收文登記簿記錄范文收文發(fā)文區(qū)別如何登記

1、收文登記簿記錄范文收文發(fā)文區(qū)別如何登記 收發(fā)文件有明確規(guī)定和程序的。收文時，用收文登記表填寫收文日期、收文文號、發(fā)文機關、文件名稱、秘密級別等內(nèi)容，同時在收文登記簿上作簡要登記目錄。交辦公室主任簽批，由辦公室主任簽批給相關領導閱批，領導要求相關部門傳閱的，由檔案員陸續(xù)交給相關部門傳閱并簽字。需要相關部門落實的文件，由辦公室牽頭督促相關部門落實文件精神。 發(fā)文時，由相關部門或辦公室起草文件，填寫擬稿文書，由領導批閱無誤后，打印正式文件蓋章后發(fā)放相關部門，檔案員登記時，先登記發(fā)文登記簿，其中包括：文件名稱、文件字號、發(fā)送日期、接受單位、份數(shù)等。 xxx單位xx人（姓名）于xx年月日（日期）收到xx

2、單位送達的文號為xxx，題名為xxxx，發(fā)文單位為xxxx，發(fā)文日期為xx年月日共x頁的文件x份。 或者 xxx單位xx人（姓名）于xx年月日（日期）在xx地點（單位）收到文號為xxx，題名為xxxx，發(fā)文單位為xxxx，發(fā)文日期為xx年月日共x頁的文件x份。 來文機關是文件的制發(fā)機關，就是明確文件的。 文別是不規(guī)范的說法。一般可指文種，即正式公文標題里面表明 _、請示、報告等。但是由于不是規(guī)范提法，在實務中可能將文別理解成公文分類等。如上級機關下發(fā) _，文別記為下行通知。外單位發(fā)來的調(diào)查信函，文別記為調(diào)查函。登記的信息量大于文種。 原文字號就是文件上標明的字號，在文件紅色分割線上邊。格式如：

3、國發(fā)xx7號。有時收文機關在登記時可能有自編序號，如1、2、3等。注意區(qū)別。 三、文書登記 (一)相關知識 1文書登記的含義 文書登記是在文書登記簿上記錄文書的、去向、密級、緩急程度、編號、內(nèi)容和處理、運作過程情況，以保證文書的收發(fā)和辦理。 2文書登記的形式 (1)簿式登記。用預先裝訂成冊的登記簿進行登記。 (2)卡片式登記。用單張卡片進行登記，每張卡片登記一份文書或一組內(nèi)容聯(lián)系緊密的文書。 (3)聯(lián)單式登記。采用一次復寫兩聯(lián)或兩聯(lián)以上的方式進行交書登記。 3文書登記的要求 (1）按登記簿所列內(nèi)容逐項登記。 (2)不能漏登、錯登。 (3)字跡清楚、工整、規(guī)范。 (4)不可隨意涂抹。 (二)示例

4、分析 xx年5月，天地公司收到一封客戶來信，信中說：“曾于去年年底給貴公司寫信，反映產(chǎn)品售后服務存在的問題，并提出建議，至今未見回音，希望能盡快給予答復?！惫绢I導閱后批示要求查找原信。經(jīng)詢問當時經(jīng)手的人員，都說有印象，可把登記簿看了個遍，也沒有關于這封信的記錄，翻箱倒柜找不到這封信，誰都不知道這封信的去處。此事受到領導的嚴厲批評。 點評：登記是核對與交接文書的憑據(jù)，可以記錄文書的來往和處理情況，控制文書的運轉(zhuǎn)，明確交接責任。因此，秘書要加強責任心，重視對來件的登記，避免由于信件漏登，而無 法了解信件的接收者、傳遞情況和處理情況。 (三)工作程序 1確定登記范圍 凡屬正式的往來的文書和需要答復

5、辦理的文書要逐件登記。 2選擇登記方法 選擇登記方法，要考慮各種登記形式的特點。簿式登記容易保存，適合按時間順序進行流水登記，應用比較廣；卡片式登記便于多人同時登記，利于分類查找，但容易散亂丟失，分類不當不便查找，主要為中型單位采用；聯(lián)單式登記能夠減少重復登記的手續(xù)，提高辦文效率，但不便于保管和，個別單位采用這種形式。 秘書要根據(jù)各種登記形式的優(yōu)缺點，針對單位的具體情況，選擇本單位適宜的登記方法，以利于發(fā)揮登記的作用。 3填寫登記表 (1)收文登記簿的填寫 登記項目包括：收文時間、來文單位、信封號、緩急程度、來文序號、密級、內(nèi)容(標題)、份數(shù)、處理隋況、處理時間、處理人等。 (2)發(fā)文登記簿的

6、填寫 登記項目包括：發(fā)文時間、發(fā)文單位、文件字號、文件標題、秘密等級、文件份數(shù)和發(fā)文編號等。 (3)收文登記卡的填寫 登記項目包括：收文時間、來文單位、來文號、收文單位、標題和處理結果等。 (4)聯(lián)單的填寫 登記項目包括：收到日期、時間、發(fā)信人、收信人、發(fā)信日期、主要內(nèi)容、處理情況及日期等。 (四)注意事項 1.聯(lián)單的保存 采用聯(lián)單式登記，文書收受人員和登記人員可在不同時間、不同地點分別填寫。填寫完的聯(lián)單，一聯(lián)保存，另一聯(lián)或二聯(lián)隨同文書送承辦人員或單位繼續(xù)登記，文書辦理完畢后統(tǒng)一歸 檔保存。 2密件、急件的登記 為了保證密件、急件的安全和及時運轉(zhuǎn)，可以分別建立密件、急件登記簿。 (五)相關鏈接

7、 登記的作用 登記是為了保存和管理文書，防止疏漏甚至丟失，便于檢查和查找文書，方便文書的統(tǒng)計和催辦，作為核對和交接文書的憑證。建立、健全完善的登記制度是搞好登記工作的必要條件。 更多資料： xx年秘書五級第二章事務管理考點匯總 第一章會議管理考點匯總 找名師輔導，速度拿證：xx年秘書資格上輔導,100%通過！試聽我要報名 公文處理基礎心得體會 經(jīng)過這段時間的學習，我對公文的認識有了新的認識，有了進一步的了解。以前總是認為政府機關發(fā)的才叫公文，現(xiàn)在才知道公文，不止在國家機構，在其他社會組織（政黨、人們團體、企業(yè)事業(yè)單位等）處理公務活動中，有著廣泛的用途和特定的功效，是公務活動的重要工具。 一.

8、公文處理就是對公文的創(chuàng)造、處置和管理，即在公文從形式，運轉(zhuǎn)辦理傳遞、貯存到轉(zhuǎn)換為檔案或銷毀的完整生命周期中，一特定的方法和原則對公文進行創(chuàng)制、加工、利用、保管料理，使其完善并獲得功效的行為或過程。在學習之前對公文的認識只認為看完就可以扔了的廢紙，沒有想到這個過程還聽復雜，它包括：1創(chuàng)制文件，2傳遞文件，3辦理文件，4處理辦畢文件，5管理文件.等5個方面。 二.對公文處理的性質(zhì)有了一定的認識。公文處理活動 的基本屬性主要包括：政治性、輔助性、技術性。公務在政治性主要表現(xiàn)為極強的嚴肅性、周密性、機要性。特別是國家機關公文處理涉及機要和機密，必須有完善而有效的保密制度。公文處理的政治性要求我們要重視

9、加強人員隊伍健身，使工作人員有良好的政治素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)。 三.公文處理的重要性： 1信息交流、傳達指示、匯報情況的工具； 2效率的保證； 3企業(yè)的記憶； 4企業(yè)形象的標志之一。 四.下面結合筆者工作單位談談文員工作的體會。 1收文處理的一般程序 一般程序簽收，外收文登記，啟封，內(nèi)收文登記，分辦，摘編，擬辦，批辦，承辦，主辦組織傳閱，催辦，查辦，處理辦畢公文。我單位在收到其他部門的發(fā)文時，在對方發(fā)文登記簿上簽字。 在本部門收文登記簿上登記。再分流。認真閱讀文件，將文件內(nèi)容和精神匯報給部門領導，請示領導意見。在閱讀文件過程中，要有輕重，急緩，對有些涉及機密文件要妥善保管，并請示領導。部門領導作

10、出指示后，在收文登記簿的“批辦”一欄簽字并注明批辦日期，批辦日期要注明，公文有一定的時效性。這一點很重要。 根據(jù)領導指示開展工作。如有必要，組織本部門全體人員學習文件。辦理結束后，在收文登記簿“辦理人”一欄簽字并注明日期。“備注”欄對辦理情況作簡要說明，如“已復文”、“已閱”、“已執(zhí)行”、“已組織學習”等。將文件歸檔。 2行文和發(fā)文 公文撰擬是一項特殊的創(chuàng)造性活動，需要遵循特定的原則，也需要掌握一定的特點的方法和技巧，在現(xiàn)實生活工作中也是常用實用的。我談一下我的體會：撰寫公文需要注意： 1公文撰寫要有頭有尾。 使用正確的文頭，有稱謂、署名、日期、印章等一切必要的起始和落款信息。只有這樣才能體現(xiàn)

11、公文的政治性，嚴肅性，整體性。 2內(nèi)容完整。時間、地點、人、事件，表述簡潔明了。 3用語正規(guī)特別重要。在撰擬公文之間必須正確的選用文種。 要做到客觀、標準、規(guī)范，以準確表達為主旨，實事求是，不夸張，不過分修飾。區(qū)別對待文種，如：“條例”、“規(guī)定”、“辦法”是有區(qū)別的。還有很多需要注意的。 有了上面三點不一定就能把公文撰寫好，還要慎重，周密，還應避免漏項，歧義。 根據(jù)公文的性質(zhì)選擇文頭，草擬文稿。 依照部門文件編號規(guī)范確定文號，并填寫公文版頭的相應欄目。 負責領導審批文稿，審批通過后簽名或蓋章。 如有必要，按用印管理有關規(guī)定申請使用公司公章。 復印、存檔。 3辦畢公文的處置 辦畢公文的處置無外乎

12、：去留存亡，對其充分發(fā)揮包括現(xiàn)行效用和歷史效用在內(nèi)的公文的全部功效具有時分重要的影響，包括：清退、銷毀、暫存、立卷、歸檔。按本部門情況分立案卷，給案卷編號。及時歸檔保存文件。在卷內(nèi)文件目錄上登記入卷文件。 保證文檔的完整和安全。 一般工作中，清退存在一定的誤區(qū)，清退文件主要包括：絕密公文，有重大錯漏的公文，被明令撤銷的公文，僅征求意見或?qū)忛喌墓?，未?jīng)領導審閱的講話稿。清退公文一定好按規(guī)定及時清退，清退時影附一式兩份公文清理報告表并由對方履行牽手手續(xù)；并索要收據(jù)為憑證。需要清退的公文要單獨保管，任何人不得私自摘錄其內(nèi)容，更不得復制存留。在以各種通信方式傳遞應清退的公文時，只要公文本身沒有解密或

13、降密，應一律按原文標注的密級處理。在我單位就有清退不及時，或清退處理不規(guī)范的地方，經(jīng)過學習，有了進一步的認識，對經(jīng)后的工作有很大的幫助。 對于公文的立卷歸檔的范圍與基本要求，凡是能反映本機關工作活動的，具有查考利用價值的，已經(jīng)辦理完畢的公文材料均在立卷范圍之列。 需立卷的公文一般具備三個基本條件：1在本機關工作活動中形成或處理，只要它們能反映本機關的工作活動，記錄本機關的歷史，不管具體作者是誰，都應立卷。 2已經(jīng)辦理完畢。3具有查考利用價值。在利用價值的判斷上不單取決與作者的級別，用不應是否為正式的收發(fā)文件作為衡量價值的尺度，還應從自用或他用的角度考察公文的價值，并要結合當時多個密切關聯(lián)的一組

14、文件去看其價值，在工作容易出現(xiàn)單個孤立的文件，要注意歸類。 立卷的基本方法，就是把握公文的特征，對公文進行科學有效的分類，組合，編目。 首先是分類，即根據(jù)公文的特征為依據(jù)將全部公文劃分為若干類別。在這一過程中常常涉及到一個公文有多個特征，可同時歸屬多個類別，這就與工作人員的素質(zhì)有很大的關系了。在日常工作是經(jīng)常遇到的問題。 其次是組合。即在以公文特征為依據(jù)，在同類公文中選取特征更一致的，聯(lián)系更為密切的若干公文組合成案卷。 最后是編目。 立卷類目的編制方法：立卷類目有類別名和條款兩部分組成。類別實際上就是立卷時對公文做類別劃分是有實際操作意義的第二級分類后形成的類別名稱。條款則是欲擬的案卷的題名。一般正常情況下都是用年度-組織機構分類法，立卷時，一種是按機關內(nèi)設組織機構的名稱為類名，一種是安機關的職能命名。在立卷類目中類名與條款都應編號，類號排大流水號。 以上是我對公文處理基礎的心得體會，還請老師多指教。 1、制式的封面寫封面不用寫 2、打開后的第一頁，填寫時間。 3、后邊的就賓客人名和隨禮的情況。 白事收禮金登記簿封面寫“奠禮登記簿”、“奠禮禮金登記薄”均可，前面可署先人名諱亦可不署。 萬能檔案管理軟件里面有收發(fā)文模板