興安置業(yè)集團行政管理制度匯編

1、 行政制度匯編陜西興安置業(yè)集團有限公司二零一三年九月目錄目錄1公文管理辦法4一、總則4二、 公文種類4三、公文格式5四、行文規(guī)則7五、公文形成7六、公文處理9七、文件管理10八、文檔立卷歸檔和銷毀10九、附件11印章管理規(guī)定14一、總則14二、刻制與啟用14三、管理15四、附件16檔案管理辦法20一、總則20二、檔案的收集管理20三、檔案的范圍、內(nèi)容20四、文件資料的立卷歸檔21五、檔案資料的查閱、借閱23六、文件檔案的保存及銷毀24七、附件25資產(chǎn)管理辦法30一、總則30二、管理原則30三、資產(chǎn)分類標準30四、管理流程31五、補充細則34六、附件34會議制度36一、董事（股東）會會議36二、

2、公司年度生產(chǎn)經(jīng)營工作會議36三、全年生產(chǎn)經(jīng)營計劃工作會議37四、集團公司全年預(yù)算計劃工作會議37五、集團公司年度生產(chǎn)經(jīng)營總結(jié)大會38六、總經(jīng)理辦公會38七、會議室的使用管理規(guī)定39物料管理辦法40一、物料領(lǐng)用及采購申請40二、 物料采購40車輛管理規(guī)定45一、調(diào)度管理45二、駕駛員管理46三、駕駛員服務(wù)準則49出差及外派假管理辦法50一、出差審批流程50二、交通工具乘坐標準及費用報銷要求50三、出差補助、住宿費報銷標準及報銷要求51四、差旅費的核銷52五、外派假管理規(guī)定53六、市內(nèi)因公外出交通費用規(guī)定54七、附件54電話及網(wǎng)絡(luò)管理規(guī)定57一、固定電話使用管理57二、手機費用管理57三、計算機及

3、耗材的采購58四、計算機使用與管理58五、計算機安全措施及計算機文件備份59六、計算機清潔及保養(yǎng)59七、網(wǎng)絡(luò)管理員職責60工裝管理規(guī)定61一、工裝的穿著61二、工裝的領(lǐng)用61三、工裝費用支付方式61四、工裝管理流程63五、工裝申請單64辦公秩序、環(huán)境衛(wèi)生及后勤管理規(guī)定65一、辦公秩序和環(huán)境衛(wèi)生標準65二、檢查評比66三、員工餐廳管理規(guī)定66四、員工宿舍管理規(guī)定67（一）員工入住相關(guān)規(guī)定67（二）宿舍規(guī)定及要求68（三）宿舍物品的管理68（四）人員的管理69員工行為規(guī)范70一、基本原則70二、工作環(huán)境維護70三、保持良好的職業(yè)狀態(tài)與工作狀態(tài)71四、培養(yǎng)良好的職業(yè)習(xí)慣73公文管理辦法一、 總則(一

4、) 為了公司公文處理工作更加規(guī)范化、高效化、制度化，結(jié)合公司目前實際情況，特制定本辦法。(二) 公司公文，是發(fā)布公司內(nèi)部必須執(zhí)行的規(guī)劃、制度、條例與辦法等政策性文件；是請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報告情況、交流經(jīng)驗的重要工具；是具有法律效力和規(guī)范格式的公務(wù)文書。(三) 行政人力資源部負責集團公司的公文處理工作，正式文件原件及修改稿由行政人力資源部負責保存歸檔。(四) 公文處理必須做到及時、準確、安全；集團公司及下屬各部門的公文處理工作，必須嚴格執(zhí)行公司保密制度以確保公司機密。二、 公文種類(一) 決定、決議對重要事項或重大行動做出的安排，用“決定”。經(jīng)會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項

5、，用“決議”。(二) 通知發(fā)布公司內(nèi)部規(guī)章制度和行政措施，轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的公文，批轉(zhuǎn)下級部門的公文，要求下級部門辦理和需要周知或共同執(zhí)行的事項，用“通知”。(三) 公告、通告、通報向公司內(nèi)外宣布重要、重大事項，用“公告”。在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當遵守或周知的事項（包括授權(quán)事宜），用“通告”。表彰先進、批評錯誤、傳達重要情況，以及需要所屬各部門知道的事項，用“通報”。(四) 報告向上級部門匯報工作、反映情況、提出建議，用“報告”。(五) 請示向上級部門或主管部門請求指示、批準事項，用“請示”。(六) 批復(fù)答復(fù)下級部門的請示事項用“批復(fù)”。(七) 意見對某一重要問題提出設(shè)想、建議和安排，

6、用“意見”。(八) 會議紀要記載、傳達會議議定事項和主要精神，用“會議紀要”。(九) 函與平行的或不相隸屬的部門相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向無隸屬關(guān)系的主管部門請求批準等，用“函”。三、 公文格式公司各部門間行文，如需分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理簽字，須行政人力資源部存檔備查的，都需要加注文號；如臨時性協(xié)調(diào)溝通不需要分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理簽字的，不需要加注文號，但公文格式不取消。公司公文一般由眉首、正文、文尾三部分組成(一) 眉首:公文的眉首“陜西興安置業(yè)集團有限公司”。1. 秘級和保存期限：五號宋體字，版心右上角第1行，如“秘密*一年”。2. 眉首：紅色（根據(jù)需要），方正姚體變形美術(shù)字，尺寸為20mm*8

7、mm。3. 發(fā)文字號：由發(fā)文部門簡稱、年份、序號組成。五號宋體，眉首下一行居中，年份、序號用阿拉伯數(shù)字。 例如：陜興安發(fā)（企管-行人）字 2013 第51號 4. 為保證公文編號規(guī)范、合理，便于登記、存檔、查閱和管理，公司統(tǒng)一規(guī)定各部門發(fā)文字號格式如下：陜 興安 （企管-行人）發(fā)201*第* 號 公司所在地 公司簡稱 發(fā)文部門簡稱 年 文號公司關(guān)系公司名稱部門公文字號備注直屬部門陜西恒天置業(yè)集團有限公司集團公司發(fā)文陜興安發(fā)201*第* 號1. 各部門必須按文號順序發(fā)文，不能跳號或無號發(fā)文。2. 各中心下的分級部門發(fā)文可用其中心-部門簡稱做為公文字號，例如：企業(yè)管理中心下屬部門“行政人力資源部”

8、發(fā)文，文號為：陜興安（企管-行人）字201*第* 號。3. 各部門做好公文的存檔工作。企業(yè)發(fā)展中心發(fā)文陜興安（企發(fā)）發(fā)201*第* 號綜合管理中心發(fā)文陜興安（管理）發(fā)201*第* 號營銷管理中心發(fā)文陜興安（營銷）發(fā)201*第* 號恒和公司發(fā)文陜恒和發(fā)201*第* 號恒隆公司發(fā)文陜恒隆發(fā)201*第* 號工會發(fā)文陜興安（工會）發(fā)201*第* 號(二) 正文:正文部分一般包括標題、發(fā)送部門、內(nèi)容、附件、落款等。公文標題用加粗小二號黑體，小標題用加粗三號黑體，內(nèi)容用四號宋體。公文用紙一般為A4紙。1. 標題:發(fā)文字號下空2行居中排列。標題一般包括公文種類和發(fā)文事由，要求準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容。除

9、發(fā)布規(guī)章和批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件外，標題一般不加書名號和其它標點符號。如果轉(zhuǎn)發(fā)或批轉(zhuǎn)的原文件標題過長，可重新確定標題。標題右下行可用“”號加上小標題。2. 主送部門：標題下空1行，左側(cè)頂格。3. 內(nèi)容：主送部門下1行，自然段左空2字；回行時頂格，數(shù)字、年份不能回行；文件內(nèi)容的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層用“一”，第二層用“1”，第三層用“1）”，第四層用“a)”；內(nèi)容中行間距為25磅。4. 附件名稱標于文件內(nèi)容之后，空2行，且在落款之前。附件一般與主件合訂發(fā)送，如不能合訂，應(yīng)在附件首頁右上角注明文件的發(fā)文字號，與主件同時發(fā)送。5. 落款指正文末尾的發(fā)文部門名稱、印章和發(fā)文日期。發(fā)文日期以簽發(fā)日期為準；聯(lián)合行文

10、，以最后簽發(fā)部門簽發(fā)日期為準，聯(lián)合行文中落款，主辦部門應(yīng)排列在前。(三) 文尾：包括主題詞、抄報、抄送和份數(shù)等項。其中字體為四號宋體加粗。1. 主題詞：置于橫線之上左端，詞目之間間隔一個漢字距離。2. 抄報、抄送：在主題詞下橫線兩端。上級部門為抄報，平級部門為抄送。3. 公文校對以原文為準，非承辦人不得擅自改動原文。發(fā)文后發(fā)現(xiàn)的差錯由校對人員負責。右下角標出共打印份數(shù)。四、 行文規(guī)則(一) 公司對政府及上級單位的請示或報告，與不相隸屬的部門協(xié)商相關(guān)工作，需要用公司名義（公司紅色文頭、不需文號）發(fā)文。(二) 公司的決定、決議類公文，用公司名義（公司文號）發(fā)文。(三) 公司各部門內(nèi)部發(fā)文可按公文的

11、種類和性質(zhì)（通知、公告、通告、通報），用部門名義（公司文頭，需加部門文號）發(fā)文。(四) 公司各部門對上級單位的請示或報告，都須用部門的名義起草公文上報至上級單位。(五) 部門之間如非必要盡量不用發(fā)文形式解決一般性質(zhì)的問題。(六) 請示應(yīng)一文一事，一般只明確一個主送單位，不要多頭主送。如果需要同時上報另一個上級單位時，可以用抄報的形式。不要同時抄送下級單位。請示除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項外，一般不以個人名義上報。(七) 除檢舉、控告類逐級上報會延誤時機、遭致?lián)p失之外，公文一般不得越級上報。因特殊情況，必須越級行文的，要同時抄送被越級的上級單位。對不符合規(guī)定和要求的越級行文，收文機關(guān)可不予辦理，并予以退

12、回。五、 公文形成公文形成一般，包括擬稿、核稿、會簽、簽發(fā)、用印、印制、發(fā)送等。(一) 擬稿1. 公文起草必須使用統(tǒng)一格式，由行文單位熟悉該項工作和業(yè)務(wù)的專人負責。重要公文應(yīng)由行文單位負責人主持起草，在適當范圍內(nèi)征求意見。2. 草擬公文應(yīng)遵守以下幾點：（1） 用詞準確、規(guī)范，人名、地名、專業(yè)術(shù)語、數(shù)字、事物名稱、引文等準確無誤。使用簡稱應(yīng)先用全稱，在括號內(nèi)注明“以下簡稱XX”。簡稱應(yīng)規(guī)范化。時間應(yīng)具體到年月日，不要將“200X年”簡寫成“XX年”，一般不用“明年”、“上月”、“前日”等詞語表達。（2） 公文中的數(shù)字，除發(fā)文時間等內(nèi)容必須使用漢字外，其它均使用阿拉伯數(shù)字。公文中應(yīng)使用國家法定的計

13、量單位。（3） 引用公文應(yīng)先引標題，后引發(fā)文字號。（4） 起草公文的依據(jù)文件、重要參考資料及有關(guān)說明材料，應(yīng)附在文稿之后。(二) 審核文稿各部門自行復(fù)核文稿。(三) 會簽1. 需要會簽的文稿，行文單位按照公文所涉及的部門，主動與相關(guān)部門協(xié)商，部門負責人須在公文上批復(fù)簽字。2. 在會簽過程中如有分歧意見，應(yīng)由行文單位請示領(lǐng)導(dǎo)處理，要如實反映各方面意見。(四) 審批簽發(fā) 1. 審批公文，主批人應(yīng)明確簽署意見、姓名和時間。2. 所屬部門的通知、公告、通告、通報類的公文，用公司文頭、部門文號，由部門負責人簽發(fā)。3. 公司政策性文件（決定、決議）用公司文頭、文號，由集團公司負責人簽發(fā)。4. 所屬部門的請

14、示、報告及內(nèi)部通知類公文，需用部門文頭，由部門負責人簽字，報送主管（相關(guān)）領(lǐng)導(dǎo)審批。5. 簽發(fā)后的公文不得再做任何修改。若確需修改，必需重新審批。(五) 文檔編號1. 公文簽發(fā)審批后，行政人力資源部檔案管理員應(yīng)根據(jù)內(nèi)容登記、編號，注明發(fā)送范圍、份數(shù)等。2. 未按規(guī)定會簽的文稿，行政人力資源部可以退回重辦。(六) 用印1. 公文用印要端正、清晰，印章的下部邊緣壓在發(fā)文日期上，并盡量使年月日露出。如正文無空檔，可另起一空白頁注上發(fā)文日期并蓋章，并在該頁的左上方標明“此頁無正文”字樣。2. 不符合行文規(guī)則、原稿未經(jīng)簽發(fā)、字跡模糊以及超出規(guī)定份數(shù)的公文不得蓋印。3. 除正式公文蓋印外，原稿也應(yīng)蓋印，以

15、示辦結(jié)。(七) 復(fù)印發(fā)文經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)后的公文，印制前必須對照原稿再次認真校核，發(fā)現(xiàn)差錯，應(yīng)及時更正。六、 公文處理公文處理包括簽收、批辦、承辦、催辦、辦結(jié)、歸檔等程序。(一) 簽收1. 外來文件由行政人力資源部統(tǒng)一簽收、拆封、編號、登記并派送。2. 公司工作人員外出參加會議帶回的文件，應(yīng)及時交給行政人力資源部或相關(guān)資料管理人員登記并歸檔。3. 公司下屬各部門負責人負責本部門文件的統(tǒng)一簽收、拆封、簽發(fā)、編號、登記等公文管理工作。(二) 批辦1. 各部門領(lǐng)導(dǎo)批示的文件，由本部門批轉(zhuǎn)分送相關(guān)人員。2. 傳閱文件應(yīng)迅速快捷，以確保信息及時準確地傳遞。3. 領(lǐng)導(dǎo)人之間不宜直接橫向傳遞公文，以免積壓或傳失

16、。(三) 承辦由領(lǐng)導(dǎo)批示、指定承辦單位的公文，承辦單位應(yīng)抓緊時間辦理（承辦部門收到急件時，應(yīng)在二日內(nèi)答復(fù)并返回文件。一般文件，五日內(nèi)應(yīng)辦理完畢，最遲不超過一周），不得延誤，推諉。(四) 催辦各部門均有權(quán)對本部門發(fā)出的文件進行監(jiān)督、催促，以防止積壓或漏辦。(五) 辦結(jié)1. 凡應(yīng)閱知的人員都已簽名或簽署意見的視為辦結(jié)。2. 凡按有關(guān)程序，符合下列情況之一的為辦結(jié)：（1） 已按領(lǐng)導(dǎo)人批示認真承辦，履行了處理程序并有結(jié)果的。（2） 函件已作明確答復(fù)的。（3） 請示已作答復(fù)的。(六) 歸檔各部門公文辦結(jié)后，應(yīng)及時整理立卷歸檔。個人不得私自保存。七、 文件管理(一) 公司由行政人力資源部專人負責文書處理管

17、理工作，建立嚴格的管理制度，加強對相關(guān)人員的保密紀律教育。嚴禁將“機密”或“絕密”文件帶往公共場所或家中。(二) 文件傳遞過程中，必須辦理簽收、登記、注銷等手續(xù)，并按收文登記本檢查歸檔，以防遺漏。(三) 公司工作中收發(fā)的各類文書及其附件，都必須由承辦責任人收集齊全、分類整理后定期歸檔。公司相關(guān)承辦人不得越期自行留存應(yīng)該歸檔的文件。(四) 文件歸檔后妥善保存。沒有存檔價值和存查必要的公文，經(jīng)相關(guān)審批手續(xù)由行政人力資源部檔案管理鑒別、登記后銷毀。八、 文檔立卷歸檔和銷毀(一) 承辦部門（人）收到或制發(fā)的辦理完畢告一段落的文件資料，須妥善保管，并定期整理分類向行政人力資源部檔案管理員遞交文件銷毀申請

18、，批準后辦理移交、清退事宜。(二) 各部門根據(jù)公司工作范圍和活動規(guī)律，按文檔資料歸檔范圍歸檔。文檔依據(jù)其重要性和時效性分為三檔。檔一保存2年，檔二保存5年，檔三永久保存。依據(jù)文件的重要性、時效性在存檔文件上注明檔級。文件歸檔以年度為單位，在次年上半年內(nèi)完成對上年度文書檔案的全部歸檔工作。(三) 凡需歸檔保管的文件、資料，承辦人需用時，可到檔案管理人員處借閱。借閱文件、材料要辦理借閱、審批手續(xù)。借出的文件材料，借閱人應(yīng)妥善保管，用畢及時歸還，檔案管理員應(yīng)當面予以檢查并注銷借閱手續(xù)。(四) 一切無保存價值的文件、材料，在收發(fā)文登記簿上注明銷毀字樣，會同有關(guān)部門進行鑒定。確定銷毀時由行政人力資源部批

19、示，然后分年代捆扎，存放三年后銷毀。(五) 公司檔案資料保管期(如下表)保存年數(shù)文檔資料歸檔范圍編號備注2年請假單、出勤單、工作考核表、各類申請書、出差申請、帳單、薪資、獎勵單、年度計劃、一般文書、重要的一般文書員工離職后相關(guān)個人資料5年調(diào)查表、統(tǒng)計表、會議資料、會計傳票、帳薄、收據(jù)15年銀行現(xiàn)金賬、會計傳票、原始單據(jù)、賬簿永久1) 基礎(chǔ)書類（專業(yè)書冊、工作手冊）2) 股東會議、董事會議等所決定事項的資料3) 政府機構(gòu)所發(fā)布的公文4) 歷史性重要文書5) 法院裁決文件6) 公司的企劃方案、企劃書等資料7) 公司財產(chǎn)的契約書、文件8) 會計決算文件、年報9) 人事資料、調(diào)查表、統(tǒng)計表10) 其他

20、的核準函件修訂后不必要的文件銷毀九、 附件(一) 關(guān)于下發(fā)通知模版(二) 請示、報告等陜西興安置業(yè)集團有限公司陜興安發(fā)（2013） 5 號 黃 欣 關(guān)于下發(fā)*的通知*：*。本制度從即日起正式生效， 望各部門嚴格按照公司的規(guī)定予以執(zhí)行。特此通知！附件：*此頁無正文陜西興安置業(yè)集團有限公司二0一三年五月*日主題詞：下發(fā) * * 通知 陜西興安置業(yè)集團有限公司制 2013年5月*日發(fā)（共印*份）*報告（請示）（公文標題用加粗小二號黑體） 如有副標題加粗三號黑體空一行正文內(nèi)容：（宋體四號）。一、。1、1) a) 。 部門年月日（漢字數(shù)字）印章管理規(guī)定一、 總則企業(yè)印章是企業(yè)的標志和象征，因此印章管理是

21、公司行政管理的一項重要內(nèi)容。為規(guī)范公司印章的管理，特制定印章管理規(guī)定。公司各部門和個人都必須嚴格遵守和執(zhí)行。(一) 本規(guī)定旨在對公司各類印章的刻制、發(fā)放、使用、繳銷、廢止等環(huán)節(jié)進行嚴格管理，以有效地規(guī)避有關(guān)經(jīng)濟風險。(二) 本規(guī)定所指的印章包括公司公章、法人代表章、財務(wù)專用章、合同專用章、銷售專用章、票據(jù)專用章（如現(xiàn)金收訖等）、銀行印鑒章、材料認質(zhì)認價章以及其他所有代表公司并承擔民事責任的各類印章。(三) 公司各類印章的刻制應(yīng)符合公司機構(gòu)設(shè)置、名稱變更及工作職能變化等需要。二、 刻制與啟用(一) 印章的刻制依照以下程序：1. 各部門根據(jù)實際需求提出申請，填寫“印章刻制申請表”。2. 提交公司總

22、經(jīng)理審批。3. 行政人力資源部根據(jù)“印章刻制申請表”的具體要求及審批意見統(tǒng)一刻制，任何其它部門和個人均不得私自刻制公司各類印章，一旦發(fā)現(xiàn)追究法律責任。(二) 印章的啟用依照以下程序：1. 印章刻制完畢后，行政人力資源部應(yīng)立即將印章登入臺帳內(nèi)，同時蓋印留底，此臺帳永久保存。2. 在新印章領(lǐng)用之日，各部門同時上交舊印章，舊印章自上交之日起廢止。3. 新印章啟用，應(yīng)以通知形式正式公布啟用，通知中要注明印章啟用的日期和印模。啟用通知的印模應(yīng)用藍印油，以示第一次使用。4. 行政人力資源部應(yīng)建立廢止印章登記臺帳，并將廢止印章封存保管，直至保存年限期滿，最終銷毀（除特別需要，保存三年）。5. 銷毀時也將按照

23、有關(guān)審批程序?qū)嵤?。三?管理(一) 自領(lǐng)取所需印章之時起，各領(lǐng)用部門負責人將無條件承擔該印章使用的一切責任。行政人力資源部建立相應(yīng)的蓋章登記帳冊以備查對，尤其是公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章等若使用不慎易損害公司權(quán)益的印章，各使用部門須落實專人使用和保管，責任到人，嚴格按規(guī)定使用。(二) 印章的分類和使用范圍：1. 公司印章：公司的法定名稱；使用范圍 ：公司下發(fā)的文件；以公司名義發(fā)出的對外函件及報表；以公司名義出具的證明、擔保、授權(quán)等法律文書；其他須加蓋公章的文件材料。2. 法人代表印章：代替法人手寫簽名的印章；使用范圍：公司開具的支票；其他須加蓋法人代表印章的憑證與法律文書。3. 專用印章

24、：（1） 財務(wù)專用章：往來對帳需財務(wù)確認的核對函件；結(jié)算、結(jié)帳證明；涉稅報表、資料及相關(guān)退稅資料；其他需加蓋財務(wù)章的文件材料。（2） 合同專用章：以公司名義簽訂的各類經(jīng)濟合同。（3） 業(yè)務(wù)專用章：業(yè)務(wù)往來出具的相關(guān)報表及需加蓋業(yè)務(wù)章的相關(guān)文件。4. 戳記：代替手寫的印章。如：發(fā)票已開、已兌獎等。(三) 印章的管理：1. 法人代表印章、財務(wù)專用章、合同專用章由公司專人保管；2. 公司印章由行政人力資源部設(shè)專人進行管理；3. 其它印章由使用部門專人管理；4. 與印章保管人員應(yīng)簽定印章保管協(xié)議。(四) 印章的使用：1. 各部門使用印章時由用章人先填寫印章使用登記表，詳細注明印章使用用途、印章數(shù)、蓋章

25、人、使用印章名稱等相關(guān)資料，經(jīng)部門負責人簽字后，提交公司負責人審批。（1） 加蓋公司印章，各部門行文、資料等普通級別的文件由分管副總簽批，公司重要文件尤其是對外報送的各類文件（涉及到公司主體經(jīng)營、財務(wù)、商業(yè)機密、協(xié)議合同等）必須由總經(jīng)理簽批。（2） 加蓋財務(wù)專用章及法人代表印章,由財務(wù)經(jīng)理簽字同意。（3） 加蓋合同專用章。合同專用章加蓋前，公司法務(wù)專員要對合同進行審核，若合同簽約部門在2個工作日內(nèi)沒有對法律專員的相關(guān)處理意見提出異議，經(jīng)合同簽約部門辦理印章使用登記表簽字確認后可加蓋合同公章。由此帶來的相關(guān)損失由合同簽約部門負責人承擔。所有的合同或是協(xié)議由總經(jīng)理簽批。2. 任何人不得開具空白介紹

26、信或在空白紙上加蓋公章。(五) 公司名稱變更，新啟用公司公章時，由行政人力資源部起草文件函告上級主管部門和相關(guān)的單位及業(yè)務(wù)單位，文件中應(yīng)告知新舊印章的印模、啟用日期等具體內(nèi)容。其它新啟用印章，各職能部門可視需要，函告相關(guān)部門和個人。(六) 原則上印章不允許帶出公司使用，確因工作需要帶出使用的，需填寫帶出使用理由，經(jīng)本部門所屬中心負責人簽字，公司總經(jīng)理審批后方可外借。1. 公司印章的外借批準同意后，行政人力資源部須嚴格依據(jù)用章部門的用章申請內(nèi)容監(jiān)督加蓋公章內(nèi)容。對外出用章時間給予登記在案。2. 借出的印章，用完后應(yīng)立即歸還。借用人必須在規(guī)定時間內(nèi)歸還所借印章，如超出歸還時限或使用與登記內(nèi)容不符的

27、，所引發(fā)的所有法律問題均由借用人承擔，公司保有追究其主要責任和經(jīng)濟賠償?shù)臋?quán)利。3. 各部門、各單位應(yīng)妥善保管各自范圍內(nèi)使用的各類印章。若不慎遺失，應(yīng)立即采取措施登報公告注銷，所發(fā)生費用由當事人承擔。(七) 凡因工作需要而本制度未涵蓋列明的使用情況出現(xiàn)，須報請部門、公司負責人批準方可使用并作好記錄。四、 附件(一) 印章使用保管協(xié)議(二) 印章刻制申請表(三) 印章使用登記表印章使用保管協(xié)議甲方：乙方：一、 本協(xié)議適用于所有印章的保管。二、 甲方委托乙方負責對公司 共 枚，進行保管、使用。乙方負責對各枚印章使用是否符合簽批手續(xù)進行審核，同時登記使用記錄，每月報行政人力資源部備案。三、 各類印章須

28、在范圍內(nèi)使用，不得超過范圍使用、混用，具體使用范圍參見印章管理制度相關(guān)條款。四、 印章保管人嚴格按照印章使用程序和使用方法操作。五、 乙方保管印章期間內(nèi)若違反印章管理辦法，甲方將按照印章管理制度及公司相關(guān)制度條例予以處罰。六、 本協(xié)議一式貳份，甲、乙雙方各執(zhí)壹份。七、 本協(xié)議有效期至保管人變更時為止。八、 乙方在離職或是工作崗位調(diào)整時應(yīng)著中做好交接工作。九、 印章保管人變更后，若發(fā)現(xiàn)由于前任印章管理人對印章管理不善給公司造成損失，公司保留對前任印章保管人員的相關(guān)追訴權(quán)利。甲方簽字（蓋章） 乙方簽字（蓋章）年 月 日 年 月 日印章刻制申請表申請部門： 申請人： 申請日期：印章刻制名稱印章形式印

29、章用途印章大小備注 形部門經(jīng)理分管領(lǐng)導(dǎo)常務(wù)副總經(jīng)理總經(jīng)理印章刻制申請表申請部門： 申請人： 申請日期：印章刻制名稱印章形式印章用途印章大小備注 形部門經(jīng)理分管領(lǐng)導(dǎo)常務(wù)副總經(jīng)理總經(jīng)理印章使用登記表使用日期蓋章內(nèi)容（文件摘要）使用人使用印章名稱份數(shù)分管副總總經(jīng)理檔案管理辦法一、 總則(一) 為加強公司檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，維護公司合法權(quán)益，特制訂本辦法。(二) 公司檔案，是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項活動所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖片、圖表、賬冊、憑證、報表、技術(shù)資料、聲像、光盤、U盤、移動硬盤等電子記錄媒質(zhì)、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。(三) 公司及各部門

30、員工有保護檔案的義務(wù)。(四) 檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級保管、分級查閱的原則。二、 檔案的收集管理(一) 行政人力資源部是公司檔案的歸口管理部門，負責檔案管理制度的貫徹及在各部門的執(zhí)行檢查。 (二) 行政人力資源部下設(shè)檔案室，負責集團公司檔案管理工作，并配備專人負責。(三) 各部門所負責的部門內(nèi)部檔案資料，應(yīng)有專人監(jiān)管。同樣也應(yīng)執(zhí)行本制度所規(guī)定的各項條款要求。 (四) 檔案的收集由各部門或經(jīng)辦人員負責整理，交總經(jīng)理審閱后歸檔。(五) 一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交檔案室備案。會議文件由行政人力資源部收集。三、 檔案的范圍、內(nèi)容(一) 計劃性文件資

31、料：包括公司戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營計劃、各部門的工作規(guī)劃、計劃。(二) 批示性文件材料：包括公司各類標準、指標，如計劃指標、考核標準、技術(shù)標準等；(三) 法規(guī)性文件：包括政府、行業(yè)、上級制定和頒發(fā)的各種需公司貫徹和執(zhí)行的規(guī)定、要求、標準等文件；公司內(nèi)部的各類規(guī)章制度。 (四) 公司的重大決議：包括由公司股東大會、董事會、總經(jīng)理辦公會議及其他重要的行政辦公會議所形成的文件和會議材料、會議記錄等。(五) 總結(jié)性文件：包括公司經(jīng)營活動中年度、季度、月度的工作總結(jié)；各部門的工作總結(jié)。 (六) 憑證性材料：包括公司各職能部門在經(jīng)營活動中形成的各類原始記錄、憑證、臺帳等。(七) 匯報性材料：包括公司向各上級主管單

32、位的匯報材料、統(tǒng)計報表、財務(wù)報表等；公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場所發(fā)言或發(fā)布的各類文書資料等。(八) 人事資料：包括公司的人事基礎(chǔ)檔案、人事任命、人事調(diào)整、人事考勤、人員招聘、培訓(xùn)考核和工資核定記錄等相關(guān)資料。 (九) 調(diào)研性資料：包括市場調(diào)研、開發(fā)調(diào)研、行業(yè)及競爭對手資料、供應(yīng)商經(jīng)銷商資料、公司內(nèi)部策劃方案等。 (十) 聲像制品資料：包括經(jīng)營活動中、文化活動中、以及員工在外學(xué)習(xí)、考察時或外單位提供的以聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動產(chǎn)生作用的各種資料以及協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。(十一) 證件性文書資料：包括法人營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、各類榮

33、譽牌匾和證書、資產(chǎn)資料如汽車使用和房屋建筑等批文。 (十二) 饋贈性資料：包括上級領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。四、 文件資料的立卷歸檔(一) 立卷歸檔的要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點：1. 歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。2. 在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開；文電應(yīng)全在一立卷。3. 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應(yīng)

34、依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；4. 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的左上方編號，圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號。5. 按各類檔案資料的保密級別、保存期限，案卷必須以規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應(yīng)擬寫題名，有的雖有題名無實質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫：沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項內(nèi)；卷內(nèi)文件目錄放在卷目。6. 聲像材料應(yīng)用文字標出攝像或錄音的對象、

35、時間、地點、中心內(nèi)容和責任者。7. 光盤、U盤、移動硬盤等電子類存儲媒質(zhì)，必須在其顯著位置標注所存儲的內(nèi)容簡介、存儲容量、時間地點等，以便于分類、保管、檢索和使用。(二) 檔案的收集1. 凡屬本檔案管理制度第三條所涵蓋的文件資料，均應(yīng)歸檔統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)做好資料的分類立卷，至次年元月底整理歸檔；會計歸檔類在年度終結(jié)后，由財務(wù)部門編造清冊，每兩年歸檔一次。 2. 銀行票據(jù)由財務(wù)部立卷留存；各類報表（應(yīng)收帳報表、銷售報表等）報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱后由專人回收并即刻銷毀，只財務(wù)部立卷留存。3. 業(yè)務(wù)文件、往來函等業(yè)務(wù)傳真、資料由各部門立卷留存。4. 各類外來文件、資料由行政人力資源部負責立卷留存；內(nèi)部文件由

36、行政人力資源部公示后，回收立卷留存。5. 公司員工應(yīng)注意隨時收集各種信息資料，并及時匯總到行政人力資源部，員工因公外出參觀學(xué)習(xí)考察和參加個各種會議回到公司后，應(yīng)將相關(guān)資料全部移交行政人力資源部。(三) 立卷歸檔的時間 1. 凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應(yīng)在三日內(nèi)遞交部門檔案管理員或行政人力資源部立卷。2. 對于某些專門文件為方便日常工作，立卷時間可根據(jù)實際情況適當延長。(四) 文件裝訂歸檔文件時，應(yīng)依下列方式整理：1. 以左方裝訂為原則。2. 左方裝訂文件及其附件均應(yīng)靠準左上角、理齊釘牢。3. 封面用牛皮紙，上面寫明檔號及歸檔年份。封面首頁為“目次表”。4. 檔夾的背脊應(yīng)標明檔

37、夾內(nèi)所含案件的分類檔號，以便查檔。5. 文件如有皺褶、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先補整、裁切、折疊，使其整齊劃一。(五) 檔案分類1. 檔案分類應(yīng)視部門組織、文件內(nèi)容等因素，按部門、文件類別二級分類。先以部門區(qū)分，部門區(qū)分之后依文件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序編號。2. 同類別的文件以裝訂于一檔夾為原則，每檔夾厚度約4cm,如文件較多，一個檔夾不夠使用時，可分為兩個以上的檔夾裝訂。并于類別之后增設(shè)“卷次”編號，以便查檔。3. 文件歸檔時依序編號、登錄，編號標與文件右上角，并以每一類別一個“目次”編號為原則。4. 檔號的表示方式如下:A1B1C1其中A1為經(jīng)辦部門，B1為文件類別，C1為檔案卷

38、次。(六) 檔案名稱及編號1. 檔案各級分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。2. 卷次及目次的編號，均以十進制阿拉伯數(shù)字表示。五、 檔案資料的查閱、借閱(一) 檔案資料的借閱、查閱權(quán)限：1. 檔案資料主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人需須持介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，可查閱無密級檔案。2. 各部門工作人員經(jīng)部門負責人批準后，可直接查閱屬于本部門業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。3. 如需查閱非本部門的檔案和有密級檔案，須經(jīng)分管副總批準，方可借閱。 4. 除以上情況外，其他任何人未經(jīng)批準均無權(quán)借閱和查閱檔案資料。(二) 檔案資料

39、的借閱和歸還程序及相關(guān)要求:1. 借檔個人填寫檔案資料借閱申請單。2. 借檔部門經(jīng)理或分管副總審批。3. 行政人力資源部經(jīng)理審核。4. 檔案員交付相關(guān)檔案資料并登記在案，保存好檔案資料借閱申請單。(三) 文件檔案借閱時間1. 檔案資料借閱時間原則不得超過7天。2. 到期未還者檔案管理員應(yīng)及時催還。3. 對超期時間超過10天不還者停發(fā)借閱者本人工資直至歸還資料，并給予扣款50元處罰。4. 損壞、丟失者除追究責任外，視資料重要程度給予扣款100-3000元處罰。(四) 查、借閱文件檔案注意事項：1. 保持資料的整潔和完整，嚴禁丟失、涂改、圈劃、抽取、撤換和損壞、分拆、轉(zhuǎn)借檔案材料。2. 不得擅自復(fù)

40、制(拍攝)檔案內(nèi)容，如因工作需要從檔案中取證必須事先經(jīng)分管副總（總監(jiān)）同意。3. 僅有一份的重要文件（證書、批文）資料原件一般不得外借，特殊情況需要持原件辦理業(yè)務(wù)時需經(jīng)總經(jīng)理批準。4. 查、借閱者不得擅自泄露文件內(nèi)容，違反者視情節(jié)輕重，予以處罰。六、 文件檔案的保存及銷毀(一) 保管期限1. 永久保存：公司章程、股東名冊、組織規(guī)程及辦事細則、董事會及股東會紀錄、財務(wù)報表、政府機關(guān)核準文件、不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證、工程設(shè)計圖、規(guī)章制度、其他經(jīng)核定須永久保存的文書。2. 十年保存：預(yù)算、決算書類、會計憑證、事業(yè)計劃資料、重要的經(jīng)濟合同、協(xié)議、招（投）標方案、工程技術(shù)資料、政府行業(yè)主管部門頒布的

41、政策法規(guī)文件資料、其他經(jīng)核定須保存十年的文書。3. 五年保存：公司一般事務(wù)性的文件材料、期滿或解除的合同、其他經(jīng)核定保存5年的文書。4. 一年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。(二) 文件檔案銷毀1. 對到銷毀期限的檔案資料于每年12月下旬由公司行政人力資源部或各部門負責編制擬檔案銷毀清單由總經(jīng)理審批后，進行集中統(tǒng)一銷毀。2. 對已確定銷毀的檔案資料，應(yīng)按文件清單逐份核對點清，并加蓋“銷毀”章。3. 已確定銷毀的檔案資料，必須認真填寫檔案銷毀清單，未經(jīng)登記不得銷毀。4. 檔案銷毀時要有二人以上，由行政人力資源部派人監(jiān)銷。5. 檔案資料銷毀后，監(jiān)銷人必須在檔案銷毀清單上簽字，并注明銷毀時間。銷毀登記

42、需長期保存。(三) 檔案資料銷毀暫留：到銷毀期限的檔案資料，由于特殊原因作保留的，檔案管理員編制檔案資料銷毀暫留清單，確認需繼續(xù)保留的期限，按審批權(quán)限審批后，繼續(xù)列入保存。七、 附件(一) 檔案目錄(二) 檔案資料借閱申請單(三) 檔案銷毀清單(四) 檔案銷毀暫留清單陜西興安置業(yè)集團有限公司檔案目錄檔號：文件編號文件標題頁數(shù)行文單位行文日期備注陜西興安置業(yè)集團有限公司檔案資料借閱申請單 部 門借閱人姓名借出時間歸還時間申請借出檔案名稱/編號： 申請借出檔案理由：是否復(fù)制/復(fù)制份數(shù)： 是（ ） 否（ ）部門領(lǐng)導(dǎo)意見：行政人力資源部經(jīng)理意見：分管副總意見：總經(jīng)理意見：歸還人簽收人檔案完好程度陜西興安置業(yè)集團有限公司檔案資料借閱申請單 部 門借閱人姓名借出時間歸還時間申請借出檔案名稱/編號： 申請借出檔案理由：是否復(fù)制/復(fù)制份數(shù)： 是（ ） 否（ ）部門領(lǐng)導(dǎo)意見：