時(shí)間管理培訓(xùn)課件.pptx

時(shí) 間 管 理,蒲林昌,目前的狀態(tài),工作沒(méi)有計(jì)劃，每天靠慣性進(jìn)行日常安排。 像無(wú)頭蒼蠅一樣工作，沒(méi)有方向感。 因事情太多而使自己手忙腳亂，導(dǎo)致錯(cuò)誤頻出。 每天列了一大堆計(jì)劃，晚上回顧時(shí)，發(fā)現(xiàn)忙的都是一些瑣碎的事情，重要工作卻沒(méi)完成。 經(jīng)常加班，身體和心理處于一種透支的狀態(tài)。,忙,盲,茫,時(shí)間管理是自我管理,管理自己 改變個(gè)人工作習(xí)慣 做時(shí)間的主人，要么被時(shí)間管理 “我沒(méi)有時(shí)間”，其實(shí)只是一個(gè)借口,更快樂(lè)的工作 更智慧的工作,影響時(shí)間效率的因素時(shí)間殺手,電話(huà) 會(huì)議冗長(zhǎng) 不速之客打擾 辦事拖拉 信息溝通不足 資源不足、找資料 與人漫談、聊天 欠缺周詳計(jì)劃,不分輕重緩急 過(guò)分專(zhuān)注細(xì)節(jié) 不能自我約束 不懂說(shuō)“不” 憑記憶辦事、善忘 不敢決定、等指示 負(fù)責(zé)人員“遲到” 猶豫不決,人的精力就像桶的容量一樣是有限的,時(shí)間失控的原因,1 .缺乏計(jì)劃 BI身負(fù)重任，很多時(shí)候都會(huì)同時(shí)有多項(xiàng)任務(wù)須要完成，而這些任務(wù)又各有不同的困難和完成期限，BI惟有見(jiàn)步行步，而不能事先全盤(pán)計(jì)劃如何完成各項(xiàng)任務(wù)，漸漸發(fā)現(xiàn)時(shí)不予我，其中一二項(xiàng)的時(shí)限迫在眉睫，於是匆忙放下手上的工作，去完成緊急工作，這種處理方法虛耗時(shí)間。,2 . 缺乏組織 BI很多工作須要與其他部門(mén)配合，假如在需求商務(wù)/客服配合工作前沒(méi)有與他們?nèi)〉媚?，相互間信息溝通不足，則在執(zhí)行工作上可能會(huì)遇到阻礙，或彼此產(chǎn)生誤會(huì)，而導(dǎo)致無(wú)法完成工作等情況，所用資料雜亂無(wú)章，須花更多時(shí)間去處理。,3 .缺乏控制 每項(xiàng)任務(wù)都有完成的時(shí)限和要求的標(biāo)準(zhǔn)，若BI在接到工作任務(wù)后，沒(méi)有及時(shí)跟進(jìn)進(jìn)度及成效，很可能在限期完結(jié)前才發(fā)現(xiàn)限期將至，導(dǎo)致要急匆匆處理，甚至容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，在工作完成后，須要從頭再做，平白浪費(fèi)不少時(shí)間。 面對(duì)同事的請(qǐng)求，在自己沒(méi)有時(shí)間和精力完成其事項(xiàng)時(shí)，不會(huì)委婉適當(dāng)說(shuō)“不”。,4 .缺乏進(jìn)取意識(shí) 個(gè)人態(tài)度消極，不夠積極進(jìn)?。?做事拖拉，找借口不干好工作； 唏噓不已，喜歡做白日夢(mèng)； 工作中和人閑聊。,每天都計(jì)劃并寫(xiě)下當(dāng)天要做的事情。 對(duì)現(xiàn)時(shí)如何使用時(shí)間有清楚的了解。 按目標(biāo)去計(jì)劃如何使用時(shí)間。 為自己手頭的工作找生趣。 對(duì)自己的工作感興趣。 找些時(shí)間去定立目標(biāo)，不要每天都把自己弄得忙得喘不過(guò)氣來(lái)。,一、做好規(guī)劃,時(shí)間管理的6大方法,Specific 目標(biāo)要具體 Measurable 目標(biāo)必須是可衡量的 Attainable 目標(biāo)是可能實(shí)現(xiàn)的 Relevant 目標(biāo)是切合實(shí)際的 Trackable（Time bound ）可跟進(jìn)，要設(shè)定時(shí)間表,設(shè)定規(guī)劃目標(biāo)的SMART原則,凡事預(yù)則立 不預(yù)則廢,要事第一。 知道每件工作的輕重緩急。 將每天的工作依輕重緩急來(lái)分類(lèi)。 在明知沒(méi)有時(shí)間去承擔(dān)更多工作時(shí)，學(xué)會(huì)拒絕新的工作。 技巧處理，不要因?yàn)榍槊娑饝?yīng)承擔(dān)更多不能承擔(dān)的工作。 依問(wèn)題的輕重緩急馬上下手去處理，不要堆積。 懂得授權(quán)，要假手于人，不是事事都要親力親為。,二、分清輕重緩急,四象限原則價(jià)值矩陣,合理的時(shí)間配置,清除那些在工作環(huán)境中使人不能集中精力工作的東西。 把工作上需要的東西放在方便取用的地方。 用日記簿安排每日的時(shí)間。 確保工作地方一切東西都運(yùn)作正常，使工作能順利進(jìn)行。 為每樣?xùn)|西找個(gè)“家”。 將需要的資料放好，以免費(fèi)時(shí)失事。 將文件歸檔，不要堆滿(mǎn)桌面。 盡量集中在一個(gè)地方工作。,三、組織得當(dāng),剔、合、排、簡(jiǎn),剔剔除 運(yùn)用4W1H查問(wèn)法，試試哪些可以剔除： WHY 為何做？不做可以嗎？ WHAT 做什么？不這樣做可以嗎？ WHERE 在那里做？一定要在這個(gè)部門(mén)做嗎？ WHEN 何時(shí)做？換個(gè)時(shí)間可以嗎？ HOW 如何做？變通辦法做可以嗎？ 合合并 流程內(nèi)的各項(xiàng)手續(xù)，試一試哪些可以合并 排排重 經(jīng)過(guò)剔除、合并以后，剩下的手續(xù)按順序重排 簡(jiǎn)簡(jiǎn)化 經(jīng)過(guò)剔、合、排之后，是否最簡(jiǎn)？能不能再簡(jiǎn)化，以達(dá)到最好的效果。,做個(gè)“人民幣”式的人物。 做好自己該做的事，幫助同事做有助于自己工作完成的事。 善于溝通，樂(lè)于溝通。 發(fā)揚(yáng)團(tuán)隊(duì)精神，與他人一起工作。 學(xué)習(xí)同事省時(shí)的好辦法。 善于在“工作鏈”中忙里偷閑。,四、與人共事,有效溝通,你,你的客戶(hù),你的同事,你的領(lǐng)導(dǎo),你的家庭,其他,專(zhuān)心工作，作出各種安排去減少騷擾； 盡量多用更有效的方法溝通而少用文書(shū)； 懂得婉拒不速之客； 善用電話(huà)； 減少身旁無(wú)聊的人，全心投入工作； 減少冗長(zhǎng)而沒(méi)有價(jià)值的會(huì)議； 懂得授權(quán)，不要只靠自己處理積壓的工作。,五、避免荒廢時(shí)間,面對(duì)艱難的工作時(shí)，馬上著手處理，不要找借口拖延； 爭(zhēng)取第一時(shí)間完成手上的工作，不要?jiǎng)e人多次催促； 把艱巨的問(wèn)題優(yōu)先在清早處理； 把困難的工作優(yōu)先辦妥； 面對(duì)艱難工作時(shí)要提起精神，控制自己的情緒，不要厭倦、緊張和不安； 馬上行動(dòng)，不要說(shuō)“不知從何入手”而延遲開(kāi)展工作； 積極面對(duì)，不要因?yàn)楣ぷ骼щy而遲遲不展開(kāi)工作；,六、與拖延決戰(zhàn),什么是拖延,總是處理無(wú)關(guān)緊要的事，而非必須優(yōu)先解決的問(wèn)題。 你必須提交一個(gè)重要的報(bào)表，你卻在整理桌上的合同。 不替一位大客戶(hù)準(zhǔn)備數(shù)據(jù)，卻打電話(huà)給一個(gè)小客戶(hù)。 延誤了做數(shù)據(jù)報(bào)表的時(shí)間，等到需要提交為時(shí)已晚。 逃避困難或不愉快的工作，為了輕松混日子。 不愿承擔(dān)責(zé)任，敷衍搪塞。,十大時(shí)間節(jié)約,1.有用的東西定位放置;,2.帶著建議開(kāi)會(huì)帶著任務(wù)離開(kāi);,3.每個(gè)電話(huà)都當(dāng)做一個(gè)國(guó)際長(zhǎng)途;,4.把自己的計(jì)劃當(dāng)成老板的計(jì)劃;,5.當(dāng)天的事情當(dāng)天完成;,6.丟棄