成為卓越的行政助理.ppt

1、成為卓越的行政助理,清晰地規(guī)劃目標是人生走向成功的第一步,但塑造自我卻不僅限于規(guī)劃目標.要真正塑造自我和自己想要的生活,我們必須奮起行動.莎士比亞說得好：行動勝過雄辯 一旦掌握自我激勵,自我塑造的過程也就隨即開始.以下方法可以幫你塑造自我,塑造那個你一直夢寐以求的自我,立足本職行政助理要為企業(yè)和社會的發(fā)展作出更大貢獻,一、本職： 1財務清晰 2費用節(jié)約 3團隊廉潔，人人奮發(fā)向上 二、怎樣才能貢獻好呢 1自身修養(yǎng) 2紀律執(zhí)行 3互相監(jiān)督 互動式討論和演講,只有重視今天自我激勵的力量才能汩汩不絕,人很容易后悔當初.以下方法能使你改變這種思維方式,轉而向前看 在我們不斷塑造自我的過程中,影響最大的莫

2、過于是選擇樂觀的態(tài)度還是悲觀的態(tài)度.我們思想上的這種抉擇可能給我們帶來激勵,也有可能阻滯我們前進,認識自己,聘用原因 個人形象 專業(yè)特長 溝通得體 經驗背景 臨場發(fā)揮 取其一點重在表現(xiàn),個人職業(yè)發(fā)展理念 選擇比努力重要 馬上成功 過程比結果重要 偶然必然 行動比空想重要 執(zhí)行偉大,進入角色,企業(yè)需要職業(yè)化的員工 責任為中心 結果為導向 工作為首選 理性為基礎 服務為靈魂 品質為保障,員工需要職業(yè)化的前程 最小成本，最大效益 以此為生，精于此道 細微之處，做得專業(yè) 理性的態(tài)度對待工作 不能別讓人輕易替代,進入角色,心態(tài)篇 行動篇 技巧篇,心態(tài)篇,消極心態(tài)的障礙 喪失機會 希望破滅 限制潛能 消耗

3、精力 失道寡助 走向毀滅,消極心態(tài)產生的原因 缺乏目標 害怕失敗 害怕拒絕 怨天憂人 否定現(xiàn)實 好高騖遠,心態(tài)篇,積極心態(tài)的魔力 激發(fā)熱情 增強創(chuàng)造力 讓你遇到好運,進入角色之心態(tài)篇,保持積極心態(tài)的四個信念 1、過去非未來,心態(tài)篇,保持積極心態(tài)的四個信念 2、做事先做人 案例：拼圖,心態(tài)篇,保持積極心態(tài)的四個信念 3、我有必成公式 案例： 迫切希望 明確目標 立即行動 勤奮進取 貴人相助 永不放棄,心態(tài)篇,保持積極心態(tài)的四個信念 4、準備立即行動,YES， I AM READY！,進入角色之心態(tài)篇,總結 1、過去非未來 2、做事先做人 3、我有必成公式 4、準備立即行動 態(tài)度決定一切 唐僧師徒

4、之態(tài)度與結果比較,行動篇,重新認識企業(yè) 除了軍隊最講求紀律 除了家庭最講求倫理 除了舞臺最講求表演 案例：一個人壞了一臺戲,職業(yè)化要求 1. 自動自覺 2. 客戶第一 3. 團隊至上,了解崗位 職務的構成 上司和下屬 前手與后手,進入角色之行動篇,權限,責任,義務,服務,服務,檢查,檢查,行動篇,接受命令三步曲 立刻響應命令 記下事項重點 重復確認無誤,注意點 不清楚的地方，詢問清楚為止 盡量以具體化的方式，向主管確認命令的內容 要讓主管把話說完后，再提出意見或疑問,進入角色之行動篇,評估工作的種類,行動篇,工作目標分類 達成狀態(tài)的工作目標 是指維持公司營運或達成公司的年度經營目標，企業(yè)內的各

5、個員工必須完成的目標. 解決問題的工作目標 是指我們在工作上碰到問題發(fā)生，使我們的目標與現(xiàn)狀產生差距，或和我們的預想與期望不一樣，因此，必須采取一些解決問題的手段去克服問題，使問題消失不再發(fā)生.,進入角色之行動篇,解決問題的三個重點 1. 找出問題的真正的原因 2. 找出解決問題的重點對策 3.訂出問題解決的行動計劃 要做什么（what）? 誰來做(who)? 什么時候完成(when)? 各項行動如何進行(how to)?,行動篇,問題解決的九個步驟 步驟1 明確的目標、標準 步驟2 發(fā)現(xiàn)問題點 步驟3 分析問題點的產生原因 步驟4 確定要解決的課題 步驟5 擬訂對策 步驟6 做出行動計劃 步

6、驟7 執(zhí)行行動計劃 步驟8 效果確認 步驟9 標準化,進入角色之行動篇,職業(yè)化的基本守則 守則1 比期待的做得更好 守則2 不斷提升效能效率 守則3 在指定時限內完成 守則4 集中精神專心工作 守則5 用心防止錯誤出現(xiàn) 守則6 養(yǎng)成節(jié)約節(jié)儉習慣 守則7 堅持做好整理整頓,進入角色之行動篇,總結：PDCA的工作方法 P 計劃（plan） D執(zhí)行(do) C檢查(check) A改正再執(zhí)行(action),贏得合作的關系,您對企業(yè)的期望： 知名度高 待遇不錯 好的主管 好的同事 工作場所 氣氛愉快 企業(yè)的人際關系，就是贏得合作的關系,企業(yè)的期望 人是企業(yè)成敗最重要的因素 不懂得如何和別人共同完成一

7、件工作的人，在企業(yè)內很難有績效產生,贏得合作的正確意識,自我管理 管理好自己的事務，不要給別人帶來困擾 自我管理是獲得別人的尊重與合作的起點 將心比心 站在別人的立場考慮問題容易達成共識 站在別人的立場并不是犧牲自己的立場 主動關懷 自尊與尊重從來都是一起產生的,上司相處,即時匯報 有問題第一時間告知直接上司 不理解要和直接上司直接溝通 執(zhí)行當中要及時匯報進展程度 贏得常識 讓上司確認你的能力 認真做好上司親托之事 不計較個人得失,有效地溝通,積極傾聽 運用反饋 情緒同步 肢體提示,溝通禁忌,不良的口頭禪 過多專業(yè)術語與英文 只顧表達自己的看法 用威脅的語句 易受干擾的環(huán)境,忽略無法確認的信息

8、 只聽自己想要聽的 被第一印象及身份、名位左右 過度以自我為中心 不信任對方,贏得合作的談話技巧,用建議代替直言 直言：“到客戶那里怎么可以不打領帶，快把領帶打起來” 建議：“我們讓客戶覺得很尊重他，打起領帶是不是更好一些.” 提問題代替批評 批評：“這么簡單的錯誤還犯，太B了吧.” 提問：“如果別人對你總是小麻煩不斷，會怎么樣呢？”,贏得合作的談話技巧,讓對方說出期望 “經理，我是不是還要.” “經理，您看您還有什么安排” 訴求共同的利益 上個月我們都XX，所以我們部門制定了改進辦法，主要是為了進一步督促服務人員加強自我管理，同時還會提高我們XX部門的顧客滿意度，當然一些表格需要您安排人配合

9、填寫，您看.,溝通藝術,金字塔原則 先說結果，再說過程 小標題72原則,企業(yè)內的溝通準則,迅速 正確 易懂 美國海軍陸戰(zhàn)隊的例子,十二個高效方法,方法四： 先明確工作的目的及目標 方法五： 并行您的工作 方法六： 認清工作的特性 方法七： 培養(yǎng)氣氛轉換的方法 方法八： 拒絕自己的任何拖延理由 方法九： 準備八分，當日二分 方法十： 制定長遠的目標 方法十一：把握工作進行的程序 方法十二：從錯誤中學習,卓越服務,卓越服務的概念 卓越服務的 工作職責與工作本質,做事先做人,永遠自信的人放下成就未來 必不可少的人展現(xiàn)你的價值 有影響力的人改變從我開始 值得信賴的人堅持誠信為先 受人尊重的人自尊緣于贊

10、美 青春常駐的人奉行終身學習 敢于擔當的人責任與使命感 一生幸福的人態(tài)度決定一生,學習動物的十二種精神,一、盡職的牧羊 二、團結合作的蜜蜂 三、堅忍執(zhí)著的鮭魚 四、目標遠大的鴻雁 五、目光銳利的老鷹 六、腳踏實地的大象,七、忍辱負重的駱駝 八、嚴格守時的公雞 九、感恩圖報的山羊 十、勇敢挑戰(zhàn)的獅子 十一、機智應變的猴子 十二、善解人意的海豚,樹立遠景,邁向自我塑造的第一步,要有一個你每天早晨醒來為之奮斗的目標,它應是你人生的目標 遠景必須即刻著手建立,而不要往后拖.你隨時可以按自己的想法做些改變,但不能一刻沒有遠景,離開舒適區(qū),不斷尋求挑戰(zhàn)激勵自己.提防自己,不要躺倒在舒適區(qū) 舒適區(qū)只是避風港

11、,不是安樂窩.它只是你心中準備迎接下次挑戰(zhàn)之前刻意放松自己和恢復元氣的地方,把握好情緒,人開心的時候,體內就會發(fā)生奇妙的變化,從而獲得陣陣新的動力和力量 但是,不要總想在自身之外尋開心.令你開心的事不在別處,就在你身上.因此,找出自身的情緒高漲期用來不斷激勵自己,調高目標,許多人驚奇地發(fā)現(xiàn),他們之所以達不到自己孜孜以求的目標,是因為他們的主要目標太小、而且太模糊不清,使自己失去動力 如果你的主要目標不能激發(fā)你的想象力,目標的實現(xiàn)就會遙遙無期.因此,真正能激勵你奮發(fā)向上的是,確立一個既宏偉又具體的遠大目標,加強緊迫感,“沉溺生活的人沒有死的恐懼”.自以為長命百歲無益于你享受人生.然而,大多數人對

12、此視而不見,假裝自己的生命會綿延無絕.惟有心血來潮的那天,我們才會籌劃大事業(yè),將我們的目標和夢想寄托在“虛幻島”的汪洋大海之中 其實,直面死亡未必要等到生命耗盡時的臨終一刻.事實上,如果能逼真地想象我們的彌留之際,會物極必反產生一種再生的感覺,這是塑造自我的第一步,迎接恐懼,世上最秘而不宣的秘密是,戰(zhàn)勝恐懼后迎來的是某種安全有益的東西 哪怕克服的是小小的恐懼,也會增強你對創(chuàng)造自己生活能力的信心 如果一味想避開恐懼,它們會象瘋狗一樣對我們窮追不舍.此時,最可怕的莫過于雙眼一閉假裝它們不存在,做好調整計劃,實現(xiàn)目標的道路絕不是坦途.它總是呈現(xiàn)出一條波浪線,有起也有落.但你可以安排自己的休整點,事先

13、看看你的時間表,框出你放松、調整、恢復元氣的時間. 即使你現(xiàn)在感覺不錯,也要做好調整計劃.這才是明智之舉.在自己的事業(yè)波峰時,要給自己安排休整點.安排出一大段時間讓自己隱退一下,即使是離開自己摯愛的工作也要如此.只有這樣,在你重新投入工作時才能更富激情,直面困難,每一個解決方案都是針對一個問題的.二者缺一不可. 困難對于腦力運動者來說,不過是一場場艱辛的比賽.真正的運動者總是盼望比賽 如果把困難看作對自己的詛咒,就很難在生活中找到動力 如果學會了把握困難帶來的機遇,你自然會動力陡生,良好感覺使自己在塑造自我的整個旅途中充滿快樂,多數人認為,一旦達到某個目標,人們就會感到身心舒暢.但問題是你可能

14、永遠達不到目標 把快樂建立在還不曾擁有的事情上,無異于剝奪自己創(chuàng)造快樂的權力.記住,快樂是天賦權利 首先就要有良好的感覺,讓它使自己在塑造自我的整個旅途中充滿快樂,而不要再等到成功的最后一刻才去感受屬于自己的歡樂,加強業(yè)務排練熟能生巧,先“排演”一場比你要面對的要復雜的戰(zhàn)斗 如果手上有棘手活而自己又猶豫不決,不妨挑件更難的事先做 生活挑戰(zhàn)你的事情,你定可以用來挑戰(zhàn)自己.這樣,你就可以自己開辟一條成功之路 成功的真諦是： 對自己越苛刻,生活對你越寬容；對自己越寬容,生活對你越苛刻,立足現(xiàn)在,鍛煉自己即刻行動的能力.充分利用對現(xiàn)時的認知力 不要沉浸在過去,也不要耽溺于未來,要著眼于今天.當然要有夢

15、想、籌劃和制訂創(chuàng)造目標的時間. 不過,這一切就緒后,一定要學會腳踏實地、注重眼前的行動 要把整個生命凝聚在此時此刻,敢于競爭,競爭給了我們寶貴的經驗,無論你多么出色,總會人外有人.所以你需要學會謙虛.努力勝過別人,能使自己更深地認識自己 努力勝過別人,便在生活中加入了競爭“游戲”.不管在哪里,都要參與競爭,而且總要滿懷快樂的心情 要明白最終超越別人遠沒有超越自己更重要,內省,大多數人通過別人對自己的印象和看法來看自己.獲得別人對自己的反映很不錯,尤其正面反饋 但是,僅憑別人的一面之辭,把自己的個人形象建立在別人身上,就會面臨嚴重束縛自己的危險.因此,只把這些溢美之詞當作自己生活中的點綴.人生的

16、棋局該由自己來擺 不要從別人身上找尋自己,應該經常自省并塑造自我,直面危機,危機能激發(fā)我們竭盡全力.無視這種現(xiàn)象,我們往往會愚蠢地創(chuàng)造一種追求舒適的生活,努力設計各種越來越輕松的生活方式,使自己生活得風平浪靜 當然,我們不必坐等危機或悲劇的到來,從內心挑戰(zhàn)自我是我們生命力量的源泉 所有戰(zhàn)斗的勝負首先在自我的心里見分曉,精工細筆,創(chuàng)造自我,如繪巨幅畫一樣,不要怕精工細筆 如果把自己當作一幅正在描繪中杰作,你就會樂于從細微處做改變 一件小事做得與眾不同,也會令你興奮不已 總之,無論你有多么小的變化,點點都于你很重要,不要害怕拒絕,不要消極接受別人的拒絕,而要積極面對 你的要求卻落空時,把這種拒絕當作一個問題：“自己能不能更多一點創(chuàng)意呢？” 不要聽見不字就打退堂鼓 應該讓這種拒絕激勵你更大的創(chuàng)造力,盡量放松,接受挑戰(zhàn)后,要盡量放松 在腦電波開始平和你的中樞神經系統(tǒng)時,你可感受