接待管理制度

1、集團(tuán)公司接待管理制度第一章 總則第一條 為加強(qiáng)公司接待工作規(guī)范化管理，強(qiáng)化公關(guān)意識(shí)，宣傳企業(yè)形象，節(jié)約接待成本，特制訂本制度。第二條 本制度適用于集團(tuán)公司各部門(mén)及各分子公司或下屬分支機(jī)構(gòu)。第三條 本辦法規(guī)定的接待范圍主要是集團(tuán)公司及所屬分支機(jī)構(gòu)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)所必需的接送、食宿、購(gòu)票、會(huì)談和陪同參觀(guān)等方面的安排和工作。第二章 權(quán)責(zé)范圍第四條 行政中心作為公司綜合性接待工作的主要職能部門(mén)。第五條 各業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)口接待。第六條 遇到重大接待事項(xiàng)或大型會(huì)議由集團(tuán)辦公室根據(jù)業(yè)務(wù)需要確定接待責(zé)任部門(mén)，其他各部門(mén)應(yīng)積極配合。第三章 接待原則第七條 接待應(yīng)遵循“平等、對(duì)口、節(jié)約、周到、保密”的原則。一、平等原則。

2、對(duì)來(lái)賓無(wú)論職務(wù)高低，都要平等相待。一般情況下，級(jí)別與權(quán)限相等，同級(jí)別接待，特殊情況高規(guī)格接待。二、對(duì)口原則。各職能部門(mén)對(duì)口接待。三、節(jié)約原則。內(nèi)部成本效益核算。接待來(lái)賓從簡(jiǎn)，不鋪張浪費(fèi)，不重復(fù)宴請(qǐng)，主方人數(shù)不多于賓客人數(shù)。四、周到原則。接待程度應(yīng)銜接周密，接待方式應(yīng)完善，以禮相待。五、保密原則。介紹單位及業(yè)務(wù)情況時(shí)，注意保守公司機(jī)密，切勿對(duì)國(guó)家政治敏感話(huà)題發(fā)表意見(jiàn)。第四章 接待范圍第八條 接待范圍包括對(duì)外接待及內(nèi)部接待，其中對(duì)外接待分為高規(guī)格接待、對(duì)等接待、普通接待。一、高規(guī)格接待，也稱(chēng)公務(wù)接待。一般包括政府有關(guān)部門(mén)、審計(jì)審查機(jī)構(gòu)來(lái)公司檢查、調(diào)研、指導(dǎo)工作或重要客人來(lái)訪(fǎng)。二、對(duì)等接待，也稱(chēng)業(yè)務(wù)

3、接待。適用于一般性接待活動(dòng)，指相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的客戶(hù)因商洽訂單、廣告、采購(gòu)等業(yè)務(wù)的到訪(fǎng)。三、普通接待。適用于經(jīng)常性的商務(wù)往來(lái)，普通客人到訪(fǎng)或公司作為被服務(wù)方的日常接待，包括快遞、物流及保險(xiǎn)公司等工作人員到訪(fǎng)。四、內(nèi)部接待。指各分子公司或下屬分支機(jī)構(gòu)因參會(huì)、研討等原因的內(nèi)部員工招待。第五章 接待程序第九條 高規(guī)格接待程序一、接受任務(wù)。整理來(lái)賓基本情況：?jiǎn)挝弧⑷藬?shù)、姓名、性別、職務(wù)、來(lái)訪(fǎng)目的、抵離時(shí)間、車(chē)次或航班。二、布置接待。提出接待意見(jiàn)：接待部門(mén)、人員、日程安排、費(fèi)用預(yù)算，并報(bào)請(qǐng)集團(tuán)辦公室批準(zhǔn)。三、迎接安排。根據(jù)來(lái)賓身份、人數(shù)、性別，預(yù)訂賓館，計(jì)劃并安排宴請(qǐng)標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)來(lái)賓抵達(dá)時(shí)間，派人派車(chē)迎接。四

4、、會(huì)見(jiàn)。來(lái)賓安頓后，公司有關(guān)人員前往看望。五、日程安排。了解來(lái)訪(fǎng)日程和目的，商定活動(dòng)日程，并通知相關(guān)部門(mén)。六、組織活動(dòng)。按來(lái)訪(fǎng)目的，組織業(yè)務(wù)部門(mén)向來(lái)賓介紹情況，參觀(guān)現(xiàn)場(chǎng)，商洽，安排宴請(qǐng)及參觀(guān)游覽。七、送別。根據(jù)來(lái)賓意見(jiàn)，結(jié)合單位實(shí)際，預(yù)訂車(chē)票、機(jī)票或?qū)Ｈ怂屯瑓f(xié)助來(lái)賓結(jié)算食宿賬目。八、小結(jié)。根據(jù)接待情況整理賬目以備報(bào)銷(xiāo)核算，并針對(duì)接待內(nèi)容進(jìn)行小結(jié)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、改進(jìn)后續(xù)工作。第十條 對(duì)等接待程序相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)實(shí)際情況，在維護(hù)公司形象的前提下，節(jié)約招待費(fèi)用，自行安排接洽。必要時(shí)參照高規(guī)格接待程序，但必須提前報(bào)請(qǐng)集團(tuán)辦公室審批。第十一條 一般接待程序一、一般接待由公司前臺(tái)負(fù)責(zé)。二、詢(xún)問(wèn)來(lái)訪(fǎng)人姓名、單

5、位、身份、來(lái)訪(fǎng)目的、是否預(yù)約。并電話(huà)聯(lián)系接洽部門(mén)。三、引領(lǐng)客人至接洽部門(mén)。四、商務(wù)洽談后禮貌送別來(lái)訪(fǎng)人員。第十二條 內(nèi)部接待程序內(nèi)部接待由會(huì)議承辦部門(mén)或活動(dòng)組織部門(mén)自行負(fù)責(zé)。接待期間不得安排娛樂(lè)活動(dòng)，盡量在食堂用餐，保證日常工作有序進(jìn)行。第六章 接待禮儀及注意事項(xiàng)第十三條 接待禮儀一、禮貌用語(yǔ)。語(yǔ)氣平和、認(rèn)真傾聽(tīng)、禮貌應(yīng)答。二、著裝。按公司規(guī)定著裝。三、注意儀容儀表。第十四條 其他注意事項(xiàng)一、不能及時(shí)接待重要來(lái)訪(fǎng)人員，應(yīng)提前向客人說(shuō)明情況，并另商時(shí)間。切忌讓客人久侯而無(wú)人問(wèn)津。二、引領(lǐng)客人至固定場(chǎng)所等候，嚴(yán)禁客人進(jìn)入辦公區(qū)域，如客人已進(jìn)入辦公區(qū)域，前臺(tái)或接洽人員應(yīng)禮貌邀請(qǐng)其到指定區(qū)域休息。三、非業(yè)務(wù)接洽部門(mén)的工作人員不得回答客人咨詢(xún)的業(yè)務(wù)相關(guān)問(wèn)題。四、接待人員應(yīng)巧妙、禮貌回避不宜回答的問(wèn)題。第七章 附 則第十三條 門(mén)禁管理。參照集團(tuán)公司進(jìn)出公司管理制度。第十四條 禮品領(lǐng)用。參照集團(tuán)公司倉(cāng)儲(chǔ)物資管理制度。第十五條 接待費(fèi)用管理。接待費(fèi)用的申請(qǐng)與報(bào)銷(xiāo)參照?qǐng)?zhí)行