管理員辦公自動化系統(tǒng)操作必備手冊

目錄辦公自動化系統(tǒng)操作手冊之管理員1 序言1.1 編寫目的編寫此說明書的目的是讓用戶清楚地了解辦公自動化系統(tǒng)管理員的職責(zé)、系統(tǒng)功能操作等。1.2 背景中文名稱： 辦公自動化系統(tǒng)英文名稱： RingSunOAS版本號： V3.0系統(tǒng)提出者：盈新科技發(fā)展有限公司系統(tǒng)開發(fā)者：辦公自動化系統(tǒng)項目開發(fā)組成員銷售客戶： 全國各地級市涉及數(shù)據(jù)：全國各地級市及所屬單位、下屬機構(gòu)、其它相關(guān)的部門、科室和相關(guān)的上級單位等提供的數(shù)據(jù)1.3 定義l 收文：指各種來文l 發(fā)文：指各種發(fā)給相關(guān)單位、部門、科室及上級的文件l 流程自定義：根據(jù)實際的公文流轉(zhuǎn)流程進行定義l 用戶：根據(jù)各科室、部門或單位崗位、職能范圍定義不同權(quán)限的系統(tǒng)登錄用戶l 權(quán)限：根據(jù)各科室、部門或單位崗位、職能范圍定義不同的權(quán)限l 角色：是相關(guān)權(quán)限的集合2 系統(tǒng)登錄點擊IE瀏覽器，在地址欄輸入網(wǎng)址，進入登錄界面，輸入“單位編號”、“用戶編號”、“用戶口令”，點擊進入辦公自動化系統(tǒng)主頁。3 系統(tǒng)組成3.1 系統(tǒng)子模塊在“茂名市黨政機關(guān)辦公自動化”系統(tǒng)主頁面，點擊各個模塊按鈕進入相應(yīng)子模塊。3.2 系統(tǒng)主頁3.2.1 待辦事項在待辦事項欄目下列出當(dāng)前用戶需要處理、辦理的各種公文和案件。3.2.2 短消息短消息主要包括系統(tǒng)操作中系統(tǒng)產(chǎn)生的友好信息和其他用戶發(fā)來的信息等。3.2.3 通知公告通知公告主要包括公共信息，如：規(guī)章制度、信息簡報、大事記等內(nèi)容。3.2.4 快速鏈接快速鏈接欄目包括個人郵件、個人日歷、討論區(qū)、通訊錄、密碼修改幾個子模塊，點擊可以直接進入各模塊。4 系統(tǒng)子模塊說明4.1 系統(tǒng)管理點擊 按鈕，進入“系統(tǒng)管理”功能模塊。系統(tǒng)管理主要是對辦公自動化系統(tǒng)進行集中管理，是整個系統(tǒng)正常運行的保障樞紐。系統(tǒng)管理的內(nèi)容包括網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的管理、主機系統(tǒng)的管理和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)管理、系統(tǒng)安全性管理等。點擊頁面中的模塊按鈕則進入不同的功能模塊?！跋到y(tǒng)管理”模塊結(jié)構(gòu)圖4.1.1 系統(tǒng)設(shè)置點擊 按鈕，進入“系統(tǒng)設(shè)置”功能模塊。該模塊有兩個頁面，默認(rèn)頁面為“系統(tǒng)配置信息”頁面，用戶可以在此設(shè)置系統(tǒng)內(nèi)部的系統(tǒng)參數(shù)。4.1.1.1 系統(tǒng)配置信息服務(wù)器配置管理負(fù)責(zé)對服務(wù)器的基本信息、服務(wù)器的安裝路徑等基本信息進行配置。用于登記服務(wù)器名稱、版本、客戶基本信息、安裝時間、序列號、數(shù)據(jù)的主安裝路徑等基本信息。1、修改：點擊按鈕，該頁面輸入框點亮，管理員可以在本頁對系統(tǒng)配置信息進行修改。修改完畢，點擊按鈕，可以保存所做的修改，點擊按鈕，放棄修改，返回系統(tǒng)配置信息初始頁面。2、退出：點擊按鈕，退出“系統(tǒng)設(shè)置”功能模塊，返回到系統(tǒng)管理頁面。4.1.1.2 系統(tǒng)編號設(shè)置信息點擊操作界面的 按鈕，進入“系統(tǒng)編號設(shè)置信息”功能模塊。其功能是將所有功能模塊中所運用到的系統(tǒng)編號，在這里可以做統(tǒng)一管理和初始化設(shè)置。1、 新增：點擊按鈕，輸入框點亮，可以對新條目進行設(shè)置，在系統(tǒng)自動編號 輸入框中輸入編號的初始值，在編號類型 下拉菜單中選擇編號類型。點擊按鈕，進行該條目的保存。若該編號類型已經(jīng)設(shè)置了自動編號，系統(tǒng)會彈出“”提示信息，點擊按鈕，重新進行新增自動編號的設(shè)置。設(shè)置成功后，系統(tǒng)彈出“”提示信息，點擊，完成新增條目的增加。2、 修改：在列表框中選擇您所要修改的條目，選中以后，該條目點亮，然后點擊按鈕，輸入框點亮， 可以在本頁對系統(tǒng)編號信息進行修改。點擊按鈕，保存自動編號的修改。3、 刪除：在列表框中選擇您所要修改的條目，選中以后，該條目點亮，然后點擊按鈕，刪除該條目。4、 停用：在列表框中選擇您所要停用的條目，選中以后，該條目點亮，然后點按鈕，“”按鈕變灰，同時系統(tǒng)彈出“” 提示信息，點擊，完成該編號的停用。5、 啟用：選擇需要啟動的系統(tǒng)自動編號條目點擊按鈕，系統(tǒng)彈出“” 提示信息，點擊，該條目啟用成功。6、 退出：點擊按鈕，退出“系統(tǒng)設(shè)置”功能模塊，返回到系統(tǒng)管理頁面。4.1.2 常用辦公單位點擊 按鈕，進入“常用辦公單位”功能模塊，常用辦公單位是用來創(chuàng)建系統(tǒng)單位用戶的基本信息。在此模塊下可新增常用辦公單位資料，并可進行修改、刪除操作。1、增加：點擊按鈕，進入“常用單位登記”頁面，在輸入框中填寫單位的基本信息，在“單位級別”欄點擊其下拉菜單填選擇類型，信息填寫完畢后點擊，完成部門資料的增加。按鈕功能是對操作不作任何保留地返回到“常用辦公單位”頁面；2、修改：在列表框中選擇您所要修改的條目，選中以后，該條目點亮，點擊欄下的查看圖標(biāo)，進入“常用單位查看”頁面，對單位信息進行修改。點擊按鈕，完成修改操作；3、停用：在列表框中選擇您所要停用的條目，選中以后，該條目點亮，點擊欄下的查看圖標(biāo)，進入“常用單位查看”頁面，點擊按鈕，彈出提示信息，點擊，返回到“常用單位登記”頁面；4、刪除：在停用的單位編號前有個“”方框，點擊鼠標(biāo)左鍵打勾，點擊，彈出“” 提示信息，點擊，刪除該條目；注：對于單位信息下已建立從屬部門或人員及檔案資料的，系統(tǒng)會彈出“”提示信息，需要先刪除其從屬部門或人員及檔案資料才能對該單位進行刪除操作。5、啟用：在列表框中選擇已被“禁用”的條目，選中以后，該條目點亮，點擊欄下的查看圖標(biāo)，進入“常用單位查看”頁面，點擊按鈕，彈出提示信息，點擊，該條目被重新啟用；6、退出：點擊按鈕，退出“常用辦公單位”功能模塊，返回到系統(tǒng)管理頁面。4.1.3 基本資料維護定義系統(tǒng)中的各種字典表如部門、級別、職務(wù)、職稱等信息表。分類如下：n 密級資料n 緩急資料n 公文類別資料n 文件介質(zhì)資料n 常用文件類型資料n 常用批注類型資料n 常用領(lǐng)導(dǎo)辦公意見n 學(xué)歷資料n 民族資料n 職稱資料n 職務(wù)資料n 主題詞資料n 地區(qū)資料n 行業(yè)分類資料4.1.3.1 密級資料點擊按鈕，進入“密級資料”頁面，1、 新增：點擊按鈕，“密級描述”輸入框點亮，可以對新條目進行設(shè)置。點擊 按鈕，完成新增條目的增加。2、 修改：在列表框中選擇您所要修改的條目，選中以后，該條目點亮，然后點擊按鈕，對密級描述信息進行修改。點擊按鈕，完成條目的修改。3、 刪除：在列表框中選擇您所要刪除的條目，選中以后，該條目點亮，然后點擊按鈕，彈出“”提示信息，點擊，刪除該條目。4、 退出：點擊按鈕，退出“密級資料”功能模塊，返回到系統(tǒng)管理頁面。4.1.3.2 緩急資料點擊按鈕，進入“緩急資料”頁面，對緩急資料進行設(shè)定（操作步驟同“密級資料”，詳細步驟請參照“密級資料”）。4.1.3.3 公文類別資料點擊按鈕，進入“公文類別資料”頁面，對公文類別資料進行設(shè)定（操作步驟同“密級資料”，詳細步驟請參照“密級資料”）。4.1.3.4 文件介質(zhì)資料點擊按鈕，進入“文件介質(zhì)資料”頁面，對文件介質(zhì)資料進行設(shè)定（操作步驟同“密級資料”，詳細步驟請參照“密級資料”）。4.1.3.5 常用文件類型資料點擊按鈕，進入“常用文件類型資料”頁面，對常用文件類型資料進行設(shè)定（操作步驟同“密級資料”，詳細步驟請參照“密級資料”）。4.1.3.6 常用批注類型資料點擊按鈕，進入“常用批注類型資料”頁面，對常用批注類型資料進行設(shè)定（操作步驟同“密級資料”，詳細步驟請參照“密級資料”）。4.1.3.7 常用領(lǐng)導(dǎo)辦公意見點擊按鈕，進入“常用領(lǐng)導(dǎo)辦公意見”頁面，對常用領(lǐng)導(dǎo)辦公意見進行設(shè)定（操作步驟同“密級資料”，詳細步驟請參照“密級資料”）。4.1.3.8 學(xué)歷資料點擊按鈕，進入“學(xué)歷資料”頁面，對學(xué)歷資料進行設(shè)定（操作步驟同“密級資料”，詳細步驟請參照“密級資料”）。4.1.3.9 民族資料點擊按鈕，進入“民族資料”頁面，對民族資料進行設(shè)定（操作步驟同“密級資料”，詳細步驟請參照“密級資料”）。4.1.3.10 職稱資料點擊按鈕，進入“職稱資料”頁面，對職稱資料進行設(shè)定（操作步驟同“密級資料”，詳細步驟請參照“密級資料”）。4.1.3.11 職務(wù)資料點擊按鈕，進入“職務(wù)資料”頁面，對職務(wù)資料進行設(shè)定（操作步驟同“密級資料”，詳細步驟請參照“密級資料”）。4.1.3.12 主題詞資料點擊按鈕，進入“主題詞資料”頁面，1、增加：點擊按鈕，進入“主題詞登記”頁面，在輸入框中填寫“主題詞編號”、“主題詞描述”信息，在“主題詞類別”下拉菜單中選擇類別，在“隸屬主題詞”欄點擊按鈕，彈出“”提示信息，選擇主題詞結(jié)構(gòu)，點擊按鈕，設(shè)置“排序號”、“無下級主題詞”、“備注”等欄目，填寫完畢后點擊，完成主題詞的增加。按鈕功能是返回到“常用辦公單位”頁面；2、修改：點擊下的查看按鈕，進入“主題詞修改”頁面，對主題詞信息進行修改。點擊s按鈕，完成修改操作；3、刪除：在列表框中選擇您所要刪除的條目，選中以后，該條目點亮，點擊欄下的查看圖標(biāo)，進入“主題詞修改”頁面，點擊按鈕，彈出提示信息，點擊，返回到“主題詞資料”頁面，在禁用的資料前有個“”方框，點擊鼠標(biāo)左鍵打勾，點擊，彈出“” 提示信息，點擊，刪除該條目；4、啟用：在列表框中選擇已被“禁用”的條目，選中以后，該條目點亮，點擊欄下的查看圖標(biāo)，進入“主題詞查看”頁面，點擊按鈕，彈出提示信息，點擊，該條目被重新啟用； 5、退出：點擊按鈕，退出“主題詞資料”功能模塊，返回到系統(tǒng)管理頁面。4.1.3.13 地區(qū)資料點擊按鈕，進入“地區(qū)資料”頁面，對地區(qū)資料進行設(shè)定（操作步驟同“主題詞資料”，詳細步驟請參照“主題詞資料”）。4.1.3.14 行業(yè)分類資料點擊按鈕，進入“行業(yè)分類資料”頁面，對行業(yè)資料進行設(shè)定（操作步驟同“主題詞資料”，詳細步驟請參照“主題詞資料”）。4.1.4 部門維護部門維護是系統(tǒng)管理員用來增加、修改及刪除部門資料，對部門進行查詢和管理的工具。部門維護包括部門編號、部門名稱、職責(zé)描述、上級部門（或單位）、狀態(tài)等信息的設(shè)置管理。點擊 按鈕，進入“部門維護”功能模塊，在該模塊下添加部門資料，1、 新增部門：點擊按鈕，進入“部門登記”頁面，在輸入框中填寫新增部門的基本信息，在“部門級別”下拉菜單中選擇類別，在“隸屬部門（單位）”欄點擊按鈕，彈出“”提示信息，選擇單位名稱，點擊按鈕，填寫完畢后點擊，完成部門資料的增加。按鈕功能是返回到“部門維護”頁面。2、 修改部門：點擊界面按鈕，進入“部門查看”頁面，修改部門資料，點擊按鈕，完成部門資料的修改，返回到部門維護缺省頁面。3、 停用部門：點擊界面按鈕，進入“部門查看”頁面，點擊按鈕，系統(tǒng)彈出，點擊按鈕，完成部門停用操作。4、 啟用部門：點擊界面按鈕，進入“部門查看”頁面，點擊按鈕，系統(tǒng)彈出，點擊按鈕，完成部門啟用操作。5、 刪除部門：部門在停用后，處于“禁用”狀態(tài)，選中需刪除的部門，點擊按鈕，該部門的資料被刪除。6、 退出：點擊按鈕，退出“部門維護”模塊，返回系統(tǒng)管理主頁面。4.1.5 用戶維護用戶維護是系統(tǒng)管理員用來增加、修改及刪除用戶資料，對用戶進行查詢和管理的工具。用戶維護包括用戶編號、用戶名稱、聯(lián)系電話、隸屬部門（或單位）、狀態(tài)等信息的設(shè)置管理。點擊按鈕，進入“用戶維護”功能模塊，點擊按鈕，進入“用戶登記”模塊。設(shè)定用戶編號、用戶名稱、用戶級別、默認(rèn)密碼、確認(rèn)密碼、聯(lián)系電話、郵件地址等信息，在“部門（單位）”欄點擊按鈕，彈出“”提示信息，選擇部門名稱，點擊按鈕，在“真實姓名”欄點擊按鈕，彈出“”提示信息，點擊按鈕顯示查找科員的資料點擊科員編號或者姓名選擇科員，填寫完畢后，點擊，完成用戶登記操作。按鈕功能是返回到“部門維護”頁面。（注：“用戶維護”修改、刪除操作同“部門維護”，詳細步驟請參照“部門維護”）4.1.6 呈批表定制點擊按鈕，進入“呈批表定制”功能模塊。點擊按鈕，進入“呈批表模版設(shè)置”頁面。“模板類型”在其下拉菜單中選擇模板類型，“公文類型”在其下拉菜單中選擇公文類型，填好呈批表信息，然后點擊，彈出提示信息，在該對話框下選擇呈批列表項目，點擊將批注項右移到右邊的顯示框，在此還可對批注項進行新增、修改、排序等操作。選好之后，點擊返回到“呈批表模板設(shè)置”頁面，按后保存為草稿，或按直接發(fā)布一個新的模版。按鈕功能是可對呈批表進行打印預(yù)覽等操作，按鈕功能是返回到“呈批表模板”頁面。 在“呈批表模板”定制的模塊下只能對“草稿”形式的“呈批表”進行修改、刪除，對于已經(jīng)發(fā)布的呈批表點擊界面按鈕，進入“呈批表模板查看”頁面，點擊，彈出“”提示信息，點擊將呈批表轉(zhuǎn)為草稿形式，返回到“呈批表模板”頁面顯示提示信息，對呈批表進行修改點擊界面按鈕，進入“呈批表模板查看”頁面進行修改并保存。對呈批表進行刪除有兩種方式，一是點擊按鈕，彈出提示信息，點擊刪除該條目；二是在禁用的資料前有個“”方框，點擊鼠標(biāo)左鍵打勾，點擊，彈出“” 提示信息，點擊，刪除該條目。4.1.7 工作流定制工作流程定制是用來在流程處理過程中對實際流程處理進行分析、建模的工具。流程定義工具作為一個設(shè)計時的工具，為實際的流程處理提供流程定義模板。對于每一個流程均包括一組流程定義對象，每一個對象均具有一些屬性，流程定義工具即是用來對流程定義中的對象及其屬性進行設(shè)定的工具。如：收文、發(fā)文、費用報銷、借款、請假流程定義等。點擊按鈕，進入“工作流定制”功能模塊，在此模塊下可進行工作流的新增、設(shè)置、預(yù)覽、刪除等操作，1、 新增：點擊按鈕，進入“基本信息查看”功能模塊進行工作流定義，輸入工作流名稱，點擊的查找按鈕，系統(tǒng)彈出，選擇類型點擊，返回“基本信息查看”頁面，點擊，返回“工作流定制”。2、 設(shè)置：點擊按鈕，進入“基本信息查看”功能模塊進行工作流設(shè)置，i. 點擊按鈕，進入“環(huán)節(jié)基本信息”模塊，點擊按鈕，該頁面輸入框點亮，對工作流的各個環(huán)節(jié)進行設(shè)置，點擊按鈕，保存工作流環(huán)節(jié)設(shè)置操作，ii. 點擊按鈕，進入“角色和權(quán)限”模塊，在此模塊下設(shè)定角色名稱、權(quán)限、所屬環(huán)節(jié)，點擊保存操作。iii. 點擊按鈕，進入“流程設(shè)置”模塊，在此模塊下設(shè)定角色的關(guān)系編號、關(guān)系名稱、環(huán)節(jié)順序，點擊保存操作。3、 保存：點擊按鈕，系統(tǒng)彈出，點擊按鈕，回到“基本信息查看”頁面，完成工作流定制操作。4、發(fā)布：對創(chuàng)建的工作流選擇有效時間，先在欄先中，再點擊按鈕設(shè)置時間，點擊按鈕，完成工作流發(fā)布操作。5、刪除：點擊按鈕，進入“基本信息查看”功能模塊，點擊按鈕，系統(tǒng)彈出“”提示信息，點擊，刪除該條目。4.1.8 權(quán)限維護該模塊包括系統(tǒng)角色、角色權(quán)限、角色許可用戶三個子模塊。4.1.8.1 系統(tǒng)角色點擊進入“系統(tǒng)角色”模塊，1、增加：點擊按鈕進行角色信息設(shè)定，并對角色授于相應(yīng)的權(quán)限。在授于權(quán)限的模塊下打勾選中，然后點擊，（按鈕的功能是放棄之前所做的操作返回“系統(tǒng)角色”頁面。）系統(tǒng)彈出“”提示信息，點擊按鈕，系統(tǒng)彈出“”提示信息，點擊按鈕完成角色添加操作。2、修改：要修改角色資料首先需要停用正在使用中的角色，點擊按鈕進入“新建角色”頁面，點擊按鈕，系統(tǒng)彈出“”頁面，點擊，回到“系統(tǒng)角色”頁面，系統(tǒng)彈出“”提示信息，點擊，再點擊按鈕進入“新建角色”頁面，對角記資料進行修改后點擊保存操作。3、刪除：要刪除角色資料首先需要停用正在使用中的角色（停用角色步驟同上），在禁用的資料前有個“”方框，點擊鼠標(biāo)左鍵打勾，點擊，彈出“” 提示信息，點擊，系統(tǒng)彈出“”提示信息，完成刪除操作。注：在刪除角色時，必須在“新建角色”頁面將角色的“角色授權(quán)”清空，才能對角色進行刪除操作，否則系統(tǒng)將彈出“”提示信息，點擊，回到“新建角色”頁面將“角色授權(quán)”清空再進行刪除操作即可。4、搜索：在“系統(tǒng)角色”頁面有一欄搜索查詢模塊，輸入所需查詢的角色編號或者角色名稱，或者狀態(tài)信息，點擊，在其右邊的狀態(tài)欄中顯示根據(jù)所提供的條件進行查詢具備所查條件的信息，能夠方便快捷地找到所需資料。4.1.8.2 角色權(quán)限點擊進入“角色權(quán)限”模塊，在該模塊下可進行各個角色的權(quán)限查看，并可新建角色。（注：操作同“新建角色”，詳細步驟請參照“新建角色”）4.1.8.3 角色許可用戶點擊進入“角色許可用戶”模塊，在此模塊下可進行新建角色、對角色添加用戶、移除用戶等操作，1、添加用戶：點擊按鈕，系統(tǒng)彈出提示信息，“人員資料”中選中需要添加的人員，點擊按鈕，人員資料添加到右邊的“已選人員”，點擊按鈕，返回“角色許可用戶”頁面，系統(tǒng)彈出“”提示信息，點擊完成用戶添加操作。2、刪除：對角色許可用戶可進行刪除操作，在用戶資料前有個“”方框，點擊鼠標(biāo)左鍵打勾，點擊，彈出“” 提示信息，點擊，系統(tǒng)彈出，點擊，刪除該條目。4.1.9 密碼修改當(dāng)用戶忘記密碼或因特殊需要必須更改先前設(shè)置的密碼，并且用戶擁有足夠權(quán)限時，系統(tǒng)才允許用戶操作此功能。點擊 按鈕，進入“密碼修改”功能模塊，點擊按鈕，系統(tǒng)彈出查找頁面，再點按鈕，在列表中選擇用戶，系統(tǒng)返回密碼修改頁面，在輸入新密碼，點擊按鈕，完成密碼修改操作。按鈕功能是退出“密碼修改”模塊返回“系統(tǒng)管理”頁面。4.1.10 常用單位人員信息點擊按鈕，進入“常用單位人員信息”功能模塊，在此模塊下可進行常用單位的人員信息錄入，可進行增加、查看、修改、刪除等操作。1、增加：點擊按鈕，進入“常用單位人員登記”頁面，輸入人員編號、姓名、性別、排序號、籍貫、聯(lián)系電話、郵件地址、備注等信息，在“部門（單位）”欄點擊按鈕，系統(tǒng)彈出“”提示信息，選擇部門（單位），點擊按鈕返回“常用單位人員登記”頁面，在“性別”下拉菜單中選擇類型，“民族”、“學(xué)歷”、“職稱”、“職務(wù)”幾個欄目的選擇同“性別”選擇一樣。信息設(shè)置完后點擊，完成人員信息登記。2、修改：點擊下的查看按鈕，進入“常用單位人員查看”頁面，對信息進行修改后，點擊，完成修改操作。3、刪除：點擊下的查看按鈕，進入“常用單位人員查看”頁面，點擊按鈕，系統(tǒng)彈出“”提示信息，點擊