiàng)目管理工作；拓展部主要負(fù)責(zé)企業(yè)入園以后的作為一個(gè)重要的商務(wù)部門；物業(yè)部主要負(fù)責(zé)公司的物業(yè)管理：入住、返園手續(xù)辦理、房租、水電、押金、履約金、工程裝修管理等工作；財(cái)務(wù)部主要是

2、負(fù)責(zé)款項(xiàng)的收取，財(cái)務(wù)狀況說明，以及提供資金流向說明：辦公室主要是對(duì)公司整體情況的掌握。目前沒有一套完善的系統(tǒng)可以對(duì)創(chuàng)業(yè)園的所有工作進(jìn)行管理，并能提供靈活的接口，協(xié)同辦公，這樣給各個(gè)部門帶來大量的不必要的重復(fù)性文字錄入工作，工作進(jìn)展的不協(xié)調(diào)，各部門溝通不及時(shí)等等問題，這些問題制約了創(chuàng)業(yè)園的發(fā)展和工作效率的提高。由于創(chuàng)業(yè)園的以上問題原因，以及多個(gè)部門之間存在著的業(yè)務(wù)往來接口較多，紙張文檔的傳遞使工作效率底下，不能及時(shí)、有效、安全的傳遞商務(wù)信息，以及數(shù)據(jù)資料的重復(fù)錄入占用了大量的人力物力，沒有將目前創(chuàng)業(yè)園已經(jīng)完善的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)利用上，閑置、浪費(fèi)了現(xiàn)有資源。二. 創(chuàng)業(yè)園信息化建設(shè)目標(biāo)信息化建設(shè)目標(biāo)：用現(xiàn)

3、代化的手段將所有項(xiàng)目資料管理起來，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目資料電子化管理，任意生成各種報(bào)表，為領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)提供戰(zhàn)略決策依據(jù)；重組和優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來 對(duì)部門之間的業(yè)務(wù)往來進(jìn)行電子化傳遞和管理。運(yùn)用信息技術(shù)對(duì)企業(yè)的物流、資金流、信息 流進(jìn)行有效的控制與管理，降低企業(yè)營(yíng)運(yùn)（人力）成本，優(yōu)化管理，提升形象。具體內(nèi)容是：1、Intranet技術(shù)組建招商部、拓展部、物業(yè)部和辦公室的內(nèi)部通訊網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)；2、建立創(chuàng)業(yè)園內(nèi)部業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)入園企業(yè)（項(xiàng)目）在立項(xiàng)、入園、日常管理和畢業(yè)出園的企業(yè)信息流管理；3、建立拓展部的數(shù)據(jù)資料管理系統(tǒng)：國(guó)家級(jí)項(xiàng)目資金、財(cái)政資金、除財(cái)政之外的資金等分開記錄處理，以及企業(yè)設(shè)備、人員

4、進(jìn)場(chǎng)、納稅記錄等；4、建立物業(yè)管理數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)企業(yè)入園手續(xù)（資料及流程）進(jìn)行管理：押金、 約金支付、水電表初試抄錄、鑰匙管理、房租、水電費(fèi)收取、裝修方案、裝修押金管理，繳費(fèi)通知單打印，滯納金管理，以及退園管理等；5、建立財(cái)務(wù)部流水帳管理系統(tǒng)，以及進(jìn)園押金收取，押金管理，滯納金管理，建立退園管理資金處理、往來處理；6、建立辦公室流程管理系統(tǒng)，對(duì)辦公室日常工作進(jìn)行管理；7、建立符合創(chuàng)業(yè)園物業(yè)部、招商部、拓展部和辦公室內(nèi)部工作流程的管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)商務(wù)資料統(tǒng)計(jì)、核算，財(cái)務(wù)核收，物業(yè)管理、信息收集，拓展部資料管理等數(shù)據(jù)的自動(dòng)轉(zhuǎn)接信息化管理，并通過項(xiàng)目管理實(shí)現(xiàn)創(chuàng)業(yè)圓項(xiàng)目報(bào)表匯總；8、實(shí)現(xiàn)企業(yè)郵件通訊、信息

5、共享、信息交流、內(nèi)部審核工作流管理和業(yè)務(wù)報(bào)表查詢，實(shí)現(xiàn)電子商務(wù)無紙辦公。三. 創(chuàng)業(yè)園信息化建設(shè)規(guī)劃針對(duì)創(chuàng)業(yè)園的管理特點(diǎn)，從入園企業(yè)（項(xiàng)目）管理和部門閱業(yè)務(wù)流考慮，提出企業(yè)信息 化先以商務(wù)信息化為基礎(chǔ)，通過商務(wù)信息化的成功實(shí)施，逐步向企業(yè)信息化推進(jìn)。我們建議 以商業(yè)管理為核心，財(cái)務(wù)管理、物業(yè)管理系統(tǒng)為主，拓展部，辦公室為輔助的業(yè)務(wù)流為基礎(chǔ)平舍的信息化管理系統(tǒng)。根據(jù)市場(chǎng)多年的企業(yè)信息化經(jīng)驗(yàn)，企業(yè)信息化系統(tǒng)的建立按照“整體規(guī)劃、分布實(shí)施”的指導(dǎo)思想開展。創(chuàng)業(yè)園可以以招商部管理信息化為先鋒，分階段實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息化。創(chuàng)業(yè)園信息化整體規(guī)劃如圖1所示：四. 創(chuàng)業(yè)園信息化實(shí)施步驟及費(fèi)用1、項(xiàng)目分析及軟件規(guī)劃對(duì)創(chuàng)

6、業(yè)園各個(gè)部門的工作流程，工作內(nèi)容以及需求收集階段，我方提供免費(fèi)信息咨詢及信息化方案規(guī)劃；對(duì)創(chuàng)業(yè)園各個(gè)部門需要的軟件結(jié)構(gòu)、功能進(jìn)行按需分析規(guī)劃階段，提供免費(fèi)服務(wù)，并提供軟件規(guī)劃方案，時(shí)間：5個(gè)工作日；2、軟件編寫雙方簽約后立即進(jìn)入軟件編寫階段，時(shí)間：45個(gè)工作日3、安裝調(diào)試將軟件安裝在各個(gè)相關(guān)部門，并進(jìn)行調(diào)試，進(jìn)入試用階段，時(shí)間25個(gè)工作日；4、軟件應(yīng)用及修改意見收集軟件安裝后的正式使用過程，需要相關(guān)部門協(xié)同指出軟件系統(tǒng)中的不足之處問題找出，并提出改進(jìn)的需求，時(shí)間：5個(gè)工作日到15個(gè)工作日；5、軟件二次開發(fā)根據(jù)軟件改進(jìn)需求修改，完善軟件，時(shí)間：5個(gè)工作日到10個(gè)工作日7、售后服務(wù)接收二次開發(fā)后的

7、軟件，免費(fèi)提供第一年的系統(tǒng)維護(hù)與技術(shù)支持（以后每年的維護(hù)費(fèi)將按合同額的20%收費(fèi)）。8 、全部費(fèi)用以上全部周期3個(gè)月，費(fèi)用合計(jì)30000 元。五. 創(chuàng)業(yè)園招商部信息化建設(shè)效益分析從創(chuàng)業(yè)園的需求看，信息化建設(shè)必須從創(chuàng)業(yè)園業(yè)務(wù)體系的基礎(chǔ)出發(fā)，進(jìn)行總體設(shè)計(jì)和規(guī) 劃，分階段有計(jì)劃有步驟地進(jìn)行實(shí)施，使制擱經(jīng)營(yíng)管理存在的工作流、資金流、物流和信息流得到全面有效地管理。銳鋒科技工作室將以招商部的內(nèi)部業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)為先鋒，在將來做好創(chuàng)業(yè)園的全面信息化解決方案，組成創(chuàng)業(yè)園整體信息化應(yīng)用體系。創(chuàng)業(yè)園通過實(shí)施信息化管理系統(tǒng)，下面對(duì)招商部的內(nèi)部業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)效益進(jìn)行分析： 招商部的入園企業(yè)（項(xiàng)目）管理系統(tǒng)將全面管

8、理目前創(chuàng)業(yè)園的所有入園企業(yè)（項(xiàng)目）資料，并能隨時(shí)提供各種領(lǐng)導(dǎo)需要的報(bào)表，使招商部從日常繁瑣的低價(jià)值工作中解脫出來； 拓展部對(duì)不同性質(zhì)資金項(xiàng)目的管理，資料統(tǒng)計(jì)； 財(cái)務(wù)管理，以此來對(duì)招商部的項(xiàng)目款項(xiàng)數(shù)據(jù)，進(jìn)行核實(shí)和作為收款，催收，罰款依據(jù)，為作好基礎(chǔ)； 利用物業(yè)管理系統(tǒng)作為招商部的信息收集平臺(tái)，進(jìn)行管理費(fèi)、租金催收，水電核查的工作部門的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集以及進(jìn)出口業(yè)務(wù)管理； 將整個(gè)項(xiàng)目各個(gè)相關(guān)管理部門組建成一個(gè)整體，各部門協(xié)同辦公，建立企業(yè)級(jí)Intranet /Internet 通訊平臺(tái) , 實(shí)現(xiàn)無紙化、信息化辦公；結(jié)束語創(chuàng)業(yè)園目前正處于飛速發(fā)展期，信息化運(yùn)作已是迫在眉睫，創(chuàng)業(yè)園在此關(guān)鍵時(shí)刻，適時(shí)提出以信息化促進(jìn)發(fā)展。但目前公司信息化建設(shè)中，創(chuàng)業(yè)園更重要的是針對(duì)公司的具體情況， 制定出適合公司運(yùn)用的管理系統(tǒng)。選擇一套好的信息化管理系統(tǒng)，不但增強(qiáng)基礎(chǔ)管理的規(guī)