現(xiàn)代集團企業(yè)財務共享中心建設方案及實例.doc

。集團企業(yè)財務共享中心建設方案及實例第一部分：構建“財務共享服務”的18項工具第一：會計核算系統(tǒng)： 大到ERP，小到核算軟件有很多成熟產品，如Oracle、SAP、金蝶、用友、QUICKBOOK（速達）、PEACHTREE等等。第二：網絡報銷系統(tǒng)： 員工自助報銷，提供便利的電子審批流程，很多企業(yè)都在用，微軟、IBM、中興、華為、聯(lián)想等等都有。提供網絡報銷產品的多是定制開發(fā)的，如中興通訊ICT產品線的FOL產品、ORACLE的報銷模塊、ACSOFT的網絡報銷產品等。第三：票據影像系統(tǒng)： 用于實現(xiàn)票據實物流管理以及票據影像處理，從而實現(xiàn)票據實物的跟蹤以及無紙化業(yè)務處理。這些系統(tǒng)的采集端一些掃描儀廠商會有產品。（編輯附注，如：富士施樂）第四：銀企互聯(lián)系統(tǒng)： 通過和銀行實現(xiàn)后臺接口方式，實現(xiàn)支付的電子化，能夠提升支付效率和安全性。此外通過和銀行系統(tǒng)的對接能夠實現(xiàn)自動對帳，大大簡化對帳工作量。（編輯附注：當前許多銀行都向企業(yè)提供這樣的電子銀行服務）第五：檔案管理系統(tǒng)： 實現(xiàn)對會計檔案歸檔以及借閱等過程的管理，通常會采用條碼，跟蹤到每一個具體位置。第六：預算編制系統(tǒng)： 通過系統(tǒng)實現(xiàn)預算編制的過程，包括預算申報、預算平衡、報表試算、KPI測算等系列功能。預算編制系統(tǒng)海波龍（被ORACLE合并）和用友等廠家均有產品，但成功案例較少，部分企業(yè)有自行開發(fā)的成功案例。第七：資金管理系統(tǒng)： 通過系統(tǒng)實現(xiàn)對資金的計劃分配，并結合報銷系統(tǒng)進行控制，此外，資金系統(tǒng)能夠實現(xiàn)對銀行帳號的管理，以及票證業(yè)務的處理。（編輯附注：Treasury Management System / TMS系統(tǒng)，專業(yè)系統(tǒng)供應商，如：九恒星、SunGard、拜特科技 等）第八：內部控制系統(tǒng)： 通過系統(tǒng)輔助內部控制測試過程，實現(xiàn)控制任務的下發(fā)、反饋和評估等過程。第九：采購合同管理系統(tǒng)： 對采購及非采購類合同繼續(xù)管理，輔助財務進行合同支付。第十：項目（銷售合同）管理系統(tǒng)： 進行收入項目的管理，從而輔助支持收入確認。第十一：營收稽核系統(tǒng)： 通訊行業(yè)運營商通常會建設該系統(tǒng)，以支持其大量的營業(yè)收入的風險管理。中國移動、電信、聯(lián)通等均有類似系統(tǒng)。第十二：成本管理系統(tǒng)： 生產成本通常會通過ERP來進行管理，這里的成本管理可理解為費用管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)通過建立成本模型，來實現(xiàn)成本監(jiān)控、成本預警、成本分析等功能。此外，針對特定費用還可以開發(fā)特定系統(tǒng)進行管理，如針對通訊費開發(fā)通訊費管理系統(tǒng)等。第十三：績效管理系統(tǒng)： 用于輔助企業(yè)的績效管理，通過系統(tǒng)建立績效考核指標模型，并從多系統(tǒng)中提取數(shù)據進行考核指標測算以及考核報表的編制。第十四：決策支持系統(tǒng)： 通過BI工具輔助進行財務分析。第十五：合并報表系統(tǒng)： 通過系統(tǒng)實現(xiàn)各子公司報表的收集，提供調整分錄的錄入功能并最終完成合并。第十六：員工對賬管理系統(tǒng)： 在某公司見到的一個系統(tǒng)，系統(tǒng)自動向員工發(fā)送對賬報表，員工核對后可以確認自己的借款無誤，也可以在系統(tǒng)中反饋問題，對于存在問題的對賬單，財務可以進行后續(xù)跟蹤，直到最終關閉。系統(tǒng)也可以根據對賬情況出具管理報表。第十七：應收賬款核銷系統(tǒng)： 屬于AR的前端系統(tǒng)，在集中資金賬戶收款后，信息分發(fā)至各分支單位確認合同信息，并反饋進行應收賬款核銷。同時，支持發(fā)票申請和開具以及發(fā)票實物跟蹤流程。第十八：會計核算質量管理系統(tǒng)： 用于定義質量控制點并進行質量檢測的任務分派和跟蹤。系統(tǒng)也針對一些質量控制點進行自動監(jiān)測。對于人工監(jiān)測和自動檢查的結果形成質量看板動態(tài)展示。第二部分：共享服務變革的四個關鍵領域共享服務運營模的轉型，通常會涉及到四個方面的變革，即組織（Organization）、人(People)、流程（Process）和技術（Technology）。1.組織變革：組織變革的目標通過共享服務轉型，實現(xiàn)組織的扁平化和透明化。主要內容包括： 運營模型 服務交付模型 共享服務中心組織架構 選址 服務水平協(xié)議 管控模型 治理和合規(guī)2.人員變革：人員變革的目標是利用規(guī)模經濟和規(guī)模技能，優(yōu)化服務交付，提高運營效率，降低成本。主要內容包括： 變革管理 溝通管理 知識的創(chuàng)新和轉移 角色和技能 業(yè)務仿真和培訓 個體適應性3.流程變革：流程變革的目標是標準化業(yè)務流程，合并重復的流程和應用系統(tǒng)。主要內容包括： 制定流程目標，識別影響因素 建立流程范圍和接口 調研流程現(xiàn)狀，設計未來流程 簡化、標準化流程 設計藍圖和解決方案，建立流程手冊 識別當前成本、服務質量作為基線 服務定價 建立比較基準體系4.技術變革：流程變革的目標是最大化利用現(xiàn)有的IT應用系統(tǒng)，為共享服務中心交付高質量的服務提供技術保障。主要工作內容包括： 規(guī)劃IT環(huán)境、技術架構和應用系統(tǒng) 建立員工/會計交互中心 利用掃描和字符識別技術 利用工作流技術實現(xiàn)自動化 建立知識庫 提供員工和業(yè)務伙伴自助服務 建立專業(yè)技能中心 (Center of Expertise)圖示：*延伸閱讀：財務共享服務的價值和解決方案部分一：財務共享服務中心的價值陳述 實現(xiàn)集團企業(yè)財務集中管控，提高財務信息的質量和及時性。 通過專業(yè)化分工，提升財務運營的效率。 運用流程自動化技術，實現(xiàn)流程簡化、標準化和透明。 有力地支持集團在業(yè)務領域和區(qū)域上的快速擴張，運用掃描、識別等自動化技術，突破地域的限制，實現(xiàn)統(tǒng)一的財務運營。 高質量的財務共享服務可以提高業(yè)務合作伙伴和員工的滿意度。 通過服務流程的 KPI，實現(xiàn)財務運營成本的可視化及有針對性的流程優(yōu)化。 統(tǒng)一的共享服務支撐平臺，可擴展到其他管理職能，如人力資源、IT、采購等。部分二：財務共享服務中心的優(yōu)勢 財務共享服務中心的優(yōu)勢在于提高和企業(yè)核心競爭力上升，提高財務管理水平及效率，降低運營成本，具體表現(xiàn)為：第一，企業(yè)整合能力與核心競爭力提高。集團企業(yè)在國外建立子公司或收購其它公司，“共享服務中心”能馬上為這些新建的子公司提供服務。同時，公司管理人員更集中精力在公司的核心業(yè)務，而將其它的輔助功能通過“共享服務中心”提供的服務完成。第二，財務管理水平與效率提高。比如，對所有子公司采用相同的標準作業(yè)流程，廢除冗余的步驟和流程“財務共享服務中心”擁有相關子公司的所有財務數(shù)據，數(shù)據匯總、分析不再費時費力，更容易做到跨地域、跨部門整合數(shù)據；某一方面的專業(yè)人員相對集中，公司較易提供相關培訓，培訓費用也大為節(jié)省，招聘資深專業(yè)人員也變得可以承受“共享服務中心”人員的總體專業(yè)技能較高，提供的服務更專業(yè)。此外“共享服務中心”的模式也使得IT系統(tǒng)（硬件和軟件）的標準化和更新變得更迅速、更易用。第三，運作成本降低。這可進行量化計算與比較，如分析一個“共享服務中心”人員每月平均處理憑證數(shù)、單位憑證的處理費用等。這方面的效益主要通過減少人員數(shù)目和減少中間管理層級來實現(xiàn)。如果“共享服務中心”建立在一個新的地點，通常成本的降低效果更顯著，原因是：通常選擇的新地點，當?shù)氐男劫Y水平會較低；通過在“共享服務中心”建立新型的組織結構和制定合理的激勵制度，能顯著地提高員工的工作效率，并形成不斷進取的文化。作為一種新型的管理模式，財務共享服務的本質是由信息網絡技術推動的運營管理模式的變革與創(chuàng)新。在財務領域，它是基于統(tǒng)一的系統(tǒng)平臺、ERP系統(tǒng)、統(tǒng)一的、會計核算方法、操作流程等來實現(xiàn)的。基于SAP財務共享服務的平臺可以為帶來收益：1. 強化財務管理的集中控制功能。建立財務信息共享服務模式將是大型集團性企業(yè)現(xiàn)代化的重要標志。財務集中運營和監(jiān)管作為重新設計財務運營模式的一種手段，強調財務集中控制的職能。集團型企業(yè)總部通過會計業(yè)務運作、財務控制和服務、資金結算管理各個中心，能全方位地控制分公司、子公司的財務行為，獲得準確的財務信息，容易調動內部財務資源，便于實現(xiàn)資源合理配置和財務信息共享，提供及時的財務報告，保障資金利用效率，推動企業(yè)取得規(guī)模效益。建立和推行財務信息共享服務模式是提高企業(yè)管理水平，實現(xiàn)全面的真正的財會電算化的重要手段，是信息社會和網絡社會的要求。2. 規(guī)范和簡化財務核算流程。在SAP財務共享服務平臺統(tǒng)一支撐下，可以優(yōu)化財務運營流程，將財務信息集中處理，能夠促進財務管理基礎性工作的標準化，規(guī)范和簡化財務核算流程。3. 提升財務服務水平，改善企業(yè)營運效率。在SAP共享服務平臺下，財務數(shù)據的集中處理，集團范圍財務報表即時形成變?yōu)榭赡?，促使財務管理可以更加聚集于提供信息服務，更加專注于核心分析，更有利于展開預算控制，更及時地監(jiān)控基層業(yè)務單位的財務狀況和經營成果。SAP財務財務共享中心平臺的核心功能1. 信用管理集團企業(yè)通常有數(shù)量繁多的應用系統(tǒng)支撐各個業(yè)務單元運營。由于客戶、訂單和財務數(shù)據分散存儲在不同的應用系統(tǒng)，各個業(yè)務單元又相對獨立，實施集團范圍、跨多個后臺系統(tǒng)的客戶信用管理是困難重重。SAP財務共享服務平臺的信用管理系統(tǒng)，可以實現(xiàn)全集團統(tǒng)一的信用政策，集中管理信用，監(jiān)控客戶風險敞口，統(tǒng)一風險評估程序和信息額度控制，真正實現(xiàn)全集團、跨多個后臺系統(tǒng)的信用管控。2. 應收賬款的爭議管理由于產品質量、延遲交付、數(shù)量差異或發(fā)票差錯等原因，客戶可能會拖欠甚至拒付貨款。傳統(tǒng)組織模式下，隸屬于業(yè)務單元的會計人員忙于處理日常會計事務，很少關注爭議管理流程，結果造成客戶滿意度低，收款周期長，壞賬比率高。SAP爭議管理系統(tǒng)為財務共享中心提供了一套標準的客戶爭議管理流程和統(tǒng)一的爭議事件處理平臺，它幫助財務共享中心會計人員記錄、派發(fā)、追蹤和處理應收賬款相關的客戶爭議，直至爭議被解決。SAP爭議管理系統(tǒng)與應收賬款系統(tǒng)緊密集成，例如會計人員可以直接對未清賬的應收款項創(chuàng)建爭議事件；而一旦收款成功，爭議事件中的爭議金額將被自動更新，并被置為“完成”狀態(tài)。3. 應收賬款催收管理SAP財務共享服務平臺-催款管理子系統(tǒng)為提供了一套應收賬款催收的最佳實踐。依據收款主管制定的催收策略、規(guī)則和催收組，系統(tǒng)對所有應收賬款未清項進行匹配，自動生成任務列表并分派給相應的催收專員。催收專員接到每日任務列表，可以查看客戶的歷史付款記錄和歷史聯(lián)系情況，聯(lián)系上客戶后，催款專員可以記錄/延長客戶承諾付款金額和日期，創(chuàng)建爭議事件或記錄本次聯(lián)系情況。4. 供應商發(fā)票管理SAP 發(fā)票管理加強財務共享服務中心員工的協(xié)作以解決問題、獲取發(fā)票狀態(tài)、檢查采購訂單編號、提交發(fā)票等。發(fā)票的處理工作能夠更加迅速高效地完成，同時問題發(fā)票也將自動傳送給相關人員，以便得到解決、審批和支付。SAP 發(fā)票管理的主要流程如下：(1) 發(fā)票掃描通過發(fā)票掃描，將發(fā)票影像文件保存至SAP文檔服務器，由財務共享服務中心統(tǒng)一處理。為避免重復掃描，可以使用比如制作條碼的方式，為發(fā)票制定唯一識別碼，存儲到文檔數(shù)據庫內，在線掃描存儲時即可以對照檢查。(2) 發(fā)票識別原始發(fā)票或者掃描件匯總到財務共享服務中心，集中進行處理。SAP發(fā)票管理支持通用發(fā)票格式，同時提供工具可以自定義發(fā)票格式模板。根據配置，自主選擇抓取發(fā)票上的哪些字段，然后內容自動傳遞到SAP發(fā)票處理界面上。(3) 發(fā)票自動校驗自動發(fā)票檢查。SAP發(fā)票管理按照預定義規(guī)則對發(fā)票進行校驗，例如，核對采購訂單編號、供應商編號、數(shù)量、單價等。如果出現(xiàn)異常情況，工作流將自動通知相關人員做進一步檢查。(4) 發(fā)票審批發(fā)票校驗完畢后，工作流會自動將發(fā)票自動發(fā)送到主管郵箱以供批準，也可以與通過網上審批或E-MAIL的方式審批。5. SAP財務共享服務自助服務平臺為客戶，供應商，員工提供各種自助服務，如各種財務主數(shù)據的創(chuàng)建、變更申請，員工網上費用報銷。6. 會計交互中心為外部業(yè)務伙伴和員工提供了一個與呼叫中心集成的服務平臺。支持同時連接多個不同版本的SAP后端系統(tǒng)（R/3 4.6C，4.7，ERP 5.0 ，ERP 6.0及各增強包版本）。財務共享服務中心員工在響應客戶服務請求時，可以在會計交互中心界面里，訪問不同SAP后臺系統(tǒng)中存放