學(xué)院會計檔案管理辦法

學(xué)院會計檔案管理辦法為了加強學(xué)校會計檔案管理,有效保護和利用會計檔案，根據(jù)中華人民共和國會計法中華人民共和國檔案法和財政部、國家檔案局會計檔案管理辦法等法律法規(guī)，結(jié)合學(xué)校實際，制定本辦法。第一章 總則第一條本辦法適用于學(xué)校及所屬獨立核算單位（以下簡稱所屬單位）會計檔案管理。第二條學(xué)校會計檔案由財務(wù)處和檔案館共同管理，定期對全校會計檔案管理工作進行指導(dǎo)、檢查和監(jiān)督，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。財務(wù)處負責(zé)會計檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、利用（移交檔案館前）等工作；檔案館負責(zé)對會計檔案歸檔工作的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查及提供檔案專用存放場地（或庫房），財務(wù)檔案的利用工作由財務(wù)專職檔案員負責(zé)，以確保財務(wù)檔案的保密性。檔案館和財務(wù)處共同負責(zé)會計檔案的鑒定銷毀工作。第三條財務(wù)處內(nèi)部設(shè)立會計檔案管理崗位，明確職責(zé)，建立健全會計檔案的內(nèi)部控制制度。由會計檔案管理工作人員，負責(zé)會計檔案的日常管理工作。所屬獨立核算單位要明確會計檔案管理專（兼）職工作人員。第四條學(xué)校及其所屬獨立核算單位應(yīng)當(dāng)加強會計檔案管理工作，采取可靠的安全防護技術(shù)和措施，保證會計檔案的真實、完整、安全。第五條學(xué)校及其所屬獨立核算單位應(yīng)充分利用計算機、網(wǎng)絡(luò)通信和影像等信息技術(shù)手段，推進會計檔案信息化建設(shè)。第二章 會計檔案內(nèi)容第六條本辦法所稱會計檔案是指學(xué)校在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映學(xué)校經(jīng)濟活動事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。以下會計資料應(yīng)納入歸檔范圍：（一）會計憑證：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證;（二）會計賬簿：包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿;（三）財務(wù)會計報告：包括月度、年度財務(wù)會計報告（含會計報表、附表以及財務(wù)情況說明書）;（四）其他會計資料：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊及其他具有保存價值的會計資料。第七條學(xué)校內(nèi)部形成的電子會計資料，同時滿足下列條件的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案：（一）形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設(shè)備形成和傳輸;（二）使用的會計核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料，設(shè)定并履行了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序;（三）使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系;（四）采取有效措施，防止電子會計檔案數(shù)據(jù)被篡改;（五）建立電子會計檔案備份制度，有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞等因素的影響;（六）形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或其他重要保存價值的會計檔案。第八條學(xué)校從外部接收的電子會計資料，附有符合中華人民共和國電子簽名法規(guī)定的電子簽名，且同時滿足本辦法第七條規(guī)定條件的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。第三章 會計檔案的立卷和歸檔第九條財務(wù)處負責(zé)會計檔案的日常管理，按照歸檔范圍和要求，定期將會計資料整理立卷，編制會計檔案保管清冊。（一）財務(wù)處統(tǒng)一會計檔案的裝訂、立卷要求，統(tǒng)一制作會計檔案的封面及裝訂材料。（二）財務(wù)處、學(xué)校所屬獨立核算單位應(yīng)對本單位會計檔案及時進行整理、裝訂、立卷和歸檔。（三）財務(wù)處要建立嚴格、科學(xué)的會計憑證傳遞程序，嚴格執(zhí)行各類會計賬簿和財務(wù)報告的記錄和保管要求，統(tǒng)一各類財務(wù)報告的格式和編報時間，保證會計檔案的完整、及時、規(guī)范。（四）會計檔案管理工作人員應(yīng)根據(jù)會計憑證的數(shù)量每天或定期（原則上最長不超過一個月）進行整理和裝訂，防止憑證的散亂和遺失。（五）記賬憑證應(yīng)當(dāng)連同所附的原始憑證或者原始憑證匯總表，按照編號順序折疊整齊，按期裝訂成冊，并加具封面，注明應(yīng)填列的內(nèi)容。（六）會計賬簿上應(yīng)載明賬簿名稱、所屬會計年度、記賬或管理人員、賬簿啟用和起止日期，并加蓋單位公章、財務(wù)負責(zé)人的簽章。采用財務(wù)信息系統(tǒng)生成的賬簿，應(yīng)按月打印出紙質(zhì)會計檔案。（七）對各類財務(wù)報告，應(yīng)按照月、季、年度保存。作為會計檔案的各類財務(wù)報告應(yīng)加蓋單位公章，單位負責(zé)人、財務(wù)負責(zé)人及填報或者編制人應(yīng)在報告上簽章或蓋章。第四章 會計檔案的保管和交接第十條財務(wù)處當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，由財務(wù)處保管1年，再移交檔案館保管。因工作需要確需推遲移交的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案館同意，財務(wù)處保管會計檔案最長不超過2年。第十一條所屬獨立核算單位當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由所屬單位保管2年。2年期滿后，在財務(wù)處的監(jiān)督下及時移交給檔案館。在暫時保管期間，會計檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，出納人員不得兼管會計檔案。第十二條會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管一般分為10年和30年。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。本辦法規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限，各類會計檔案的保管期限原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表所列期限執(zhí)行。第十三條學(xué)校以下會計檔案應(yīng)永久保存：（一）學(xué)校及其所屬獨立核算單位的年度財務(wù)決算報告；（二）學(xué)校對外投資的憑證；（三）會計檔案保管清冊；（四）會計檔案銷毀清冊；（五）會計檔案鑒定意見書。第十四條對永久性保管的會計檔案，在裝訂立卷時應(yīng)在其封面上注明“永久保存”字樣，單獨保存。第十五條財務(wù)處、檔案館應(yīng)提供合適的會計檔案保管條件，做好防火、防盜、防霉、防潮、防鼠、防蛀等工作，對電算化檔案的磁盤、光盤，要防磁、防折。第十六條學(xué)校各單位及財會人員之間交接會計檔案，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理交接手續(xù)。第十七條移交會計檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊，列明移交的會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管的期限、已保管的期限等內(nèi)容。第十八條移交的紙質(zhì)會計檔案，應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝；移交的電子會計檔案，應(yīng)當(dāng)將電子會計檔案與元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式符合國家有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取環(huán)境一并移交。第十九條財務(wù)處和檔案館之間移交會計檔案由雙方指派人員辦理；所屬單位和檔案館之間移交會計檔案由雙方指派經(jīng)辦人員辦理，移交工作接受財務(wù)處、檔案館指派人員及移交單位負責(zé)人監(jiān)督；所屬單位之間因故移交會計檔案由雙方指派經(jīng)辦人員辦理，移交工作接受財務(wù)處指派人員和交接雙方單位的負責(zé)人監(jiān)督。第二十條交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計檔案移交清冊所列的內(nèi)容逐項交接。交接完畢后，雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。第二十一條所屬單位撤銷時，其撤銷前形成的會計檔案應(yīng)當(dāng)及時移交給檔案館。第二十二條所屬單位合并后，原各單位解散或一方存續(xù)而其他方解散的，原各單位的會計檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管，單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會計檔案仍由原各單位保管。第二十三條所屬單位分立后原單位存續(xù)的，其會計檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案；單位分立后原單位解散的，其會計檔案應(yīng)及時移交檔案館。單位分立中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。第二十四條所屬單位之間因業(yè)務(wù)移交所涉及的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案，對其中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。第二十五條已經(jīng)立卷歸檔的會計檔案，任何人不得私自拆封或抽換。第五章 會計檔案的查閱和利用第二十六條財務(wù)處和檔案館應(yīng)當(dāng)建立健全會計檔案的查閱、復(fù)制登記制度，既要方便查閱會計檔案，也要保證會計檔案的安全。財務(wù)處和檔案館應(yīng)設(shè)立會計檔案查閱簿，記載查閱的時間、目的、查閱的內(nèi)容及查閱人。第二十七條會計檔案原則上不得外借，如有特殊需要，已移交檔案館的，經(jīng)財務(wù)處負責(zé)人和檔案館負責(zé)人批準(zhǔn)，尚未移交檔案館的，經(jīng)財務(wù)處負責(zé)人批準(zhǔn)，方可辦理借閱手續(xù)，限期歸還。查閱或者復(fù)制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和接換。第二十八條對涉密的會計檔案，未經(jīng)學(xué)校有關(guān)主管部門及保密主管部門批準(zhǔn)，不得以任何形式查閱或者復(fù)制。第六章 會計檔案的銷毀第二十九條檔案館牽頭組織財務(wù)處、審計處、紀(jì)檢監(jiān)察等部門，對會計檔案進行鑒定，并形成會計檔案鑒定銷毀意見書。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會計檔案，應(yīng)重新劃定保管期限；對保管期滿，已無保存價值的會計檔案應(yīng)當(dāng)按照程序進行銷毀。第三十條保管期滿但尚未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證、記賬憑證和涉及到其他未了事項的原始憑證、記賬憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。三十一條保管期滿的會計檔案，除本辦法第二十九條規(guī)定的情形外，可以按照以下程序銷毀：（一）由檔案館會同財務(wù)處提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容；（二）由檔案館和財務(wù)處負責(zé)人、分管財務(wù)