歸檔文件整理規(guī)則.ppt

1、,歸檔文件整理規(guī)則 新文件材料歸檔范圍及保管期限規(guī)定,歸檔文件的管理主要由以下幾個(gè)步驟組成： 一、收集：需要明確歸檔文件材料與不歸檔文件材料具體范圍，即對(duì)文件材料的歸檔價(jià)值進(jìn)行鑒定。 二、 整理：依次為裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒六大環(huán)節(jié)。需要?dú)w檔人員熟悉本單位的工作職能與主要業(yè)務(wù)。對(duì)檔案的具體保管期限進(jìn)行準(zhǔn)確鑒定。 三、 排架：方便利用、銷毀。 四、編寫歸檔文件整理說(shuō)明。,歸檔文件整理規(guī)則 （DA/T 22-2000）及詳細(xì)說(shuō)明 1范圍 本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了歸檔文件整理的原則和方法。 本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體和其他社會(huì)組織。 2歸檔文件的定義 立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文

2、書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料 文件材料歸檔范圍,機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍是： （一）反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料； （二）機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料； （三）本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料； （四）其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。,機(jī)關(guān)文件材料不歸檔范圍是： （一）上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等； （二）本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性

3、、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿，無(wú)特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來(lái)信、電話記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無(wú)關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料，不需辦理的抄送文件材料； （三）同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，不需要貫徹執(zhí)行,的文件材料，不需辦理的抄送文件材料。 （四）下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。 常多歸檔的文件材料： 黨政機(jī)關(guān)的非法規(guī)性的一般文件，上級(jí)、同級(jí)、不相隸屬的機(jī)關(guān)不需辦理的文件、抄件，本單位一般文件的草稿，內(nèi)部抄送的文件材料，這些不屬歸檔范圍，不應(yīng)歸檔。 常漏掉的文件材料： A、

4、機(jī)關(guān)內(nèi)部及直屬單位的專門文件材料，如統(tǒng)計(jì)部門的普查材料、科委機(jī)關(guān)的成果材料、紀(jì)檢監(jiān)察部門的紀(jì)檢監(jiān)察文件材料，審計(jì)部門的審計(jì)文件材料，財(cái)務(wù)部門的會(huì)計(jì)材料，勞動(dòng)部門的勞動(dòng)保險(xiǎn),文件材料，專利部門的專利文件材料、技術(shù)監(jiān)督部門的標(biāo)準(zhǔn)文件材料，工商部門的企業(yè)登記、商標(biāo)文件材料，稅務(wù)部門的稅收征管文件材料，民政部門的社團(tuán)登記、地名、復(fù)退軍人、優(yōu)撫、救災(zāi)文件材料，編輯部門的書稿材料、職稱評(píng)聘的文件材料等專門（業(yè)務(wù)）文件材料。 B、白頭文件材料：合同、協(xié)議、簡(jiǎn)報(bào)、刊物、 情況報(bào)告、歷史沿革、大事記、剪報(bào)、重要文件的修改稿、黨組（黨委）或行政會(huì)議記錄等。 C、會(huì)議文件材料，如本機(jī)關(guān)召開(kāi)的專業(yè)會(huì)議， 到外單位參加

5、的有關(guān)本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的會(huì)議文件材料。 3歸檔文件整理,將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過(guò)程。 3.1 歸檔文件整理的意義： 一是歸檔文件編號(hào)后，能方便排架管理。二是歸檔案文件經(jīng)分類、編號(hào)后，能按年度、問(wèn)題、保管期限、卷、件等進(jìn)行檔案的統(tǒng)計(jì)。三是歸檔文件劃分保管期限后，檔案的鑒定、銷毀工作更加方便。四是歸檔文件裝訂、裝盒后，能防止灰塵及庫(kù)內(nèi)熱量、水份很快地滲透到檔案文件材料中，從而能對(duì)檔案進(jìn)行較好的保護(hù)。五是歸檔文件分類、編號(hào)后，在利用檔案時(shí)，檔案的存取更加方便。如果不對(duì)零散的歸檔文件進(jìn)行整理，檔案管理便無(wú)從談起,3.2 整理方式：應(yīng)選擇分散整理，即由文書

6、處理和業(yè)務(wù)部門分別整理各自形成的歸檔文件。這樣做的優(yōu)點(diǎn)是：能發(fā)揮文書和業(yè)務(wù)部門熟悉本職工作及文件材料辦理過(guò)程的長(zhǎng)處；文書和業(yè)務(wù)人員易在整理歸檔文件過(guò)程中找到散失的文件材料。 3.3 整理時(shí)間：最好采用隨辦隨歸方式，能夠?qū)⒛杲K集中整理歸檔文件的時(shí)間，分散到平時(shí)每一份文件形成的過(guò)程中，將一份文件的整理、歸檔作為文件形成或承辦的一部分。 3.4 歸檔文件整理新方法與傳統(tǒng)立卷方法相比工作量、經(jīng)費(fèi)的節(jié)約：,傳統(tǒng)立卷方法一般有分類、組卷、卷內(nèi)文件排列、編頁(yè)號(hào)、填卷內(nèi)目錄和備考表、擬寫案卷題名、劃分保管期限、填寫案卷封面、裝訂、編案卷號(hào)、編案卷目錄等十幾個(gè)工作環(huán)節(jié)，裝訂在形成案卷之后。歸檔文件整理新方法只需

7、裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒等六個(gè)工作環(huán)節(jié)，裝訂一般在其他整理環(huán)節(jié)之前。簡(jiǎn)化了一半的工作程序和環(huán)節(jié)。 傳統(tǒng)立卷方法一般每50頁(yè)用一個(gè)硬卷皮，新的歸檔文件整理方法每400頁(yè)用一個(gè)檔案盒，可節(jié)省很多裝具費(fèi)用。,所以建議一些使用傳統(tǒng)立卷方法的企業(yè)盡快采用新的歸檔文件整理方法。 3.5整理原則 遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。 3.6質(zhì)量要求 歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。 4整理方法及步驟,4.1裝訂 裝訂前的處理工作： A拆除金屬物、主要是

8、為了防止金屬物氧化、腐蝕，損害歸檔文件的紙張，影響其壽命。（短期保存的歸檔文件不必去掉金屬物，黃河以北及西北內(nèi)陸地區(qū)，因氣候干燥，在具備較好庫(kù)房條件的情況下，對(duì)不需要移交進(jìn)館的歸檔文件可不拆除金屬。已裝訂成冊(cè)不便拆除金屬物的出版物不必拆除金屬物） B修裱破損文件。,C復(fù)制褪變文件。復(fù)制的對(duì)象是發(fā)生字跡模糊、字跡易擴(kuò)散或褪變的重要?dú)w檔文件。如熱敏紙傳真件上的文字，用鉛筆、彩色筆書寫或修改的文字。 D折疊超幅面紙張，折疊后應(yīng)盡量將文件的首頁(yè)標(biāo)題露出，折痕應(yīng)盡量在文字及圖表之外，折疊后的紙張應(yīng)容易打開(kāi)，如采用手風(fēng)琴式折疊方式。 裝訂的單位： 歸檔文件應(yīng)按件裝訂。一般每份文件為一件。正本與定稿一般為一

9、件。正文與附文一般為一件。,原件與復(fù)制件為一件。轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件。請(qǐng)示與批復(fù)為一件。內(nèi)容反映多個(gè)單位的報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等由于它們的內(nèi)容相對(duì)完整，按其本來(lái)的裝訂方式，一冊(cè)（本）為一件。 當(dāng)請(qǐng)示（包括本單位的請(qǐng)示、外單位的請(qǐng)示）沒(méi)有復(fù)文時(shí)，視其是否有處理結(jié)果，如有處理結(jié)果，在發(fā)文用紙或收文紙上注明，將請(qǐng)示作為一件。如沒(méi)有處理結(jié)果，不必存檔。 裝訂時(shí)文件排序：裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；,轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；請(qǐng)示與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，請(qǐng)示在后。 裝訂的材料、部位及對(duì)齊方式： 統(tǒng)一要求用不銹鋼夾，左側(cè)串開(kāi)裝訂，歸檔文件左、下側(cè)對(duì)齊。 4.2分

10、類 歸檔文件的分類是對(duì)全宗內(nèi)的歸檔文件進(jìn)行分類。 全宗是一個(gè)國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人形成的具有有機(jī)聯(lián)系的檔案整體。設(shè)立全宗的主要資格是立,檔單位具有獨(dú)立法人資格。當(dāng)機(jī)構(gòu)發(fā)生變化時(shí)，就應(yīng)考慮重新劃分全宗。劃分全宗有幾種情況：新成立的機(jī)關(guān)一個(gè)機(jī)關(guān)幾塊牌子無(wú)人員編制的委員會(huì)鄉(xiāng)、鎮(zhèn)、場(chǎng)、辦事處設(shè)立匯集全宗內(nèi)部機(jī)構(gòu)不建立全宗，距離較遠(yuǎn)的、專業(yè)檔案數(shù)量特別多的內(nèi)部機(jī)構(gòu)和不設(shè)立全宗的派出性機(jī)構(gòu)，其檔案可單設(shè)目錄管理。 全宗名稱用機(jī)構(gòu)全稱或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱。 4.2.1 分類方法： 歸檔文件可以采用以下幾種分類方法：,年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法。這種方法適用于單位較大、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)較穩(wěn)定、歸檔文件數(shù)量較多的立檔單位。優(yōu)點(diǎn)

11、是按這種分類方法排列檔案時(shí)，檔案柜架不必留空位，避免庫(kù)房的倒架。一般單位可采用此方法。 年度問(wèn)題-保管期限分類法。適用于單位較小、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)不穩(wěn)定、分工不明確、沒(méi)有內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)或內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)少、同一機(jī)構(gòu)歸檔文件少的立檔單位。優(yōu)點(diǎn)是檔案柜架不必留空位，避免庫(kù)房的倒架。不適用機(jī)構(gòu)分類法的單位，一般可采用此方法。,年度保管期限分類法。這種分類方法適用于內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)少、歸檔文件數(shù)量少的小單位或基層單位。優(yōu)點(diǎn)是操作方便，便于檔案的管理，缺點(diǎn)是不能集中同一機(jī)構(gòu)或問(wèn)題的歸檔文件。 目前我市基層單位采用的就是這三種方法。 4.2.2與這三種方法對(duì)應(yīng)的分類方案如下： 與“年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法”相對(duì)應(yīng)的分類方案。如：2001

12、年：辦公室-永久、長(zhǎng)期、短期；業(yè)務(wù)一科-永久、長(zhǎng)期、短期；業(yè)務(wù)二科-永久、長(zhǎng)期、短期。2002年：辦公室.業(yè)務(wù)一科.業(yè)務(wù)二科,與“年度問(wèn)題-保管期限分類法”相對(duì)應(yīng)的分類方案。如：2001年：黨群類永久、長(zhǎng)期、短期；業(yè)務(wù)類永久、長(zhǎng)期、短期；行政類永久、長(zhǎng)期、短期。2002年：黨群類業(yè)務(wù)類.行政類 與“年度保管期限分類法”相對(duì)應(yīng)的分類方案。如：2001年：永久、長(zhǎng)期、短期；2002年：永久、長(zhǎng)期、短期；2003年 4.2.3 還有兩種我們未采用的分類方法： 保管期限年度問(wèn)題分類法。對(duì)應(yīng)的分類方案：永久：2001年黨群類、業(yè)務(wù)類、行政類；,2002年,長(zhǎng)期:2001年2002年.短期:2001年20

13、02年這種方法適用于內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)不穩(wěn)定、分工不明確、沒(méi)有內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)或內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)少、同一機(jī)構(gòu)歸檔文件少的立檔單位。缺點(diǎn)是要預(yù)留三種保管期限的空間、會(huì)出現(xiàn)倒架情況。 保管期限年度機(jī)構(gòu)分類法。對(duì)應(yīng)的分類方案: 永久：2001年辦公室、業(yè)務(wù)一科、業(yè)務(wù)二科；2002年,長(zhǎng)期:2001年2002年.短期:2001年2002年適用于內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)較穩(wěn)定、歸檔文件較多的立檔單位。缺點(diǎn)是要預(yù)留三種保管,期限的空間、會(huì)出現(xiàn)倒架情況。其實(shí)這兩種分類方法分到最低一級(jí)類目時(shí)，和“年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）”保管期限分類方法的結(jié)果是一樣的，即都會(huì)出現(xiàn)有：2001年，永久，業(yè)務(wù)一科或2001年，永久，業(yè)務(wù)類的局面，只是在檔案裝盒后排列上架的順序有

14、所不同。 4.2.4年度：文件的形成年度。 4.2.5分類機(jī)構(gòu)：即單位的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)名?！稗k公室”“業(yè)務(wù)一科”等 4.2.6問(wèn)題：即問(wèn)題的名稱?！包h群類”“業(yè)務(wù)類”“行,政類”等。 4.2.7文件歸類的一般規(guī)定: 內(nèi)容原則.即主要根據(jù)歸檔文件的內(nèi)容及其所反映的活動(dòng)領(lǐng)域歸類.如反映的是某個(gè)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)職能的歸檔文件應(yīng)歸入該機(jī)構(gòu);反映黨務(wù)工作的歸檔文件歸入黨群（黨務(wù)類）類。 一致性和規(guī)律性原則。即在一個(gè)立檔單位歸檔方法應(yīng)一致，即便歸錯(cuò)了類，也要將其他相同文件歸到一個(gè)類，以便在利用檔案時(shí)，查全這類歸檔文件。,綜合性文件應(yīng)歸入綜合類（按問(wèn)題分類的類目）或綜合機(jī)構(gòu)類（按機(jī)構(gòu)分類的類目），專門性文件應(yīng)歸入業(yè)務(wù)類（

15、業(yè)務(wù)部門或業(yè)務(wù)問(wèn)題的有關(guān)類） 涉及到兩個(gè)以上機(jī)構(gòu)或問(wèn)題的文件，如有側(cè)重，應(yīng)將其分入主要問(wèn)題的類目中；如無(wú)側(cè)重，則歸入綜合類（按問(wèn)題分類的類目）或綜合機(jī)構(gòu)類（按機(jī)構(gòu)分類的類目） 優(yōu)先歸入本專業(yè)類。如一份文件包含本專業(yè)和其他專業(yè)的內(nèi)容，可將其歸入本單位的本專業(yè)有關(guān)類目。,歸類時(shí)務(wù)必明確類目含義。分機(jī)構(gòu)應(yīng)按文件內(nèi)容所屬機(jī)構(gòu)的職能歸類，不是一律按文件署名的機(jī)構(gòu)歸類。 整體原則。圍繞某一形成的一套文件材料是一個(gè)不可分割的有機(jī)整體、歸類時(shí)應(yīng)維護(hù)其完整性。如圍繞貫徹黨的十六大形成一定數(shù)量的文件材料，這些文件材料應(yīng)從整體原則考慮，統(tǒng)一歸入某個(gè)類。 歸類的優(yōu)先順序。歸類的優(yōu)先順序是：有最適合的類就歸入該類，無(wú)最

16、適合的類則考慮歸入相關(guān)類（即靠類歸類）；無(wú)相關(guān)類，則考慮歸入“其他”類；無(wú)“其他”類則考慮歸入綜合類。如同一類歸檔文件多，又無(wú)專門類時(shí)，可考慮增加類目。,工業(yè)企業(yè)檔案分類 一級(jí)類目名稱:1、黨群工作類2、行政管理類3、經(jīng)營(yíng)管理類4、生產(chǎn)技術(shù)管理類5、產(chǎn)品類6、科學(xué)技術(shù)研究類7、基本建設(shè)類8、設(shè)備儀器類9、會(huì)計(jì)檔案類10、干部職工檔案類 （1）、黨群工作類下設(shè)二級(jí)類目有黨務(wù)工作，黨務(wù)工作包括黨委綜合性工作、黨員代表大會(huì)或黨委其他有關(guān)會(huì)議，黨委辦公室其他事務(wù)性工作等。組織工作，組織工作包括組織建設(shè)，整黨建黨，黨員和,黨員干部管理，黨費(fèi)管理等。宣傳工作，宣傳工作包括理論教育，各種工作活動(dòng)宣傳，政治思

17、想工作與精神文明建設(shè)等。統(tǒng)戰(zhàn)工作，統(tǒng)戰(zhàn)工作包括民主黨派工作，無(wú)黨派人士工作，港澳臺(tái)工作，華僑工作，民族事務(wù)，宗教事務(wù)等。紀(jì)檢工作，黨風(fēng)治理，紀(jì)檢檢查，案件審理，信訪工作等。工會(huì)工作，工會(huì)工作包括職工代表大會(huì)，職工民主管理，勞動(dòng)競(jìng)賽，勞保福利，女工工作，文化藝術(shù)和體育活,動(dòng)等。共青團(tuán)工作，共青團(tuán)工作包括組織建設(shè)，政治思想教育，團(tuán)員大會(huì)，團(tuán)員管理，團(tuán)費(fèi)管理，青少年工作等。協(xié)會(huì)工作，協(xié)會(huì)工作包括各專業(yè)學(xué)會(huì)、協(xié)會(huì)工作，各群眾團(tuán)體活動(dòng)等。 （2）、行政管理類下設(shè)二級(jí)類目有行政事物，行政事物包括企業(yè)綜合性行政事務(wù)工作，廠務(wù)會(huì)議，廠長(zhǎng)（經(jīng)理）辦公室工作，文秘工作，機(jī)要保密工作等。公安保衛(wèi)，公安保衛(wèi)包括社會(huì)治

18、安，武裝保衛(wèi),槍支彈藥管理，民兵工作，消防，交通管理，刑事案件審理，人防工作等。法紀(jì)監(jiān)察，法紀(jì)監(jiān)察包括法律事務(wù)，政紀(jì)監(jiān)察，違紀(jì)案件審理等。審計(jì)工作，審計(jì)工作包括各項(xiàng)審計(jì)工作活動(dòng)等。人事管理，人事管理包括干部管理，工人招聘、錄用、調(diào)配工作，企業(yè)勞務(wù)出口工作等。教育工作，教育工作包括普通教育，中專和職業(yè)教育，高等教育，職工在職培訓(xùn)，幼兒教育等。醫(yī)療衛(wèi)生，醫(yī)療衛(wèi)生包括衛(wèi),生監(jiān)督管理與管理，職工防病治病，計(jì)劃生育工作等。后勤福利，后勤福利包括職工生活福利，食堂，商店，幼兒園，農(nóng)牧副業(yè)，職工住房，企業(yè)第三產(chǎn)業(yè)等。外事工作，外事工作包括企業(yè)涉外活動(dòng)。 （3）、經(jīng)營(yíng)管理類下設(shè)二級(jí)類目有經(jīng)營(yíng)決策，經(jīng)營(yíng)決策包括

19、企業(yè)改革，重大經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略性決策，企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，方針目標(biāo)管理等。計(jì)劃工作，計(jì)劃工作包括企業(yè)中、長(zhǎng)期計(jì)劃，年（季）度計(jì)劃，各項(xiàng)專業(yè),發(fā)展計(jì)劃，全面計(jì)劃管理工作等。統(tǒng)計(jì)工作，統(tǒng)計(jì)工作包括各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表，企業(yè)綜合性統(tǒng)計(jì)分析工作等。財(cái)務(wù)管理，財(cái)務(wù)管理包括資金管理，價(jià)格管理，會(huì)計(jì)管理，自己流通等。物資管理，物資管理包括物資供應(yīng)，倉(cāng)庫(kù)管理，廢舊物資回收與修舊利廢等。產(chǎn)品銷售，產(chǎn)品銷售包括市場(chǎng)分析，用戶調(diào)查，產(chǎn)品銷售，廣告宣傳，售后服務(wù)工作等。企業(yè)管理，企業(yè)管理包括企業(yè)普查，企業(yè)整頓和企業(yè)升,級(jí)，經(jīng)濟(jì)責(zé)任制管理，企業(yè)管理現(xiàn)代化工作等。 （4）、生產(chǎn)技術(shù)管理類下設(shè)二級(jí)類目有生產(chǎn)調(diào)度，生產(chǎn)調(diào)度包括生產(chǎn)組織，調(diào)度指揮工

20、作等。質(zhì)量管理，質(zhì)量管理包括企業(yè)全面質(zhì)量管理，產(chǎn)品質(zhì)量檢測(cè)和質(zhì)量控制工作等。勞動(dòng)管理，勞動(dòng)管理包括勞動(dòng)定額、定員，勞動(dòng)調(diào)配，勞動(dòng)工資，勞動(dòng)保護(hù)等。能源管理，能源管理包括能源消耗定額管理，節(jié)能降耗工作等。安全管理，安全管理包括安全生產(chǎn)，工傷事故處理，職工安全教育等?？萍脊芾?科技管理包括新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)，科技成果管理，技術(shù)引進(jìn)，技術(shù)革新和采用新技術(shù)，合理化建議等。環(huán)境保護(hù)，環(huán)境保護(hù)包括環(huán)境保護(hù)檢測(cè)與控制，污染治理等。計(jì)量工作，計(jì)量工作包括各種計(jì)量檢測(cè)工作。標(biāo)準(zhǔn)化工作，標(biāo)準(zhǔn)化工作包括企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化管理工作，各種標(biāo)準(zhǔn)檔案。檔案和信息管理，檔案和信息管理包括企業(yè)檔案工作，各類數(shù)據(jù)管理，電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，情報(bào)工作，

21、圖書資料工作等。,（5）、產(chǎn)品類，產(chǎn)品檔案二級(jí)類目按產(chǎn)品的種類或型號(hào)設(shè)置；產(chǎn)品檔案基本范圍包括同一產(chǎn)品型號(hào)內(nèi)，包含產(chǎn)品從開(kāi)發(fā)、設(shè)計(jì)、工藝、工裝、加工制造、檢驗(yàn)、包裝、商標(biāo)廣告和產(chǎn)品評(píng)優(yōu)的全過(guò)程。 （6）、科學(xué)技術(shù)研究類，科研檔案二級(jí)類目按課題設(shè)置；科研檔案的基本范圍包括同一科研項(xiàng)目?jī)?nèi)，包含課題立項(xiàng)、研究準(zhǔn)備、研究試驗(yàn)、總結(jié)鑒定、成果報(bào)獎(jiǎng)、推廣應(yīng)用等項(xiàng)目研究和管理的全過(guò)程。,（7）基本建設(shè)類，基本建設(shè)檔案二級(jí)類目按工程項(xiàng)目或建筑項(xiàng)目設(shè)置；基本建設(shè)檔案的基本范圍包括同一工程項(xiàng)目?jī)?nèi)，包含工程的勘探測(cè)繪、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收和工程創(chuàng)優(yōu)的全過(guò)程。 （8）、設(shè)備儀器類，設(shè)備儀器檔案二級(jí)類目按設(shè)備種類或型號(hào)

22、設(shè)置；設(shè)備儀器檔案的基本范圍包括同一設(shè)備儀器內(nèi)，含設(shè)備購(gòu)置、安裝調(diào)試、運(yùn)行、維護(hù)修理和設(shè)備管理等全過(guò)程。,（9）、會(huì)計(jì)檔案類，會(huì)計(jì)檔案二級(jí)類目憑證帳簿報(bào)表其他 （10）、干部職工檔案，干部職工檔案二級(jí)類目包括干部檔案、工人檔案、離退休職工檔案、死亡職工檔案。企業(yè)職工檔案的內(nèi)容和分類：履歷材料自轉(zhuǎn)材料鑒定、考核、考察材料評(píng)定崗位技能和學(xué)歷材料（包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績(jī)、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績(jī)表和評(píng)定技能的考績(jī)、審批等材料政審材料參加中國(guó)共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料 獎(jiǎng)勵(lì)材料處分材料,招用、勞動(dòng)合同、調(diào)動(dòng)、聘用、復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險(xiǎn)福利待遇、出國(guó)、退休、退職等材料其他可供組織參考的材料 在企業(yè)檔案十個(gè)基

23、本大類中的產(chǎn)品類、科研類、基建類、設(shè)備儀器類四個(gè)大類按科學(xué)技術(shù)檔案整理歸檔；黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類四大類考慮到它們是以文書檔案為主體的，其文件材料的收集、整理、立卷、歸檔等環(huán)節(jié)可參照機(jī)關(guān)檔案工作的有關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范執(zhí)行；會(huì)計(jì)檔案類按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法執(zhí)行。,4.2.8 保管期限：文件保管的具體期限。機(jī)關(guān)文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。 4.2.8.1 永久保管的文書檔案主要包括： (一)本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料； (二)本機(jī)關(guān)召開(kāi)重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料； (三)本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料； (四)本機(jī)

24、關(guān)關(guān)于重要問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批,復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等； (五)本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料； (六)本機(jī)關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料； (七)上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料； (八)同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。 4.2.8.2定期保管的文書檔案主要包括： (一)本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；,（二）本機(jī)關(guān)召開(kāi)會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料； （三）本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料； （四）本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料； （五）本機(jī)關(guān)關(guān)于一般

25、性問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等； （六）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；,（七）上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料； （八）同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料； （九）下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度或年度以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專題報(bào)告等文件材料。 4.2.8.3 文書檔案保管期限表 新的保管期限表和舊的相比,大致就是原來(lái)的長(zhǎng)期改為30年,短期改為10年,還有一些期限調(diào)高、降低的，期限調(diào)整的會(huì)做特別說(shuō)明，詳細(xì)規(guī)定如下：,1 本級(jí)黨的代表大會(huì)、人民代表大會(huì)、政治協(xié)商會(huì)議，工會(huì)、共

26、青團(tuán)、婦聯(lián)代表大會(huì)的文件材料 1.1 請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、議程、報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)人講話、選舉結(jié)果、討論通過(guò)的文件、決議、紀(jì)要、公報(bào)、主席團(tuán)會(huì)議記錄等文件材料 永久 1.2 大會(huì)發(fā)言，人大代表建議和意見(jiàn)、人大議案及答復(fù)，政協(xié)委員提案及辦理結(jié)果，簡(jiǎn)報(bào)，快報(bào) 永久 1.3 重要的賀信、賀電，籌備工作、選舉過(guò)程,中形成的文件，小組會(huì)議記錄、會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)的計(jì)劃、總結(jié)等文件材料 30年（強(qiáng)調(diào)了重要的） 小組會(huì)議記錄、會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)的計(jì)劃、總結(jié)等文件材料原為短期 1.4 討論未通過(guò)的文件 10年（原為長(zhǎng)期） 2 本級(jí)黨委、人民代表大會(huì)、政治協(xié)商會(huì)議、紀(jì)律檢查委員會(huì)、共青團(tuán)、工會(huì)、婦聯(lián)的常委會(huì)、執(zhí)委會(huì)、主席團(tuán)、全

27、體委員會(huì)會(huì)議，政府常務(wù)會(huì)、辦公會(huì)議的文件材料,2.1 公報(bào)、決議、決定、記錄、紀(jì)要、議程、領(lǐng)導(dǎo)人講話、討論通過(guò)的文件、參加人員名冊(cè) 永久（增加了兩處） 2.2 討論未通過(guò)的文件 10年 3 本機(jī)關(guān)黨組（或?qū)嵭悬h委制的黨委）會(huì)議和行政辦公會(huì)的紀(jì)要、會(huì)議記錄 永久（減掉了討論通過(guò)的文件） 4 本機(jī)關(guān)召開(kāi)工作會(huì)議、專題會(huì)議的文件材料 4.1 請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、,講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要 永久（增加了兩處） 4.2 典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡(jiǎn)報(bào) 30年 減掉了小組會(huì)議記錄、參考材料。專題改為專業(yè)，更注重專業(yè)工作職能。專業(yè)會(huì)議不再區(qū)分一般或重要。原一般專業(yè)會(huì)議文件材料的典

28、型材料、代表發(fā)言材料、簡(jiǎn)報(bào)改為30年。 5 機(jī)關(guān)聯(lián)合召開(kāi)會(huì)議的文件材料（細(xì)化、增加部分）,5.1 本機(jī)關(guān)為主辦的 5.1.1 請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要 永久 5.1.2 典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡(jiǎn)報(bào) 30年 5.2 本機(jī)關(guān)為協(xié)辦的 5.2.1 請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要的復(fù)制件或副本 30年,5.2.2 典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡(jiǎn)報(bào)的復(fù)制件或副本 10年 6 本機(jī)關(guān)承辦國(guó)際性會(huì)議、大型展覽會(huì)、博覽會(huì)的文件材料 6.1 請(qǐng)示、批復(fù)、申辦和籌辦組委會(huì)主要活動(dòng)安排、議程、名單、主報(bào)告（原文及譯文）、輔助

29、報(bào)告（原文及譯文），上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人賀辭、題詞、講話，會(huì)徽設(shè)計(jì) 永久 6.2 代表發(fā)言材料、交流材料、簡(jiǎn)報(bào)、新聞報(bào)道 30年,6.3 委員會(huì)、分會(huì)會(huì)議和學(xué)術(shù)會(huì)的討論記錄，會(huì)議代表登記表、接待安排 10年 7 上級(jí)機(jī)關(guān)、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檢查、視察本地區(qū)、本機(jī)關(guān)工作時(shí)形成的文件材料 7.1 重要的 永久 7.2 一般的 30年 7.3本地區(qū)、本機(jī)關(guān)工作匯報(bào)材料 30年 8 本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)文件材料 8.1 本機(jī)關(guān)制定的方針政策性、法規(guī)性、普發(fā)性業(yè)務(wù)文件，中長(zhǎng)期規(guī)劃、綱要等文件材料 永久（增加了三處）,8.2 本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示 8.2.1 重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的 永久 8.2.2 一般業(yè)務(wù)問(wèn)題的 30年 減掉

30、了事務(wù)性有參考價(jià)值的 8.3 同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料 8.3.1 重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的 永久（改變了，原為方針政策性的重要問(wèn)題的，現(xiàn)在強(qiáng)調(diào)業(yè)務(wù)） 8.3.2 一般業(yè)務(wù)問(wèn)題的 30年（增加）,減掉了事務(wù)性有參考價(jià)值的 8.4 本機(jī)關(guān)代上級(jí)機(jī)關(guān)起草并被采用的重要法規(guī)性文件、專項(xiàng)業(yè)務(wù)文件的最后草稿 30年（增加） 減掉了其它的 8.5 機(jī)關(guān)聯(lián)合行文的文件材料（增加、細(xì)化部分） 8.5.1 本機(jī)關(guān)為主辦的 8.5.1.1 重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的 永久 8.5.1.2 一般業(yè)務(wù)問(wèn)題的 30年 8.5.2 本機(jī)關(guān)為協(xié)辦的,8.5.2.1 重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的 30年 8.5.2.2 一般

31、業(yè)務(wù)問(wèn)題的 10年 8.6 本機(jī)關(guān)編輯、編寫的文件材料 8.6.1 大事記、組織沿革等 永久 8.6.2 簡(jiǎn)報(bào)、情況反映、工作信息等 10年（原為長(zhǎng)期） 8.7 行政管理、執(zhí)法活動(dòng)中形成的文件材料（增加、細(xì)化部分） 8.7.1 行政管理工作制度、程序、規(guī)定等文件材料 永久,8.7.2 執(zhí)法檢查情況匯總、通報(bào)，整改通知等 永久 8.7.3 行政管理工作中形成的審批、審查、核準(zhǔn)等文件材料 8.7.3.1 固定資產(chǎn)投資、科技計(jì)劃等項(xiàng)目的審批（核準(zhǔn)）、管理、驗(yàn)收（評(píng)估）等文件材料 永久 8.7.3.2 不動(dòng)產(chǎn)、自然資源的所有權(quán)、使用權(quán)確認(rèn)的文件材料 永久 8.7.3.3 20年（含）以上有效或未注明有

32、效期,的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料 永久 8.7.3.4 20年以下有效的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料 30年 8.7.4 行政管理工作中形成的備案文件材料 10年 8.7.5 行政處罰、處分、復(fù)議、國(guó)家賠償?shù)裙ぷ髦行纬傻奈募牧?8.7.5.1 重要的 永久,8.7.5.2 一般的 30年 8.8 計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、調(diào)研等方面的文件材料 8.8.1 年度和年度以上的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料 永久 8.8.2 年度以下的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料 10年（概括性強(qiáng)，原本單位形成的為長(zhǎng)期） 8.8.3 重要職能活動(dòng)的總結(jié)、重要專題的調(diào)研材料 永久（細(xì)化） 8.

33、8.4 一般活動(dòng)的總結(jié)、一般問(wèn)題的調(diào)研材料 10年（細(xì)化） 8.9 出國(guó)或出境訪問(wèn)考察、參加國(guó)際會(huì)議，接待,來(lái)訪等外事活動(dòng)形成的文件材料（細(xì)化）8.9.1 發(fā)表的公報(bào)，簽訂的協(xié)議、協(xié)定、備忘錄，重要的會(huì)談?dòng)涗?、紀(jì)要等 永久 8.9.2 出國(guó)審批手續(xù)、執(zhí)行日程、考察報(bào)告、一般性會(huì)談?dòng)涗?30年 減掉了其它文件材料，即以上范圍以外的出國(guó)或出境訪問(wèn)考察、參加國(guó)際會(huì)議，接待來(lái)訪等外事活動(dòng)形成的文件材料不歸檔 9 本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)編制、干部人事、黨、團(tuán)、紀(jì)檢、工會(huì)、保衛(wèi)、信訪工作文件材料,9.1 機(jī)構(gòu)設(shè)置、機(jī)構(gòu)撤并、名稱更改、組織簡(jiǎn)則、人員編制、印信啟用和作廢等文件材料 永久 9.2 人事工作制度、規(guī)定、辦法

34、等文件 30年（原一般為永久） 9.3 人事任免文件 永久（原內(nèi)部機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人為長(zhǎng)期） 9.4 先進(jìn)單位、勞動(dòng)模范、先進(jìn)工作者的文件材料 9.4.1 受縣級(jí)（含）以上表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的 永久（原為省級(jí)）,9.4.2 受縣級(jí)以下表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的 30年（原為地、縣級(jí)） 9.5 對(duì)本機(jī)關(guān)有關(guān)人員的處分材料（細(xì)化）9.5.1 受到警告（不含）以上處分的 永久 9.5.2 受到警告處分的 30年 9.6 職工錄用、轉(zhuǎn)正、聘任、調(diào)資、定級(jí)、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤等文件材料 永久（原為長(zhǎng)期） 9.7 人事考核、職稱評(píng)審工作文件材料 永久（原為長(zhǎng)期）,9.8 職工調(diào)動(dòng)工作的行政、工資、黨團(tuán)組織關(guān)系的介紹信及

35、存根 永久（原為長(zhǎng)期） 9.9 職工名冊(cè) 永久 9.10 黨、團(tuán)、工會(huì)工作活動(dòng)中形成的文件材料 9.10.1 工作報(bào)告、總結(jié)，換屆選舉結(jié)果 永久 9.10.2 重要專項(xiàng)活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)等 永久 9.10.3 黨團(tuán)員、工會(huì)會(huì)員名冊(cè)，批準(zhǔn)加入黨團(tuán)、工會(huì)組織的文件材料 永久 以上黨、團(tuán)、工會(huì)工作活動(dòng)中形成的文件材料原為長(zhǎng)期,9.10.4 情況反映、工作簡(jiǎn)報(bào) 10年（增加） 9.11 紀(jì)檢、監(jiān)察工作中形成的綜合性報(bào)告、調(diào)查材料（增加、細(xì)化） 9.11.1 重要的 永久 9.11.2 一般的 30年 9.12 保衛(wèi)部門的安全檢查、調(diào)查記錄 10年 9.13 本機(jī)關(guān)處理人民來(lái)信來(lái)訪的文件材料 9.13.1

36、 有領(lǐng)導(dǎo)重要批示和處理結(jié)果的 永久（原為省以上領(lǐng)導(dǎo),上級(jí)機(jī)關(guān)或本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人重要批示和處理結(jié)果的為長(zhǎng)期）,9.13.2 其他有處理結(jié)果的 30年（原其它有重要處理結(jié)果和沒(méi)有處理結(jié)果的為短期） 10 本機(jī)關(guān)事務(wù)管理文件材料 10.1 房產(chǎn)、土地所有權(quán)和使用權(quán)的文件材料 永久（增加） 10.2 與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)定、協(xié)議、議定書等文件材料 10.2.1 重要的 永久（原來(lái)有歷史,意義和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的為永久，重要的為長(zhǎng)期） 10.2.2 一般的 10年 10.3 接待工作的計(jì)劃、方案（增加） 10.3.1 重要的 30年 10.3.2 一般的 10年 10.4 機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)預(yù)算 30年（增加） 10

37、.5 機(jī)關(guān)物資（辦公設(shè)備及用品、機(jī)動(dòng)車等）采購(gòu)計(jì)劃、審批手續(xù)、招標(biāo)投標(biāo)、購(gòu)置等文件材料 ，機(jī)動(dòng)車調(diào)撥、保險(xiǎn)、事故、轉(zhuǎn)讓等文件材料,30年（增加） 10.6 國(guó)有資產(chǎn)管理（登記、統(tǒng)計(jì)、核查清算、交接等）文件材料（增加） 10.6.1 重要的 永久 10.6.2 一般的 10年 10.7 職工承租、購(gòu)置本單位住房的合同、協(xié)議和有關(guān)手續(xù) 永久（增加） 10.8 職工住房分配、出售的規(guī)定、方案、細(xì)則，職工住房情況統(tǒng)計(jì)、調(diào)查表、職工住房申請(qǐng) 30年（增加）,11 上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的文件材料 11.1 上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的文件材料 11.1.1 重要的 永久 11.1.2 一般的 10年（原為長(zhǎng)

38、期） 11.2 上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料 10年 11.3 上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的關(guān)于本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、領(lǐng)導(dǎo)人任免、人員編制等文件材料 （細(xì)化） 永久 12 同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí),行的文件材料10年 13 下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的文件材料 13.1 重大問(wèn)題的專題報(bào)告 30年 13.2 年度和年度以上的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料 10年（原為長(zhǎng)期） 減掉了年度以下的總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表，一般專題的報(bào)告和備案的 歸檔文件整理 4.3排列 歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按事,由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。 事由是一件具體的事、一個(gè)具體

39、的問(wèn)題、一項(xiàng)具體的活動(dòng)、一項(xiàng)具體的工作、一次會(huì)議、一項(xiàng)工程、一個(gè)事件、一次事幫、一次糾紛、一個(gè)案件等。 事由與傳統(tǒng)文書立卷的中的“問(wèn)題”不同，“問(wèn)題”的概念大，“事由”的概念小。 事由原則的含義：一是同一事由的歸檔文件應(yīng)當(dāng)集中。二是同一事由的歸檔文件應(yīng)當(dāng)優(yōu)先集中，即先將同一事由的歸檔文件集中，在同一事由內(nèi)再按時(shí)間或重要程度排列。三是不同事由的歸檔文件,排列方法可按“相同的集中、相近的靠攏、不同的分開(kāi)”的排列方法排列，如不同事由間的歸檔文件按時(shí)間、重要程度、問(wèn)題、責(zé)任者等排列。 4.4編號(hào) 歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)全宗號(hào)、

40、年度、保管期限、件號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)等選擇項(xiàng)(見(jiàn)圖A1。圖中“*”號(hào)欄為選擇項(xiàng)，不選用時(shí)無(wú)須設(shè)置。以下同),如歸檔文件有發(fā)文簽發(fā)單或收文處理單（有領(lǐng)導(dǎo)實(shí)質(zhì)性意見(jiàn)時(shí)，收文單才歸檔），可放在這份歸檔文件的首頁(yè)，并在其上蓋歸檔章，以保護(hù)檔案原件，歸檔章填寫應(yīng)用碳素墨水、藍(lán)黑墨水或印泥油、原子印油。 4.4.1全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。 4.4.2年度；文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如1978。 4.4.3保管期限：歸檔文件保管期限的簡(jiǎn)稱或代碼。,4.4.4件號(hào)：文件的排列順序號(hào)。 件號(hào)包括室編件號(hào)和館編件號(hào)，分別在歸檔文件整理和檔案移交進(jìn)館時(shí)編制。室編件號(hào)的編制

41、方法為：在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按文件排列順序從“1”開(kāi)始標(biāo)注。如某單位歸檔文件按“年度機(jī)構(gòu)保管期限”分類，其最后一級(jí)類目為保管期限，則在同一年度、同一機(jī)構(gòu)內(nèi)，按歸檔文件排列順序，先編永久保管期限的歸檔文件件號(hào)（從1至N），再編長(zhǎng)期保管期限的（從1至N）。 館編件號(hào)按進(jìn)館要求標(biāo)注。,在編號(hào)時(shí)不應(yīng)考慮分盒問(wèn)題，即裝盒后最低一級(jí)類目中各盒內(nèi)的文件編號(hào)是連續(xù)的，如第一盒從1-20號(hào)，第2盒從21號(hào)開(kāi)始編起。 4.4.5機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)：作為分類方案類目的機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)名稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。 4.5編目 歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄。 4.5.1歸檔文件應(yīng)逐件編目。來(lái)文與復(fù)文作為一件

42、時(shí)，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。歸檔文件目錄設(shè)件,號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目(見(jiàn)圖A2)。 4.5.1.1件號(hào)：填寫室編件號(hào)。 4.5.1.2責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱太長(zhǎng)，可填寫規(guī)范化的簡(jiǎn)稱。當(dāng)文件責(zé)任者為個(gè)人時(shí)，應(yīng)填寫與該文件相應(yīng)的職務(wù)，并在其職務(wù)外加（），如（中共湖北省委書記俞正聲）。多個(gè)責(zé)任聯(lián)合發(fā)文時(shí)，應(yīng)選填三個(gè)以內(nèi)的重要責(zé)任者。重要責(zé)任者一般是本單位或本系統(tǒng)的責(zé)任者。文件上無(wú)責(zé)任者的要,考證并加 。 4.5.1.3文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)。無(wú)文號(hào)的不填。文件字號(hào)的發(fā)文代字、年度、順序號(hào)的各部分都不能省略，如：黑市檔字20065號(hào)。會(huì)議文

43、件、內(nèi)部刊物、圖紙等的編號(hào)，不能作為文號(hào)填寫。 4.5.1.4題名：文件標(biāo)題。有的文件除正題名外，還有并列題名、副題名、說(shuō)明題名的文字的，視正題名是否能反映文件內(nèi)容，如可反映文件內(nèi)容，只填寫正題名即可，反之，應(yīng)寫全正副題名；如果說(shuō)明題名的文字可在目錄表的題名、責(zé)任者、日期等,項(xiàng)目中得反映，不必抄錄，否則，應(yīng)如實(shí)抄錄。沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加“”號(hào)。題名含義不清，不能揭示文件內(nèi)容的，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容補(bǔ)充題名。如：關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)黑檔案20064號(hào)文件的通知，補(bǔ)充為關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)黑檔案20064號(hào)文件的通知執(zhí)法檢查。第一期黑河檔案信息，補(bǔ)充為第一期黑河檔案信息培訓(xùn)班已圓滿結(jié)束。干部任職的通知題名要

44、補(bǔ)充文件內(nèi)本單位任職人員姓名，會(huì)議記錄的題名要補(bǔ)充會(huì)議議題。 4.5.1.5日期：文件的形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如19990909。如無(wú)日期或日期不全，,應(yīng)考證后加 。如有原日期，但原日期記載有誤時(shí)，應(yīng)同時(shí)寫全原日期及考證日期。 4.5.1.6頁(yè)數(shù)：每一件歸檔文件的頁(yè)數(shù)。文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)，大于或小于A4幅面的紙張，有內(nèi)容的1幅面算1頁(yè)。來(lái)文與復(fù)文及其它合成作為一件的文件材料，為合成的總頁(yè)數(shù)。 4.5.1.7備注：注釋文件需說(shuō)明的情況。如：缺損、復(fù)印件、聲像檔案的參見(jiàn)號(hào)、密級(jí)、歸檔后修復(fù)歸檔后又插入新文件、歸檔后移出、銷毀等。個(gè)別文件的條目需補(bǔ)充和說(shuō)明的情況較多時(shí)，可在,備

45、注欄中加注“*”，將其內(nèi)容填到備考表中“盒內(nèi)文件情況說(shuō)明”部分。 4.5.2歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型(長(zhǎng)寬297mm210mm)。,歸檔文件目錄 機(jī)構(gòu)：監(jiān)督指導(dǎo)科 保管期限：短期,應(yīng)注意將年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限等類目在表格的右上方（即右肩）打印出來(lái)，以便手工翻查時(shí)查找類目。 4.5.3歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設(shè)置全稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)等項(xiàng)目(見(jiàn)圖)。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。為了更好地保護(hù)手工目錄檢索工具，最好使用牛皮紙做歸檔文件目錄封面。,歸檔文件目錄應(yīng)一式2份。一份隨檔案進(jìn)館，一份留存

46、于本單位。 4.6裝盒 將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。 4.6.1檔案盒 4.6.1.1檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm220mm(長(zhǎng)寬)，盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm、30mm、40mm等(見(jiàn)圖A4a)。 4.6.1.2檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒,號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)等選擇項(xiàng)，見(jiàn)圖。其中，起止件號(hào)填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文的件號(hào)，中間用“”號(hào)連接；盒號(hào)即檔盒的排列順序號(hào)，在檔案移交進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求編制。應(yīng)用碳素墨水、藍(lán)黑墨水或印泥油、原子印油蓋記。 4.6.1.3檔案盒應(yīng)采用無(wú)酸紙制作。 4.6.2備考表 備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢查人和日期。 4.6.2.1盒內(nèi)文件情況說(shuō)明：填寫盒內(nèi)文件缺損、,修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。 4.6.2.2整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。 4.6.2.3檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。 4