員工管理_員工管理知識匯總92

第九章 公文處理工作第一節(jié) 公文處理工作概述一、特性（一）概念 公文處理工作，通常稱為文書工作，是指機(jī)關(guān)單位在使用公文來處理日常公務(wù)的活動中，圍繞公文的擬制、辦理、管理以及立卷歸檔所進(jìn)行曲的一系列銜接有序的工作。理解：1 發(fā)文。一系列環(huán)節(jié)。2 收文。同上。3 平時管理。效用，保密和管理環(huán)節(jié)。4 立卷歸檔。（二）特點(diǎn)1 政治性。首先是指直接關(guān)系到黨和國家方針、政策、法令、法規(guī)的貫徹執(zhí)行。其次集中體現(xiàn)在它是國家機(jī)器盍的重要保證。還表現(xiàn)在它是機(jī)關(guān)工作效率的重要環(huán)節(jié)。2 時限性。一是及時迅速。二是適時。3 機(jī)要性。機(jī)密性和重要性。4 規(guī)范性。統(tǒng)一的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，法規(guī)文件規(guī)定。全面完備，各個環(huán)節(jié)方面。二、其它（一）基本任務(wù) 1 收文；2 發(fā)文；3 平時管理；4 立卷歸檔；5 處理群眾來信；6 會議、匯報、電話的記錄和整理；7 有關(guān)資料和其它文書工作。（二）重要作用與公文的作用有區(qū)別。1 助手作用。2 紐帶作用。3 查考作用。（三）組織組織是保證。包括三方面：1組織機(jī)構(gòu) 公文處理工作不是機(jī)關(guān)的一項(xiàng)專門的業(yè)務(wù)職能，也不只是機(jī)關(guān)內(nèi)部某一組織機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)，而是涉及整個機(jī)關(guān)各機(jī)構(gòu)、各部門的工作，但都納入秘書部門的工作范圍之中。（1） 大機(jī)關(guān)：專門秘書機(jī)構(gòu)。（2） 小機(jī)關(guān)：專職或兼職文書人員。2組織領(lǐng)導(dǎo)沒有一個全國性的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)對全國各地公文處理工作進(jìn)行垂直領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)。（1） 從全國說，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳分別對各自系統(tǒng)的文書工作領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)。方式：制發(fā)規(guī)章，作出指示，召開會議等。（2） 從一個機(jī)關(guān)說，由秘書長或辦公廳（室）主任領(lǐng)導(dǎo)。（3） 從上下級說，上級秘書部門對下級秘書部門進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。（4） 從職能部門說，責(zé)成一名秘書分工負(fù)責(zé)。（5） 從檔案室說，負(fù)有一定指導(dǎo)責(zé)任。3組織形式（1）類型：一是集中形式。辦公室。小機(jī)關(guān)。二是分工形式。辦公室和業(yè)務(wù)部門的秘書部門或?qū)＜媛?。一二層結(jié)構(gòu)（四）原則條例第四、五條必須準(zhǔn)確、及時、安全、保密、加強(qiáng)集中統(tǒng)一管理、堅(jiān)持實(shí)事求是，按要求和規(guī)定進(jìn)行的原則。分開來是要求。二、公文行文規(guī)則按一定的規(guī)定或準(zhǔn)則來處理機(jī)關(guān)之間的行文關(guān)系。（一）行文關(guān)系發(fā)文機(jī)關(guān)和受文機(jī)關(guān)的文件往來關(guān)系。辦法第十二條：根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍來確定。1.國家行政機(jī)關(guān)的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍。憲法規(guī)定縣級以上。隸屬關(guān)系就是上下級的領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系。一般不得越級行文。2.黨的各級機(jī)關(guān)之間的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍。全黨服從全國代表大會和中央委員會。3.黨政機(jī)關(guān)行文關(guān)系：（1） 上下級構(gòu)成領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系。（2） 上級主管業(yè)務(wù)部門和下級業(yè)務(wù)部門之間具有業(yè)務(wù)上指導(dǎo)關(guān)系。（3） 非同一系統(tǒng)之間是不相隸屬關(guān)系。無論級別高低。（4） 同一系統(tǒng)的同級機(jī)關(guān)之間和不同系統(tǒng)的同級機(jī)關(guān)之間都是平行關(guān)系。（3）和（4 ）用函。（二）行文方式1 下行文（1） 逐級）（2） 多級（3） 直達(dá)基層組織和群眾2 上行文（1） 逐級（2） 多級，少數(shù)特殊情況。（3） 越級，特殊必要。3 平行文 （三）行文規(guī)則辦法第十條至第十八條；條例第十一條至第十五條。1 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍來確定。2 精減，嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量和范圍。3 一般不得越級行文。4 正確確定主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。5 聯(lián)合行文。同級，協(xié)商一致，相對應(yīng)的各機(jī)關(guān)都理為主送機(jī)關(guān)。6 請示7 秘書部門向下直接行文，把握好職權(quán)范圍和授權(quán)范圍。對授權(quán)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人（一般不提名）在文件開頭加以說明。 第二節(jié) 公文辦理程序一、 概述 指文件在機(jī)關(guān)內(nèi)部從形成到運(yùn)轉(zhuǎn)處理所必須經(jīng)過的一系列環(huán)節(jié)。分為收文和發(fā)文。不是所有機(jī)關(guān)都必須經(jīng)過所有的公文辦理程序。二、 收文辦理程序 （一） 簽收 收件人（傳達(dá)室或秘書）在對方的送文薄或投遞單上簽字。三個來源：機(jī)要件，郵件和電報，送來件。四個查清。（二） 拆封 文書人員。只對寫明本部門的。其它分辦。要細(xì)心。（三） 登記 文書人員。收文登記薄。形式：薄冊式；聯(lián)單式和卡片式。（四） 分辦 有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門和承辦人員。便函、請?zhí)?、廣告等，不登記。直接交有關(guān)部門和人員（五） 傳閱 各領(lǐng)導(dǎo)和部門。以文書人員為中心。稱“輪輻式”。文件傳閱單和閱文通知單。（六） 擬辦 秘書部門負(fù)責(zé)人或業(yè)務(wù)部門承辦人。署擬辦人姓名和日期。（七） 批辦 領(lǐng)導(dǎo)。公文處理單“批辦意見”欄。（八） 承辦 有關(guān)部門或人員。關(guān)鍵性環(huán)節(jié)。可向領(lǐng)導(dǎo)反映意見，擬出復(fù)文請有關(guān)部門會商，簽名后報領(lǐng)導(dǎo)。（九） 催辦 時限。秘書部門。（十） 注辦 也稱辦復(fù)。 經(jīng)辦人。三、發(fā)文辦理程序（一） 擬稿。第一個、關(guān)鍵性環(huán)節(jié)。（二） 審核。部門負(fù)責(zé)人或有經(jīng)驗(yàn)的秘書。六查：是否需要行文（口頭、電報、面談的就不，與已有文件沖突的不再）；（三） 簽發(fā)。領(lǐng)導(dǎo)人。在職權(quán)范圍內(nèi)。（四） 繕印。打字員。（五） 校對。雙人對制。一校一讀。（六） 用印。1993。4。1日國務(wù)院關(guān)于國家行政機(jī)關(guān)和企業(yè)、事業(yè)單位印章的規(guī)定上不壓正文，下騎年蓋月。（七） 登記。薄冊式。（八） 封發(fā)。郵遞，機(jī)要交通和專人。 第三節(jié) 公文立卷工作 一、公文立卷及其意義 （一）立卷與案卷 立卷是指文書部門將已經(jīng)辦理完畢的具有一定查考利用價值的文件材料，按照它們在形成過程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律組成案卷。案卷也稱卷宗，是指有關(guān)某一總是或某一工作活動的系統(tǒng)的、具有密切聯(lián)系的文件材料組合體。是文書檔案的基本保管單位和統(tǒng)計(jì)單位。 1辦理完畢，不是文件內(nèi)的事情辦理完畢，而是指在公文處理程序上已經(jīng)辦理完畢。(1) 領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件有普遍意義，不要求馬上回答，發(fā)文之后就可歸檔。收文一段時間再歸檔。(2) 不必辦復(fù)的收文，傳閱后就可歸檔。(3) 問性文件，可歸檔。(4) 重大問題，需要長時間的，有許多小問題，只要其中某項(xiàng)具體問題已解決，也可以歸卷。正在辦理的，仍然處于公文運(yùn)轉(zhuǎn)辦理過程的文件，不能馬上立卷。2有一定參考價值的立卷。如一般性學(xué)術(shù)會議通知。3按照文件在自然過程中形成的聯(lián)系和一定的規(guī)律組成案卷。4 案卷是文書檔案的基本保管單位和統(tǒng)計(jì)單位。（二）立卷意義1 保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于查找利用。2 維護(hù)文件的完整與安全，也便于文件的保管。3 為檔案工作打下基礎(chǔ)。二、立卷工作的組織 （一）文書部門立卷制度 辦法和條例 （二）立卷的分工。文件以本機(jī)關(guān)為主。 1 上級下文。綜合性的，由秘書部門立卷。專業(yè)性、業(yè)務(wù)性由業(yè)務(wù)部門立卷。2 本機(jī)關(guān)文件。秘書部門起草的，業(yè)務(wù)部門起草的，各自立卷。聯(lián)合行文，其它機(jī)關(guān)只保存印制本。3 下級來文，部門誰辦誰立卷。4 會議文件，業(yè)務(wù)部門召開，自立卷。三、立卷的原則和方法（一） 原則。保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，便于保管和利用。（二） 基本方法 1根據(jù)文件的特征組卷。主要方法。（1） 問題特征。指內(nèi)容所反映的問題、事物、事件、人物、 性質(zhì)等具有的共同特點(diǎn)。表現(xiàn)在標(biāo)題的事由上。是一種自然的、常用的、主要的方法。（2） 時間特征。文件形成的時間和文件內(nèi)容所針對的時間。一是寫成年立卷。二是針對年度立卷。三是復(fù)文年。四是轉(zhuǎn)發(fā)時間。（3） 名稱特征。文種特征。在數(shù)量不多時。（4） 作者特征。廣州市政府。（5） 地區(qū)特征。廣州市。（6） 通訊者特征。雙方。#區(qū)教育局關(guān)于招生工作與市教育委員會的往來文件2靈活運(yùn)用六個特征。在一個案卷內(nèi)結(jié)合使用兩個至四個特征。廣州市人民政府1999年關(guān)于班干部工作的通知問題特征是主要的。3適當(dāng)照顧文件的保存價值組卷，劃分文件的保管期限。國家檔案局1987年12月4日關(guān)于文書檔案保管期限的規(guī)定。（1） 永久保存。一是本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件，重要問題的、重要會議的文件。二是屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的重要文件材料。（2） 長期保存。一般工作活動，在較長的時間內(nèi)有參考價值的。1650年。（3） 短期保存。較短時間內(nèi)有參考利用價值的。15年以下。一是事務(wù)性的。二是非主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的，下級報來的一般總結(jié)報告報表。四、公文立卷的準(zhǔn)備工作。不能等到一年終了時動手。一是事先編制好立卷類目，二是做好平時歸卷工作。（一）立卷類目的編制。分類：一是綜合類目，包含各部門在內(nèi)使用的類目，二是分編的類目。制定者，一般是文書處理部門會同秘書部門、機(jī)關(guān)檔案部門共同研究編制。結(jié)構(gòu)：主要由類名和條款組成。1 類名，即類別。一按工作性質(zhì)分，二按組織機(jī)構(gòu)分。2 條款，即條目。是類名之下一組文件夾的總標(biāo)題。一個條款就是年終形成的一個案卷。，條款名稱就是預(yù)先擬出的案卷標(biāo)題。注意：一是按照立卷特征來擬制，二是注明保管期限。順序號，即文書處理號，簡稱條款號。一是大流水編號，二是分類流水編號，如1-1；2-2；3-1等。類名和條款的排列呈表格式，即立卷類目表。（二）平時歸卷工作 一是收集。二是檢查和調(diào)整。三是待歸文件。四是無須立卷文件另設(shè)卷夾存放，年終銷毀。 第四節(jié) 案卷整理與歸檔一、案卷的組合即組卷，是年終或第二年上半年對歸卷的各個條款內(nèi)的文件材料進(jìn)行調(diào)整立卷、卷內(nèi)文件排列和編號以及擬寫案卷標(biāo)題等一系列工作。 （一）調(diào)整立卷 注意：一是文件的成份，二是聯(lián)系，三是數(shù)量，四是保存價值。根據(jù)國家檔案局機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范 （二）卷內(nèi)文件的排列和編號 1排列。按時間、問題、重要程度、文號、作者、地區(qū)、通訊者、文種、人名筆畫或拼音字母等順序排列。（1） 時間（2） 作者時間（3） 問題時間（4） 地區(qū)時間（5） 通訊者時間，等。在前的有：重要的，正件，印件2卷內(nèi)文件編號：以“頁”為單位，不以“張”（三）擬寫案卷標(biāo)題 封面上最重要的項(xiàng)目，是內(nèi)容的總概括。 1結(jié)構(gòu)及標(biāo)法 基本結(jié)構(gòu)：作者、（關(guān)于）問題（的）、名稱三個基本部分。加時間、地區(qū)亦可。（1） 標(biāo)明文件作者，盡量寫全稱。作者多，用習(xí)慣用法：如“某地區(qū)某縣關(guān)于”如“等五市關(guān)于“（2） 標(biāo)明問題，是標(biāo)題的核心，全面、準(zhǔn)確、簡練。（3） 標(biāo)明文件作者。有的標(biāo)題名稱部分使用專門術(shù)語：案件材料，限于對某一案件、事件或某個人問題的調(diào)查和處理。來往文書，限于機(jī)關(guān)之間商洽一般性工作問題。材料，限于針對正式文件以外的輔助材料。（4） 標(biāo)明時間文件內(nèi)容所針對的時間而不是文件形成的時間。只有計(jì)劃總結(jié)等需要。（5） 標(biāo)明通訊者。先寫明甲方和乙方，然后寫問題和名稱?！澳彻九c某公司就#的往來文書”（6） 標(biāo)明地區(qū)。有的大的概念，如“各”、“等”注意：控制在二三十個字以內(nèi)，最多不超過五十。備有專門負(fù)責(zé)制的“擬寫案卷封皮草底”。二、編目成卷工作指在組合案卷的基礎(chǔ)上對卷內(nèi)文件進(jìn)行編目、裝訂以及案卷的排列、編號等工作。 （一）編目1 填寫卷內(nèi)文件目錄。：順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期等。2 備考表。用以注明文件需要說明的情況。3 案卷封皮。項(xiàng)目：全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時間、保管期限、件數(shù)等。 （二）裝訂與裝盒帶底稿的文件為正卷，應(yīng)裝訂。第二套卷，即重份文件卷，應(yīng)裝盒。要求：整齊、牢固，不影響閱讀。不可用刀切。不裝訂的用“散裝卷”。硬皮組卷：“案卷封面卷內(nèi)文件目錄文件備考表封底” （三）排列與編號1雜卷的排列：先按保管期限分開再調(diào)整。2案卷號。長期、短期、永久。三、案卷的歸檔（一）