巧用職位說(shuō)明書防范用工風(fēng)險(xiǎn)

1、巧用職位說(shuō)明書防范用工風(fēng)險(xiǎn)某物業(yè)公司人資部經(jīng)理劉某剛上任就接到報(bào)告，新招聘來(lái)的一名門衛(wèi)張某，因?yàn)檠吼こ?，在崗期間總是迷糊、瞌睡，有時(shí)還有視物不清的現(xiàn)象，用工部門認(rèn)為其不勝任門衛(wèi)工作，要求予以辭退。因?yàn)樵搯T工還在試用期，劉經(jīng)理認(rèn)為，張某被證明了不符合物業(yè)公司員工守則當(dāng)中聘用員工“身體健康狀況需符合崗位勞動(dòng)強(qiáng)度要求”的通用條款，依據(jù)勞動(dòng)合同法第39 條之規(guī)定，隨即通知張某辦理離職手續(xù)。但張某卻提出異議，認(rèn)為自己身體健康狀況符合崗位勞動(dòng)強(qiáng)度要求，拒絕辦理離職手續(xù)。劉經(jīng)理查閱了公司內(nèi)部管理文件，查找有關(guān)門衛(wèi)崗位的身體健康詳細(xì)標(biāo)準(zhǔn)，但由于公司人員眾多， 崗位名稱十分繁雜，各崗位的身體健康標(biāo)準(zhǔn)并沒(méi)有作為

2、勞動(dòng)規(guī)章制度寫入員工守則，只是作為人力資源部招聘員工時(shí)內(nèi)部掌握的參考文件。劉經(jīng)理因?yàn)槿狈?zhí)行依據(jù)，無(wú)法辭退張某。為了避免類似問(wèn)題再次發(fā)生，劉經(jīng)理開始著手規(guī)范職位說(shuō)明書管理工作。職位說(shuō)明書的內(nèi)容，可依據(jù)崗位工作分析的目標(biāo)加以調(diào)整，內(nèi)容可繁可簡(jiǎn)。就規(guī)避勞動(dòng)法律用工風(fēng)險(xiǎn)而言，以下方面內(nèi)容必不可少。崗位標(biāo)識(shí)1. 內(nèi)容說(shuō)明崗位標(biāo)識(shí)也稱為崗位基本信息。主要包括職位信息和員工信息兩部分，前者包括崗位名稱、崗位編號(hào)、所屬部門、直接上級(jí)等；后者包括員工姓名、性別、身份證號(hào)、職等職級(jí)等。崗位標(biāo)識(shí)信息應(yīng)與勞動(dòng)合同約定一致，勞動(dòng)合同有編號(hào)的，可以在職位說(shuō)明書上注明，使職位說(shuō)明書與勞動(dòng)合同形成關(guān)聯(lián)，互為補(bǔ)充。1 / 8

3、2. 涉及的法律用工風(fēng)險(xiǎn)職位說(shuō)明書的主要功能是勞動(dòng)合同和勞動(dòng)規(guī)章制度內(nèi)容的延伸或補(bǔ)充，一般而言，并不是孤立地作為員工規(guī)范文件。只有與勞動(dòng)合同和勞動(dòng)規(guī)章制度互相印證的信息，才能加強(qiáng)各自的規(guī)范效力，而在勞動(dòng)糾紛中，則具有更強(qiáng)的證據(jù)效力。否則只能達(dá)到相反的證明效果。崗位標(biāo)識(shí)是職位說(shuō)明書與勞動(dòng)合同、規(guī)章制度關(guān)聯(lián)的基礎(chǔ)和關(guān)鍵部分，職位說(shuō)明書的崗位標(biāo)識(shí)一定要與其他規(guī)范性文件形成明確且唯一的對(duì)應(yīng)關(guān)系。這樣才能相互印證，互相補(bǔ)充。工時(shí)安排1. 內(nèi)容說(shuō)明工時(shí)安排主要是明確工作起止時(shí)間。對(duì)實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)工作制的崗位，確定工作起止時(shí)間較為簡(jiǎn)單。 但如果不同崗位， 以及同一崗位的不同員工工作起止時(shí)間有不同的安排，必須逐

4、一予以明確規(guī)定。對(duì)實(shí)行綜合計(jì)算工時(shí)工作制和不定時(shí)工作制的崗位職工，如交通、鐵路、郵電、水運(yùn)、航空、漁業(yè)等行業(yè)中因工作性質(zhì)特殊，需連續(xù)作業(yè)的職工，有的無(wú)法提前預(yù)測(cè)工作起止時(shí)間，則可在職位說(shuō)明書上約定：以上崗簽到、交接班簽字時(shí)間作為工作起止時(shí)間。當(dāng)然，休息日也可以是周一到周日的任意兩天。休息日工作的，安排補(bǔ)休后可以不支付加班費(fèi)。2. 涉及的法律用工風(fēng)險(xiǎn)用人單位應(yīng)該依據(jù)法律規(guī)定做好工時(shí)安排。確定工作起止時(shí)間，是判斷員工是否正常出勤、是否存在加班以及追究工作時(shí)間內(nèi)勞動(dòng)紀(jì)律責(zé)任等的基礎(chǔ)。工時(shí)安排不明確，2 / 8發(fā)生法律糾紛時(shí)，一般都由單位承擔(dān)不利后果。當(dāng)前我國(guó)的標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)工作制是實(shí)行勞動(dòng)者每日工作時(shí)間不

5、超過(guò)8 小時(shí)、平均每周工作時(shí)間不超過(guò)40 小時(shí)的工時(shí)制度。實(shí)行綜合計(jì)算工時(shí)工作制和不定時(shí)工作制的崗位，需要省級(jí)勞動(dòng)行政部門審批。此時(shí)，參照標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)工作制進(jìn)行核算，保證勞動(dòng)者每工作8 小時(shí)就有 16 小時(shí)的休息時(shí)間。如火車司機(jī)工作16 小時(shí)后，應(yīng)休息32 小時(shí)。需要注意的是， 實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)工作制， 每天工作 8 小時(shí)是上限。有的單位體恤員工，上下午都允許員工提前半小時(shí)下班，并將這個(gè)做法體現(xiàn)在工時(shí)安排上。此時(shí)，勞動(dòng)者只在工時(shí)安排規(guī)定的時(shí)間內(nèi)對(duì)單位有勞動(dòng)義務(wù)。一旦單位在超出書面規(guī)定的工作時(shí)間安排工作，即便是在8 小時(shí)以內(nèi)，也會(huì)被認(rèn)定為是加班時(shí)間。任職資格1. 內(nèi)容說(shuō)明在新聘用員工時(shí)，任職資格也叫錄用

6、條件。根據(jù)任職資格要求的不同特性分析，可以把任職資格分為顯性、半顯性和隱性三類。顯性的任職資格包括年齡、身體條件、受教育程度、工作經(jīng)驗(yàn)和職業(yè)資格等能直觀表現(xiàn)的方面；半顯性的任職資格包括專業(yè)知識(shí)、專業(yè)技能等可以間接表現(xiàn)的方面；隱性任職資格則包含了各種技能、能力的水平和個(gè)性特征等通過(guò)員工行為表現(xiàn)的方面。對(duì)于不同層級(jí)、不同專業(yè)領(lǐng)域的人來(lái)說(shuō)，在這三類任職資格方面要求的重點(diǎn)也是不同的。2. 涉及的法律用工風(fēng)險(xiǎn)任職資格設(shè)定的合理性和合法性對(duì)試用期勞動(dòng)合同的處理會(huì)產(chǎn)生很大的影響。用人單位與勞動(dòng)者簽訂勞動(dòng)合同后，用工成本即已確定，而勞動(dòng)效率則需在勞動(dòng)過(guò)程中方可預(yù)測(cè)。 因此在試用期確定能否繼續(xù)聘用是提高用工效率

7、的有效手段。而試用期內(nèi)也3 / 8不得任意解除勞動(dòng)合同，根據(jù)勞動(dòng)合同法之規(guī)定，勞動(dòng)者需具有該法第39 條和第40 條第 1、2 項(xiàng)之情形，用人單位方可解除勞動(dòng)合同。由于試用期較短，最常見(jiàn)的解除勞動(dòng)合同的事由一般是第 39 條第 1 項(xiàng)“在試用期間被證明不符合錄用條件的” 。同時(shí)，根據(jù)勞動(dòng)合同法第 26 條第 1 項(xiàng)，在錄用、任職時(shí)不具備相應(yīng)條件，以欺詐手段、采用虛假證明材料騙取用人單位簽訂勞動(dòng)合同的，可以認(rèn)定勞動(dòng)合同無(wú)效或部分無(wú)效。要適用上述法律在試用期解除勞動(dòng)合同 ，或認(rèn)定勞動(dòng)合同無(wú)效，單位需舉證錄用或任職的條件和標(biāo)準(zhǔn)明確并已向勞動(dòng)者明示，仲裁、司法機(jī)關(guān)才會(huì)予以采信。因此，錄用或任職的條件和

8、標(biāo)準(zhǔn)納入職位說(shuō)明書確屬必要。就任職資格的合法性而言，任職資格不得違反 就業(yè)促進(jìn)法 的規(guī)定。勞動(dòng)者就業(yè)，不因民族、種族、性別、宗教信仰等不同而受歧視；婦女享有與男子同等的勞動(dòng)權(quán)利；用人單位招用員工，不得歧視殘疾人，不得以傳染病病原體攜帶者為由拒絕錄用。如果違反上述規(guī)定，任職資格就會(huì)因不合法而無(wú)效。職責(zé)任務(wù)1. 內(nèi)容說(shuō)明職責(zé)任務(wù)由相互聯(lián)系的兩方面內(nèi)容構(gòu)成：一是崗位職責(zé)，即該職位所要承擔(dān)工作任務(wù)。二是業(yè)績(jī)衡量標(biāo)準(zhǔn)：即用哪些指標(biāo)以及標(biāo)準(zhǔn)來(lái)衡量每一項(xiàng)工作任務(wù)的完成情況?？茖W(xué)的做法是一項(xiàng)工作職責(zé)對(duì)應(yīng)一個(gè)業(yè)績(jī)衡量標(biāo)準(zhǔn)。2. 涉及的法律用工風(fēng)險(xiǎn)依據(jù)勞動(dòng)合同法第40 條規(guī)定，勞動(dòng)者不能勝任工作，經(jīng)過(guò)培訓(xùn)或者調(diào)整

9、工作崗位，仍不能勝任工作的，用人單位提前三十日以書面形式通知?jiǎng)趧?dòng)者本人或者額外支付勞動(dòng)者一個(gè)月工資后， 可以解除勞動(dòng)合同。 而能否勝任工作， 則需依據(jù)工作職責(zé)結(jié)合、4 / 8業(yè)績(jī)衡量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行考核。缺乏其中一項(xiàng)，都無(wú)法單獨(dú)證明勞動(dòng)者能否勝任工作；二者未一一對(duì)應(yīng)或形成關(guān)聯(lián)，也會(huì)導(dǎo)致考核結(jié)果缺乏有力支撐，難以使人信服。操作規(guī)范1. 內(nèi)容說(shuō)明操作規(guī)范指為保證本部門的生產(chǎn)、工作能夠安全、穩(wěn)定、有效運(yùn)轉(zhuǎn)而制定的，相關(guān)人員在操作設(shè)備或辦理業(yè)務(wù)時(shí)必須遵循的程序或步驟。對(duì)于涉及廉潔自律的事項(xiàng)，也應(yīng)該予以明示。操作規(guī)范是由于崗位的特殊性，針對(duì)某一崗位所作的特別要求。由于只對(duì)某些特定崗位進(jìn)行規(guī)范管理，不宜將針對(duì)這些

10、崗位的特別規(guī)定寫入具有普適性的規(guī)章制度，這部分內(nèi)容可選擇在崗位說(shuō)明書中明示。2. 涉及的法律用工風(fēng)險(xiǎn)操作規(guī)范對(duì)于容易發(fā)生違規(guī)操作和工傷事故的崗位尤其重要。對(duì)于涉及生命安全、危險(xiǎn)性較大的鍋爐、 壓力容器、 壓力管道、電梯、起重機(jī)械、客運(yùn)索道等特種設(shè)備操作；電工作業(yè)、焊接與熱切割作業(yè)、 高處作業(yè)、制冷與空調(diào)作業(yè)、 煤礦安全作業(yè)等特種作業(yè)，具有行業(yè)規(guī)范，應(yīng)依據(jù)行業(yè)規(guī)范執(zhí)行。 企業(yè)要為員工設(shè)定規(guī)范的操作程序、步驟和手段，員工應(yīng)按規(guī)操作，以保障安全運(yùn)行，避免工傷事故發(fā)生。勞動(dòng)規(guī)章名錄1. 內(nèi)容說(shuō)明勞動(dòng)規(guī)章名錄，是以目錄形式將該崗位需遵守的勞動(dòng)規(guī)章制度逐一列出，向員工明示規(guī)章制度內(nèi)容的一種可選擇方式。是否

11、將勞動(dòng)規(guī)章制度名錄列入職位說(shuō)明書中，可視5 / 8企業(yè)勞動(dòng)規(guī)章制度的運(yùn)行實(shí)際情況而定。2. 涉及的法律用工風(fēng)險(xiǎn)在職位說(shuō)明書中列出勞動(dòng)規(guī)章制度名錄的必要性在于：規(guī)章制度需經(jīng)明示，對(duì)員工才有約束力。在職位說(shuō)明書中列明規(guī)章制度名錄是規(guī)章制度的一種明示方式和途徑，便于員工查詢和學(xué)習(xí)。職位說(shuō)明書與勞動(dòng)規(guī)章制度形成關(guān)聯(lián)，增強(qiáng)各自的規(guī)范效力。規(guī)章制度規(guī)定了勞動(dòng)者的行為規(guī)范，是職位說(shuō)明書的構(gòu)成部分。薪酬構(gòu)成1. 內(nèi)容說(shuō)明薪酬待遇由勞動(dòng)合同約定，并依其執(zhí)行。但具體到薪酬發(fā)放時(shí)，一般會(huì)根據(jù)管理需要，設(shè)置個(gè)性化的薪酬項(xiàng)目。各薪酬項(xiàng)目的發(fā)放依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)如何確定、與勞動(dòng)合同約定的薪酬待遇是何關(guān)系，應(yīng)當(dāng)對(duì)勞動(dòng)者進(jìn)行說(shuō)明。哪

12、部分是勞動(dòng)合同上規(guī)定的數(shù)額（固定項(xiàng)），哪部分是在薪酬管理辦法中規(guī)定的數(shù)額（變動(dòng)項(xiàng)），應(yīng)當(dāng)予以注明。2. 涉及的法律用工風(fēng)險(xiǎn)薪酬待遇中發(fā)放和管理的規(guī)范可以在薪酬管理辦法中予以規(guī)定，但當(dāng)公司涉及的崗位和人數(shù)較多時(shí)， 各崗位薪酬項(xiàng)目具體的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)章制度難以做出具體規(guī)定。因此，各崗位各員工的每個(gè)薪酬項(xiàng)目的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)就需要在職位說(shuō)明書上明示，否則勞動(dòng)者可能就薪酬標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)際所得產(chǎn)生異議。尤其是加班費(fèi)、解除勞動(dòng)合同經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金的計(jì)算基數(shù)如何確定，是爭(zhēng)議的多發(fā)地帶，不但在薪酬管理辦法中要規(guī)定清楚，也需要在職位說(shuō)明書中做出明確。6 / 8填寫和管理要求1. 語(yǔ)言描述基于規(guī)范崗位管理、防范法律用工風(fēng)險(xiǎn)，在管理中作

13、為權(quán)利義務(wù)說(shuō)明書、在法律糾紛發(fā)生時(shí)作為重要證據(jù)的職位說(shuō)明書，有更加嚴(yán)格的設(shè)計(jì)要求和填寫規(guī)范。要將日常的工作內(nèi)容通過(guò)書面化的語(yǔ)言描述出來(lái)，努力采用科學(xué)、規(guī)范、準(zhǔn)確的職位說(shuō)明書的描述方法和要求。以職責(zé)任務(wù)為例， 職責(zé)是對(duì)崗位所需要完成的工作的概括性描述；任務(wù)是對(duì)職責(zé)的細(xì)分，能比較具體地直接用來(lái)指導(dǎo)行動(dòng)的職責(zé)。首先要匯總出該崗位的所有職責(zé)，把這些職責(zé)進(jìn)行業(yè)務(wù)輕重或者是時(shí)間長(zhǎng)短的分門別類，然后對(duì)各個(gè)類別再進(jìn)行二次分解，把該崗位的內(nèi)容分解到能夠清晰闡述一個(gè)事件甚至是一個(gè)具體的動(dòng)作。在這個(gè)過(guò)程中關(guān)鍵是要先了解所有的業(yè)務(wù)，以及業(yè)務(wù)的具體情況，然后再進(jìn)行分解。對(duì)應(yīng)職責(zé)任務(wù)，業(yè)務(wù)衡量標(biāo)準(zhǔn)是對(duì)每一項(xiàng)工作任務(wù)應(yīng)該達(dá)到的程度的具體要求，主要從“時(shí)間、數(shù)量、質(zhì)量”等方面來(lái)闡述。2. 簽收聲明用人單位制訂職位說(shuō)明書后，應(yīng)由員工簽收，員工和用人單位分別留存。為了增強(qiáng)職位說(shuō)明書規(guī)范性內(nèi)容的約束力，在員工簽收職位說(shuō)明書時(shí)，應(yīng)要求員工做出“本人已知悉并同意職位說(shuō)明書全部說(shuō)明事項(xiàng)，自愿受職位說(shuō)明書規(guī)范內(nèi)容的約束。”之類的聲明。未經(jīng)勞動(dòng)者簽收并做出聲明，不能表明已與勞動(dòng)者就其內(nèi)容達(dá)成合意，職位說(shuō)明書只是用人單位的單方意見(jiàn)表示。這樣，職位說(shuō)明書防范法律用工風(fēng)險(xiǎn)的功能就大打折扣了。為了增強(qiáng)職位說(shuō)明書的法律效力，在簽訂勞動(dòng)合同時(shí)，可將職位說(shuō)明書作為勞動(dòng)合同的附件