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郵件合并圖文教程在日常的辦公過程中，我們可能有很多數(shù)據(jù)表，同時又需要根據(jù)這些數(shù)據(jù)信息制作出大量信函、信封或者是工資條。面對如此繁雜的數(shù)據(jù)，難道我們只能一個一個地復制粘貼嗎？能保證過程中不出錯嗎？其實，借助Word提供的一項功能強大的數(shù)據(jù)管理功能“郵件合并”，我們完全可以輕松、準確、快速地完成這些任務。這里我們特別組織了這個的專題，詳細講解“郵件合并”以及具體用法，同時以實例剖析的方式幫助大家快速上手。一、什么是“郵件合并”什么是“郵件合并”呢？為什么要在“合并”前加上“郵件”一詞呢？其實“郵件合并”這個名稱最初是在批量處理“郵件文檔”時提出的。具體地說就是在郵件文檔（主文檔）的固定內(nèi)容中，合并與發(fā)送信息相關的一組通信資料（數(shù)據(jù)源：如Excel表、Access數(shù)據(jù)表等），從而批量生成需要的郵件文檔，因此大大提高工作的效率，“郵件合并”因此而得名。顯然，“郵件合并”功能除了可以批量處理信函、信封等與郵件相關的文檔外，一樣可以輕松地批量制作標簽、工資條、成績單等。 Word2002以上的版本中新增了“郵件合并”任務窗格式的“郵件合并向?qū)А保@讓我們在使用“郵件合并”操作時更加方便和容易。本課程通過三個實際任務的解決步驟，詳細介紹“郵件合并”功能的使用方法，學習完成后大家就可以按部就班地運用到自己的實際工作當中。 二、什么時候使用“郵件合并” 我們可以通過分析一些用“郵件合并”完成的任務，從而得到答案。比如最我們最常用的需要批量處理的信函、工資條等文檔，它們通常都具備兩個規(guī)律：一是我們需要制作的數(shù)量比較大；二是這些文檔內(nèi)容分為固定不變的內(nèi)容和變化的內(nèi)容，比如信封上的寄信人地址和郵政編碼、信函中的落款等，這些都是固定不變的內(nèi)容；而收信人的地址郵編等就屬于變化的內(nèi)容。其中變化的部分由數(shù)據(jù)表中含有標題行的數(shù)據(jù)記錄表表示。什么是含有標題行的數(shù)據(jù)記錄表呢？通常是指這樣的數(shù)據(jù)表：它由字段列和記錄行構成，字段列規(guī)定該列存儲的信息，每條記錄行存儲著一個對象的相應信息。比如圖1就是這樣的表，其中包含的字段為“客戶姓名”、“服務帳號”等。接下來的每條記錄，存儲著每個客戶的相應信息。此主題相關圖片如下：三、郵件合并的三個基本過程 上面討論了郵件合并的使用情況，現(xiàn)在我們了解一下郵件合并的基本過程。理解了這三個基本過程，就抓住了郵件合并的“綱”，以后就可以有條不紊地運用郵件合并功能解決實際任務了。 (一) 建立主文檔 “主文檔”就是前面提到的固定不變的主體內(nèi)容，比如信封中的落款、信函中的對每個收信人都不變的內(nèi)容等。使用郵件合并之前先建立主文檔，是一個很好的習慣。一方面可以考查預計中的工作是否適合使用郵件合并，另一方面是主文檔的建立，為數(shù)據(jù)源的建立或選擇提供了標準和思路。 (二) 準備好數(shù)據(jù)源 數(shù)據(jù)源就是前面提到的含有標題行的數(shù)據(jù)記錄表，其中包含著相關的字段和記錄內(nèi)容。數(shù)據(jù)源表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的聯(lián)系人記錄表。 在實際工作中，數(shù)據(jù)源通常是現(xiàn)成存在的，比如你要制作大量客戶信封，多數(shù)情況下，客戶信息可能早已被客戶經(jīng)理做成了Excel表格，其中含有制作信封需要的“姓名”、“地址”、“郵編”等字段。在這種情況下，你直接拿過來使用就可以了，而不必重新制作。也就是說，在準備自己建立之前要先考查一下，是否有現(xiàn)成的可用。 如果沒有現(xiàn)成的則要根據(jù)主文檔對數(shù)據(jù)源的要求建立，根據(jù)你的習慣使用Word、Excel、Access都可以，實際工作時，常常使用Excel制作。 (三) 把數(shù)據(jù)源合并到主文檔中 前面兩件事情都做好之后，就可以將數(shù)據(jù)源中的相應字段合并到主文檔的固定內(nèi)容之中了，表格中的記錄行數(shù)，決定著主文件生成的份數(shù)。整個合并操作過程將利用“郵件合并向?qū)А边M行，使用非常輕松容易。四、實例詳細剖析 明白了原理和使用過程之后，我們進入實際操作。這里我們提出三個實際任務：如何根據(jù)已有的Excel客戶資料表快速批量書寫信函？如何根據(jù)已有的Excel客戶資料表快速批量制作信封？如何根據(jù)已有的Access工資數(shù)據(jù)表快速批量制作工資條？ 關于這三個例子我們都提供了主文檔和數(shù)據(jù)源案例文件，利用案例操作將更容易理解和掌握郵件合并功能，具體開始之前請先下載案例文件：點擊瀏覽該文件第一和第二個任務中我們提供的數(shù)據(jù)源是Excel表格，第三個任務提供Access表格，操作完成之后你會發(fā)現(xiàn)過程都是大同小異，使用非常簡單。 (一) 制作大量信函 由于現(xiàn)在我們已經(jīng)預先制作好了“信函(主文檔)”和“信函和信封(數(shù)據(jù)源)”案例文件，所以接下來的操作，實際上就是郵件合并的第三個過程“把數(shù)據(jù)源合并到主文檔中”。在實際處理自己的工作時，主文檔和數(shù)據(jù)源當然都會改變，到時參照提供的案例文件制作即可。 1. 啟動Word2003（其他版本一樣），打開主文檔“信函(主文檔)”案例文件，接下來的任務就把數(shù)據(jù)源中的“客戶姓名”和“服務帳號”兩個字段合并到主文檔中。 2. 如果任務窗格沒有顯示，選擇菜單“視圖任務窗格”命令顯示它，然后單擊它頂部右邊的下拉按鈕，在彈出的菜單中選擇“郵件合并”命令，切換到“郵件合并“任務窗格(圖2)。 圖 2 3. 接下來，可以在郵件合并任務窗格中看到“郵件合并向?qū)А钡牡谝徊剑哼x擇文檔類型，這里我們采用默認的選擇：“信函”(圖3)。 圖 3 4. 單擊任務窗格下方的下一步：正在啟動文檔鏈接，進入“郵件合并向?qū)А钡诙剑哼x擇開始文檔。由于我們當前的文檔就是主文檔，故采用默認選擇：“使用當前文檔”。 5. 單擊任務窗格下方的下一步：選取收件人，進入“郵件合并向?qū)А钡谌剑哼x擇收件人。從這里可以看到，如果你還沒創(chuàng)建數(shù)據(jù)源，則可以選擇“鍵入新列表”單選框，然后單擊“鍵入新列表”下方的“創(chuàng)建”鏈接，在彈出的“新建地址列表”對話框中進行創(chuàng)建。但是前面已經(jīng)說過，為了提高效率，還是在之前就把數(shù)據(jù)源創(chuàng)建好。由于我們已經(jīng)準備好了Excel格式的數(shù)據(jù)源，“信函和信封(數(shù)據(jù)源)”案例文件，于是我們單擊“使用現(xiàn)有列表”區(qū)的“瀏覽”鏈接(圖4)，打開“選取數(shù)據(jù)源”對話框。 圖 4 6. 通過該對話框定位到“信函和信封(數(shù)據(jù)源)”案例文件的存放位置，選中它后單擊“打開”。由于該數(shù)據(jù)源是一個Excel格式的文件，接著彈出“選擇表格”對話框，數(shù)據(jù)存放在Sheet1工作表中，于是在Sheet1被選中的情況下單擊“確定”按鈕(圖5)。 圖 5 7. 接著彈出“郵件合并收件人”對話框，可以在這里選擇哪些記錄要合并到主文檔，默認狀態(tài)是全選。這里保持默認狀態(tài)，單擊“確定”按鈕(圖6)，返回Word編輯窗口。 圖 6 8. 單擊下一步：撰寫信函鏈接，進入“郵件合并向?qū)А钡牡谒牟剑鹤珜懶藕?。這個步驟是郵件合并的核心，因為在這里我們將完成把數(shù)據(jù)源中的恰當字段插入到主文檔中的恰當位置。 9. 先選中主文檔中的“收信人姓名”，接著單擊任務窗格中的“其它項目”鏈接，打開“插入合并域”對話框，“數(shù)據(jù)庫域”單選框被默認選中，“域(F)：”下方的列表中出現(xiàn)了數(shù)據(jù)源表格中的字段。接下來我們選中“客戶姓名”，單擊“插入”按鈕后，數(shù)據(jù)源中該字段就合并到了主文檔中(圖7)。 圖 7 10. 先關閉“插入合并域”對話框，然后選中“服務帳號”，用同樣的方法把數(shù)據(jù)源中的“服務帳號”字段合并到主文檔中，合并完成后效果如下面(圖8)。 圖 8 11. 可以看到從數(shù)據(jù)源中插入的字段都被用“”符號擴起來，以便和文檔中的普通內(nèi)容相區(qū)別。 12. 檢查確認之后，就可以單擊下一步：預覽信函鏈接，進入“郵件合并向?qū)А钡谖宀剑侯A覽信函。首先可以看到剛才主文檔中的帶有“”符號的字段，變成數(shù)據(jù)源表中的第一條記錄中信息的具體內(nèi)容，單擊任務窗格中的“”按鈕可以瀏覽批量生成的其它信函(圖9)。 圖 9 13. 瀏覽合并生成的信函通常是件很愉快的事，因為用傳統(tǒng)方法做起來很麻煩的任務，已經(jīng)被聰明的Word完成了。確認正確無誤之后，單擊下一步“完成合并”，就進入了“郵件合并向?qū)А钡淖詈笠徊健巴瓿珊喜ⅰ薄Ｔ谶@里單擊“合并”區(qū)的“打印”鏈接就可以批量打印合并得到的10份信函了，為什么有10份信函呢？還記得這是因為數(shù)據(jù)源表格中的記錄數(shù)只有10個的原因嘛？在彈出“合并到打印機”對話框中還可以指定打印的范圍，這里我們采用默認選擇“全部”(圖10)。 圖 10 14. 如果你的電腦上裝了打印機和打印紙，單擊“確定”按鈕，彈出“打印”對話框，再單擊一次“確定”。一會兒之后，10份專業(yè)的信函就出現(xiàn)在你面前了。 現(xiàn)在使用郵件合并制作大量信函的任務就初步完成了，可能有的朋友會問，如果我不想把信函打印出來，而是想直接發(fā)Email給這些客戶，該怎么操作?。渴堑?，隨著網(wǎng)絡的普及Email早已被大多數(shù)企業(yè)所接受，所以有這個想法非產(chǎn)不錯，實現(xiàn)起來也很簡單。 請返回本操作過程的Step3，也就是“郵件合并向?qū)А钡牡谝徊?，如圖3所示。在“選擇文檔類型”區(qū)選中“電子郵件”單選框就可以了，后面的操作完全一致。不過有兩點要注意：一是數(shù)據(jù)源表格中必須包含“電子信箱”字段，二是“郵件合并向?qū)А钡牡诹酵瓿珊喜⒅?，“合并”區(qū)出現(xiàn)的是“電子郵件”鏈接，單擊它后，打開“合并到電子郵件”對話框，單擊“收件人”框的下拉箭頭，在彈出的列表中顯示了數(shù)據(jù)源表格中的所有字段，我們選擇“電子信箱”字段，這就讓Word知道把信往那里發(fā)。 然后在“主題行”框內(nèi)輸入電子郵件的主題，如“時代公司服務信函”，同前面一樣在這里也可以指定電子郵件的范圍。最后，單擊“確定”按鈕(圖11)，Word就啟動Outlook進行發(fā)送郵件的操作了，同時要注意你的Outlook要能正常工作才能最終完成任務哦。 圖 11(二) 制作大量信封 完成信函的制作之后我們開始批量制作信封。之所以介紹制作信封，而不做貼在信封上的那種信簽條，是因為一方面精心制作好信封能給客戶更專業(yè)和深刻的印象，另一方面信簽條的制作方法和最后介紹的制作大量的工資條類似，完全可以仿照操作。 顯然，信封的制作也要經(jīng)歷“郵件合并向?qū)А钡牧鶄€步驟，有了前面的基礎，下面的學習將更加輕松。不過也不應該掉以輕心，這個任務只提供了數(shù)據(jù)源，并沒有提供主文檔，我們將把重點放在主文檔的制作與修飾上。 1. 啟動Word2003，進入主界面后新建一個空白文檔，并打開“郵件合并”任務窗格。在“郵件合并向?qū)А钡牡谝徊剑哼x擇文檔類型中，選中“信封”單選框。 2. 進入第二步：選擇開始文檔。這里我們要設定信封的類型和尺寸。單擊“更改文檔版式”區(qū)的“信封選項”鏈接，打開“信封選項”對話框，單擊“信封尺寸”框的下拉箭頭，在彈出的列表中選擇一種信封類型。這里我們以使用較普遍的標準小信封(規(guī)格為110mm220mm)的尺寸為例。于是選擇普通5選項(圖12)。單擊“確定”后返回Word編輯窗口，可以看到頁面已經(jīng)根據(jù)信封的規(guī)格改變(在“頁面視圖”下查看)。 說明：如果“信封尺寸”框的下拉列表中沒有符合你要求的信封規(guī)格，則選擇最后一項自定義信封的尺寸。 圖 12 3. 下面我們將輸入信封中的固定內(nèi)容，即發(fā)信人的信息。將插入點定位于信封下方的文本框中，輸入發(fā)信人的信息，如下圖(圖13)。 圖 13 4. 然后拖動文本框到信封右下角恰當位置，以便符合信封的布局規(guī)定。為了讓這些信息看起來更加美觀，可以對它們進行修飾。選中公司名稱“上海時代日用品公司”，設置字體為“楷體”，對其方式為“居中對齊”，選中地址和郵編，設置對齊方式為“分散對齊”，稍加修飾后可以得到比較專業(yè)的外觀(圖14)。到這里為此，我們算是完成了主文檔的制作。 圖 14 5. 接下來的工作，就進入把數(shù)據(jù)源中的字段合并到主文檔中的過程了。本任務使用的數(shù)據(jù)源和任務1相同，如果你夠仔細的話，應該已經(jīng)發(fā)現(xiàn)，任務1的數(shù)據(jù)源中就含有制作信封所需要的“收信人姓名”、“地址和郵編”這些字段的信息。 6. 進入第三步：選取收件人。單擊“使用現(xiàn)有列表”區(qū)的“瀏覽”鏈接，用和任務一相同的方法打開Excel格式的數(shù)據(jù)源“信函和信封(數(shù)據(jù)源)”文件。 7. 進入第四步：選取信封。在這里我們將完成把數(shù)據(jù)源中的字段合并到主文檔中的操作。把插入點定位于信封左上角安置郵編的位置，單擊“其它項目”鏈接，打開“插入合并域”對話框，在“域(F)”下方的框中選擇“郵編”，再單擊“插入”按鈕，于是“郵編”字段被合并到主文檔中。用同樣的方法把“地址”字段插入到“郵編”的下方(圖15)，“客戶姓名”插入到位于信封正中的文本框中。 圖 15 8. 插入操作完成后關閉“插入合并域”對話框，返回Word編輯窗口，調(diào)整存放“客戶姓名”字段的文本框的大小和位置，設置“客戶姓名”字段的對齊方式為“居中對齊”(圖16)。 圖 16 9. 進入第五步：預覽信封。在這里可以先瀏覽一下信封的效果。也許此時信封的外觀并不能讓你滿意，因為收信人的郵編和地址都湊在一起，客戶姓名字體不夠醒目等等。為了讓信封的外觀更加悅目，下面再來進行一番修飾。 10. 先選中郵政編碼所在的段落，選擇菜單“格式字體段落”，在打開的“字體”對話框中，設置為“宋體、三號、加粗”，選擇“字符間距”選項卡，設置“間距為加寬，磅值為18磅”，設置完成后單擊“確定”(圖17)。 圖 17 11. 然后選中地址所在段落，用同樣的方法打開“字體”對話框，設置為“黑體、三號、間距：加寬，18磅”，設置完成后單擊“確定”。 12. 在“客戶姓名”后輸入一個空格和“收”字，然后選中它們，設置對齊方式為“居中對齊”，打開“字體”對話框，設置為“華文行楷、小一、間距：加寬，5磅”，設置完成后單擊“確定”，現(xiàn)在再來看看信封的外觀，是不是更加美觀呢？(圖18) 圖 18 13. 瀏覽滿意之后，就進入第六步：完成合并。單擊“合并”區(qū)的“打印”鏈接，打開“合并到打印機”對話框，在這里可以設定打印的范圍，我們保持默認選擇“全部”(圖19)，單擊“確定”按鈕后彈出“打印”對話框，再單擊“確定”按鈕可以開始打印。 圖 19 14. 如果這些信封以后還會用到，則可以把合并結果保存一個新的文檔，以便重復使用。 15. 在第六步：合并完成的任務窗格中，單擊“編輯個人信封”鏈接，打開“合并到新文檔”對話框，保持默認選擇“全部”，單擊“確定”后，得到一個名稱為“信封1”的新文檔，設置顯示的比例為50，可以在編輯窗口內(nèi)看到合并生成的所有信封(圖20)。 此主題相關圖片如下：圖20 16. 接下來為“信封1”新文檔取一個恰當?shù)拿Q，如 “客戶信封”，保存在恰當?shù)奈恢眉纯?，以后需要重新制作這些信封時，打印這個文檔即可。 (三) 制作大量的工資條 已經(jīng)運用郵件合并完成了兩個任務，大家應該對這個強大的功能比較了解了。那么是否還有必要繼續(xù)操練任務三呢？回答是肯定的，一是因為任務三的完成過程代表了一系列任務，比如制作大量的成績條、信簽條等的完整方法；二是在任務三中我們將學習使用“郵件合并”工具欄，熟練使用“郵件合并”工具欄可以提高操作的效率。 本任務提供了主文檔和數(shù)據(jù)源案例文件，進入具體操練之前，請先去下載好。主文檔是一個工資條表格，數(shù)據(jù)源是一個Access格式的記錄表。大家將會在操練中體會到Excel格式數(shù)據(jù)源和Access的在使用方法上幾乎沒什么區(qū)別，操作都很簡單。 1. 打開主文檔“工資條(主文檔)”案例文件，可以看到，這是一個制作好的工資條表格，和前兩個任務一樣，在后面的過程中，我們要通過“郵件合并”向?qū)О褦?shù)據(jù)源中的的字段信息合并進來。 2. 打開“郵件合并”任務窗格，進入“郵件合并向?qū)А钡谝徊剑哼x擇文檔類型，我們采用默認選擇“信函”。 3. 進入第二步：選擇開始文檔。由于當前文檔就是主文檔，故采用默認選擇“使用當前文檔”。 4. 進入第三步：選取收件人。在這里我們要告訴Word數(shù)據(jù)源在哪里。單擊“使用現(xiàn)有列表”區(qū)的“瀏覽”按鈕，用同前面任務相同的方法，通過“選擇數(shù)據(jù)源”對話框，定位至Access格式數(shù)據(jù)源的存放位置，選中并打開它。 5. 接著彈出“郵件合并收件人”對話框，這和前面兩個任務的情形是類似的，在這里可以指定參與郵件合并的記錄，我們保持默認選擇“全部”，并單擊“確定”按鈕返回Word編輯窗口。 6. 進入第四步：撰寫信函。在這里我們通過“郵件合并”工具欄操作。如果你的“郵件合并”工具欄沒有顯示，請選擇菜單“視圖工具欄郵件合并”命令，以顯示它(圖21)。此主題相關圖片如下：圖21 7. 將插入點定位于表格的第二行第一格內(nèi)，單擊“郵件合并”工具欄上“插入Word域”左邊的“插入域”按鈕，打開“插入合并域”對話框，選中“域(F)”下方列表框中的“序號”字段，并單擊“插入”按鈕，即可把“序號