2021年貿(mào)易業(yè)務(wù)部管理制度

1、貿(mào)易業(yè)務(wù)部管理制度 為加強公司貿(mào)易、運輸業(yè)務(wù)管理，達成貿(mào)易目標(biāo)，提升經(jīng)營績效，特制定本制度。 崗位名稱：貿(mào)易業(yè)務(wù)部經(jīng)理 直屬上級：總經(jīng)理 所屬單位：貿(mào)易業(yè)務(wù)部部 崗位目的 負(fù)責(zé)產(chǎn)品貿(mào)易、運輸業(yè)務(wù)工作 1、組織編制公司年、季、月度產(chǎn)品貿(mào)易、運輸計劃，并監(jiān)督實施，做好貿(mào)易業(yè)務(wù)部的日常管理工作。 2、在總經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下進行工作，做好本部門其他工作。對總經(jīng)理及產(chǎn)品貿(mào)易、運輸業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)。 3、組織本部門貿(mào)易產(chǎn)品和競爭對手在市場上貿(mào)易情況的調(diào)查，綜合客戶的反饋意見，分析及開拓市場，負(fù)責(zé)合作伙伴的開發(fā)。 4、組織貿(mào)易、運輸結(jié)算、統(tǒng)計工作，依照法律法規(guī)、制度處理商務(wù)糾紛。 5、組織下屬人員做好的談判起草和簽訂履行

2、管理工作。 6、協(xié)調(diào)合作單位做好鐵路運輸計劃安排。組織好鐵路發(fā)運、接收相關(guān)工作。 7、監(jiān)督業(yè)務(wù)人員做好應(yīng)收賬款的催收工作，杜絕呆賬死賬的發(fā)生。 8、負(fù)責(zé)本部門規(guī)章制度的制定、修訂，指導(dǎo)、管理、監(jiān)督部門員工的業(yè)務(wù)工作，做好部門員工績效考核和獎懲工作。關(guān)心部門員工的生活及思想動態(tài)，做好耐心細致的思想工作，杜絕經(jīng)濟犯罪事件發(fā)生。 9、協(xié)調(diào)部門內(nèi)部業(yè)務(wù)上的動態(tài)、信息。 10、完成公司交辦的其他工作任務(wù)。 11、搞好與公司其他部門之間的團結(jié)協(xié)助和工作配合。 1、對貿(mào)易業(yè)務(wù)、運輸業(yè)務(wù)和貨款回收工作負(fù)責(zé)。 2、對收發(fā)貨、運輸業(yè)務(wù)安全負(fù)責(zé)。 3、負(fù)責(zé)提出本部門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)計劃，并組織部門相關(guān)培訓(xùn)工作。 與上級溝

3、通的方式：向直屬上級，接受直屬上級的口頭和書面指導(dǎo)。 同級溝通：與公司其他同級領(lǐng)導(dǎo)保持溝通協(xié)調(diào)。 給予下級的指導(dǎo)：對部門工作人員進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和思想溝通。 崗位資格要求： 教育背景：營銷、經(jīng)濟管理、貿(mào)易經(jīng)濟或相關(guān)專業(yè)中專及以上學(xué)歷，經(jīng)濟助理及以上職稱。 經(jīng)驗：10年以上工作經(jīng)驗，5年以上相關(guān)崗位管理工作經(jīng)驗。 崗位技能要求： 專業(yè)知識：熟悉擬從事貿(mào)易行業(yè)有關(guān)政策法規(guī)，營銷管理以及相關(guān)業(yè)務(wù)知識。 能力與技能：較強的組織協(xié)調(diào)能力、突發(fā)事件應(yīng)變能力、敏銳的分析判斷與獨立決策能力。 崗位名稱：貿(mào)易業(yè)務(wù)部副經(jīng)理 直屬上級：貿(mào)易部經(jīng)理 所屬單位：貿(mào)易業(yè)務(wù)部 崗位目的 主要負(fù)責(zé)運輸業(yè)務(wù)工作，協(xié)助部門經(jīng)理管理貿(mào)

4、易業(yè)務(wù) 1、在貿(mào)易業(yè)務(wù)部經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下，做好運輸業(yè)務(wù)管理工作，協(xié)助經(jīng)理做好貿(mào)易業(yè)務(wù)部的日常管理工作。 2、在經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下進行工作，做好本部門其他工作。對經(jīng)理及運輸業(yè)務(wù)管理負(fù)責(zé)。 3、積極開展運輸業(yè)務(wù)工作，積極開拓市場，拓展運輸業(yè)務(wù)渠道。 4、組織運輸結(jié)算、統(tǒng)計工作，依照法規(guī)、制度處理商務(wù)糾紛。 5、做好運輸合同的談判、起草和簽訂工作。 6、協(xié)助經(jīng)理協(xié)調(diào)合作單位做好鐵路運輸計劃安排。組織好鐵路發(fā)運、接收相關(guān)工作。 7、做好貨款回收工作，杜絕呆賬死賬的發(fā)生。 8、協(xié)助經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門規(guī)章制度的制定、修訂，指導(dǎo)、管理、監(jiān)督部門員工的業(yè)務(wù)工作，做好部門員工績效考核和獎懲工作。關(guān)心部門員工的生活及思想動態(tài)，做

5、好耐心細致的思想教育工作，杜絕經(jīng)濟犯罪事件發(fā)生。 9、協(xié)助經(jīng)理管理本部門相關(guān)業(yè)務(wù)、行政工作。 10、完成公司交辦的其他工作任務(wù)。 11、搞好與公司其他部門之間的團結(jié)協(xié)助和工作配合。 工作職責(zé)： 1、對貿(mào)易業(yè)務(wù)、運輸業(yè)務(wù)和貨款回收工作負(fù)責(zé)。 2、對收發(fā)貨、運輸業(yè)務(wù)安全負(fù)責(zé)。 3、負(fù)責(zé)提出本部門運輸業(yè)務(wù)培訓(xùn)計劃，并組織部門相關(guān)培訓(xùn)工作。 與上級溝通的方式：向直屬上級匯報，接受直屬上級的口頭和書面指導(dǎo)。 同級溝通：與公司其他同級領(lǐng)導(dǎo)保持溝通協(xié)調(diào)。 給予下級的指導(dǎo)：對部門工作人員進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和思想溝通。 崗位資格要求： 教育背景：營銷、經(jīng)濟管理、運輸管理或相關(guān)專業(yè)大專及以上學(xué)歷，經(jīng)濟助理及以上職稱。

6、經(jīng)驗：10年以上工作經(jīng)驗，5年以上相關(guān)崗位管理工作經(jīng)驗。 崗位技能要求： 專業(yè)知識：熟悉運輸行業(yè)有關(guān)政策法規(guī)，運輸管理以及相關(guān)業(yè)務(wù)知識。 能力與技能：較強的組織協(xié)調(diào)能力、突發(fā)事件應(yīng)變能力、敏銳的分析判斷力與團隊合作精神。 崗位名稱 業(yè)務(wù)員 直屬上級 貿(mào)易業(yè)務(wù)部經(jīng)理 所屬單位 貿(mào)易業(yè)務(wù)部 崗位目的 具體執(zhí)行貿(mào)易產(chǎn)品的采購、銷售工作、運輸業(yè)務(wù)管理、協(xié)助經(jīng)理、副經(jīng)理做好貿(mào)易、運輸業(yè)務(wù)工作 1、根據(jù)公司制定的貿(mào)易計劃及運輸計劃，有序的組織實施落實。 2、參與采購、銷售合同的洽談、起草、簽訂，并參與處理合同糾紛和商務(wù)事故。 3、建立健全合同臺帳，并對合同執(zhí)行情況進行監(jiān)督。 4、選擇、評審、管理合同廠商，

7、建立健全合同廠商的信息檔案，并對檔案進行規(guī)范管理。 5、做好質(zhì)量跟蹤，堅持走訪合同廠商。 6、做好市場調(diào)查和信息的收集、分析、反饋工作。開拓市場，優(yōu)化采購、銷售渠道。 7、做好日常用戶來電、來函、來訪的接待、處理工作。 8、樹立和提高公司形象，做好相關(guān)資料、數(shù)據(jù)的保密工作。 9、嚴(yán)格執(zhí)行公司、部門規(guī)章制度，認(rèn)真履行工作職責(zé)。 10、堅持原則、廉潔奉公、不謀私利、不徇私舞弊，爭強廉潔自律的自覺性。 11、認(rèn)真完成公司交辦的其它工作任務(wù)。 1、對公司貿(mào)易產(chǎn)品采購銷售、運輸業(yè)務(wù)和貨款回收工作負(fù)責(zé)。 2、參與產(chǎn)品質(zhì)量異議處理及運輸業(yè)務(wù)突發(fā)情況處理。 3、負(fù)責(zé)貿(mào)易產(chǎn)品的市場調(diào)研工作，及時為公司營銷策略調(diào)

8、整提供依據(jù)。 與上級溝通的方式：向直屬上級請示匯報工作，接受直屬上級的管理和指導(dǎo)。 同級溝通：與本部室工作人員、本公司有關(guān)部門保持溝通聯(lián)系。 給予下級的指導(dǎo)：對分管業(yè)務(wù)下屬人員進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。 崗位資格要求： 教育背景：營銷、經(jīng)濟管理或相關(guān)專業(yè)中專及以上學(xué)歷。 經(jīng)驗：從事煤炭、鋼材、水泥、焦炭等大宗物資貿(mào)易相關(guān)工作1年以上，有豐富的工作經(jīng)驗，或3年以上運輸業(yè)務(wù)工作管理經(jīng)驗。 崗位技能要求： 專業(yè)知識：熟悉貿(mào)易行業(yè)、運輸行業(yè)有關(guān)政策法規(guī)，具備營銷管理、現(xiàn)場管理以及相關(guān)業(yè)務(wù)知識。 能力與技能：較強的組織能力、管理能力、協(xié)調(diào)能力、分析判斷能力及團隊合作精神。 1、嚴(yán)格遵守公司保密協(xié)議，客戶資料、項目狀

9、況、部門會議內(nèi)容及其它貿(mào)易業(yè)務(wù)部資料不得外傳。 2、服裝整齊、潔凈（著裝具體要求見公司規(guī)章制度），上班時間內(nèi)須保持精神飽滿的工作狀態(tài)。 3、嚴(yán)格遵守公司上班作息時間，不遲到、早退。請假者必須填寫請假申請單，批準(zhǔn)后方可休假，未辦理請假手續(xù)者作曠工處理。任何請假以不影響部門工作為前提，請假手續(xù)按公司規(guī)定流程辦理。（詳見公司請假制度） 4、努力學(xué)習(xí)、提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)知識，加強個人品德修養(yǎng)。要有工作責(zé)任心，爭取高效優(yōu)質(zhì)完成每項工作任務(wù)。 5、工作中服從管理，加強協(xié)作，積極主動反映工作中出現(xiàn)的新情況、新問題、并提出合理化建議。 1、工作周報的目的：為了避免工作疏漏和獲得公司資源支持，需對本周工作

10、中存在的問題進行分析，并列出下周計劃； （1）填寫內(nèi)容： 周計劃：主要是下周的工作重點，需要支持和資源的在周計劃中說明，以便部門經(jīng)理安排； 周總結(jié)：主要是針對周計劃的工作重點，說明它的完成情況及存在的問題； （2）填寫制度：每周五下班前必須遞交本周計劃完成情況與下周，如有特殊原因，則需在周一上午9點以前遞交。 1、對本月工作的回顧，找出本月工作的成果和缺點。 2、當(dāng)月工作回顧，分兩部分：一為工作成果；二為工作中存在問題；下月工作計劃中必須明確列出工作重點。 3、業(yè)務(wù)人員必須在每月最后一天遞交工作報告 貿(mào)易業(yè)務(wù)部每周一下午16：00召開部門工作例會，會議由貿(mào)易部經(jīng)理，如遇其出差由貿(mào)易部副經(jīng)理主持

11、，貿(mào)易部副經(jīng)理做會議記錄并跟進會議討論問題解決情況。 一、 客戶分級制度 1、貿(mào)易業(yè)務(wù)部客戶分為三級：A、B、C 1）A主要描述：有明確的需求，并在1月內(nèi)可以簽約的； 2）B主要描述：有明確的需求，23個月可以有意向簽約的，業(yè)務(wù)人員與該客戶關(guān)系處理的比較好，并達成一定的合作共識； 3）C主要描述：該客戶有一定潛力，3-6個月跟進時間；但尚未有明確的需求日期； 2、客戶分級管理制度 1）隨著合作加深，客戶的等級會不斷的變化，業(yè)務(wù)人員可以根據(jù)市場開拓狀況來調(diào)整客戶的等級。 2）客戶等級變化決定在該客戶投入的時間和資源不同，所以業(yè)務(wù)人員所負(fù)責(zé)客戶等級變化后必須在工作匯報中體現(xiàn)。 3、客戶資料管理制度

12、 1）目的：客戶資料的有效管理有助于分析客戶的需求，挖掘客戶的潛力；輔助公司作業(yè)務(wù)范圍的定位及營銷策略的制定； 2）新客戶資料填寫規(guī)范與內(nèi)容； 為了方便對客戶資料的記錄，針對電話開發(fā)的客戶或者初次拜訪的新客戶，必須填寫客戶資料表； 必須填寫內(nèi)容：客戶名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系人職位、 _、客戶狀態(tài)； 針對客戶拜訪：每一次的拜訪都要客戶拜訪的內(nèi)容、拜訪人、拜訪的結(jié)果及存在的問題寫清楚，以便公司提供更好的資源支持； 3）客戶資料更新制度；當(dāng)發(fā)生影響客戶跟進程度重要的電話，拜訪、活動都要對客戶資料進行更新； 4、客戶信息管理 1）客戶信息的搜集主要包括： 客戶的背景資料：客戶的組織架構(gòu)、組織政治； _、通信

13、地址、網(wǎng)站、郵箱；區(qū)分客戶使用部門、采購部門、支持部門；了解客戶具體的使用人員、采購人員、管理層；了解客戶同類產(chǎn)品或者解決方案的應(yīng)用情況； 項目信息狀況：客戶最近的采購計劃；客戶最近項目要解決的主要問題；采購決策人和影響者，誰做決定，誰確定采購指標(biāo)；誰負(fù)責(zé)合同條款、采購時間、預(yù)算； 客戶關(guān)系信息：主要指客戶的決策流程，主要決策人在組織結(jié)構(gòu)中的職責(zé)和職任；了解主要人員的個人經(jīng)歷、教育背景、專長、興趣、喜好、行為特點、家庭情況以及個人生涯發(fā)展趨勢；了解不同層次的主要決策人、負(fù)責(zé)人之間的關(guān)系；了解同類產(chǎn)品和服務(wù)客戶使用情況； 客戶規(guī)劃信息； 項目信息：項目采購進度、預(yù)算、需求、決策、競爭、優(yōu)先評估項

14、等關(guān)鍵因素； 競爭者資料；了解競爭者公司的情況、背景、產(chǎn)品的情況；競爭者客戶經(jīng)理、 _的名字、銷售的特點； 5、客戶投訴管理 客戶如對我公司任何部門、任何人的投訴都必須反饋給銷售部經(jīng)理和銷售總監(jiān)，由銷售經(jīng)理協(xié)調(diào)處理，以保證客戶滿意度。 6、客戶檔案管理制度 1）業(yè)務(wù)人員須將聯(lián)系過的所有行業(yè)客戶資料及有潛在需求的企業(yè)客戶錄入公司統(tǒng)一格式的客戶資料檔案中。 2）對于每一個有可能形成銷售的客戶，業(yè)務(wù)人員須將每一次聯(lián)系的情況登入項目管理檔案中。 3）總經(jīng)理和貿(mào)易業(yè)務(wù)部經(jīng)理應(yīng)督促業(yè)務(wù)人員做好客戶資料的建檔和工作。 4）客戶資料和項目管理檔案的建立將作為業(yè)務(wù)人員的日常工作評估的重要依據(jù)。 5）檔案建立力求

15、真實可靠全面。 6）客戶信息的檔案資料要求每位業(yè)務(wù)人員在每周五下班前分別向公司總經(jīng)理及貿(mào)易業(yè)務(wù)部經(jīng)理發(fā)送一份，對當(dāng)周增填的內(nèi)容以不同顏色加以標(biāo)注。 7）所有涉及客戶信息的銷售檔案文檔要求加密，密碼由填表人員自行確定，建議原則上三到六個月?lián)Q一次密碼，密碼單獨由銷售人員告知部門經(jīng)理及總經(jīng)理。 一、采購工作流程： 在貿(mào)易業(yè)務(wù)中，采購是為銷售服務(wù)的，因此采購工作必須圍繞銷售工作來展開，緊緊圍繞銷售客戶有質(zhì)有量的進行。采購工作流程包括信息收集，詢價，比價，議價，評估，索樣，決定，請購，訂購，協(xié)調(diào)與溝通，催交，進貨驗收，付款。 1、 信息收集：根據(jù)銷售客戶對產(chǎn)品的質(zhì)量、數(shù)量、價格、供貨時間的需求情況，有針

16、對性的收集相應(yīng)的供應(yīng)商相關(guān)資料，特別是供應(yīng)商資信度調(diào)查。 2、 詢價，比價，議價，評估，索樣，決定是對產(chǎn)品供應(yīng)商的考察與確定，合作的供應(yīng)商不僅關(guān)系到公司資金安全，也關(guān)系到下一步產(chǎn)品銷售成本的高低，公司能否實現(xiàn)盈利及盈利率大小。因此對產(chǎn)品供應(yīng)商的考察和確定必須按照上述完整的程序辦理，報公司審批，并制定相應(yīng)的風(fēng)險控制預(yù)案。 3、 下單：根據(jù)銷售訂單的要求，特別是產(chǎn)品的數(shù)量、質(zhì)量、供貨時間，將采購訂單下給供應(yīng)商，訂單必須含有以下信息：產(chǎn)品名稱、型號、數(shù)量、質(zhì)量、單價、金額、計劃到貨日期等。 4、 跟催：采購訂單完畢以后，業(yè)務(wù)人員按照采購訂單上要求的供貨日期，采用時間段向供貨商反復(fù)核對到貨日期直至產(chǎn)品

17、到達我公司或我公司指定的客戶所在地。 5、 入庫： 一）實物入庫： 業(yè)務(wù)人員收產(chǎn)品之前需核對供應(yīng)商的送貨單是否具備以下信息：供應(yīng)商名稱，訂單號，產(chǎn)品名稱，數(shù)量；如訂單上的信息與采購訂單不符，征求貿(mào)易業(yè)務(wù)部經(jīng)理意見是否可以收下。 二）單據(jù)入庫： 業(yè)務(wù)人員按照檢驗合格單，將檢驗單上的數(shù)據(jù)入到中，便于以后對帳。但也存在些問題，表現(xiàn)為：1.產(chǎn)品的檢驗合格單沒有入庫；2.采購入庫訂單號和數(shù)量比較混亂。 二、銷售工作流程： 1、銷售的流程分為五個階段： 1）項目信息開發(fā)階段：關(guān)鍵點準(zhǔn)確的信息； 2）立項階段：關(guān)鍵點：售前支持，有效的客戶關(guān)系推進； 3）招投標(biāo)階段：關(guān)鍵點：投標(biāo)或議標(biāo) 4）商務(wù)談判階段：關(guān)鍵

18、點：合同審批和合同簽訂； 5）實施階段：關(guān)鍵點：驗收和資金回款； 2、項目信息開發(fā)階段管理； 項目信息管理；從下面六個方面進行項目信息的搜集：需求、進度、競爭、決策（人和過程）、預(yù)算、優(yōu)勢； 項目價值分析：通過分析，判斷項目是否適合公司戰(zhàn)略規(guī)劃，市場定位及產(chǎn)品和技術(shù)的發(fā)展方向。 3、立項階段的管理； 1）售前支持的目的：為了保證售前技術(shù)力量和高級商務(wù)人員的有效投入，確保資源的合理配置和公司風(fēng)險的有效控制，策劃和考核項目步驟與行為，做好項目跟蹤，降低執(zhí)行風(fēng)險，提高項目成功率。 2）提出售前支持的項目，必須與上下游客戶溝通“產(chǎn)品技術(shù)協(xié)議”，項目要求有明確的采購進度、預(yù)算、需求、決策、競爭、優(yōu)勢等關(guān)鍵的評估； 3）對投入的成本、銷售費用和產(chǎn)出的毛利進行分析，根據(jù)分析和風(fēng)險評估，判斷是否繼續(xù)跟進此項目，售前立項申請得到最終申批通過后，才可以啟動跟蹤項目； 4）項目的詢價；只要經(jīng)過立項的項目，填寫“詢價表”，經(jīng)部門經(jīng)理審批后，交由負(fù)責(zé)采購的業(yè)務(wù)人員詢價； 5）項目立項后，主管業(yè)務(wù)人員及時更新項目的進展情況，具體操作如下： 制定銷售行動計劃；根據(jù)項目營銷計劃，