辦公文秘_秘書工作教案

秘書工作教案第一章 秘書工作概述教學(xué)目的了解秘書的含義、職業(yè)特色、類別和秘書部門的特征，掌握秘書工作的原則和特點(diǎn)，理解秘書工作的作用。了解秘書工作的起源與發(fā)展。 通過(guò)本章學(xué)習(xí)，你會(huì)對(duì)秘書有一個(gè)初步的了解，為學(xué)習(xí)后續(xù)內(nèi)容，奠定一個(gè)良好的基礎(chǔ)。 教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn)教學(xué)重點(diǎn)1、秘書的概念2、秘書的職業(yè)特點(diǎn)3、秘書工作的原則與作用4、秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置教學(xué)難點(diǎn)1、秘書的來(lái)由與定義2、秘書工作作用的技能3、案例分析1.1秘書的含義和職業(yè)特征1.1.1 “秘書”詞義的演變1、宮中秘藏之書 ： 最初是指具有秘密性質(zhì)或神秘色彩的圖書。2、行政職位: 秘書工作人員,被看作是行政人員。政府秘書屬國(guó)家公務(wù)員3、社會(huì)職業(yè)：秘書已被看作是廣泛的社會(huì)職業(yè)之一，它屬于第三產(chǎn)業(yè)（服務(wù)性行業(yè)）。1.1.2 秘書的定義 所謂秘書，指處于樞紐地位，主要以辦文、辦會(huì)、辦事來(lái)輔助決策并服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)的人員，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。1.1.3 秘書的分類和層次 橫向分類 1、按單位性質(zhì)不同：機(jī)關(guān)秘書，企業(yè)秘書，私人秘書，商業(yè)秘書，涉外秘書。 2、按工作內(nèi)容不同：行政秘書、機(jī)要秘書，文字秘書，教學(xué)秘書，信訪秘書、通訊秘書、醫(yī)學(xué)秘書，法律秘書等。3、按服務(wù)對(duì)象不同：公務(wù)秘書、私人秘書。 縱向分類（層次）1、高級(jí)（省廳級(jí)）動(dòng)腦2、中級(jí)（處科級(jí)）動(dòng)手3、初級(jí)（科級(jí)以下）動(dòng)腿兒1.1.4 秘書的職業(yè)特征 1、直接性 一是秘書工作的內(nèi)容與領(lǐng)導(dǎo)工作是一致的，即領(lǐng)導(dǎo)做什么秘書也做什么; 二是秘書做工作幾乎都是領(lǐng)導(dǎo)親自指派、直接安排的,秘書也是直接向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示、匯報(bào)的; 三是秘書做工作是直接對(duì)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的，其結(jié)果的成敗與領(lǐng)導(dǎo)有直接的關(guān)系。2、穩(wěn)定性 秘書與其服務(wù)對(duì)象之間的關(guān)系有相對(duì)的固定性，短至數(shù)月，長(zhǎng)達(dá)幾年甚至幾十年。3、知識(shí)化 秘書的工作性質(zhì)要求秘書人員要具有一定的文化知識(shí)和專業(yè)知識(shí)。屬知識(shí)分子、“白領(lǐng)階層”、文官范疇4、年輕化 發(fā)達(dá)國(guó)家的秘書人員平均年齡為26歲左右，一般為2035歲。他們把秘書崗位看做是由操作層通向管理層的最好階梯。少數(shù)高級(jí)秘書、秘書官員、私人秘書除外從整個(gè)秘書機(jī)構(gòu)來(lái)看，年齡應(yīng)呈梯形結(jié)構(gòu)。5、女性化 近20年來(lái)，女性秘書有明顯增加的趨勢(shì)，這是由女性的心理素質(zhì)所決定的。西方國(guó)家的初、中級(jí)女性秘書占總數(shù)的比例達(dá)到了90%。（溫柔、體貼、善于管理、形象思維、做程序性、重復(fù)性的工作、體力輕）1.2秘書工作的內(nèi)容、作用1.2.1 秘書工作的內(nèi)容1、文書撰寫（上司口述或會(huì)議記錄、整理，文件起草、修改、潤(rùn)色等）2、文書制作（打字、復(fù)印、編排、裝訂等）3、文書處理（收發(fā)、傳遞、辦理、保管、立卷）4、檔案管理（歸檔、鑒定、管理、提供等）5、會(huì)議組織（準(zhǔn)備、記錄、文件、善后）6、調(diào)查研究（計(jì)劃、實(shí)施、分析、研究等）7、信息資料工作（收集、整理、提供、儲(chǔ)存）8、信訪工作9、接待工作（日常來(lái)訪、計(jì)劃來(lái)訪接待、安排、服務(wù)）10、協(xié)調(diào)工作（政策、工作、地區(qū)、部門、人際關(guān)系等）11、督查工作（政策推行或決議實(shí)施的督促、檢查）12、日程安排（領(lǐng)導(dǎo)工作日程、會(huì)晤、差旅等）13、日常事務(wù)（通訊、聯(lián)絡(luò)、值班、生活、管理等）14、辦公室管理（環(huán)境、設(shè)備、辦公用品、經(jīng)費(fèi)）15、其他臨時(shí)交辦事項(xiàng)1.2.2 秘書工作的要求1、秘書工作的“四個(gè)轉(zhuǎn)變”（1985.1）由單純地辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又出謀獻(xiàn)策由單純地傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息由被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)由單憑老經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)化管理2、秘書工作的“六個(gè)強(qiáng)調(diào)”（1986后）強(qiáng)調(diào)調(diào)查研究工作強(qiáng)調(diào)信息工作強(qiáng)調(diào)信訪工作強(qiáng)調(diào)協(xié)調(diào)工作強(qiáng)調(diào)督查工作強(qiáng)調(diào)黨務(wù)、政務(wù)工作1.2.3 秘書工作的性質(zhì)和特點(diǎn)1、輔助性 在主導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)、指揮、控制之下，又是從旁幫助主導(dǎo)完成共同的目標(biāo)。2、綜合性3、機(jī)密性 善于保守秘密是秘書的首要職業(yè)道德4、服務(wù)性1.2.4 秘書工作的作用1、助手作用 2、參謀作用 3、協(xié)調(diào)作用 4、信息樞紐作用 5、公共關(guān)系作用1.3 .1秘書工作的發(fā)展趨勢(shì)1、逐漸形成雙向選擇的社會(huì)化秘書性服務(wù)系統(tǒng) 2、 逐漸走向秘書工作科學(xué)化的道路 3、 逐步形成以公務(wù)秘書為主導(dǎo)、社會(huì)秘書為主體的職業(yè)階層1.3.2 國(guó)外秘書工作的發(fā)展趨勢(shì)由事務(wù)型轉(zhuǎn)為智能型 秘書工作日益專業(yè)化 秘書人員的高學(xué)歷、秘書工作的永業(yè)化 1.3 關(guān)于秘書學(xué)1.3.1 秘書學(xué)的涵義和研究對(duì)象1.秘書學(xué)的涵義是寫作學(xué)和管理學(xué)的邊緣學(xué)科是管理學(xué)的一個(gè)分支是一門新興的綜合性應(yīng)用科學(xué)是一門綜合性、實(shí)踐性很強(qiáng)的新興學(xué)科 秘書學(xué)是研究秘書人員如何做好秘書工作的學(xué)科2、研究對(duì)象秘書工作、秘書人員1.3.2 秘書學(xué)研究的興起1979年，領(lǐng)導(dǎo)提出1980年，上海大學(xué)、江漢大學(xué)、南開大學(xué)、成都大學(xué)率先開設(shè)1983年，上海大學(xué)首創(chuàng)秘書雜志1984年，上海召開“全國(guó)高等院校秘書教學(xué)經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)”19841985年，第一批秘書學(xué)專著問(wèn)世1.3.3 秘書學(xué)研究的發(fā)展方向秘書學(xué)教學(xué)理論八十年代：秀才 黨政機(jī)關(guān)九十年代：通才 黨政機(jī)關(guān)、大中型企業(yè)九十年代以后：管理人才 更廣范圍1.3.4 秘書學(xué)研究的方法和方式1、從實(shí)際出發(fā)，由經(jīng)驗(yàn)上升為理論的方法2、運(yùn)用其他學(xué)科的先進(jìn)方法研究秘書學(xué)3、有經(jīng)驗(yàn)的秘書人員與理論研究人員相結(jié)合案例1 女秘書工作典型的一日蘇珊小姐為一家飲料公司地區(qū)分公司的行政助理，她了解成功并沒(méi)有絕對(duì)的保證，不過(guò)繼續(xù)不斷的進(jìn)修并增進(jìn)自己的技能與條件，則是絕對(duì)必要的。作為一位進(jìn)修秘書課程的專校夜校生而言，對(duì)其行業(yè)的進(jìn)階應(yīng)有旺盛的事業(yè)心。她接受要求，詳述她一天的工作實(shí)況，以供有志從事秘書工作者對(duì)辦公室內(nèi)的各項(xiàng)活動(dòng)，所遭遇的問(wèn)題與突發(fā)事件，以及秘書必須面臨的職責(zé)有一個(gè)較清晰的觀念。她的看法幾與凱勒女士的前述一席話不約而同。蘇珊說(shuō)：“當(dāng)我擔(dān)任速記員的工作時(shí)，我的日常工作極易描述，現(xiàn)在我所擔(dān)負(fù)的責(zé)任較前為重，有許多緊急事件需待處理，我發(fā)覺(jué)我的日常工作幾乎無(wú)定規(guī)定制可言。不過(guò)典型的情況是：聽寫口授、謄清文件、安排訪客的會(huì)見(jiàn)事宜、接聽電話、準(zhǔn)備行程表(我的上司經(jīng)常作業(yè)務(wù)旅行)、處理郵件以及各項(xiàng)交辦事者?！?蘇珊從事秘書工作的背景 對(duì)于蘇珊的背景作一簡(jiǎn)單的描述，將有助于讀者了解她何以在20來(lái)歲的年齡就能擔(dān)任一個(gè)負(fù)有重責(zé)的職位。蘇珊18歲畢業(yè)于美國(guó)高級(jí)中學(xué)，然后接受1年的秘書專業(yè)課程訓(xùn)練。結(jié)業(yè)之后，蘇珊對(duì)她的未來(lái)計(jì)劃一無(wú)決定，曾經(jīng)向一個(gè)就業(yè)輔導(dǎo)機(jī)構(gòu)登記，其后6個(gè)月內(nèi)，她曾經(jīng)擔(dān)任過(guò)好些臨時(shí)性工作，事后她說(shuō)：“這6個(gè)月我獲得不少寶貴的經(jīng)驗(yàn)。我學(xué)會(huì)了如何適應(yīng)不同的雇主與工作環(huán)境。” 蘇珊的一位友人，有一天告訴她，一家飲料公司有一個(gè)速記員的缺額。經(jīng)過(guò)了好幾次測(cè)驗(yàn)和兩度面談之后，蘇珊總算被雇用了。在她進(jìn)入這家飲料公司工作6個(gè)月后，她到大專夜間部就讀。她所修習(xí)的課目有信函寫作、高級(jí)秘書業(yè)務(wù)、市場(chǎng)學(xué)及市場(chǎng)調(diào)查、政治學(xué)及國(guó)際關(guān)系、心理學(xué)及人群關(guān)系、推銷術(shù)及廣告學(xué)，她目前在這家公司服務(wù)已6年多，并且數(shù)度獲得晉升。 蘇珊寫這篇描述她一天工作的記載時(shí)，她擔(dān)任該公司營(yíng)業(yè)部經(jīng)理麥克先生及廣告部經(jīng)理惠特先生兩人的執(zhí)行秘書已有一年半的時(shí)間。她已接獲通知，將升任麥克經(jīng)理的行政助理，并且當(dāng)她訓(xùn)練杜娜小姐擔(dān)任惠特經(jīng)理的秘書而能獨(dú)立作業(yè)時(shí)，即行生效。 蘇珊選擇星期四這一天作為示范，說(shuō)明一位秘書典型的一日。這一天，麥克經(jīng)理已因公出差，而惠特經(jīng)理正準(zhǔn)備遠(yuǎn)行。蘇珊告訴我們：“這是典型的一日，兩位經(jīng)理同時(shí)出差是常有的事。時(shí)間正好相近，這一天確實(shí)相當(dāng)忙，致使我速記了一些文件，準(zhǔn)備過(guò)幾天再行謄正?！?蘇珊的一天工作詳記 (辦公時(shí)間從上午9時(shí)到下午5時(shí)，中間有1小時(shí)午餐時(shí)間，兩次咖啡小憩各15分鐘)。 8：30 抵達(dá)辦公室。整理儀容，檢查辦公用品與文具。整理惠特經(jīng)理辦公室及檢查麥克經(jīng)理辦公室。 8：55 檢視手中的工作，開始謄正昨天聽寫的兩封信，盡快送請(qǐng)惠特經(jīng)理簽名。完成信稿放人簽名卷夾中，置于惠特經(jīng)理案頭。(信件宜如此慎重處理，以免他人窺視) 9：15 拆閱并處理第一批郵件。留下必須由我直接作答的，惠特經(jīng)理到達(dá)辦公室，囑我到他辦公室作大約5分鐘的口授筆記。迅速整理出即將討論的事項(xiàng)，因他即將于下午遠(yuǎn)離，公差兩星期。 向惠特經(jīng)理報(bào)到，聽寫時(shí)，兩度因電話而中斷，然后繼續(xù)筆記?；氐睫k公桌后，回復(fù)一緊急電話。請(qǐng)杜娜小姐聽第二個(gè)電話。她正接受訓(xùn)練，一旦我擔(dān)任麥克經(jīng)理的行政助理后，即將為惠特經(jīng)理工作。 惠特經(jīng)理把他的旅行計(jì)劃交給我，交代他外出期間要我處理的事情，并電告杜娜小姐，以她能協(xié)助我工作表示高興?；萏亟?jīng)理當(dāng)面囑咐如有需要可找他人幫忙，以完成交辦事項(xiàng)，因?yàn)樗牢疫€得替麥克經(jīng)理做不少事。 9：50 回到我的辦公桌，檢查檔案，獲取必要的資料，回復(fù)在惠特經(jīng)理辦公室所接聽的電話。 撿出必須由惠特經(jīng)理過(guò)目的航空信件。無(wú)特別緊要待復(fù)函件，摘記幾項(xiàng)待辦事項(xiàng)，待第二次郵件到來(lái)再處理。接聽?zhēng)淄娫挘渲幸煌橐晃皇⑴目蛻鬊先生打來(lái)的，他要與麥克經(jīng)理直接講話，他不相信麥克經(jīng)理已經(jīng)外出，最后我才婉轉(zhuǎn)問(wèn)明原委，并應(yīng)允他立即查明，盡快打電話告訴他。 10：10 決定前往征信所，核對(duì)B先生的帳目，請(qǐng)杜娜小姐照顧我的辦公室，并告訴惠特經(jīng)理我要到征信所去，征信所事忙一時(shí)無(wú)法查對(duì)，答應(yīng)中午以前電話告訴我。 10：20 回到辦公桌，記下征信所午前會(huì)來(lái)電話，不然，我應(yīng)打電話去問(wèn)。咖啡小憩時(shí)間，但已無(wú)法分身了。告訴杜娜小姐旅行信用證書的用法并叫她到出納室。稍后并告訴她登記月支帳的方法。杜娜小姐回來(lái)后，將準(zhǔn)備交由她接替的工作：復(fù)制文件、校對(duì)、正式信件的打法、推銷員所報(bào)費(fèi)用數(shù)字的核實(shí)等，一一交待。 杜娜小姐從出納室?guī)Э罘祷剞k公室，在我面前點(diǎn)清，當(dāng)她交錢給惠特經(jīng)理時(shí)也將當(dāng)面點(diǎn)清，這一點(diǎn)很重要。一旦點(diǎn)清無(wú)訛，以后再有差錯(cuò)就毋需負(fù)責(zé)。 10：40 開始謄清惠特經(jīng)理口授信件。文書中心來(lái)電話說(shuō)，他們?yōu)榛萏亟?jīng)理 打印推銷業(yè)務(wù)會(huì)議議程表，因?yàn)槭旅?，無(wú)法如期在今天完成。我決定無(wú)論如何明天一定要做完(我通常皆較實(shí)際需要時(shí)間提前幾天，以防臨時(shí)趕不及，但我并沒(méi)有明白告訴他們)。 11：10 打好數(shù)封信函送請(qǐng)惠特經(jīng)理簽名，并影印其中部分信函，我在他辦公室時(shí)，惠特經(jīng)理接聽一通私人電話，決定提早于3點(diǎn)鐘，而不是原定的5點(diǎn)鐘動(dòng)身，因此，我至少必須在2點(diǎn)半左右為他準(zhǔn)備好應(yīng)帶的公事包。 11：15 回到辦公桌，打三通電話分別通知同仁，將原定4點(diǎn)鐘召開的會(huì)議提前到2點(diǎn)鐘?；萏亟?jīng)理應(yīng)帶的文件幾乎皆已備齊，為了慎重起見(jiàn)再檢查一遍，并通知杜娜小姐來(lái)作實(shí)地見(jiàn)習(xí)。 征信所來(lái)電話，告知客戶B先生的帳目詳情，既得完整資料，自可回復(fù)B先生電話。一面打電話，一面教杜娜小姐留心為惠特經(jīng)理所準(zhǔn)備應(yīng)帶的文件。 與B先生通電話，他似乎很滿意，將經(jīng)過(guò)記下準(zhǔn)備告知麥克經(jīng)理，并將這種作業(yè)程序示知杜娜小姐，當(dāng)我的上司遠(yuǎn)行期間，我皆將所有重要電話及訪客談話摘要記錄，函件也做札記。惠特經(jīng)理的公文包已準(zhǔn)備妥當(dāng)，只等最后一份的資料。 11；45 整理檔案并與同仁會(huì)議后，開始處理麥克經(jīng)理的信件，他希望當(dāng)天能知道來(lái)信大致內(nèi)容?；萏亟?jīng)理提早離開辦公室去進(jìn)午餐，當(dāng)他經(jīng)過(guò)我的辦公室時(shí)，交給我一份簡(jiǎn)短的備忘錄。說(shuō)是回到辦公室時(shí)再由他簽名，我的案頭始終準(zhǔn)備好一本筆記簿。翻在空白的一頁(yè)，以備不時(shí)之需。將備忘錄立即謄正。并置于惠特經(jīng)理辦公室的簽字卷夾內(nèi)。第二批郵件到達(dá)，很快地過(guò)目一遍，其中有一件需要惠特經(jīng)理立即注意，從檔案中找出有關(guān)資料附于來(lái)信之后，一并置于惠特經(jīng)理辦公桌上的“速件”卷夾內(nèi)。 12：15 正準(zhǔn)備在辦公桌進(jìn)食三明治時(shí)，接待員通知一位客戶要見(jiàn)麥克經(jīng)理，假如麥克經(jīng)理此時(shí)尚在辦公室，照例會(huì)留訪客進(jìn)午餐，乃決定請(qǐng)客人到我們的餐廳用膳，巧遇市場(chǎng)調(diào)查部門的高先生，乃一并邀他同桌進(jìn)食，請(qǐng)來(lái)客在訪客名簿上簽名。 杜娜小姐通常都在1點(diǎn)正吃午餐，征求她是否能改變計(jì)劃，暫且照顧一下我的辦公桌，留一便條與惠特經(jīng)理，告知他我去何處。 1：15 重回辦公桌，高先生仍陪著客戶并將代為送客。將進(jìn)餐時(shí)與客戶談話要點(diǎn)記下，留供麥克經(jīng)理參考。并將來(lái)客姓名記人訪客名單中。 杜娜小姐將她接聽的電話告訴我，即去進(jìn)餐。并說(shuō)在半小時(shí)內(nèi)回辦公室。 1：30 惠特經(jīng)理囑我聽寫午餐時(shí)留在他桌上的緊急來(lái)信的回函，他要我替他的太太辦一些私人事情，問(wèn)他假如我請(qǐng)杜娜小姐替我走一趟，他是否介意?他表示同意。 1：40 將緊急信件謄正，請(qǐng)惠特經(jīng)理簽名，并以副本一份納入其公文包中。檢查是否有致麥克經(jīng)理緊迫郵件，其中有一封須并于晨間轉(zhuǎn)寄資料時(shí)一并轉(zhuǎn)致，在惠特經(jīng)理離開后應(yīng)立刻準(zhǔn)備，杜娜小姐餐畢返回辦公室。囑她備妥惠特經(jīng)理的最后資料。 2：oo 惠特經(jīng)理的三位同事到達(dá)辦公室，他囑我作筆錄，杜娜小姐則招呼所有的電話，使我們不致受到于擾。 2：20 三位同事離去，惠特經(jīng)理希望盡快將會(huì)談?dòng)涗浿`正，討論一些其他事項(xiàng)。 2：30 重回辦公桌，請(qǐng)杜娜小姐謄正我在會(huì)議中所作的筆錄，告訴她如果有少數(shù)的字看不清不必?fù)?dān)心，不妨從頭至尾快讀一遍，將有疑問(wèn)的字句圈記出來(lái)，一并來(lái)問(wèn)我。 將惠特經(jīng)理的公文包準(zhǔn)備妥貼。 2：45 答復(fù)杜娜小姐所提出的會(huì)議筆錄上的幾個(gè)疑點(diǎn)，她正開始謄正。繼續(xù)處理第二批來(lái)信，并備妥寄給麥克經(jīng)理的資料。 3：00 惠特經(jīng)理離開辦公室，他能準(zhǔn)時(shí)而且諸事齊備地動(dòng)身，總算松了一口氣，繼續(xù)整理信件。 接到麥克經(jīng)理的長(zhǎng)途電話，他將延后兩天回來(lái)，并囑轉(zhuǎn)告辦公室有關(guān)同仁，他已打電報(bào)給原先約定會(huì)面的某些客戶，麥克經(jīng)理希望立即寄給他某些已打字完成的資料，決定于今晚投郵，我按序檢查一遍。 3:15 察看杜娜小姐謄正我的筆錄的進(jìn)度，已接近完成。告訴她完成后盡可以休息了。 打電話給文書中心，是否可派人協(xié)助我打字，答案是無(wú)人可派，與營(yíng)業(yè)部?jī)晌活I(lǐng)班(麥克經(jīng)理也是他們的上司)聯(lián)系，是否可派來(lái)兩位打字員，一位說(shuō)很難幫忙，另一位說(shuō)3點(diǎn)半之后可能派出兩位打字小姐。一切準(zhǔn)備妥當(dāng)，在向她們有所指示之前，首先向兩位打字小姐說(shuō)明所有的資料必須在今晚付郵。如果她們中任何一位必須5點(diǎn)離開，現(xiàn)在就告訴我，以便找人替手。兩人都說(shuō)可以留下。 杜娜小姐也完成了初稿，并且協(xié)助下一步工作，她愿意不管多晚，一直陪我工作下去，感謝她的這番好意。 3：45 交代完畢，兩位打字員與杜娜小姐以全速進(jìn)行工作，我把杜娜小姐的 初稿復(fù)核一遍并作少數(shù)更動(dòng)之后，也參加工作。 4：00 工作在忙碌中順利進(jìn)行。第三批郵件到，其中有兩封限時(shí)信是給惠特 經(jīng)理的，一封今晚即行轉(zhuǎn)寄，另一封我自己可以處理。 4：15 接獲通知說(shuō)明兩位客人來(lái)拜訪麥克經(jīng)理，盡管心里不歡迎這種打擾，但是必須去見(jiàn)他們。正準(zhǔn)備去招呼他們時(shí)，兩位借調(diào)來(lái)的打字員中有 一位告訴我，她不習(xí)慣在這種緊迫情形下趕工，要求免除這項(xiàng)工作。我設(shè)法安慰她，告訴她盡可能地做，而不要一心想到它是一件緊迫的工作。我要她坐在我的寫字臺(tái)旁邊，一方面以電話告訴接待員說(shuō)，我稍遲幾分鐘便來(lái)，并請(qǐng)她打電話給營(yíng)業(yè)部門的一位領(lǐng)班暫時(shí)招呼一下來(lái)訪的客人。 重新安慰打字員，告訴她我了解她的感受，并請(qǐng)她盡可安心工作，不要在心理上受到干擾。假如在她必須離開的時(shí)刻而沒(méi)能做完，我并不責(zé)怪她，于是這位打字員重新去打字。 我則前往接待室，那位領(lǐng)班正在與一位訪客交談，而我則招呼另外并將他們的來(lái)意記錄下來(lái)，以便轉(zhuǎn)告麥克經(jīng)理。 4：40 電話鈴響，原來(lái)是惠特經(jīng)理從機(jī)場(chǎng)打來(lái)的，他忘了一件必要攜帶的重要包裹，(我不覺(jué)自言自語(yǔ)的說(shuō)：“哦真糟糕尸)所幸離他起飛時(shí)間還早，我希望能趕得及送給他。立即打電話到西聯(lián)信差服務(wù)處，告訴他們時(shí)間急迫，他們答應(yīng)在5點(diǎn)鐘之前派人來(lái)辦公室，將包裹交與接待員，并且告訴她西聯(lián)公司即將派人來(lái)取。 4；45 一位打字員已完成她的緊急任務(wù)，我們一塊兒校對(duì)后，我問(wèn)她能否接 替杜娜小姐未完的工作。而由杜娜小姐將2點(diǎn)的會(huì)議記錄用復(fù)寫紙打字謄清，因?yàn)檫@是密件不能假手于打字員。 打電話告訴母親我會(huì)晚一些吃晚飯，?點(diǎn)鐘左右才能到家。也關(guān)照杜娜小姐及兩位打字員打電話回家。 5：00 接待員來(lái)電話，告訴我西聯(lián)公司的信差已取走了包裹，總算又舒了一口氣。 兩位打字員都已打好了字，我們一起檢查一遍，他們?cè)?點(diǎn)25分鐘離開辦公室。對(duì)于她們的全力幫忙面致謝意，并記下來(lái)明天早晨第一件事是向她們的主管致謝。 5：30 辦公室只剩下我與杜娜小姐兩人，杜娜小姐繼續(xù)整理會(huì)議記錄的謄清稿。當(dāng)她完成后，告訴她處理郵件的程序，并且解釋我整天保存麥克經(jīng)理的封袋的原因。會(huì)議筆錄原稿將送給惠特經(jīng)理。 當(dāng)杜娜小姐清理她的寫字臺(tái)，并在她的日歷上記下明天待辦事項(xiàng)之際，我急速趕辦麥克經(jīng)理交代之事，將其納入一牛皮紙信封，量過(guò)重量之后，貼上足夠的郵票，即將投郵。 6；15 接惠特經(jīng)理電話，說(shuō)信差已將包裹送到。杜娜小姐問(wèn)我還需要幫忙的 事，我告訴她通常我喜歡每天做好歸檔工作，看樣子今天只好破例了。我從不讓該做的事積壓到第二天，因而我把它記在行事歷上作為明天緊急待辦事項(xiàng)。囑杜娜小姐共同再檢查一遍。盡管時(shí)間已晚，我仍然把許多“應(yīng)辦事項(xiàng)”記在行事歷上。以便打電話給文書中心有關(guān)惠特經(jīng)理交辦之事。 蘇珊為我們述說(shuō)這個(gè)典型的星期四活動(dòng)日程時(shí)，同時(shí)說(shuō)：“不要以為我每天都加班工作，我并不是每天如此。只是在絕對(duì)必要時(shí)才這樣做，我認(rèn)為我必須時(shí)時(shí)有所準(zhǔn)備，以迎接這種情況的發(fā)生?！?我們問(wèn)她：“蘇珊，你能不能舉出兩項(xiàng)使你得以從容不迫地忙過(guò)這個(gè)典型的一天的秘訣?” 她略一沉思，接著回答說(shuō)：“我想第一是我能專心致志，心無(wú)旁騖，其次便是自動(dòng)自發(fā)的精神，不管我的雇主是不是催促我，我總是按部就班地做好我該做的工作。” 問(wèn)題討論： 讀了女秘書工作典型的一日，你對(duì)秘書工作有哪些感性認(rèn)識(shí)？ 第二章 秘書工作的起源與發(fā)展 2.1我國(guó)秘書工作的起源與早期發(fā)展 2.1.1 秘書與秘書工作的起源1、黃帝時(shí)代納言-最早的秘書官 尚書堯典：“帝曰：龍，朕疾饞說(shuō)殄行，震驚朕師。命汝作納言，夙夜出納朕命，惟允！”2、夏朝 出現(xiàn)公務(wù)文書典志，秘書官-太史令 3、信訪工作 堯在位時(shí)，樹“進(jìn)善旌” 舜繼位后，設(shè)“誹謗木”（華表），后又設(shè)“敢諫之鼓”。（擊鼓鳴冤的由來(lái)）2.1.2 奴隸社會(huì)時(shí)期的秘書工作1、夏商周，設(shè)史官為秘書官員。2、商末周初，出現(xiàn)秘書機(jī)構(gòu)太史寮，相當(dāng)于中央秘書處。太史掌管，下設(shè)左、右、內(nèi)、外四史。3、西周至春秋時(shí)期，形成了一些秘書工作制度：（1）保密制度-天府之藏（2）文書制度-王命文書都有正副本（3）用印制度-文書都用泥封加印，防止篡改、泄密。4、戰(zhàn)國(guó)時(shí)期，秘書官職名稱不統(tǒng)一 尚書、御史、左徒（屈原曾任） 興“養(yǎng)士”之風(fēng)最早的私人秘書2.1.3 封建社會(huì)時(shí)期的秘書工作1、秘書機(jī)構(gòu)、人員和職責(zé)（1）秦：形成龐大的秘書隊(duì)伍 御史大夫、尚書、博士、謁者令、主璽令史、長(zhǎng)史、主簿、記室令史等。（2）西漢：御史大夫、丞相、太尉共稱“三公”。 秘書機(jī)構(gòu)：尚書臺(tái)（中央政府辦公廳）（3）三國(guó)：曹操設(shè)“秘書令”（中央秘書長(zhǎng)） 魏文帝曹丕設(shè)中央秘書機(jī)構(gòu)-中書省，改“秘書令”為“中書令”。（4）隋唐：尚書省轉(zhuǎn)化為執(zhí)行機(jī)構(gòu)，中央秘書工作主要由中書、門下兩省擔(dān)任。（5）宋：中書、門下外，軍事系統(tǒng)另設(shè)“樞密院”。（6）元：取消門下與尚書省，獨(dú)設(shè)中書省，各大區(qū)設(shè)“行中書省”（中央派出機(jī)構(gòu)）。（7）明：通政史司-中央的文書機(jī)構(gòu)和總接待機(jī)構(gòu)（8）清：承襲明朝，雍正時(shí)設(shè)“軍機(jī)處”（機(jī)要部門）清后期，官場(chǎng)腐敗，官員無(wú)德無(wú)才，聘請(qǐng)幕僚辦事，紹興人居多，稱“紹興師爺”-私人秘書。2、秘書工作制度（1）保密制度：西周、春秋時(shí)形成，歷代加強(qiáng)。（2）行文制度：秦規(guī)定，上行文 丞相府 尚書 皇帝（3）三省制：中書出令，門下審議，尚書執(zhí)行（4）一文一事制：宋朝規(guī)定“非一宗事者不得同為一文”（5）文書立卷制：元朝規(guī)定“同一類事立為一卷”2、秘書工作制度（6）限期承辦制：（7）貼黃、引黃制：貼黃-更改文字，引黃-摘要（8）條旨制：寫上初步處理意見(jiàn)-票擬（9）催辦制度：（10）文書制度：3、官府文書和應(yīng)用文名目繁多，但多已廢止不用。典-上古帝王頒布政令、法典的文書。命-黃帝、堯舜時(shí)代下達(dá)文武百官的文書。諭-夏商周時(shí)期，君王對(duì)臣下的訓(xùn)斥。詔-夏商周時(shí)期，君王對(duì)臣下的命令。旨-清朝，君王答復(fù)奏請(qǐng)而下行的文書。3、官府文書和應(yīng)用文章、表、奏、議、疏- 百官向帝王或朝廷的上行文書。最早稱章、表，秦統(tǒng)一后改稱“奏”。漢代分四種：用以謝恩的叫“章”，彈劾百官的叫“奏”，陳述情況的叫“表”，表示不滿的叫“議”。令-戰(zhàn)國(guó)時(shí)諸侯下行的軍政文書教-三國(guó)始，王侯將相訓(xùn)示屬下官吏的文書移-春秋時(shí)官吏間來(lái)往的平行文稱“移書”、“移文”檄-戰(zhàn)國(guó)始用以征召或聲討性的文書，后用以征伐前鼓舞士氣，震懾?cái)橙岁P(guān)-通達(dá)，由此達(dá)彼。相當(dāng)于通知、通報(bào)。咨-宋朝始用，地位相等的官府間查問(wèn)文書使用。3、官府文書和應(yīng)用文咨呈-明清兩代下級(jí)官府送上機(jī)官府的請(qǐng)示性文書，民國(guó)沿用。照會(huì)-明代開始，文武官府不相隸屬者往來(lái)文書。清初沿用，晚清用于外事。告示-明代曉告百姓的文書，民國(guó)沿用。銘-刻在器物上的文字，表示誓戒或記載公德。書、簡(jiǎn)、牘、箋、素、序、引、第三章 秘書工作機(jī)構(gòu)3.1 秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置一、秘書工作機(jī)構(gòu)的名稱與組織形式（一）名稱 秘書機(jī)構(gòu)又稱秘書部門，有廣義和狹義之分。 廣義的秘書機(jī)構(gòu)，指承擔(dān)辦文辦事、信息調(diào)研、綜合協(xié)調(diào)、督促檢查與事務(wù)管理等全部秘書工作的部門。一般高層稱辦公廳，基層稱辦公室，包括其下屬的秘書、檔案、機(jī)要、調(diào)研、信訪、行政、督查等部門。秘書工作機(jī)構(gòu)的名稱與組織形式狹義的秘書機(jī)構(gòu)，指承擔(dān)以辦文辦會(huì)為主，專門輔助領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及其負(fù)責(zé)人辦理秘書業(yè)務(wù)的部門，如秘書局、秘書處、秘書科等。（二）組織形式分理制：機(jī)構(gòu)下再設(shè)部門，處理各種不同的工作。綜理制：所有秘書工作由辦公室統(tǒng)一或分派人員辦理，下面不再分設(shè)部門。二、秘書機(jī)構(gòu)設(shè)置的原則1、精簡(jiǎn)原則 提高效率，避免人浮于事2、縱向?qū)哟伪M量少 溝通方便3、橫向幅度可適當(dāng)加大 工作涉及面鈍角三角形式：縱向?qū)哟紊?，橫向幅大，靈活性自由度大上下，溝通方便銳角三角形式：縱向?qū)哟味?，橫向幅度小， 控制嚴(yán)，溝通不便。 3.2 秘書部門的地位與性質(zhì)秘書部門無(wú)論是在黨政機(jī)關(guān)還是在企事業(yè)單位，都是直接為單位領(lǐng)導(dǎo)層服務(wù)的。它處于承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通內(nèi)外的樞紐地位。如圖 中央的秘書機(jī)構(gòu) 中級(jí)組織和中型企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)部門 下級(jí)組織 下級(jí)組織 秘書部門 職能部門 職能部門二、秘書工作機(jī)構(gòu)的性質(zhì) 1、機(jī)密性 2、輔助性 3、綜合性 4、服務(wù)性3.3 秘書工作機(jī)構(gòu)的職能與要求 一、秘書工作機(jī)構(gòu)的職能1、助手職能2、參謀職能3、樞紐職能4、協(xié)調(diào)職能5、保密職能6、公關(guān)職能二、秘書工作機(jī)構(gòu)的要求1、明確職責(zé)、權(quán)限、目標(biāo)、任務(wù)2、制定秘書工作的各項(xiàng)制度和標(biāo)準(zhǔn)3、分清主次，有條不紊4、科學(xué)地安排工作程序5、準(zhǔn)確細(xì)致，切實(shí)無(wú)誤6、迅速果斷，講求實(shí)效7、忠于職守，安于職分8、加強(qiáng)教育、管理，不斷提高素質(zhì)和能力技能訓(xùn)練【訓(xùn)練目標(biāo)】 通過(guò)訓(xùn)練，熟練地掌握有效發(fā)揮秘書工作作用的技能?！景咐治?】季市長(zhǎng)與他的秘書 分析思考：1、通過(guò)案例分析，如何理解市長(zhǎng)夫人對(duì)市長(zhǎng)的評(píng)價(jià)：“老季不過(guò)是個(gè)比別人勤奮些的凡人。這位出了名的、勤奮的凡人后面，還有一個(gè)不出名的更勤奮的人市長(zhǎng)的秘書老許”季市長(zhǎng)與他的秘書與季市長(zhǎng)接觸過(guò)的中外朋友，沒(méi)有一個(gè)不敬佩他學(xué)識(shí)淵博。和他見(jiàn)面后，文學(xué)藝術(shù)家會(huì)把他看做知己；工程技術(shù)專家把他看成同行；井下工人和他見(jiàn)面后說(shuō)他是貼心人；種地的老農(nóng)樂(lè)意與他扳著手指談收成；就是那些有自己研究領(lǐng)域里人癡入迷的“怪人”，也會(huì)與季市長(zhǎng)有共同語(yǔ)言。不少人稱季市長(zhǎng)是全才、天才。只有他的妻子知道，老季不過(guò)是個(gè)比別人勤奮些的凡人。這位出了名的、勤奮的凡人后面，還有一個(gè)不出名的、更勤奮的人市長(zhǎng)的秘書老許。 季市長(zhǎng)上任伊始，就發(fā)現(xiàn)辦公廳秘書處老許學(xué)識(shí)淵博，功底深厚。俄羅斯曾派出一個(gè)宇航科技代表團(tuán)來(lái)市里訪問(wèn)。市長(zhǎng)要出面接待，許秘書為此準(zhǔn)備好了談話提綱。會(huì)談中，季市長(zhǎng)不僅對(duì)世界宇航領(lǐng)域的發(fā)展?fàn)顩r作了透徹的分析，而且展望了未來(lái)的發(fā)展，對(duì)人類共同開發(fā)宇宙資源提出了一些很有見(jiàn)解的看法。那些宇航專家一個(gè)個(gè)伸著大拇指贊口不絕，說(shuō)季市長(zhǎng)的見(jiàn)解精辟，有獨(dú)到之處，對(duì)宇宙尖端科學(xué)了解如此深刻的政府官員是不多見(jiàn)的。后來(lái)，季市長(zhǎng)又接見(jiàn)了一個(gè)考古代表團(tuán)。季市長(zhǎng)從許秘書準(zhǔn)備的材料中，不僅掌握了本省本市的古文化遺產(chǎn)，而且對(duì)我國(guó)最新考古成果也了解得比較全面，特別對(duì)該考古代表團(tuán)成員的成果都知曉得十分具體。有位專家私下問(wèn)旁人，季市長(zhǎng)是否是考古學(xué)者出身?當(dāng)他得知市長(zhǎng)原是搞建筑的專業(yè)人員時(shí)，他驚奇得目瞪口呆。 一天，日本一個(gè)建筑代表團(tuán)要來(lái)市訪問(wèn)。季市長(zhǎng)認(rèn)為自己是搞建筑出身，又當(dāng)城建系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)多年，對(duì)建筑行業(yè)的情況還是比較了解的。因?yàn)楣ぷ髅?，所以沒(méi)有去看許秘書為他準(zhǔn)備的資料。結(jié)果，在會(huì)談中客人問(wèn)起中國(guó)園林建筑各流派的藝術(shù)風(fēng)格時(shí)，季節(jié)長(zhǎng)一時(shí)難說(shuō)清楚。好在許秘書在坐，禮貌而自然地接過(guò)話題，既回答了客人提出的問(wèn)題，也顧及了領(lǐng)導(dǎo)的威信。從那以后，市長(zhǎng)每天下班總要看看辦公桌上有沒(méi)有許秘書留下的資料。如果有，他一定要帶在身邊。哪怕工作到深夜，他也要把許秘書留下的資料讀完、記住。 前不久，許秘書積勞成疾住院了。恰巧這時(shí)美國(guó)水生物代表團(tuán)前來(lái)訪問(wèn)。市政府辦公廳為了搞一份市長(zhǎng)參考的資料，請(qǐng)來(lái)了高校和科研單位的水生物方面的專家，結(jié)果搞了兩天因意見(jiàn)不統(tǒng)一而寫不出一份材料來(lái)。明天就要與美國(guó)朋友會(huì)談，市長(zhǎng)下班時(shí)習(xí)慣地看看自己的辦公桌，只見(jiàn)一份水生物研究方面的綜合資料，照例放在那兒。許秘書病中還沒(méi)有忘記自己的職責(zé)。第二天，那些專家們沒(méi)寫出綜合材料，辦公廳只得安排他們一起出席座談，以便幫助領(lǐng)導(dǎo)回答專業(yè)性很強(qiáng)的問(wèn)題。沒(méi)想到市長(zhǎng)談吐自如，旁征博引，毫無(wú)外行窘態(tài)。不僅美國(guó)專家對(duì)市長(zhǎng)的學(xué)識(shí)感到吃驚，連本市的學(xué)者也大為贊嘆。 老許與市長(zhǎng)配合了四年，市長(zhǎng)的書籍和資料增加了五倍。市長(zhǎng)升任省長(zhǎng)后，每晚睡覺(jué)前看第二天需要的資料的習(xí)慣沒(méi)變。秘書已經(jīng)退休了，但被他畫著各種符合的各類資料，還經(jīng)常在原任市長(zhǎng)、現(xiàn)在的季省長(zhǎng)的手中、枕下和書桌上。 1、從案例中可以看出徐秘書在幕后的辛勤工作，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)人及市長(zhǎng)起了哪些積極作用？2、若你擔(dān)任市長(zhǎng)秘書，要產(chǎn)生像徐秘書這樣有效的輔助效果，你將做哪些方面的準(zhǔn)備？問(wèn)題討論1.你對(duì)秘書這一職業(yè)是怎么看的? 2.秘書工作的原則有哪些? 3.秘書工作有什么作用? 4.秘書工作的發(fā)展趨勢(shì)是什么? 第四章 秘書工作4.1 秘書工作內(nèi)容與形式 4.1.1辦文：主要圍繞文書、文件、文字材料開展的工作。具體分三項(xiàng)事務(wù)： 1、文字工作，主要指文書、文件、信函和新聞稿件的撰寫工作，以及領(lǐng)導(dǎo)同志需要的各種文字材料的準(zhǔn)備和起草工作。 2、文書處理和檔案工作，主要指文書文件辦理方面的工作，包括文書的打印、制作，收發(fā)、運(yùn)轉(zhuǎn)、傳遞工作，立卷、歸檔工作。 3、圍繞文書文件需要秘書部門承辦的事務(wù)。比如一份文件要迅速?gòu)?fù)制多份下發(fā)，有的文書要傳真、發(fā)電子郵件。 4.1.2 辦會(huì) 秘書“辦會(huì)工作”所指的“會(huì)”，是以“會(huì)”為代表的一系列相近事務(wù)。在程序上，包括會(huì)前的籌劃和準(zhǔn)備、會(huì)中的組織和服務(wù)、會(huì)后的善后和落實(shí)。在內(nèi)容上，辦會(huì)工作既有討論研究工作、商恰談判合作的工作會(huì)議、會(huì)談事務(wù)，也有聯(lián)誼性的、禮節(jié)性的、溝通感情、展開公關(guān)的會(huì)見(jiàn)和會(huì)議事務(wù)或文娛活動(dòng)事務(wù)。在形式上，辦會(huì)工作既包括領(lǐng)導(dǎo)層召開的小型的常規(guī)性工作例會(huì)會(huì)務(wù)，也包括幾個(gè)單位聯(lián)合召開的、會(huì)期較長(zhǎng)的大型會(huì)議會(huì)務(wù)；既包括準(zhǔn)備會(huì)議預(yù)案、議程、文字材料、促成會(huì)議結(jié)果、督辦落實(shí)的工作，也包括準(zhǔn)備節(jié)目、聘請(qǐng)主持人、選定獎(jiǎng)品，甚至包括明確禮儀程序、鮮花的擺放等事務(wù)。 4.1.3辦事 主要分三項(xiàng)，即信息工作、技術(shù)工作和日常行政事務(wù)工作。 信息工作，是指圍繞信息處理展開的工作。黨政機(jī)關(guān)的政策研究、公司企業(yè)的市場(chǎng)預(yù)測(cè)分析和調(diào)查、情報(bào)動(dòng)態(tài)的每日分析整理、組織內(nèi)簡(jiǎn)報(bào)的編發(fā)，都是信息工作。收集資料摘要、編寫大事記、組織史志編寫、編制各種范圍的聯(lián)絡(luò)手冊(cè)、收集保管名片等等，也是信息工作。 在黨政機(jī)關(guān)，還有一項(xiàng)督辦查辦工作，主要指秘書按照領(lǐng)導(dǎo)的批示和既定的工作安排，對(duì)負(fù)責(zé)承辦的部門和責(zé)任人員進(jìn)行定期的督促和檢查，協(xié)助做好必要的溝通工作，以保證承辦事項(xiàng)按時(shí)落實(shí)。負(fù)責(zé)查辦工作的秘書一般不親自辦案，不代替各部門的工作，而是從秘書的角度督促并協(xié)助具體事項(xiàng)的貫徹落實(shí)。督辦查辦工作在機(jī)關(guān)中常常對(duì)無(wú)人過(guò)問(wèn)、推諉扯皮、久拖不決的事情起著重要的協(xié)調(diào)解決，督促落實(shí)的作用。其實(shí)質(zhì)是秘書履行輔助管理職能，為領(lǐng)導(dǎo)提供反饋信息。 技術(shù)工作，主要指機(jī)要工作、計(jì)算機(jī)安全工作、特殊的現(xiàn)代辦公設(shè)備設(shè)施的使用維護(hù)工作。 機(jī)要工作是機(jī)關(guān)機(jī)密文件的保管、傳遞，以及單位內(nèi)保密事務(wù)、保衛(wèi)工作的安排、檢查、落實(shí)等工作。計(jì)算機(jī)安全工作主要指計(jì)算機(jī)信息安全工作，像設(shè)置防火墻、防黑客襲擊、防計(jì)算機(jī)病毒等。 特殊的現(xiàn)代辦公設(shè)備設(shè)施的使用和維護(hù)主要指多媒體會(huì)議設(shè)備、數(shù)碼攝錄像設(shè)備、現(xiàn)代辦公環(huán)境的主控室設(shè)備的操作和日常維護(hù)等等。 日常行政事務(wù)工作，主要指值班工作、接待工作、印章管理、財(cái)務(wù)管理、后勤管理、環(huán)境管理、車輛管理以及對(duì)外聯(lián)絡(luò)等工作。 在黨政機(jī)關(guān)，專門設(shè)立信訪辦公室，主要辦理群眾來(lái)信和群眾來(lái)訪的接待和相關(guān)事項(xiàng)的處理工作，同時(shí)也負(fù)責(zé)對(duì)報(bào)刊上的批評(píng)、建議的處理工作。其他組織單位一般不另設(shè)立信訪室，類似工作由值班秘書接待辦理。在不另設(shè)公關(guān)部的公司企業(yè)，秘書工作還包括公關(guān)事務(wù)。 4.2 秘書工作原則 4.2.1準(zhǔn)確原則 準(zhǔn)確原則，是對(duì)秘書工作的質(zhì)量要求。秘書工作是領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作的重要組成部分，秘書工作直接對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作負(fù)責(zé)。因此，秘書工作質(zhì)量的優(yōu)劣，與領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作的權(quán)威息息相關(guān)。而衡量秘書工作質(zhì)量的首要標(biāo)準(zhǔn)，就是準(zhǔn)確無(wú)誤,也就是沒(méi)有差錯(cuò)和疏漏。 4.2.2.及時(shí)原則 及時(shí)原則，是對(duì)秘書工作的效率要求。 秘書工作大都具有較強(qiáng)的時(shí)限性，務(wù)必在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)處理完各項(xiàng)事務(wù)，做到不積壓，不拖延，不扯皮。對(duì)于關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)工作的重要事項(xiàng)，如重大決策、中心工作、重要部署和突發(fā)性事件，秘書人員更要反應(yīng)靈敏，講究效率，注意速度。 堅(jiān)持秘書工作的及時(shí)原則，必須做到如下事項(xiàng): 要確立正確的時(shí)間觀念，以適時(shí)為本，該快則快，該慢則慢，快慢適中，只要符合領(lǐng)導(dǎo)工作的需要即可; 要講究工作效率，以較少的人力、物力和時(shí)間，去獲取較大的工作效果; 要分辨輕重緩急，重要的工作，緊急的工作，要首先去做，下工夫去做，直到取得滿意的成果為止; 要變被動(dòng)為主動(dòng)，對(duì)于常規(guī)性秘書工作，應(yīng)積極主動(dòng)，盡可能做到快捷、迅速，及時(shí)著手。 4.2.3.嚴(yán)謹(jǐn)原則 嚴(yán)謹(jǐn)原則，是對(duì)秘書工作的作風(fēng)要求。 從某種意義上說(shuō)，秘書工作屬于事務(wù)性工作，要處理好紛繁復(fù)雜的、瑣碎具體的日常工作。由于秘書工作同領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作密不可分，哪怕是一件微不足道的瑣事，如果處理不當(dāng)，也會(huì)對(duì)涉及全局的領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作產(chǎn)生不良影響。 因此，嚴(yán)密、周詳和謹(jǐn)慎是秘書工作的優(yōu)良作風(fēng)。 經(jīng)驗(yàn)表明，粗枝大葉、拖拖拉拉和忘乎所以的人，是絕對(duì)做不好秘書工作的。 堅(jiān)持秘書工作的嚴(yán)謹(jǐn)原則，必須做到如下事項(xiàng): 要嚴(yán)密地思考，秘書工作不論巨細(xì)，均有“牽一發(fā)而動(dòng)全身”之勢(shì)，這就需要秘書人員在處理每一件事情之前，多想幾種可能，多想幾種方案，多想幾種方案，多想幾種后果，盡量做到?jīng)]有疏漏; 要周詳?shù)剡\(yùn)作，在事務(wù)處理的過(guò)程中，由于內(nèi)外部條件的變化，即使事前已經(jīng)做了嚴(yán)密的思考和準(zhǔn)備，也會(huì)有始料不及的事情發(fā)生，這就需要秘書人員進(jìn)行周詳?shù)陌才?、周詳?shù)慕M織、周詳?shù)膮f(xié)調(diào)，盡量做到萬(wàn)無(wú)一失; 要謹(jǐn)慎地行事，秘書工作的特殊意義和秘書機(jī)構(gòu)的特殊地位，要求秘書人員要格外地謹(jǐn)慎行事，嚴(yán)以律己。 不論是待人接物，還是為人處世，特別是與同事相處，都要謙和包容，平易近人，盡量做到謙虛而又謹(jǐn)慎。 4.2.4同步原則 同步原則，是對(duì)秘書工作的態(tài)勢(shì)要求。 秘書工作的輔助性質(zhì)，決定了領(lǐng)導(dǎo)工作與秘書工作的關(guān)系是一種工作上的主輔關(guān)系。 就是說(shuō)，秘書工作的運(yùn)行及其態(tài)勢(shì)，必須以領(lǐng)導(dǎo)工作為主導(dǎo)，以滿足領(lǐng)導(dǎo)工作的需求為目標(biāo)，而不能在領(lǐng)導(dǎo)工作之外“另起爐灶”，也不能我行我素，或“你動(dòng)我不動(dòng)”。 堅(jiān)持秘書工作的同步原則，必須做到如下事項(xiàng): 要同步思維，大凡有作為的領(lǐng)導(dǎo)者，都有獨(dú)到的工作思路，既有對(duì)當(dāng)前和今后工作的宏觀思考，又有對(duì)具體工作的微觀思考，一位合格的秘書，要想領(lǐng)導(dǎo)者之所想，急領(lǐng)導(dǎo)者之所急，盡量做到與領(lǐng)導(dǎo)者同步思維; 要同步行動(dòng)，領(lǐng)導(dǎo)工作確定之后，接著便是一系列的領(lǐng)導(dǎo)行動(dòng)，對(duì)此，秘書工作要及時(shí)到位，同步運(yùn)行，盡量做到招之即來(lái),揮之即去; 要同步提高，秘書人員必須努力提高自己的綜合素質(zhì)，以便與領(lǐng)導(dǎo)者綜合素質(zhì)的提高保持同步，否則，秘書工作就無(wú)法適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作的需要和發(fā)展。 4.2. 5.保密原則 保密原則，是對(duì)秘書工作的紀(jì)律要求。 保守秘密，特別是保守國(guó)家秘密，是秘書工作的原則，也是秘書工作的紀(jì)律。任何一位從事秘書工作的人員，都必須嚴(yán)守黨和國(guó)家的秘密，不得有失密、泄密的行為發(fā)生。 堅(jiān)持秘書工作的保密原則，必須做到如下事項(xiàng): 要強(qiáng)化保密意識(shí)，對(duì)于保密的意義和泄密的危害，以及當(dāng)今社會(huì)保密與竊密、間諜與反間諜的斗爭(zhēng)情況，秘書人員應(yīng)有清醒的認(rèn)識(shí)和深刻的了解，以保持高度的警惕性; 要具備法律知識(shí)，熟知國(guó)家頒發(fā)的一系列保密法規(guī)，明確國(guó)家秘密的定義、范圍和等級(jí)，以及保密工作的方針、制度和法律責(zé)任; 要嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，并敢于同一切泄密和竊密行為作斗爭(zhēng)。 4.3秘書工作的特點(diǎn)與作用4.3.1秘書工作的特點(diǎn)從屬性 從屬性是現(xiàn)代秘書工作最根本的屬性和特點(diǎn)。 被動(dòng)性 秘書機(jī)構(gòu)的輔助地位，決定了秘書工作的被動(dòng)性。 事務(wù)性 秘書工作絕大多數(shù)都是具體的事務(wù)工作。 綜合性 秘書機(jī)構(gòu)是綜合辦事機(jī)構(gòu)，秘書工作也就具有鮮明的綜合性。 機(jī)要性 指秘書工作的機(jī)密性和重要性。 4.3.2 秘書工作的作用 樞紐作用 秘書部門的地位是承上啟下，聯(lián)系左右，溝通各方的樞紐。 參謀助手作用 秘書工作的參謀助手作用，貫穿在秘書人員輔助領(lǐng)導(dǎo)工作的整個(gè)過(guò)程中。 形象作用 秘書人員在工作中的一舉一動(dòng)、一言一行以及辦事風(fēng)格，都代表本單位的形象。 4.4 秘書工作的發(fā)展趨勢(shì) 秘書工作將隨著社會(huì)的發(fā)展，逐步形成以下趨勢(shì): 4.4.1逐步形成以公務(wù)秘書為主導(dǎo)、社會(huì)秘書為主體的職業(yè)階層 各行各業(yè)的秘書，將形成一支不可或缺的職業(yè)大軍。 在秘書隊(duì)伍中，公務(wù)秘書處于“中心”位置，它的“舉動(dòng)”仍制約和影響到其他行業(yè)的秘書，因而它應(yīng)居于主導(dǎo)地位;社會(huì)秘書由于活動(dòng)在國(guó)家經(jīng)濟(jì)的主戰(zhàn)場(chǎng)，在秘書隊(duì)伍中，其人數(shù)將會(huì)越來(lái)越多，它應(yīng)該居于主體地位，成為一個(gè)職業(yè)階層。 4.4.2逐漸形成雙向選擇的社會(huì)化秘書性服務(wù)系統(tǒng) 近年來(lái)，在激烈競(jìng)爭(zhēng)的人才市場(chǎng)中，各級(jí)各類工商、企業(yè)、事業(yè)單位及個(gè)體等，都根據(jù)自己的實(shí)際需要公開招聘秘書。 秘書人員根據(jù)條件要求，選擇用人單位或個(gè)人，以實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值;以知識(shí)、智力服務(wù)于用人單位。 當(dāng)前，一些經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)的地區(qū)已相繼出現(xiàn)了秘書事務(wù)所、商務(wù)秘書中心、信息咨詢單位、市場(chǎng)調(diào)查單位、文秘單位等提供秘書性服務(wù)的民營(yíng)性、私營(yíng)性機(jī)構(gòu)。 這種以各種形式面向全社會(huì)提供全方位的秘書性服務(wù)，表明了秘書工作職業(yè)化的多元組合形式已經(jīng)形成。 4.4.3逐漸走向秘書工作科學(xué)化的道路 隨著信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的到來(lái)以及知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來(lái)，對(duì)秘書工作形成了一股強(qiáng)大的沖擊波，提出了新的挑戰(zhàn).它改變了我們傳統(tǒng)的工作方式和習(xí)慣，甚至改變了相關(guān)的思想觀念和組織觀念。 越來(lái)越多的秘書部門和秘書人員使用錄音、錄像、復(fù)印、電子文字處理與信息儲(chǔ)存、電子傳真等先進(jìn)辦公設(shè)備，逐步實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化，同時(shí)也逐步引入信息論、控制論等原理對(duì)秘書工作進(jìn)行科學(xué)管理，對(duì)秘書人員從思想意識(shí)、組織觀念到知識(shí)構(gòu)成、職能要求，從心理品質(zhì)、行為方式到工作方法、工作習(xí)慣等方面都提出了更高、更新的要求，促使秘書工作向科學(xué)化的道路發(fā)展。 第五章 秘書人員教 學(xué) 目 的通過(guò)闡釋秘書的職業(yè)道德和素質(zhì)的正確理念，了解秘書職業(yè)的特殊性和秘書組織訓(xùn)練的重要性，掌握和理解秘書人員應(yīng)具備的素質(zhì)和職業(yè)道德。教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn)1、教學(xué)重點(diǎn)：秘書素質(zhì)修養(yǎng)與道德修養(yǎng)的概念；秘書職業(yè)道德的具體要求。技能訓(xùn)練。2、教學(xué)難點(diǎn)：如何理解秘書應(yīng)具備的素質(zhì)和職業(yè)道德；案例分析與理解。技能訓(xùn)練5.1 秘書的知識(shí)和能力1、知識(shí)素養(yǎng)基礎(chǔ)知識(shí)：社會(huì)基礎(chǔ)知識(shí)和自然科學(xué)知識(shí)。專業(yè)知識(shí)：文書寫作與處理、辦公管理、會(huì)議組織等。行業(yè)知識(shí)：所在行業(yè)、系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)等。相關(guān)知識(shí)：經(jīng)濟(jì)學(xué)、心理學(xué)等。準(zhǔn)格爾？準(zhǔn)葛爾？一次，某煤炭部門要發(fā)一個(gè)文件給準(zhǔn)葛爾煤田。秘書小廖馬上問(wèn)到：“哪個(gè)準(zhǔn)格（葛）爾？”一字之差，稍不留意，就可能把文件錯(cuò)發(fā)到千里之外的另一地方。2、能力要求 寫作能力，口頭表達(dá)能力聽知能力，閱讀概括能力交際能力，協(xié)調(diào)能力辦事能力，應(yīng)變能力操作能力，管理能力。觀察分析能力，預(yù)測(cè)能力哪種行為好新星公司張總經(jīng)理突然收到一封非常無(wú)禮的來(lái)信，信是由一家平時(shí)交往很深的協(xié)作單位的廠長(zhǎng)寫來(lái)的?？偨?jīng)理怒氣沖沖地把秘書叫到自己的辦公室，讓他記錄自己口述的回信：“我實(shí)在沒(méi)有料到會(huì)收到這樣一封來(lái)信，盡管我們之間已有那么長(zhǎng)時(shí)間的往來(lái)，但事到如今，我不得不中止我們之間的往來(lái)，并且按照慣例，我要將此事公布于眾?！笨偨?jīng)理命令秘書立即將信抄寫好寄出對(duì)于這位總經(jīng)理的命令，秘書可以采取三種行為： 1“是，馬上辦理?！闭f(shuō)完，秘書回到自己的辦公室，立即將信抄好寄走。 2秘書不僅沒(méi)有退下去抄寫，反而直言相勸：“總經(jīng)理，請(qǐng)您三思，給對(duì)方回這樣的信，后果將不堪設(shè)想。在這個(gè)問(wèn)題上，難道我們自己沒(méi)有需要反省的地方嗎?” 3當(dāng)天下午快下班的時(shí)候，秘書將抄寫好的信遞給已心平氣和的總經(jīng)理，問(wèn)：“總經(jīng)理，這封信可以寄走嗎?” 你認(rèn)為哪種方法正確？ 夾縫中的王秘書某商業(yè)公司趙副總經(jīng)理因一項(xiàng)對(duì)外業(yè)務(wù)工作，與焦總經(jīng)理爭(zhēng)執(zhí)起來(lái)。后來(lái)，趙經(jīng)理在與王秘書外出乘車中，埋怨焦總經(jīng)理主觀、武斷、不尊重他的意見(jiàn)，導(dǎo)致決策失誤，給公司經(jīng)營(yíng)造成了損失。王秘書知道總經(jīng)理與副總經(jīng)理因工作意見(jiàn)不同，有些分歧。 總經(jīng)理是一位有能力、有魄力、辦事雷厲風(fēng)行的人，但不太注意方法，工作中得罪了不少人，職員中對(duì)他這一點(diǎn)也頗有意見(jiàn)。副總經(jīng)理考慮問(wèn)題周到，群眾關(guān)系好，也關(guān)心別人，但決斷能力差些。從心底講，王秘書個(gè)人感情上更傾向副總經(jīng)理。今天，副總經(jīng)理談起他與焦總的分歧，明明是想爭(zhēng)得秘書對(duì)他的支持和同情。 王秘書此時(shí)應(yīng)如何辦? 1投其所好，表示對(duì)趙副總的支持和同情，并對(duì)總經(jīng)理的缺陷頗有微詞。 2維護(hù)第一把手的權(quán)威，指出總經(jīng)理為公司發(fā)展做出的種種努力，取得的累累成效。 3、直言相諫，指出副總經(jīng)理把領(lǐng)導(dǎo)之間分歧講給下級(jí)聽，這樣不利于領(lǐng)導(dǎo)班子團(tuán)結(jié)，也弄得下級(jí)無(wú)所適從。 4、保持沉默，對(duì)副總的話不表態(tài)，或轉(zhuǎn)移話題，談其他事情。 5、耐心解釋，說(shuō)好話不說(shuō)閑話，以彌合領(lǐng)導(dǎo)間的裂痕。 5.2秘書的思想修養(yǎng)和職業(yè)道德一、秘書的理論修養(yǎng) 二、思想作風(fēng) 1、全心全意為人民服務(wù) 2、對(duì)黨和人民負(fù)責(zé) 3、密切聯(lián)系群眾 4、謙虛謹(jǐn)慎 5、實(shí)事求是 6、踏實(shí)細(xì)致、一絲不茍 7、敏捷干練，講究實(shí)效 8、富于創(chuàng)造，勇于開拓三、職業(yè)道德 1、忠于職守 2、嚴(yán)守機(jī)密 3、恪守信用 4、文明禮貌 5、廉潔奉公5.3 秘書的心理和性格一、秘書的心理修養(yǎng)1、秘書心理健康的基本品質(zhì)（性格） 秘書的心理健康是指秘書個(gè)體能以良好的心理狀態(tài)適應(yīng)職業(yè)活動(dòng)的環(huán)境，它包括以下