《辦公室環(huán)境管理》PPT課件.ppt

第一章 辦公室實務概述,(1)廣義的：泛指一切辦公場所. (2)狹義的：是指某一類職業(yè)人員或某一級職務人員的辦公場所。 (3)特指的：黨和政府機關，企事業(yè)單位內(nèi)的綜合辦事機構。級別高的又稱辦公廳。 (4)專指的：某種專門的獨立的工作機構。, 2006 name of company. All rights reserved.,辦公室的含義,辦公室文化,辦公室文化： 組織文化在辦公室環(huán)境、工作模式、人際關系、精神面貌等各方面的表現(xiàn)。,露寶：比爾蓋茨的秘書兼“母親”,“邂逅”大齡女秘書 在“娃娃公司”的日子 “垃圾”事件,辦公室文化標志,1辦公室的事情不管大小都是自己的份內(nèi)事。 2每個人都十分關心公司的發(fā)展，把自己的喜怒哀樂與集體的起伏緊密地聯(lián)系在一起。 3辦公室里有一種樂觀向上的精神，不是把上班作為一種掙錢的負擔，而是作為一種樂事。,辦公室文化標志,4團隊協(xié)作精神。 5營造相互教育、共同提高、濃厚的學習氣氛，每個人都樂于把自己學到的東西與他人共享。 辦公室文化.doc,辦公室倫理,辦公室倫理就是在對與錯、正當?shù)男袨榕c不當行為的意義上對辦公室工作人員的道德約束，體現(xiàn)為價值觀原則或道德準則 辦公室倫理.doc,一個大型會議的晚會內(nèi)容怎么定，方秘書先請示分管辦會的黃副主任，定為“舉辦電影晚會”。黃沒有說要再往上請示，而方秘書自認為再請示第一把手賈主任也許會更好辦事。在請示賈時又沒有把已請示黃所定的意見告訴賈，賈的批復定為“觀看戲劇演出”。這樣，一個晚會出現(xiàn)兩種不同安排的領導意見，該怎么辦？方秘書左右為難。幾個辦會秘書研究，最后定為按賈的意見執(zhí)行。由方秘書向黃副主任作自我批評，說明擬按賈主任的意見辦，請黃諒解。當時黃對方秘書多頭請示很不高興，但還是同意了按賈的意見執(zhí)行。,方秘書向分管辦會的領導請求，領導有了決定的意見，就應按該領導的意見辦。因為一個單位的領導同志往往不止一個，各項工作需要在集體領導下分工負責。秘書應遵照領導職權分工與單向請求的原則，向分管的領導請求即可。不應多頭請求。再說，既然請求副職領導已決定了的事情，你又再去請求第一把手。這樣做弄不好容易造成煩惱誤會，使副職領導以為你心目中不尊重副職領導職權。有厚此薄彼之嫌，不利于今后工作，也不利于自己與領導的關系。 兩位領導在同一事情上有不同的意見，秘書最終遵照第一把手的意見執(zhí)行，是比較妥當?shù)?。按照領導班子民主集中制的建設原則，秘書執(zhí)行主要決策人的意見，這是按組織原則辦事。,辦公室的職能與特征,職能：政務（或業(yè)務）服務和事務管理,特征：服務性，分散性，專業(yè)性，主動性，繁雜性。,辦公室實務的范圍和內(nèi)容,辦公室實務 就是指辦公室的工作事務和操作實務,特征 服務性，分散性，專業(yè)性，主動性，繁雜性。,辦公室環(huán)境,包括自然環(huán)境和人文環(huán)境兩部分。,自然環(huán)境包括辦公室所處的位置、建筑設計的特點、室內(nèi)的光線、色彩、空氣、設備和布局等要素。,人文環(huán)境包括辦公室的整體形象標志、人際關系、辦公室文化等要素。,辦公室環(huán)境布置的目的,1） 創(chuàng)造舒適而又工作效率高的環(huán)境；,2） 塑造組織形象；,3） 建立擋駕制度；,4） 有利于保密工作,要求,方便 整潔 和諧 安全,辦公環(huán)境管理,1 辦公環(huán)境的含義 是指一定的組織機構的秘書部門工作所處的自然環(huán)境。包括空間環(huán)境、視覺環(huán)境、聽覺環(huán)境、空氣環(huán)境、健康與安全環(huán)境。 2 辦公環(huán)境的管理原則 方便舒適整潔 和諧統(tǒng)一安全,想想看,1、空氣殺手； 2、光線殺手； 3、聲音殺手； 4、空間殺手； 5、設備殺手； 6、文件殺手； 7、職能殺手。,辦公室的七大效率殺手有哪些？,辦公環(huán)境管理,3 辦公室的布局與布置 （1）布局 封閉式布局。 封閉式布局是一種較為傳統(tǒng)的辦公室布局，是把組織內(nèi)部各職能部門獨立安排在一個個小房間內(nèi)，組成一個個小辦公室。,辦公環(huán)境管理,開放式布局。 就是將一個大工作間“切分”成多個相對獨立的工作單元，把組織內(nèi)部各職能部門的所有工作人員按照工作程序安排在各工作單元中開展工作。,辦公環(huán)境管理,（2）辦公環(huán)境布置 布置要點 營造一個安靜的工作環(huán)境； 保證良好的采光、照明條件； 合理安排座位； 力求整齊、清潔。,辦公環(huán)境管理,布置的原則 采用一個大間辦公室。 使用同一大小的桌子。 檔案柜應與其他柜子的高度一致，以增進美觀。 采用直線對稱的布置。 主管的辦公區(qū)域需保留適當?shù)脑L客空間。 將通常有許多客戶來訪的部門，置于入口處。 主管的工作區(qū)域位于部屬座位之后方，以便于控制和監(jiān)督。,辦公環(huán)境管理,布置的原則 全體職員的座位應面對同一方向布置。 常用的文件與檔案，應置于使用者附近。 應保持公共空間和私人空間的獨立。 桌與桌之間應留有一米左右的距離。 桌位的排列，宜使光線由工作人員的左側(cè)射入。 最常用的辦公物品應放在伸手可及的地方。 計算機等辦公自動化設備，應有其獨立的空間，既 要方便使用又不影響別人工作。,考考你,配備合適光源 選擇理想的辦公桌椅 安裝隔音設備 選擇合適的屏風、窗簾、檔案柜 調(diào)節(jié)合適的空調(diào)溫度 合理放置辦公設備,1、 怎樣優(yōu)化辦公設備？,2、怎樣美化辦公環(huán)境？,辦公室裝飾 辦公室綠化,辦公環(huán)境管理,4. 辦公室的視覺環(huán)境管理 A.辦公室內(nèi)的覆蓋物 （1）有效地使用顏色。（2）顏色應協(xié)調(diào)一致。 B.照明 （1）光線的量。（2）光線的質(zhì)。（3）光的設計。 光亮設計的原則： 避免用一個發(fā)光體，宜多用幾盞燈，降低光源的強度；窗上宜裝半透明玻璃，以免直接光而用間接光；光源宜置高處，并從后方或左側(cè)射入。,辦公環(huán)境管理,5. 辦公室的聽覺環(huán)境管理 聽覺環(huán)境指辦公室所處的有益或有害聲音. 消除噪音的來源。 用吸音的材料以減少噪音的影響。 適量音樂的播放。,辦公環(huán)境管理,6. 辦公室的空氣環(huán)境管理 (1)溫度 最舒適并有益于健康的工作溫度是1520。 (2)濕度 最適宜的濕度為40%60%。 (3)空氣流通 每人每分鐘需要45立方公尺的新鮮空氣。 (4)空氣的凈化 包括打掃，拖洗，擦凈，上臘與打光等。,辦公環(huán)境管理,7.辦公室的保健與安全環(huán)境管理 1、保健 定期健康檢查 灌輸衛(wèi)生知識。 采取疾病預防 保持環(huán)境整潔。 推行健康運動 舉辦康樂活動。,10.1 辦公環(huán)境管理,2、安全管理 （1）樹立安全意識 掌握基本的法律知識，用法律保護自己的合 法勞動權益； 上崗前認真學習并自覺遵守有關安全生產(chǎn)、勞動保護的規(guī)定和本組織有關的規(guī)章制度； 細心檢查并主動識別存在于工作場所及機器設備等的隱患，并及時排除或向上司報告，盡快解決，以維護好健康安全的工作環(huán)境。,10.1 辦公環(huán)境管理,（2）識別辦公室安全隱患 辦公建筑隱患：主要指地、墻、天花板及門、窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，離開辦公室前忘記關窗、鎖門等。 辦公室物理環(huán)境方面的隱患：如光線不足或刺眼，溫度、濕度調(diào)節(jié)欠佳，噪音控制不當?shù)取?辦公家具方面的隱患：如辦公家具和設備等擺放不當，阻擋通道；家具和設備有突出的棱角；櫥柜等端堆放太多東西有傾斜傾向等。,(2) 識別辦公室安全隱患,辦公設備及操作中的隱患：如電線磨損裸露，拖曳電話線或電線，電腦顯示器擺放不當?shù)姆垂?，復印機的輻射，違規(guī)操作等。 工作中疏忽大意的人為隱患：如站在轉(zhuǎn)椅上舉放物品，女士的長頭發(fā)卷進有關的機器設備，復印后將保密原件遺留在復印機玻璃板上，在辦公室里抽煙，不能識別有關的安全標識等。 消防隱患：如亂扔煙頭，滅火設備已損壞或過時，滅火器上堆放物品，火災警報失靈等.,辦公環(huán)境管理,（3）進行安全檢查 包括辦公環(huán)境和辦公設備兩部分： 要區(qū)分“隱患記錄及處理表”和“設備故障表”的使用，前者記錄的是隱患，包括辦公環(huán)境和辦公設備兩部分，后者是記錄辦公設備運行中出現(xiàn)的故障。例如計算機不能工作了，就應填“設備故障表”，如果計算機仍能操作，但屏幕被強光照射，非常刺眼，就應該填寫“隱患記錄及處理表”。,隱患記錄及處理表,設備故障表,辦公環(huán)境管理,（4）、安全管理重點 防盜 在辦公大樓內(nèi)應設有專門的保安人員24小時值班。 防火 火災首重預防，電器電線應作定期檢查，以防走火跑電引起火災。 防止意外傷亡 為了防止意外傷亡事故發(fā)生，組織應向職員進行防止意外事故的教育，使之平時養(yǎng)成安全的工作習慣。,相關知識,通常企業(yè)辦公室中安全檢查的方法是: 1、確定檢查周期，定期對辦公環(huán)境和辦公設備進行安全方面的檢查； 2、發(fā)現(xiàn)隱患，在職責范圍內(nèi)排除危險或減少危險； 3、如果發(fā)現(xiàn)個人職權無法排除的危險，有責任和義務報告、跟進、直至解決； 4、將第3條中異常情況的發(fā)現(xiàn)、報告、處理等過程認真記錄在本企業(yè)的“隱患記錄及處理表”中。,技能訓練,下列問題哪些屬于設備故障，哪些屬于辦公隱患： 過度擁擠；打滑的地板； 家具或設備的突出的棱角； 柜櫥頂端的抽屜堆放著太多的東西； 轉(zhuǎn)椅無法調(diào)節(jié)高度；電線拖曳太長； 未接地線的設備；電路負荷太大； 消防栓無法打開； 碎紙機沒有安全使用說明；傳真機卡紙。,辦公室布局,開放式辦公室：大的空間包含眾多單個工作位置的組合，每一個工作位置通常包括該員式的辦公桌、文件和文具的存放空間、椅子、電話、計算機等設備。,封閉式辦公室：是指分隔成若干帶有門、窗的獨立的小房間的辦公室結(jié)構，每個房間給一或幾個人使用，帶有辦公桌等相應設備。 辦公室布局.doc,辦公室布置注意事項：,1、主管的辦公區(qū)域里需保留適當?shù)脑L客空間，同時又要和秘書保持最密切的聯(lián)系，以便于工作上的交流與溝通。 2、與公眾接觸頻繁的部門應設置于入口處，或者通向走廊，以減少穿過公開工作區(qū)的次數(shù)。,辦公室布置注意事項：,3、業(yè)務處理者安置在中央，位置次序面向同一方向，直線