如何開好會-會議溝通.ppt

1、如何開好會,談談開會的溝通技巧,開篇語,身為管理人員，相信大家對開會已是身經百戰(zhàn)了。不管是參加會議還是主持會議，我們都已有不少經驗了。 那么如何才能使會議高效，當然是效率高，又有效，有沒有需要把握的技巧和方法呢？ 讓我們一起來討論討論，把經驗加以總結，如果有些建議對您有參考價值，那就太開心了！ 讓我們?yōu)榕e行高效會議而努力。 我們的建議是：,基本概念,會議的類型 特定主題的討論型會議 善于引出意見，集思廣益 善于整理意見，歸納集中 始終把握會議主題和氣氛 傳達信息的傳達型會議 充分準備，把握傳達貫徹的主要精神 狠抓落實，限定時點強調執(zhí)行力 達成共識的共識型會議 把握精神，轉變觀念，求同存異，統(tǒng)一

2、思想 形成決議，共同執(zhí)行，明確責任，檢查監(jiān)督,處理重點工作和檢查計劃的例行會議 準備充分，突出重點，檢查計劃的完成情況，強調計劃的嚴肅性； 對遇到的問題，下級表達要簡單明了，上級要給予指導和必要的支持； 主持人要控制好會議議程和節(jié)奏，議而不散； 一個單元若有多人參加會議，一定要各有重點，合理分工，不要重復； 善于總結經驗，推動全盤工作。應用批評和表揚引導會議氣氛大家的工作作風和工作方式； 按時開會，一般不延長會議。,解決問題的專項會議 兼聽則明，偏聽則暗，找出解決問題的關鍵； 把握全局，善于協(xié)調，控制好會議氣氛和時間，盡量避免對立各方陷于僵局，最好別“熬會”； 對明確的事情敢于拍板，明確責任和

3、任務，限時解決； 對一時難以解決的問題，不要焦急，條件允許時不妨“議而不決”，會后或請示上級或加強調查研究和溝通協(xié)調，另行解決； 與會人員一定要做好記錄，注意會議議程，不要輕易節(jié)外生枝； 善于面對不同意見； 重要的會議一般應形成會議紀要或備忘錄。,雙邊會談或多邊會談 會前各方已充分準備并確定議題； 會談的特點是：各方往往都有需要彌和的重大分歧； 圍繞目標充分表達觀點立場，隨時注意調節(jié)會談氣氛； 充分運用談判技巧； 各方應有明確的主談人，其他與會人員不要輕易插話； 會前要設定己方的底線和目標，己方人員會前應十分清楚明了，既有原則，又有靈活性； 遇到困難不輕言放棄，要善于找共同點，運用智慧，實現(xiàn)共

4、贏； 沉住氣，盡可能不要談崩，說話要留有回旋余地。,會議準備,確定會議的主題； 確定是否有必要開會； 確定與會人員和大會發(fā)言人員； 進行必要的資料準備； 加強會前溝通或必要的通氣，營造良好的會議氣氛； 確定會議時間、地點，需要時準備座位表，牌； 準備會議用具，如投影儀、音響設備等。,會議議程,會議議程和議題對成功舉行高效會議是極為重要的，務必引起充分的重視，做好做細，對重要會議必要時可先開預備會議。 主要內容有： 確定會議預定時間； 會議議程進度表； 確定會議期望達成的目標和主要議題； 提出大會主席團推薦名單或其他候選名單；,會議通知,會議通知是重要的會議前期工作，對會議是否成功高效影響重大，

5、其目的是讓與會人員作好充分的思想準備和相關資料準備，提高會議的效率。 主要內容： 通知與會人員開會的時間、地點、議題、會議目標、會議類型和會議要求； 通知大會主持人、發(fā)言人員和書面發(fā)言人員做好相應準備； 會議通知可分為書面通知、口頭通知、張榜通知和網絡通知； 例會除延期、改期外，不再另行通知,主持會議,如何導入 宣布會議開始，闡明議題； 說明議題的重要性，宣布會議紀律和要求； 說明會議期望達到的目標； 宣布會議議程和會議要求； 引出發(fā)言 指名發(fā)言（可同時提醒下一位發(fā)言者作準備）； 交替發(fā)問（如詢問甲對乙提出的問題有何看法）； 以全員為對象發(fā)問； 對發(fā)言者適當加以回應或鼓勵，避免冷場； 要特別注

6、意，千萬別主持人全場一言堂，其余人默默無聲； 原則上一次只討論一個議題，循序漸進。,主持會議,會議氣氛的類型： 嚴肅，認真，莊重； 激烈，緊張，冷靜； 熱烈，昂揚； 輕松，活躍； 合作，友好。 會議氣氛的調節(jié)： 熟練運用溝通協(xié)調技巧，幽默是很好的潤滑劑，恰當的回應、鼓勵能調動與會者的積極性； 主持人不但要會說，還要會問，更要善于聽。,主持會議,整理意見： 適時整理歸納大家提出的意見； 刪除一些離題的意見； 刪除目前沒有能力做到的意見； 評估各個意見的優(yōu)缺點， 評估意見能否達到議題的目的。,主持會議,形成決議： 在歸納意見的基礎上，作出結論，形成決議； 對每項決議，確定目標，下達任務，明確措施和

7、責任，限定時點； 必要時有簽發(fā)會議紀要或備忘錄。 會議決議的實施和追蹤檢查 確定負責會議決議的追蹤責任單位和人； 明確目標和評估實施結果的標準和時點；,會議成功的要件,成功會議的五大要素： 議題要和與會的人有關； 選擇適當的人出席會議； 適當的人，指他對議題有決定權或話語權，在職務上有權力和義務執(zhí)行會議的決定。 會前要有充分的準備； 與會人員要有正確的開會態(tài)度； 準時出席會議； 會前準確把握會議主題，準備好與會的資料和發(fā)言； 遵從主持人的引導，做好筆記，注意傾聽別人的意見； 向會議全體人員發(fā)言，而不是向主持人發(fā)言； 發(fā)言簡單明了，注意控制好時間； 吸取集體的智慧，以尊重和合作的態(tài)度與會。,會議

8、成功的要件2,有技巧的主持人； 對會議的進行方式，會前已胸有成竹； 充分了解會議的目的； 能把握始終圍繞會議主題進行討論； 熟悉促使與會人員發(fā)言的技巧，讓大家積極發(fā)言，讓大家都有公平的發(fā)言機會； 能維持會場秩序，保持會議良好的氣氛； 能有條理地歸納整理大家的意見，形成會議決議； 準時開會，準時閉會。,成功會議之會下溝通（功夫在功夫之外）,會前溝通（中國人會議成敗的關鍵） 關鍵部門和人員（特別是了解上級的意圖） 重大事項和觀點(特別是可能有分歧的） 資料內容準備和通氣；策略準備；說什么，誰說，何時說 會后溝通 會下往往比會上好溝通； 調查研究，實事求是，堅持大局為重，找共同點求得共識； 多做彌補

9、工作，盡量別傷感情,爭取支持,成功會議之會上的溝通,會上溝通 先說先死，不說也死，說到不死； 一般情勢弱的會先說； 主持人要后表意見，讓人先說；盡量不當裁判； 對 非特別緊急的事，若會議產生重大分歧，應議而不決，會后溝通，力爭下次解決； 主持人會議最后歸納總結，形成決議或會議紀要。,會議溝通發(fā)表意見,會議的意見發(fā)表 有不同意見不能總順著 不說則以，要說就要合理堅持 過分堅持是剛愎自用 不堅持是信口開河 幾分把握幾分堅持 信用是堅持來的 上級當好人，下級當惡人。,會議溝通學會如何反應,反應要適度 對上級立即反應叫頂撞 立即反應最愚蠢 隔幾分鐘再說效果較好 化解心結，不僅是講 上級不支持，天大本事

10、也沒用 報告時主要講事實還是看法，要隨機應變 不要輕易告狀,主持會議常見問題與應對,作為管理人員，處在“上傳下達”的位置上，每天消耗在會議上的時間特別多，令人頭痛，如何改變部門內部的情況？ 建議： 壓縮內部會議，確定會議有必要，有實際意義和效果； 限制會議時間； 做好每次會議準備，要盡可能避免“議而不決”的現(xiàn)象。 上下級同時出席，限制了下級的意見發(fā)表 建議： 讓下級先發(fā)言； 不要讓下級在會議上難堪； 上級先不要作出結論性的意見，否則下級不是默不作聲就是隨聲附和。,主持會議常見問題與應對2,面對習慣性的反對者 建議 尊重別人的自由表達權 要求提出建設性的意見，反對意見留在討論時再說； 發(fā)言者脫離

11、主題 建議 打斷離題的發(fā)言，要求回到主題； 詢問離題的內容與主題有何關系； 宣布休會5分鐘，再開會時強調主題。,主持會議常見問題與應對3,有人私下交談不斷 建議 制造片刻的沉寂，眼睛看著他們，讓竊竊私語者有所察覺； 請他們站起來大聲發(fā)言； 宣布暫停會議，讓他們把話講完 與會人員性格內向，不主動發(fā)表意見 建議 指名詢問他較專長的問題，請他發(fā)表意見； 詢問他是否同意別人的意見，解釋一下為什么？,主持會議常見問題與應對4,提出的意見過于抽象 建議 要求他按5W1H的方法將意見具體化 與會人員發(fā)生爭執(zhí) 建議 請爭執(zhí)雙方分別發(fā)表意見，主持人將要點寫在白板上； 比較兩者異同； 征詢其他人的意見； 然后說出

12、自己的意見,討論問題,問題1：會議溝通好，還是個別溝通好？ 問題2：口頭溝通好，還是書面溝通好？ 問題3：挨罵專業(yè)戶，怎樣才能改變處境？ 問題4：遇到“咬筋”的人怎么辦？ 問題5：上級罵錯了，一肚子委屈，怎么辦？ 問題6：給“惡人”支招。 問題7：在會議上如何第一個發(fā)言？ 問題8：直接溝通好？還是迂回溝通好？ 問題9：管理邊界經常會遇到模糊地帶，如何應對？應有什么樣的態(tài)度和處理技巧？,如何開好班前會？,利用班前35分鐘的時間，班組全體員工集合在一起，互相問候，交流信息和安排工作的管理形式就是班前會也叫晨會、早會。 班前會受到越來越多的企業(yè)的重視，可是班前會很難堅持，為什么呢？ 搞不清為什么要開班前會班前會的作用 不知道如何開好班前會 班前會的組織、主持方法 這是一項班組長必須掌握的基本功，讓我們來好好探討一下。,有些人的看法,有誰沒來一看就知道，要開什么班前會？ 時間這么短，講不清什么事，怎么開？ 形式主義，裝模作樣，真是好笑，多干點活還好得多。 場合咯大，作古正經，我真怕得講不出話。工作安排，個別講講，不也一樣。真是費神。 上級精神，書記、老總、經理多的是人講，何必要我炒現(xiàn)飯。,開班前會的好處,有利于團隊的建設，培育團隊文化，形成團隊力量 能產生良好的精神面貌 明確工作目標和具體要求 提高全員的計劃意識、質量意識和安全意識 總結經驗，交流信