如何開(kāi)好會(huì)-會(huì)議溝通.ppt

1、如何開(kāi)好會(huì),談?wù)勯_(kāi)會(huì)的溝通技巧,開(kāi)篇語(yǔ),身為管理人員，相信大家對(duì)開(kāi)會(huì)已是身經(jīng)百戰(zhàn)了。不管是參加會(huì)議還是主持會(huì)議，我們都已有不少經(jīng)驗(yàn)了。 那么如何才能使會(huì)議高效，當(dāng)然是效率高，又有效，有沒(méi)有需要把握的技巧和方法呢？ 讓我們一起來(lái)討論討論，把經(jīng)驗(yàn)加以總結(jié)，如果有些建議對(duì)您有參考價(jià)值，那就太開(kāi)心了！ 讓我們?yōu)榕e行高效會(huì)議而努力。 我們的建議是：,基本概念,會(huì)議的類型 特定主題的討論型會(huì)議 善于引出意見(jiàn)，集思廣益 善于整理意見(jiàn)，歸納集中 始終把握會(huì)議主題和氣氛 傳達(dá)信息的傳達(dá)型會(huì)議 充分準(zhǔn)備，把握傳達(dá)貫徹的主要精神 狠抓落實(shí)，限定時(shí)點(diǎn)強(qiáng)調(diào)執(zhí)行力 達(dá)成共識(shí)的共識(shí)型會(huì)議 把握精神，轉(zhuǎn)變觀念，求同存異，統(tǒng)一

2、思想 形成決議，共同執(zhí)行，明確責(zé)任，檢查監(jiān)督,處理重點(diǎn)工作和檢查計(jì)劃的例行會(huì)議 準(zhǔn)備充分，突出重點(diǎn)，檢查計(jì)劃的完成情況，強(qiáng)調(diào)計(jì)劃的嚴(yán)肅性； 對(duì)遇到的問(wèn)題，下級(jí)表達(dá)要簡(jiǎn)單明了，上級(jí)要給予指導(dǎo)和必要的支持； 主持人要控制好會(huì)議議程和節(jié)奏，議而不散； 一個(gè)單元若有多人參加會(huì)議，一定要各有重點(diǎn)，合理分工，不要重復(fù)； 善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，推動(dòng)全盤工作。應(yīng)用批評(píng)和表?yè)P(yáng)引導(dǎo)會(huì)議氣氛大家的工作作風(fēng)和工作方式； 按時(shí)開(kāi)會(huì)，一般不延長(zhǎng)會(huì)議。,解決問(wèn)題的專項(xiàng)會(huì)議 兼聽(tīng)則明，偏聽(tīng)則暗，找出解決問(wèn)題的關(guān)鍵； 把握全局，善于協(xié)調(diào)，控制好會(huì)議氣氛和時(shí)間，盡量避免對(duì)立各方陷于僵局，最好別“熬會(huì)”； 對(duì)明確的事情敢于拍板，明確責(zé)任和

3、任務(wù)，限時(shí)解決； 對(duì)一時(shí)難以解決的問(wèn)題，不要焦急，條件允許時(shí)不妨“議而不決”，會(huì)后或請(qǐng)示上級(jí)或加強(qiáng)調(diào)查研究和溝通協(xié)調(diào)，另行解決； 與會(huì)人員一定要做好記錄，注意會(huì)議議程，不要輕易節(jié)外生枝； 善于面對(duì)不同意見(jiàn)； 重要的會(huì)議一般應(yīng)形成會(huì)議紀(jì)要或備忘錄。,雙邊會(huì)談或多邊會(huì)談 會(huì)前各方已充分準(zhǔn)備并確定議題； 會(huì)談的特點(diǎn)是：各方往往都有需要彌和的重大分歧； 圍繞目標(biāo)充分表達(dá)觀點(diǎn)立場(chǎng)，隨時(shí)注意調(diào)節(jié)會(huì)談氣氛； 充分運(yùn)用談判技巧； 各方應(yīng)有明確的主談人，其他與會(huì)人員不要輕易插話； 會(huì)前要設(shè)定己方的底線和目標(biāo)，己方人員會(huì)前應(yīng)十分清楚明了，既有原則，又有靈活性； 遇到困難不輕言放棄，要善于找共同點(diǎn)，運(yùn)用智慧，實(shí)現(xiàn)共

4、贏； 沉住氣，盡可能不要談崩，說(shuō)話要留有回旋余地。,會(huì)議準(zhǔn)備,確定會(huì)議的主題； 確定是否有必要開(kāi)會(huì)； 確定與會(huì)人員和大會(huì)發(fā)言人員； 進(jìn)行必要的資料準(zhǔn)備； 加強(qiáng)會(huì)前溝通或必要的通氣，營(yíng)造良好的會(huì)議氣氛； 確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)，需要時(shí)準(zhǔn)備座位表，牌； 準(zhǔn)備會(huì)議用具，如投影儀、音響設(shè)備等。,會(huì)議議程,會(huì)議議程和議題對(duì)成功舉行高效會(huì)議是極為重要的，務(wù)必引起充分的重視，做好做細(xì)，對(duì)重要會(huì)議必要時(shí)可先開(kāi)預(yù)備會(huì)議。 主要內(nèi)容有： 確定會(huì)議預(yù)定時(shí)間； 會(huì)議議程進(jìn)度表； 確定會(huì)議期望達(dá)成的目標(biāo)和主要議題； 提出大會(huì)主席團(tuán)推薦名單或其他候選名單；,會(huì)議通知,會(huì)議通知是重要的會(huì)議前期工作，對(duì)會(huì)議是否成功高效影響重大，

5、其目的是讓與會(huì)人員作好充分的思想準(zhǔn)備和相關(guān)資料準(zhǔn)備，提高會(huì)議的效率。 主要內(nèi)容： 通知與會(huì)人員開(kāi)會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)、議題、會(huì)議目標(biāo)、會(huì)議類型和會(huì)議要求； 通知大會(huì)主持人、發(fā)言人員和書面發(fā)言人員做好相應(yīng)準(zhǔn)備； 會(huì)議通知可分為書面通知、口頭通知、張榜通知和網(wǎng)絡(luò)通知； 例會(huì)除延期、改期外，不再另行通知,主持會(huì)議,如何導(dǎo)入 宣布會(huì)議開(kāi)始，闡明議題； 說(shuō)明議題的重要性，宣布會(huì)議紀(jì)律和要求； 說(shuō)明會(huì)議期望達(dá)到的目標(biāo)； 宣布會(huì)議議程和會(huì)議要求； 引出發(fā)言 指名發(fā)言（可同時(shí)提醒下一位發(fā)言者作準(zhǔn)備）； 交替發(fā)問(wèn)（如詢問(wèn)甲對(duì)乙提出的問(wèn)題有何看法）； 以全員為對(duì)象發(fā)問(wèn)； 對(duì)發(fā)言者適當(dāng)加以回應(yīng)或鼓勵(lì)，避免冷場(chǎng)； 要特別注

6、意，千萬(wàn)別主持人全場(chǎng)一言堂，其余人默默無(wú)聲； 原則上一次只討論一個(gè)議題，循序漸進(jìn)。,主持會(huì)議,會(huì)議氣氛的類型： 嚴(yán)肅，認(rèn)真，莊重； 激烈，緊張，冷靜； 熱烈，昂揚(yáng)； 輕松，活躍； 合作，友好。 會(huì)議氣氛的調(diào)節(jié)： 熟練運(yùn)用溝通協(xié)調(diào)技巧，幽默是很好的潤(rùn)滑劑，恰當(dāng)?shù)幕貞?yīng)、鼓勵(lì)能調(diào)動(dòng)與會(huì)者的積極性； 主持人不但要會(huì)說(shuō)，還要會(huì)問(wèn)，更要善于聽(tīng)。,主持會(huì)議,整理意見(jiàn)： 適時(shí)整理歸納大家提出的意見(jiàn)； 刪除一些離題的意見(jiàn)； 刪除目前沒(méi)有能力做到的意見(jiàn)； 評(píng)估各個(gè)意見(jiàn)的優(yōu)缺點(diǎn)， 評(píng)估意見(jiàn)能否達(dá)到議題的目的。,主持會(huì)議,形成決議： 在歸納意見(jiàn)的基礎(chǔ)上，作出結(jié)論，形成決議； 對(duì)每項(xiàng)決議，確定目標(biāo)，下達(dá)任務(wù)，明確措施和

7、責(zé)任，限定時(shí)點(diǎn)； 必要時(shí)有簽發(fā)會(huì)議紀(jì)要或備忘錄。 會(huì)議決議的實(shí)施和追蹤檢查 確定負(fù)責(zé)會(huì)議決議的追蹤責(zé)任單位和人； 明確目標(biāo)和評(píng)估實(shí)施結(jié)果的標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)點(diǎn)；,會(huì)議成功的要件,成功會(huì)議的五大要素： 議題要和與會(huì)的人有關(guān)； 選擇適當(dāng)?shù)娜顺鱿瘯?huì)議； 適當(dāng)?shù)娜?，指他?duì)議題有決定權(quán)或話語(yǔ)權(quán)，在職務(wù)上有權(quán)力和義務(wù)執(zhí)行會(huì)議的決定。 會(huì)前要有充分的準(zhǔn)備； 與會(huì)人員要有正確的開(kāi)會(huì)態(tài)度； 準(zhǔn)時(shí)出席會(huì)議； 會(huì)前準(zhǔn)確把握會(huì)議主題，準(zhǔn)備好與會(huì)的資料和發(fā)言； 遵從主持人的引導(dǎo)，做好筆記，注意傾聽(tīng)別人的意見(jiàn)； 向會(huì)議全體人員發(fā)言，而不是向主持人發(fā)言； 發(fā)言簡(jiǎn)單明了，注意控制好時(shí)間； 吸取集體的智慧，以尊重和合作的態(tài)度與會(huì)。,會(huì)議

8、成功的要件2,有技巧的主持人； 對(duì)會(huì)議的進(jìn)行方式，會(huì)前已胸有成竹； 充分了解會(huì)議的目的； 能把握始終圍繞會(huì)議主題進(jìn)行討論； 熟悉促使與會(huì)人員發(fā)言的技巧，讓大家積極發(fā)言，讓大家都有公平的發(fā)言機(jī)會(huì)； 能維持會(huì)場(chǎng)秩序，保持會(huì)議良好的氣氛； 能有條理地歸納整理大家的意見(jiàn)，形成會(huì)議決議； 準(zhǔn)時(shí)開(kāi)會(huì)，準(zhǔn)時(shí)閉會(huì)。,成功會(huì)議之會(huì)下溝通（功夫在功夫之外）,會(huì)前溝通（中國(guó)人會(huì)議成敗的關(guān)鍵） 關(guān)鍵部門和人員（特別是了解上級(jí)的意圖） 重大事項(xiàng)和觀點(diǎn)(特別是可能有分歧的） 資料內(nèi)容準(zhǔn)備和通氣；策略準(zhǔn)備；說(shuō)什么，誰(shuí)說(shuō)，何時(shí)說(shuō) 會(huì)后溝通 會(huì)下往往比會(huì)上好溝通； 調(diào)查研究，實(shí)事求是，堅(jiān)持大局為重，找共同點(diǎn)求得共識(shí)； 多做彌補(bǔ)

9、工作，盡量別傷感情,爭(zhēng)取支持,成功會(huì)議之會(huì)上的溝通,會(huì)上溝通 先說(shuō)先死，不說(shuō)也死，說(shuō)到不死； 一般情勢(shì)弱的會(huì)先說(shuō)； 主持人要后表意見(jiàn)，讓人先說(shuō)；盡量不當(dāng)裁判； 對(duì) 非特別緊急的事，若會(huì)議產(chǎn)生重大分歧，應(yīng)議而不決，會(huì)后溝通，力爭(zhēng)下次解決； 主持人會(huì)議最后歸納總結(jié)，形成決議或會(huì)議紀(jì)要。,會(huì)議溝通發(fā)表意見(jiàn),會(huì)議的意見(jiàn)發(fā)表 有不同意見(jiàn)不能總順著 不說(shuō)則以，要說(shuō)就要合理堅(jiān)持 過(guò)分堅(jiān)持是剛愎自用 不堅(jiān)持是信口開(kāi)河 幾分把握幾分堅(jiān)持 信用是堅(jiān)持來(lái)的 上級(jí)當(dāng)好人，下級(jí)當(dāng)惡人。,會(huì)議溝通學(xué)會(huì)如何反應(yīng),反應(yīng)要適度 對(duì)上級(jí)立即反應(yīng)叫頂撞 立即反應(yīng)最愚蠢 隔幾分鐘再說(shuō)效果較好 化解心結(jié)，不僅是講 上級(jí)不支持，天大本事

10、也沒(méi)用 報(bào)告時(shí)主要講事實(shí)還是看法，要隨機(jī)應(yīng)變 不要輕易告狀,主持會(huì)議常見(jiàn)問(wèn)題與應(yīng)對(duì),作為管理人員，處在“上傳下達(dá)”的位置上，每天消耗在會(huì)議上的時(shí)間特別多，令人頭痛，如何改變部門內(nèi)部的情況？ 建議： 壓縮內(nèi)部會(huì)議，確定會(huì)議有必要，有實(shí)際意義和效果； 限制會(huì)議時(shí)間； 做好每次會(huì)議準(zhǔn)備，要盡可能避免“議而不決”的現(xiàn)象。 上下級(jí)同時(shí)出席，限制了下級(jí)的意見(jiàn)發(fā)表 建議： 讓下級(jí)先發(fā)言； 不要讓下級(jí)在會(huì)議上難堪； 上級(jí)先不要作出結(jié)論性的意見(jiàn)，否則下級(jí)不是默不作聲就是隨聲附和。,主持會(huì)議常見(jiàn)問(wèn)題與應(yīng)對(duì)2,面對(duì)習(xí)慣性的反對(duì)者 建議 尊重別人的自由表達(dá)權(quán) 要求提出建設(shè)性的意見(jiàn)，反對(duì)意見(jiàn)留在討論時(shí)再說(shuō)； 發(fā)言者脫離

11、主題 建議 打斷離題的發(fā)言，要求回到主題； 詢問(wèn)離題的內(nèi)容與主題有何關(guān)系； 宣布休會(huì)5分鐘，再開(kāi)會(huì)時(shí)強(qiáng)調(diào)主題。,主持會(huì)議常見(jiàn)問(wèn)題與應(yīng)對(duì)3,有人私下交談不斷 建議 制造片刻的沉寂，眼睛看著他們，讓竊竊私語(yǔ)者有所察覺(jué)； 請(qǐng)他們站起來(lái)大聲發(fā)言； 宣布暫停會(huì)議，讓他們把話講完 與會(huì)人員性格內(nèi)向，不主動(dòng)發(fā)表意見(jiàn) 建議 指名詢問(wèn)他較專長(zhǎng)的問(wèn)題，請(qǐng)他發(fā)表意見(jiàn)； 詢問(wèn)他是否同意別人的意見(jiàn)，解釋一下為什么？,主持會(huì)議常見(jiàn)問(wèn)題與應(yīng)對(duì)4,提出的意見(jiàn)過(guò)于抽象 建議 要求他按5W1H的方法將意見(jiàn)具體化 與會(huì)人員發(fā)生爭(zhēng)執(zhí) 建議 請(qǐng)爭(zhēng)執(zhí)雙方分別發(fā)表意見(jiàn)，主持人將要點(diǎn)寫在白板上； 比較兩者異同； 征詢其他人的意見(jiàn)； 然后說(shuō)出

12、自己的意見(jiàn),討論問(wèn)題,問(wèn)題1：會(huì)議溝通好，還是個(gè)別溝通好？ 問(wèn)題2：口頭溝通好，還是書面溝通好？ 問(wèn)題3：挨罵專業(yè)戶，怎樣才能改變處境？ 問(wèn)題4：遇到“咬筋”的人怎么辦？ 問(wèn)題5：上級(jí)罵錯(cuò)了，一肚子委屈，怎么辦？ 問(wèn)題6：給“惡人”支招。 問(wèn)題7：在會(huì)議上如何第一個(gè)發(fā)言？ 問(wèn)題8：直接溝通好？還是迂回溝通好？ 問(wèn)題9：管理邊界經(jīng)常會(huì)遇到模糊地帶，如何應(yīng)對(duì)？應(yīng)有什么樣的態(tài)度和處理技巧？,如何開(kāi)好班前會(huì)？,利用班前35分鐘的時(shí)間，班組全體員工集合在一起，互相問(wèn)候，交流信息和安排工作的管理形式就是班前會(huì)也叫晨會(huì)、早會(huì)。 班前會(huì)受到越來(lái)越多的企業(yè)的重視，可是班前會(huì)很難堅(jiān)持，為什么呢？ 搞不清為什么要開(kāi)班前會(huì)班前會(huì)的作用 不知道如何開(kāi)好班前會(huì) 班前會(huì)的組織、主持方法 這是一項(xiàng)班組長(zhǎng)必須掌握的基本功，讓我們來(lái)好好探討一下。,有些人的看法,有誰(shuí)沒(méi)來(lái)一看就知道，要開(kāi)什么班前會(huì)？ 時(shí)間這么短，講不清什么事，怎么開(kāi)？ 形式主義，裝模作樣，真是好笑，多干點(diǎn)活還好得多。 場(chǎng)合咯大，作古正經(jīng)，我真怕得講不出話。工作安排，個(gè)別講講，不也一樣。真是費(fèi)神。 上級(jí)精神，書記、老總、經(jīng)理多的是人講，何必要我炒現(xiàn)飯。,開(kāi)班前會(huì)的好處,有利于團(tuán)隊(duì)的建設(shè)，培育團(tuán)隊(duì)文化，形成團(tuán)隊(duì)力量 能產(chǎn)生良好的精神面貌 明確工作目標(biāo)和具體要求 提高全員的計(jì)劃意識(shí)、質(zhì)量意識(shí)和安全意識(shí) 總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，交流信