管理制度-財(cái)務(wù)部03采購(gòu)庫(kù)房制度

1、管理制度-財(cái)務(wù)部03采購(gòu)庫(kù)房制度 采購(gòu)管理制度(含庫(kù)房流程)1、采購(gòu)業(yè)務(wù)流程：2、流程釋義采購(gòu)分三個(gè)環(huán)節(jié)，申購(gòu)環(huán)節(jié)，采購(gòu)環(huán)節(jié)，儲(chǔ)存保管領(lǐng)用環(huán)節(jié)。申購(gòu)環(huán)節(jié)，分日常申購(gòu)和零星、大宗固定資產(chǎn)采購(gòu)申請(qǐng)日常申購(gòu)，指廚房各檔口營(yíng)業(yè)結(jié)束時(shí)根據(jù)當(dāng)時(shí)點(diǎn)的廚房二級(jí)庫(kù)庫(kù)存情況及第二天的客餐預(yù)訂情況，客房入住情況填的申購(gòu)單，吧臺(tái)酒水申購(gòu)單，客房房間標(biāo)準(zhǔn)配置耗用品申購(gòu)單，客房按最低庫(kù)存管理制度需要補(bǔ)貨的申購(gòu)單，這類申購(gòu)不受上面采購(gòu)流程限制，申購(gòu)單有部門負(fù)責(zé)人簽字后即可交采購(gòu)部進(jìn)行下單要貨要求。這類貨物到達(dá)酒店，通知使用部門，庫(kù)房進(jìn)行聯(lián)合驗(yàn)收，采用直撥手續(xù)，使用部門負(fù)責(zé)人，收貨員均需要在入庫(kù)單，供應(yīng)商送貨單上簽字。1)、

2、生鮮原材料類（包括：蔬菜、肉類、禽副產(chǎn)品、半成品、海河鮮類包養(yǎng)部份除外）由后廚專人填寫三聯(lián)申購(gòu)單并經(jīng)廚師長(zhǎng)審核簽字。紅單交采購(gòu)部門分類通知供貨商供貨后交庫(kù)房作為驗(yàn)收貨物品種、數(shù)量的依據(jù)，驗(yàn)貨后由驗(yàn)貨人員在三聯(lián)單據(jù)上簽字，再將紅單轉(zhuǎn)交庫(kù)房記帳并作為庫(kù)房原始憑證，藍(lán)單附在庫(kù)存k3系統(tǒng)的入庫(kù)單背后交財(cái)務(wù)部入賬，白單由后廚各部門驗(yàn)貨后存檔。2)、水果類由吧臺(tái)填寫三聯(lián)申購(gòu)單并經(jīng)樓面經(jīng)理以上人員審核簽字。紅單交采購(gòu)部通知供貨商供貨后交庫(kù)房作為驗(yàn)收貨物品種、數(shù)量的依據(jù)，驗(yàn)貨后由驗(yàn)貨人員在三聯(lián)單據(jù)上簽字，再將紅單轉(zhuǎn)交庫(kù)房記帳并作為庫(kù)房原始憑證。藍(lán)單附在庫(kù)存k3系統(tǒng)的入庫(kù)單背后交財(cái)務(wù)部入賬。白單由吧臺(tái)留底。3)

3、、需有最低量庫(kù)存的“干雜”、“調(diào)料品類”、“煙、茶、酒、飲料類”、“低值易耗品類”、“物料用品”由庫(kù)房視其庫(kù)存量填寫三聯(lián)申購(gòu)單經(jīng)物料部經(jīng)理以上人員審核簽字，紅單交采購(gòu)部門通知供貨商供貨或自行購(gòu)買。藍(lán)單交庫(kù)房作為驗(yàn)貨依據(jù)，采購(gòu)人員報(bào)帳時(shí)需將申購(gòu)單附在庫(kù)存k3系統(tǒng)的入庫(kù)單背后交財(cái)務(wù)部入賬。白單由庫(kù)房記帳存檔。大宗固定資產(chǎn)采購(gòu)，主要指大批量的采購(gòu)，如棉織品，餐具，廚具，家具等批量采購(gòu)，以及單位價(jià)值高的固定資產(chǎn)采購(gòu)，機(jī)器設(shè)備，車輛，電視，電腦等采購(gòu)。這部分申購(gòu)須按照上述流程執(zhí)行，部門負(fù)責(zé)人簽完申購(gòu)單交庫(kù)房，庫(kù)房初審申購(gòu)物品有無庫(kù)存，初審后交財(cái)務(wù)。財(cái)務(wù)根據(jù)申購(gòu)部門申購(gòu)物品審核有無預(yù)算，有無公司高級(jí)管理層

4、特批的文件，簽署后交采購(gòu)。采購(gòu)根據(jù)申購(gòu)單進(jìn)行市場(chǎng)詢價(jià)及商家選擇，至少選擇三家以上商家，取得他們的報(bào)價(jià)及商品信息后，組織管理層進(jìn)行會(huì)議決定，以會(huì)議決定作為這類采購(gòu)的依據(jù)，如果是專業(yè)性類申購(gòu)物品還需要專業(yè)人員提供專業(yè)協(xié)助。高檔原材料類（魚翅、燕窩、鮑魚、魚肚、刺參等），因品質(zhì)和價(jià)格差異很大，這類食材識(shí)別專業(yè)性較強(qiáng)，對(duì)其供應(yīng)商選擇應(yīng)當(dāng)由采購(gòu)部組織酒店管理層會(huì)議決定。其他零星采購(gòu)由部門負(fù)責(zé)人簽字后，交庫(kù)房初審后交酒店總經(jīng)理級(jí)簽字即可進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)?fù)瓿珊螅曩?gòu)部門及時(shí)到庫(kù)房辦理領(lǐng)用手續(xù)，財(cái)務(wù)根據(jù)采購(gòu)類型做好會(huì)計(jì)核算。宴會(huì)客人需由酒樓代購(gòu)酒水時(shí)，由業(yè)務(wù)接洽部門在收取客人所購(gòu)酒水總金額30%以上定金后申購(gòu)。

5、供應(yīng)商選擇需注意，貨比三家，質(zhì)優(yōu)價(jià)廉，提供相關(guān)的資質(zhì)證明，有一定實(shí)力，信譽(yù)度高，供貨積極。、市場(chǎng)調(diào)查、采購(gòu)人員與供貨商洽談（對(duì)方提供初次報(bào)價(jià)）、初步選定3家以上供貨商按酒樓要求送樣試用、物料經(jīng)理以上人員與送樣供貨商洽談（對(duì)方提供第二次報(bào)價(jià)）、在保證酒樓菜品質(zhì)量前提下選擇報(bào)價(jià)低且有一定實(shí)力的供貨商、簽定合同（明確雙方責(zé)權(quán)利及付款方式，合同原件財(cái)務(wù)存檔）、正式送貨3、基本申購(gòu)期及基本庫(kù)存量1）、生鮮原材料類原則上每天申購(gòu)一次，特殊情況二次，基本庫(kù)存量為12天，由廚房掌握。2）、水果類原則上每天申購(gòu)一次，特殊情況二次，基本庫(kù)存量12天。3）、“干雜、調(diào)料品類”、“煙、茶、酒、飲料類” 4）、常用低值

6、易耗品、物料用品類每半月申購(gòu)一次，基本庫(kù)存量為半月。5）、高檔原材料原則上每月申購(gòu)一次；根據(jù)經(jīng)營(yíng)狀況，特殊情況除外。4、物料市場(chǎng)調(diào)查、核價(jià)制度1）、供貨商送貨部份原材料分類定期進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查，每月28日前期完成，并依據(jù)市調(diào)結(jié)果核定下月供貨價(jià)格：本地時(shí)令蔬菜類、海鮮類、水果類：每月13日及29日前完整市調(diào)12次，上半月15日及下半月28日各核定執(zhí)行價(jià)格一次；干雜、調(diào)味品類：每月28日不定期完整市調(diào)12次，每月28日核定執(zhí)行價(jià)格一次；肉副、禽副產(chǎn)品類：每月26日前不定期完整市調(diào)12次，每月28日核定執(zhí)行價(jià)格一次，執(zhí)行價(jià)格表后附價(jià)格市調(diào)表；煙、酒水類：每半年市調(diào)12次，常規(guī)依據(jù)合同執(zhí)行價(jià)，如遇廠家價(jià)格

7、調(diào)整，以供貨商提供相關(guān)函件為依據(jù)進(jìn)行調(diào)整。2）、原材料每次市調(diào)至少在1個(gè)以上的大中型市場(chǎng)，市調(diào)結(jié)果以書面形式上報(bào)主管副總（需注明本次市調(diào)的時(shí)間、地點(diǎn)、市調(diào)人員姓名），主管副總參照市調(diào)價(jià)格抽查其真實(shí)性后，依據(jù)酒樓所定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分析、測(cè)算后核定執(zhí)行價(jià)格再上報(bào)分管總經(jīng)理，經(jīng)總經(jīng)理審核后報(bào)財(cái)財(cái)務(wù)、采購(gòu)、庫(kù)房執(zhí)行。市調(diào)人員由采購(gòu)部、庫(kù)房、后廚、財(cái)務(wù)分別派1人以上組成。詢價(jià)報(bào)告表樣如下（注意：價(jià)格執(zhí)行表后附價(jià)格市調(diào)表）：市場(chǎng)名稱： 時(shí)間： _年 _月 _日品種產(chǎn)地規(guī)格計(jì)量單位詢價(jià)價(jià)執(zhí)行價(jià)質(zhì)量要求詢價(jià)人員：4、驗(yàn)收入庫(kù)程序驗(yàn)收要求：1)、根據(jù)各類物品申購(gòu)單列明的品名、數(shù)量及相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收；2、由采購(gòu)

8、、庫(kù)房、使用部門、進(jìn)行三部門同參與驗(yàn)收；3）、水果類海、河鮮類生鮮原材料類k3系統(tǒng)中錄入直拔單于當(dāng)日經(jīng)庫(kù)管員、指定驗(yàn)貨人員及供貨商簽字后，第一聯(lián)（白單）由庫(kù)管員留存，第二聯(lián)（紅單）返供貨商作為結(jié)帳的依據(jù)，第三聯(lián)（藍(lán)單）由庫(kù)房人員于第二天14:00前與申購(gòu)單一起交財(cái)務(wù)部門。k3系統(tǒng)中錄入單，第一聯(lián)（白單）由庫(kù)管員留存，第二聯(lián)（紅單）返供貨商作為結(jié)帳的依據(jù)，第三聯(lián)（藍(lán)單）由庫(kù)房人員于第二天14:00前與申購(gòu)單一起交財(cái)務(wù)部門。庫(kù)房每日上午將上一天的入庫(kù)單按供應(yīng)商匯總交至財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部對(duì)單據(jù)的手續(xù)是否完備，是否符合公司的物料、財(cái)務(wù)管理制度進(jìn)行審核，審核后在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中根據(jù)憑證模板完成相關(guān)財(cái)務(wù)憑證。、贈(zèng)品

9、的管理：入庫(kù)、出庫(kù)的管理流程同其他流程一樣，k3庫(kù)存管理系統(tǒng)時(shí)，贈(zèng)品單價(jià)6）、采購(gòu)?fù)嘶匾约邦I(lǐng)料退回酒規(guī)定到貨時(shí)間，對(duì)驗(yàn)收不合格的或未送達(dá)部分，供貨商或采購(gòu)人員必須于當(dāng)日上午11：30前將貨品。、對(duì)午市后因經(jīng)營(yíng)狀況需補(bǔ)充的物料，需于14：00左右統(tǒng)計(jì)后填寫申購(gòu)單交采購(gòu)部（申購(gòu)程序不變），采購(gòu)應(yīng)即時(shí)通知供貨商，對(duì)個(gè)別供貨商不能送達(dá)的物品需采購(gòu)進(jìn)行自行采買，以上補(bǔ)貨時(shí)間需下午16：30以前送達(dá)，對(duì)超過該時(shí)段申購(gòu)或未申購(gòu)?fù)耆斐傻暮蠊墒褂貌块T自行負(fù)責(zé)，對(duì)已申購(gòu)但未按時(shí)負(fù)責(zé)。驗(yàn)收香煙時(shí)，除對(duì)數(shù)量，品種清楚的同時(shí)，還要查清是否有供貨商所做的記號(hào)驗(yàn)收酒類時(shí)，所有洋酒則要檢驗(yàn)供貨商的防偽標(biāo)簽是否齊全和完整

10、，同時(shí)每瓶貼上的防偽標(biāo)簽，并在標(biāo)簽使用明細(xì)表上做好記錄，名貴白酒需要在名貴酒水批號(hào)及生產(chǎn)日期記錄本上作好登記啤酒飲料類則更要注意其保質(zhì)期驗(yàn)收食品及調(diào)料類時(shí)，首先注意保質(zhì)期，然后抽查部份核對(duì)，同時(shí)查看外觀是否有異樣。1)、各部門領(lǐng)料人工整填寫兩聯(lián)領(lǐng)料單上的各項(xiàng)內(nèi)容后，樓面由本部門經(jīng)理以上人員簽字審核確認(rèn)、后廚由廚師長(zhǎng)以上人員簽字審核確認(rèn)。領(lǐng)料單一式兩聯(lián)，白單由庫(kù)房作為記帳原始憑證，藍(lán)單附在出庫(kù)單的財(cái)務(wù)聯(lián)后轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部門。、庫(kù)房根據(jù)簽字完善后的領(lǐng)料單在k3系統(tǒng)中填寫三聯(lián)出庫(kù)單，并由領(lǐng)料人及發(fā)料人在出庫(kù)單上簽字，出庫(kù)單紅單交使用部門，藍(lán)單轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)入帳，白單由庫(kù)房存檔。、同一張領(lǐng)料單在當(dāng)天未領(lǐng)完時(shí)，下次可依據(jù)該張領(lǐng)料單領(lǐng)用未領(lǐng)的物料，注意：如臨近月底，該張