文控中心管理制度

1、文控中心管理制度第一章 總則一、目的為規(guī)范公司技術(shù)文件和質(zhì)量文件的資料管理，加強(qiáng)產(chǎn)品資料的收集和管理工作，有效地保護(hù)和利用資料，為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，增強(qiáng)公司資料的實(shí)用性和有效性，結(jié)合公司的實(shí)際，制定本管理制度。二、資料范圍文控中心的資料范圍確定為：a) 公司的質(zhì)量手冊(cè)（質(zhì)量管理體系）b) 公司的程序文件； c) 產(chǎn)品圖樣（包括內(nèi)部設(shè)計(jì)的產(chǎn)品圖和從客戶發(fā)來的產(chǎn)品圖）和設(shè)計(jì)文件及產(chǎn)品在過程開發(fā)各階段所形成的相應(yīng)的技術(shù)文件；d) 外來產(chǎn)品圖樣和設(shè)計(jì)文件；e）產(chǎn)品工藝文件（過程流程圖、FMEA（產(chǎn)品或過程）、控制計(jì)劃、作業(yè)指導(dǎo)書、零件入口檢測(cè)單、產(chǎn)品更改通知單等）；f) 產(chǎn)品生產(chǎn)過程中的各類質(zhì)量記錄（

2、生產(chǎn)過程報(bào)告、檢驗(yàn)報(bào)告等）g) 公司制定和購買的各類標(biāo)準(zhǔn)；三、義務(wù)公司內(nèi)部各部門和個(gè)人應(yīng)當(dāng)遵守本管理制度，并應(yīng)承擔(dān)收集、整理、立卷、歸檔和保護(hù)文件、資料的義務(wù)。第二章 管理體制及其機(jī)構(gòu)職責(zé)四、實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制由文控中心負(fù)責(zé)文件的管理，并對(duì)其他部門的文件資料管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。文控中心配備文控專員分管，由質(zhì)量管理部部長(zhǎng)直接領(lǐng)導(dǎo)。文控專員的職責(zé)是保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。五、職責(zé)文控中心既是公司產(chǎn)品及質(zhì)量文件永久保存和保護(hù)的機(jī)構(gòu)，同時(shí)又是開發(fā)利用文件資料資源的信息交流中心。文控中心的主要職責(zé)： 1負(fù)責(zé)規(guī)劃、收集、整理公司的技術(shù)、質(zhì)量文件，并對(duì)各

3、部門的技術(shù)、質(zhì)量文件進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。 2制訂和組織實(shí)施公司關(guān)于質(zhì)量、技術(shù)文件和資料工作的規(guī)章制度。 3負(fù)責(zé)公司技術(shù)、質(zhì)量文件及有關(guān)資料和標(biāo)準(zhǔn)的收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護(hù)、統(tǒng)計(jì)等工作。 4嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好文件資料密級(jí)劃控和守密、解密工作。5開展文件、資料查閱、下發(fā)活動(dòng)，做好文件、資料開放和利用工作，主動(dòng)為公司各項(xiàng)工作和員工服務(wù)。 6做好防火、防盜、防蟲等工作，確保文件資料安全。第三章 文件資料的管理工作六、文件資料的收集1建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時(shí)間、保管期限（保管期限分永久保存、保存15年、10年、5年、3年、1年等）；注明文件的版本號(hào)。 2對(duì)遺缺不

4、全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全； 3及時(shí)催促辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。 七、文件資料的歸檔、立卷與管理1區(qū)分全宗，確定立檔單位。 2分類：依據(jù)供應(yīng)商和產(chǎn)品的項(xiàng)目代號(hào)將資料分類。分類除按大類外，同時(shí)按是否保密、保密程度來分。2.1 大類分為：質(zhì)量文件：A質(zhì)量手冊(cè)；B程序文件；C質(zhì)量記錄技術(shù)文件:D產(chǎn)品資料；E工藝資料；標(biāo)準(zhǔn)類文件：F公司標(biāo)準(zhǔn)；G國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)；H企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)2.2保密用Y表示，非密級(jí)則用N表示。2.3密級(jí)：絕密：AS；機(jī)密：CS；秘密：PS；無：OP3.歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。4.資料排列：資料按技術(shù)文件和質(zhì)量文件依次放在一起，有左右件區(qū)分

5、的左件在前，右件在后。并編制資料目錄。5.對(duì)所有公司質(zhì)量文件和技術(shù)文件系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片），并按一定次序排列和存放。6.每年年末對(duì)文件資料進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的材料；對(duì)破損和褪色的資料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。7.對(duì)文件資料的收進(jìn)和移出、數(shù)量、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并定期上報(bào)主管部門。技術(shù)部產(chǎn)品工程師及質(zhì)管部檢驗(yàn)員應(yīng)定期（每月兩次，分別于月初、月中）報(bào)送相關(guān)資料至文控專員；文控專員將報(bào)送的資料原件保存，并建立臺(tái)賬。8.公司文件資料保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長(zhǎng)。對(duì)保管期限已滿的文件資料依據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定銷毀。9. 公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措

6、施，防止文件資料失密和泄密。八、文件資料的保管1防止文件資料的損壞，延長(zhǎng)資料的壽命，維護(hù)資料的安全； 2公司設(shè)立專門地點(diǎn)或?qū)Ｓ梦募毂４嫖募Y料； 3做好文控中心室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。九、文件資料借閱、利用工作1.資料一般僅供在文控中心保存，公司工作人員如需借閱時(shí)，須登記后方能調(diào)閱。 2.公司文件密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別，絕密級(jí)文件資料禁止調(diào)閱，機(jī)密級(jí)文件資料只能在文控中心閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級(jí)文件資料經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過4小時(shí)。秘密級(jí)文件資料的借閱本部門由部門負(fù)責(zé)人審批，跨部門的由系統(tǒng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；跨系統(tǒng)的由總

7、經(jīng)理批準(zhǔn)，總經(jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批。3.借閱期限不得超過一星期，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。 4.借閱文件資料者應(yīng)愛護(hù)資料，確保資料的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀；注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。借閱文件資料交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。 6.外單位借閱文件資料，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離文控中心。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。 7.公司內(nèi)文件資料利用的方式有：1)提供文件資料原件；2)提供文件資料復(fù)印件；3）根據(jù)各部門需要下發(fā)資料復(fù)印件。第四章文件資料

8、的發(fā)放1.產(chǎn)品圖樣（包括內(nèi)部設(shè)計(jì)的產(chǎn)品圖和從客戶發(fā)來的產(chǎn)品圖）和設(shè)計(jì)文件，由文控中心文控員按以下要求統(tǒng)一發(fā)放。1.1產(chǎn)品圖樣和設(shè)計(jì)文件的發(fā)放范圍規(guī)定如下：公司內(nèi)部一套，加蓋原件受控章后放入原始文件檔案柜；供方由制造采購部發(fā)放加工零（部）件產(chǎn)品圖樣一份。 1.2由供方提供的產(chǎn)品圖樣和設(shè)計(jì)文件由制造采購部填寫復(fù)印申請(qǐng)單（），并在文件和資料發(fā)放清單（）上簽字后，從文控中心文控員處領(lǐng)取。采購部填寫資料發(fā)放清單，將該清單和資料一同發(fā)給供方，并要求供方在接到資料后，將該發(fā)放清單簽字后返回，以確認(rèn)資料是否發(fā)放到位。2.外來產(chǎn)品圖樣和設(shè)計(jì)文件外單位發(fā)來或各單位待會(huì)的外來產(chǎn)品圖樣和設(shè)計(jì)文件（包括顧客提供的資料）

9、，應(yīng)及時(shí)到文控中心文控員處歸檔，由文控員統(tǒng)一建立臺(tái)賬。3.工藝文件3.1過程流程圖、FMEA（產(chǎn)品或過程）、控制計(jì)劃、作業(yè)指導(dǎo)書、入廠檢測(cè)報(bào)告等在文控中心文控員處歸檔，供相關(guān)單位查閱。3.2作業(yè)指導(dǎo)書由產(chǎn)品工程師發(fā)放到各車間使用，出廠和入廠檢驗(yàn)報(bào)告由檢驗(yàn)員統(tǒng)一保存后定期交給文控中心處歸檔。3.3產(chǎn)品更改通知單由技術(shù)專責(zé)發(fā)放到技術(shù)部、質(zhì)管部、生產(chǎn)采購部等單位，試制與更改的圖紙簽字蓋章后交文控中心文控員處復(fù)印，原件存檔，復(fù)印件由技術(shù)專責(zé)隨更改通知單發(fā)放到入口檢驗(yàn)和制造采購部。技術(shù)專責(zé)需把更改通知單及圖紙發(fā)放到相關(guān)單位的技術(shù)員處，再由技術(shù)員發(fā)放至本單位相關(guān)人員。接收人需在設(shè)計(jì)更改發(fā)放清單（）上簽字。

10、4標(biāo)準(zhǔn)資料公司制定和購買的標(biāo)準(zhǔn)及其他企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)由文控中心文控員建賬發(fā)放。5其他更換或增加的技術(shù)文件隨更改通知單一起發(fā)放，不在單獨(dú)建立發(fā)放臺(tái)賬，作廢的技術(shù)文件由技術(shù)專責(zé)在發(fā)放更改通知單及新圖時(shí)收回，送交文控中心文控員，由文控員加蓋“作廢保留”印章予以標(biāo)識(shí)，并建立臺(tái)賬。第五章 文件資料的鑒定和銷毀1公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司文件資料。當(dāng)某些文件資料到了銷毀期時(shí)，由文控專員填寫公司文件資料銷毀審批表交部門主管人員審核，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。凡屬于密級(jí)的文件資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；一般的文件資料由系統(tǒng)管理部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。 2銷毀時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理指定專人監(jiān)督銷毀，并在銷毀清單上簽字。 3對(duì)已失效的、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司文件資料，文控中心管理員須認(rèn)真核對(duì)，編制